Документирование трудовых отношений с руководителем организации

8842
Особый статус руководителя организации обуславливает специфику документального оформления трудовых отношений с ним. Почему у специалистов-практиков (кадровиков) и у специалистов-теоретиков в области трудового права возникают споры о порядке оформления отношений с руководителем организации, особенно когда речь заходит об издании соответствующих приказов по личному составу (о приеме на работу и об увольнении руководителя)? Почему оформление трудовых отношений с руководителем ведется по-разному в разных организациях и неодинаково трактуется в различных периодических изданиях и других публикациях? Вопросы документирования отношений с руководителем организации (в частности проблема оформления увольнения генерального директора) были рассмотрены Рострудом, однако в соответствующем письме от 11 марта 2009 г. № 1143-ТЗ они не получили однозначного толкования. В «Справочнике кадровика» неоднократно рассказывалось об особенностях документального оформления трудовых отношений с руководителем организации, а также поднималась проблема недостаточного правового регулирования этих вопросов. Сегодня в рубрике «Внимание! Проблема» наши авторы предлагают варианты ее решения.

Трудовой кодекс РФ выделяет руководителя организации в отдельную категорию руководящих работников, которые в силу своего особого статуса и позиции в управленческой структуре организации не вписываются в общие рамки правового регулирования труда работников.

Согласно ст. 273 ТК РФ руководитель организации – это физическое лицо, которое в соответствии с ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами осуществляет руководство этой организацией, в т. ч. выполняет функции ее единоличного исполнительного органа. Его должность может называться по-разному: генеральный директор, директор, руководитель, управляющий и пр.

Руководитель имеет особый правовой статус, поскольку, осуществляя руководство организацией, в т. ч. выполняя функции ее единоличного исполнительного органа, одновременно является наемным работником этой организации. Кроме того, основаниями возникновения трудовых отношений с руководителями организаций выступают сложные юридические составы, включающие в себя как сам трудовой договор, так и предшествующие ему юридические факты (избрание на должность, избрание по конкурсу, назначение на должность).

Особенности регулирования труда руководителя организации установлены главой 43 ТК РФ. В то же время, несмотря на особенности правового положения данного работника, в трудовом законодательстве не предусмотрено специальных норм, связанных с документированием трудовых отношений с ним. Следовательно, для руководителя организации должны применяться общие нормы в отношении оформления приема на работу и прекращения трудового договора. Об этом свидетельствует и отсутствие специальных, «привязанных» к должности руководителя организации, унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, и необходимость соблюдения соответствующих требований налогового законодательства во избежание проблем с налоговыми органами.

Цитируем документ

Федеральная служба по труду и занятости <…> сообщает следующее.

Единоличным исполнительным органом юридического лица (в данном случае – генеральным директором) может быть как один из учредителей (собственников имущества), так и наемный работник, не относящийся к числу учредителей.

Как в первом, так и во втором случае по решению других учредителей с ним заключается трудовой договор. В этом случае трудовой договор с генеральным директором подписывает один из учредителей по поручению остальных собственников.

В процессе трудовых отношений руководитель издает (в т. ч. в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку, отпуск).

Что касается увольнения генерального директора, нужно учитывать следующее. Руководитель организации при расторжении трудового договора по своей инициативе предупреждает об этом в письменном виде своего работодателя (в данном случае – одного из собственников имущества).

Поскольку решение о заключении трудового договора с генеральным директором принимается собственниками, как правило, коллегиально, расторжение трудового договора также осуществляется по решению собственников.

Если при заключении трудового договора не принималось решение о порядке ведения трудовой

книжки в отношении генерального директора, то при прекращении трудового договора порядок внесения записи в трудовую книжку следует отразить в решении собственников.

По общему правилу обязанность по ведению трудовой книжки возлагается на работодателя или иное лицо, ответственное за ведение трудовых книжек.

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, не содержат особенностей по ведению трудовых книжек в отношении руководителей организации. Исходя из этого в отношении руководителя организации применяются общие правила.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.

Таким образом, если собственниками имущества не установлен иной порядок ведения трудовой книжки в отношении руководителя организации, то запись о его увольнении может заверить работодатель, заключавший с ним трудовой договор; в графе 4 следует указать решение собственников и заверить печатью организации.

Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 11.03.09 № 1143-ТЗ

Мнение эксперта

Документирование трудовых отношений с руководителем организацииОформление приказов о приеме на работу и об увольнении руководителя организации в связи с истечением срока трудового договора в произвольной форме, на наш взгляд, не соответствует требованиям п. 2 ст. 9 Закона о бухучете

Орлова Е. В., заместитель генерального директора ЗАО «АСМ Аудит»

На практике в большинстве случаев факты приема и увольнения руководителя организации (в связи с истечением срока действия трудового договора) подтверждаются приказами по основной деятельности – о вступлении в должность и о прекращении полномочий соответственно. При этом унифицированные формы № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление от 05.01.04 № 1), не оформляются.

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухучете) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа; дату составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете).

С учетом названных выше требований закона для признания документа первичным бухгалтерским необходимо составление его по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, либо наличие в нем обязательных реквизитов по перечню, содержащемуся в п. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

Постановлением от 05.01.04 № 1 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров, в частности: форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу» и форма № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)». При этом в названном постановлении нет каких-либо исключений в части оформления первичных учетных документов в отношении руководителя организации. Для всех работников организации существуют единые правила оформления первичной учетной документации по учету труда и его оплаты вне зависимости от занимаемой должности. В подтверждение этому можно привести еще и положения пункта 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.03 № 69: в графу 4 раздела «Сведения о работе» заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Статьей 252 НК РФ установлено, что в целях исчисления налога на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в т. ч. таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии,

что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, оформление приказов о приеме на работу и об увольнении руководителя организации в связи с истечением срока трудового договора в произвольной форме, на наш взгляд, не соответствует требованиям п. 2 ст. 9 Закона о бухучете, п. 1 ст. 252 НК РФ и Постановлению от 05.01.04 № 1.

Организации, применяющие общую систему налогообложения, обязаны вести налоговый учет. Основой для ведения налогового учета являются также первичные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Это следует, в частности, из данного в ст. 313 НК РФ определения понятия «налоговый учет»: система обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Налоговым кодексом РФ. Кроме того, в ст. 313 НК РФ содержится прямое указание на то, что первичные учетные документы (включая справку бухгалтера) являются подтверждением данных налогового учета.

Соответственно, если первичные документы (в рассматриваемой ситуации приказы о приеме и увольнении руководителя организации составлены в произвольной форме) приняты налогоплательщиком к учету с нарушением вышеперечисленных требований, то налоговый орган, проводящий выездную налоговую проверку, вправе:

  • рассматривать данную ситуацию как отсутствие первичных документов, необходимых для отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций по оплате труда руководителя организации;
  • расходы на оплату труда руководителя организации не признать для целей исчисления налога на прибыль;
  • привлечь налогоплательщика и его должностных лиц (руководителя организации и главного бухгалтера) к налоговой и административной ответственности на основании п. 1 ст. 122 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ.

Необходимо иметь в виду, что унифицированные формы № Т-1 и № Т-8 не содержат всех необходимых реквизитов для внесения требуемых записей применительно к должности руководителя организации. Поэтому работодатель вправе дополнить унифицированные бланки форм № Т-1 и Т-8 необходимыми реквизитами и утвердить дополненные формы в одном из приложений к приказу по учетной политике для целей бухгалтерского учета на соответствующий финансовый год либо в отдельном организационно-распорядительном документе (приказе, распоряжении).

Такие действия можно осуществить на основании положений постановления Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации», согласно которым в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утв. Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации. Форматы бланков, приведенных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

В частности, унифицированную форму № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» применительно к руководителю организации можно дополнить следующими реквизитами: строкой «Утвердить в должности с… по …», строку «Основание» дополнить ссылкой на протокол полномочного органа юридического лица (от … № …).

Мнение эксперта

Документирование трудовых отношений с руководителем организацииНе существует лица, уполномоченного издавать приказы о приеме на работу руководителя организации. Ссылка в трудовой книжке делается на протокол общего собрания акционеров

Андреева В. И., канд. ист. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

Рассмотрим юридическую природу такого документа, как приказ по личному составу. Все приказы, касающиеся личного состава работников организации (кадровые приказы), являются разновидностью распорядительных документов, входящих в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

В теории документоведения любой приказ (как по основной деятельности, так и по личному составу) представляет собой правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

В теории права приказ как один из видов юридических документов относится к документам, фиксирующим управленческие решения с определенными правовыми последствиями для конкретных лиц. Приказ руководителя организации – это индивидуальный правореализационный акт, содержащий волеизъявление субъекта права.

Можно согласиться с содержащимся в письме Роструда от 11.03.09 № 1143-ТЗ утверждением: в процессе трудовых отношений руководитель организации издает приказы в т. ч. «в отношении себя». Однако в качестве примеров в письме называются приказы об убытии в командировку, в отпуск, а не о приеме на работу и об увольнении руководителя, хотя письмо подготовлено для ответа на вопрос: кто должен подписать приказ об увольнении генерального директора.

Рассмотрим, прежде всего, вопрос о том, кто должен подписать приказ о приеме руководителя на работу (унифицированная форма № Т-1). Чтобы нагляднее показать суть проблемы, возникающей при оформлении приема руководителя на работу, приведем следующую таблицу, составленную с учетом требования ст. 68 ТК РФ: «…прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора».

Документирование трудовых отношений с руководителем организации

Как видно из приведенной таблицы, не существует лица, уполномоченного издавать приказы о приеме на работу руководителя организации. Совершенно очевидно, что такими полномочиями не обладает и сам руководитель организации: «сам себя» принять на работу приказом по форме № Т-1 руководитель не правомочен.

Думается, что неслучайно в п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек закреплено, что в графу 4 раздела трудовой книжки «Сведения о работе» заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Таким решением работодателя для руководителя организации является постановляющая часть протокола общего собрания акционеров (или участников) общества. Именно на протокол, а не на приказ о приеме на работу по форме № Т-1 делается ссылка в трудовой книжке руководителя организации при внесении записи об избрании на должность или о назначении на должность. На это указано и в письме Роструда от 11.03.09 № 1143-ТЗ: «…в 4 графе следует указать решение собственников».

Что же касается приказа о приеме на работу руководителя организации, то его издание представляется невозможным по указанным выше причинам. После заключения трудового договора с руководителем организации руководитель издает приказ «о себе», но не абсурдный о приеме на работу самого себя, а «естественный» – о вступлении в должность.

Аналогичные рассуждения можно привести и в связи с приказом об увольнении руководителя организации (унифицированная форма № Т-8), вместо которого должен издаваться приказ о сложении полномочий руководителя.

Надеемся, что все проверяющие органы разделяют ту точку зрения, что недопустимо привлекать к ответственности за отсутствие приказа, который никто не правомочен издать.

В конечном итоге можно констатировать явную «нестыковку» норм ТК РФ, Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», связанных с оформлением приема на работу руководителя организации, с существующими требованиями по ведению и оформлению хозяйственных операций, закрепленных в Законе о бухучете и в постановлении Госкомстата России от 05.01.04 № 1.

Из сложившейся в настоящее время ситуации возможны два выхода:1. Во избежание «неприятностей» с налоговыми органами формально «подогнать» процедуру оформления приема на работу руководителя организации под существующие формы Госкомстата путем внесения в них необходимых дополнений (заметим, что при этом получится абсурдный по содержанию и оформлению приказ).2. На основании системного толкования законодательства устранить пробелы в действующих нормах, регулирующих труд руководителя организации, в связи с явной необходимостью создать новые нормы, позволяющие правильно и без негативных последствий документировать трудовые отношения с руководителем организации.

Представляется, что именно второй путь, связанный с совершенствованием законодательства, предпочтительнее и для теоретиков, и для практиков.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль