Оформление должностной инструкции

40269
Что такое должностная инструкция? Разработка и создание должностной инструкции.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция – это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или в ее структурном подразделении.

Несмотря на то что трудовым законодательством прямо не предусмотрено обязательное наличие у работодателя такого документа, а должностные обязанности работника могут быть перечислены в заключаемом трудовом договоре, в наличии должностных инструкций и их практическом применении заинтересованы как работодатель, так и работники.

Плюсы должностной инструкции

Заинтересованность работодателя обусловлена его обязанностью определить трудовую функцию работника. В содержание должностной инструкции входит не только трудовая функция, но и квалификационные требования, предъявляемые к претенденту на должность. Этот документ, таким образом, приобретает особое значение при обосновании отказа в заключении трудового договора. Помимо объективной оценки деловых качеств претендента на работу, должностная инструкция позволяет определить соответствие работника занимаемой должности в период его испытания, при аттестации. С помощью норм, закрепленных в данных документах, работодатель осуществляет разделение труда в организации, решает вопросы о переводах работников на другую работу и др.

Кроме того, должностные инструкции работодатель использует для оценки поведения работника в случае привлечения к дисциплинарной ответственности, в т. ч. при увольнении по основаниям, предусмотренным пп. 5 и 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Для руководителей структурных подразделений и непосредственных руководителей работников должностные инструкции являются инструментом управления, позволяющим решать организационные и координирующие задачи.

Работник, со своей стороны, заинтересован в четком определении характера работы, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой им должности, круга должностных обязанностей, собственных полномочий, прав и ответственности, установлении взаимосвязей.

Цель создания должностной инструкции

Таким образом, должностная инструкция, являющаяся организационным документом, создается в целях:

  • закрепления видов работы, специализации работника;
  • установления квалификационных требований по отдельной должности;
  • устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций;
  • установления взаимосвязей отдельных должностей;
  • разграничения обязанностей и прав работников;
  • установления их меры ответственности;
  • оценки деятельности каждого отдельного работника.

Нормативная база для создания должностной инструкции

При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться ТК РФ и другими нормативными правовыми актами.

Так, в статье 21 ТК РФ перечислены права и обязанности работника, в ст. 22 ТК РФ – права и обязанности работодателя, возникающие и реализуемые в процессе трудовых отношений.

Основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики, содержащиеся, в частности, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37 и профессиональные стандарты.

Согласно п. 1 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утв. постановлением Минтруда России от 09.02.04 № 9, Единый квалификационный справочник (ЕКС) предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений, обеспечением эффективной системы управления персоналом.

ЕКС содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий, их знаниям и умениям. Характеристика каждой должности, включенной в справочник, содержит три раздела. В разделе «Должностные обязанности» перечислены функции, полностью или частично выполняемые работником, занимающим определенную должность.

Раздел «Должен знать» содержит перечень специальных знаний, необходимых работнику для выполнения своих функций (законодательные акты, положения, инструкции, нормативные и методические документы), которые он должен учитывать и уметь использовать при исполнении должностных обязанностей. В разделе «Требования к квалификации» перечисляются требования к уровню и профилю общей и специальной подготовки, а также к стажу.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Порядок разработки должностных инструкций и правила их оформления

Должностная инструкция разрабатывается на каждую должность, внесенную в штатное расписание организации, и носит обезличенный характер. Как правило, данный документ разрабатывается, утверждается и вводится в действие в отношении вакантной должности, до поиска подходящего работника и заключения с ним трудового договора.

Прочитайте полезные статьи по теме:

 Кто должен разрабатывать должностные инструкции?

На практике часто возникает этот вопрос. Работодатели иногда поручают их разработку работникам юридических или кадровых служб, что вряд ли можно считать целесообразным. Этим специалистам трудно всесторонне оценить и продумать организационные вопросы, связанные с управлением отдельными структурными подразделениями, поскольку они не знают досконально специфики производственных и технологических процессов. В то же время целесообразно согласовывать проект должностной инструкции со специалистами этих служб.

Наиболее рационально разработку должностных инструкций поручить руководителям структурных подразделений, которые определяют субординацию, подчиненность, соотношение функциональных обязанностей работников своих подразделений и другие вопросы.

Требования к оформлению должностной инструкции

Должностная инструкция как локальный нормативный акт относится к организационно-распорядительным документам, т. е. входит в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На все относящиеся к УСОРД документы, включенные в ОК 011–93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД; класс 0200000), утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299, распространяются требования к оформлению организационных документов, закрепленные в ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению и оформлению документов».

Указанный стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов, требования к бланкам документов. Схемы расположения реквизитов документов, образцы бланков документов приведены в приложениях к стандарту.

В заголовочной части документа указывается:

  • наименование организации (официальное полное наименование с указанием организационно-правовой формы, сокращенное наименование, если оно есть);
  • наименование структурного подразделения (в соответствии со штатным расписанием);
  • наименование вида документа;
  • место подготовки документа;
  • заголовок к тексту (согласуется в падеже с наименованием документа).

Должностная инструкция

Увеличить изображение

Проект должностной инструкции может быть согласован с заинтересованными лицами, если это предусмотрено работодателем в правилах разработки локальных нормативных актов. При этом следует учесть, что согласование проекта должностной инструкции не является обязательным. Для придания документу юридической силы оно не требуется, но для совершенствования содержания и приведения в соответствие с нормами действующего законодательства эта процедура желательна.

Реквизит документа, где выражено согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа, называется визой согласования. Реквизит «Виза» включает: должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку и дату согласования.

Должностная инструкция

Увеличить изображение

При согласовании документа возможны возражения со стороны визирующего, несогласие с представленным текстом или его частями. В этом случае виза дополняется надписями: «Не согласен», «Возражаю», «Замечания прилагаются» и т. п.

Должностная инструкция

Увеличить изображение

При наличии у визирующего замечаний, как правило, оформляется приложение к документу: замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Далее проект должностной инструкции дорабатывают до окончательного варианта.

Текст должностной инструкции подписывается его разработчиком. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка.

Должностная инструкция

Увеличить изображение

Должностную инструкцию после согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подписания ее составителем утверждает руководитель организации или иное лицо, наделенное соответствующими полномочиями.

Гриф утверждения, проставляемый в правом верхнем углу, оформляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утвердившего документ, его личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения.

Должностная инструкция

Увеличить изображение

Движение документов сопровождается их регистрацией. Эта процедура желательна для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях. Должностные инструкции можно регистрировать в специальной учетной форме, с проставлением регистрационного номера и даты регистрации на документе.

Должностная инструкция

Увеличить изображение

Соблюдение всех перечисленных правил оформления позволяет придать документу юридическую силу. Форма важна в любом документе, однако качество должностной инструкции обеспечивается прежде всего ее содержанием.

Содержание должностной инструкции 

Должностные инструкции используются в отечественной управленческой практике уже давно. Однако до настоящего времени в нормативных актах нет четких требований к содержанию этого документа. Единственное исключение составляет формуляр должностной инструкции, включенный в альбом унифицированных форм УСОРД.

Текст должностной инструкции излагается отдельными пунктами, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Структура текста должностной инструкции, как правило, соответствует тарифно-квалификационным требованиям и состоит из следующих разделов:
1. Общая часть (общие положения)
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности).

Первый раздел «Общая часть» содержит положения общего характера:

  • основная трудовая функция (задача) данной должности;
  • квалификационные требования к занимающему ее лицу;
  • основополагающие организационные и правовые документы, которые работник обязан знать и которыми обязан руководствоваться при исполнении должностных обязанностей.

В этом разделе указываются: наименование должности в соответствии со штатным расписанием, ее категория (специалист, технический исполнитель), подчиненность работника, основное назначение данной должности, предмет ведения работника или тот участок работы, который закрепляется за данной должностью.

Пункт, формулирующий требования к профессиональной подготовке, обычно устанавливает требования работодателя к уровню образования и стажу практической работы, необходимым для занятия данной должности.

При подготовке пункта о минимуме необходимых знаний чаще всего используют разделы «Должен знать» и «Должен уметь» из ЕКС. В Справочнике приведен перечень нормативных документов, требующихся работнику для профессиональной деятельности. В этом же пункте перечисляют локальные акты работодателя, организационные и распорядительные документы (приказы и распоряжения руководителя, начальника структурного подразделения и др.), которыми руководствуется работник.

Этот пункт можно расширить, включив в него, например, правила техники безопасности, инструкции по эксплуатации технических средств и оргтехники, нормы служебного этикета.

Первый раздел может быть дополнен также основными требованиями к профессиональным навыкам работника, необходимым при выполнении должностных обязанностей.

Второй раздел – «Функции» – является центральным в должностной инструкции и включает виды работ, закрепляемых за данной должностью.

Перечень функций в конкретной должностной инструкции зависит как от общей задачи, закрепленной за должностью, так и от разделения труда между работниками структурного подразделения. При подготовке этого раздела чрезвычайно важно соблюдать принцип полноты и не пропустить ни одной операции, выполняемой работником. В противном случае впоследствии это может привести к серьезным конфликтным ситуациям.

Следующий раздел должностной инструкции – «Должностные обязанности» – устанавливает те постоянно действующие нормы, которые работник обязан соблюдать в своей трудовой деятельности. Этот раздел предусматривает не только обязанность работника исполнять трудовую функцию, но и право работодателя требовать от работника ее исполнения, содержит перечень обязанностей. В этот раздел включают обязанности, предусмотренные ТК РФ, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, локальными нормативными актами, действующими у работодателя.

Обратите внимание!
С учетом специфики работы могут быть установлены и дополнительные обязанности, например, обязанность работника проходить обучение (подготовку, переподготовку) по инициативе работодателя

В перечень должностных обязанностей практически каждого работника входят следующие:

  • соблюдать правила внутреннего трудового распорядка;
  • сохранять конфиденциальность служебной информации;
  • выполнять указания и распоряжения руководителя структурного подразделения, руководителя организации;
  • соблюдать правила техники безопасности;
  • соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц и др.

В разделе «Права» закрепляются полномочия, которыми наделяется работник в связи с исполнением трудовых обязанностей. Во многом содержание этого раздела связано с разделом «Функции».

В перечень прав работника могут входить следующие:

  • запрашивать информацию, необходимую для выполнения должностных обязанностей;
  • представлять интересы организации в отношениях с третьими лицами, в суде;
  • контролировать действия определенных должностных лиц;
  • подписывать или согласовывать определенные документы и др.

Раздел «Права» тесно связан и со следующим разделом – «Ответственность», где обычно установлены содержание и формы ответственности работника за результаты и последствия своей деятельности, за несоблюдение требований должностной инструкции.

Раздел «Взаимоотношения (связи по должности)» устанавливает субординацию, подчинение, взаимозаменяемость и другие связи, возникающие при выполнении закрепленных должностных обязанностей. В нем могут быть указаны связи должности за пределами организации, постоянные контакты, осуществляемые работником со сторонними организациями, органами власти.

Действенность должностных инструкций, их влияние на эффективность работы структурного подразделения в значительной мере определяются качеством этих документов. В свою очередь, качество инструкции зависит от четкости изложения смысла. В процессе разработки документа следует отредактировать текст, используя только четкие, ясные формулировки, исключающие вероятность их неоднозначного толкования.

Помогают ли в работе должностные инструкции

Наши редакторы поинтересовались у кадровиков, помогают ли им в работе должностные инструкции. Приводим результаты опроса.

У нас должностные инструкции на руководящий состав лежат «мертвым грузом». Например, бухгалтер, как правило, и так знает свои обязанности. Действительно необходимыми у нас являются должностные на рабочую сетку, поскольку постоянно идут нарушения в работе и необходимо их доказывать.

И. К. Корнопелева, начальник отдела кадров, г. Санкт-Петербург

На моем предыдущем месте работы должностные инструкции составлялись на каждую должность руководителями отделов, далее их согласовывали с начальником отдела кадров, а потом с юристами. И во многих ситуациях такие тщательно проработанные документы очень помогали. Каждый сотрудник при приеме на работу расписывался в «подписном листе локальных нормативных актов», где обязательным пунктом была должностная инструкция.

Н. Н. Жукова, менеджер по кадровому учету, г. Санкт-Петербург

Я бы все обязанности работника прописала в трудовом договоре – и никаких должностных инструкций! А то просто лежат в папочке.

Елена, инспектор по кадрам, г. Орел

Мы составляем должностные инструкции, чтобы разграничить обязанности между должностями, и используем их для определения ответственности, например, за представление неверной статотчетности. Также при совершении дисциплинарного проступка ссылаемся на соответствующий пункт должностной инструкции.

И. В. Шамшина, инспектор по кадрам, г. Тамбов

У нас они тоже лежат «мертвым грузом». Должностные инструкции полезны, только когда что-то меняем в оргструктуре либо принимаем нового работника. А так у нас работают все за всех: т. е. стараемся помогать и брать ответственность сами за действия и бездействия, а не по бумажкам следить.

О. И. Хомякова, менеджер по персоналу, Пермский край

Должностные инструкции требуются только для суда, если до этого доходит.

Л. О. Приходько, начальник отдела по управлению персоналом, г. Москва

Ознакомление работника с должностной инструкцией

В соответствии с требованиями ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, в т. ч. и с должностной инструкцией.

При оформлении процедуры ознакомления с документом используется реквизит «Виза ознакомления», который включает: наименование должности, личную подпись работника, ее расшифровку и дату. Визы ознакомления работников могут быть расположены на последнем листе документа, ниже подписи составителя и виз согласования. На одной должностной инструкции такая виза может быть не одна, если ту или иную должность занимают два или несколько работников. В данных целях может использоваться и специальный журнал, в котором работники расписываются в том, что ознакомлены со всеми локальными актами работодателя.

Анализ действующих должностных инструкций показывает, что работодатели порой используют нечеткие и некорректные формулировки обязанностей работника.

Например, в перечне функций, закрепленных за должностью, встречаются такие:

  • выполнять личные поручения руководителя производственного характера;
  • осуществлять подготовку необходимых материалов;
  • принимать решения в пределах своей компетенции;
  • осуществлять оперативную связь с другими отделами;
  • работать с оргтехникой и др.

Подобные пункты должностной инструкции не исключают их неоднозначного понимания, несогласованности действий работников структурного подразделения и организации в целом. Это может привести к возникновению конфликтных ситуаций как между работниками, так и между работником и руководителем подразделения.

Другая ошибка, характерная для текста должностных инструкций, связана с формулировкой требований выполнять работы к определенным срокам. Например: «своевременно предоставлять», «раз в квартал составлять», «два раза в год проверять».

Действенность должностной инструкции значительно возрастает, если сроки выполнения обязанностей работника установлены точно (в календарных днях, периодах) или в тексте инструкции дана ссылка на документы (положения, инструкции и др.), в которых установлены конкретные сроки.

Поскольку каждый работник непосредственно отвечает за выполнение требований должностной инструкции, необходимо после ознакомления передать ему заверенную копию этого документа. Хотя это и не предусмотрено нормативными положениями, но выработано практикой и, на наш взгляд, оправданно. В этом случае работник не сможет сослаться на то, что не запомнил текст документа, а проверяющие инстанции или суд (в случае возникновения трудового спора) не смогут предъявить работодателю претензии, что содержание инструкции не доведено до сведения работника. Факт получения работником экземпляра должностной инструкции желательно подтвердить письменно. Для этого можно ввести специальную графу в Книге регистрации должностных инструкций.

Должностная инструкция

Увеличить изображение

Если расписка работника в получении экземпляра инструкции не предусмотрена в регистрационной форме или в журнале ознакомления с локальными нормативными актами, желательно в оригинале документа, хранящемся у работодателя, дополнять визу ознакомления работника отметкой о получении им экземпляра документа.

Должностная инструкция

Увеличить изображение

Хранение должностных инструкций

Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело, которое имеет постоянный срок хранения. В архив дело сдается после замены действующих должностных инструкций новыми.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль