Коммерческая тайна: когда документы защищают документы

22636
Разглашение охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в т. ч. персональных данных другого работника, Трудовой кодекс РФ относит к дисциплинарному проступку, за который возможно привлечение работника к дисциплинарной ответственности вплоть до увольнения. При этом построение системы организации обеспечения сохранности информации лежит на работодателе, и при привлечении работника к ответственности в случае разглашения того или иного вида тайны одним из принципиальных вопросов будет такой: выполнил ли работодатель свои обязанности, была ли в организации надлежащим образом организована защита информации, все ли необходимые локальные нормативные акты приняты. Об особенностях организации работы с документами, содержащими сведения, составляющие коммерческую тайну, пойдет речь ниже.

Обратите внимание!Обладателем информации может быть гражданин (физическое лицо), юридическое лицо, Российская Федерация, субъект РФ, муниципальное образование

В НА № 1‘2007 соответствии со ст. 2 Федерального закона от 27.07.06 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (далее – Закон о защите информации) информацией являются сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления, а обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, в соответствии со ст. 3 Федерального закона от 29.07.04 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» (далее – Закон о коммерческой тайне) является лицо, которое владеет информацией, составляющей коммерческую тайну, на законном основании, ограничило доступ к этой информации и установило в отношении ее режим коммерческой тайны.

В соответствии со ст. 6 Закона о защите информации обладатель информации, если иное не предусмотрено федеральными законами, вправе:1) разрешать или ограничивать доступ к информации, определять порядок и условия такого доступа;2) использовать информацию, в т. ч. распространять ее, по своему усмотрению;3) передавать информацию другим лицам по договору или на ином установленном законом основании;4) защищать установленными законом способами свои права в случае незаконного получения информации или ее незаконного использования иными лицами;5) осуществлять иные действия с информацией или разрешать осуществление таких действий.

Обладатель информации при осуществлении своих прав обязан:

  • соблюдать права и законные интересы иных лиц;
  • принимать меры по защите информации;
  • ограничивать доступ к информации, если такая обязанность установлена федеральными законами.

В статье 2 Закона о защите информации дается понятие конфиденциальности информации: это обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

Указом Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» конкретизируется обобщенное понятие конфиденциальной информации. В соответствии с перечнем сведения конфиденциального характера отнесены к следующим группам:

  • сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях;
  • сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20.08.94 № 119-ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами;
  • служебные сведения, доступ к которым ограничен органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом (ГК) РФ и федеральными законами (служебная тайна);
  • сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных и иных сообщений и т. д.) (профессиональная тайна);
  • сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с ГК РФ и федеральными законами (коммерческая тайна);
  • сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Наиболее массовыми группами конфиденциальных документов (т. е. документов, содержащих сведения конфиденциального характера) для большинства организаций являются документы, содержащие сведения, составляющие служебную тайну, коммерческую тайну и информацию персонального характера (персональные данные).

Коммерческая тайна

Для негосударственных структур наибольшую ценность представляет конфиденциальная информация, отнесенная к коммерческой тайне. Коммерческая тайна непосредственно связана с предпринимательской деятельностью, которая сопровождается созданием, использованием и хранением значительного объема ценной для организации информации и документов, нуждающихся в защите от различных видов угроз.

Наиболее серьезную угрозу для экономической безопасности организаций в условиях рынка представляет недобросовестная конкуренция, проявляющаяся, в частности, в форме промышленного шпионажа, который ведется с целью завоевания рынков сбыта, дискредитации или устранения конкурентов, срыва переговоров по контрактам, перепродажи фирменных секретов и др.

В соответствии с п. 1 ст. 3 Закона о коммерческой тайне под коммерческой тайной понимается режим конфиденциальности информации, позволяющий ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

К информации, составляющей коммерческую тайну (секрет производства), в соответствии с п. 2 ст. 3 Закона о коммерческой тайне относятся сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в т. ч. о результатах интеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности, которые имеют действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к которым у третьих лиц нет свободного доступа на законном основании и в отношении которых обладателем таких сведений введен режим коммерческой тайны. В статье 1465 ГК РФ приводится то же определение понятия секрета производства (ноу-хау).

Обратите внимание!Нецелесообразно относить информацию к коммерческой тайне, если затраты на защиту информации превысят размеры ущерба от ее разглашения

Процесс определения и регламентации состава информации, являющейся коммерческой тайной организации, основополагающей частью входит в систему защиты информации. Определение состава защищаемых сведений должно базироваться на принципе экономической целесообразности их защиты. Нецелесообразно относить информацию к коммерческой тайне, если затраты на ее защиту превысят количественные и качественные показатели преимуществ, обеспечиваемых ее защитой, т. е. затраты на защиту информации превысят размеры ущерба от ее разглашения. В связи с этим анализ информационных ресурсов организации должен осуществляться с учетом степени заинтересованности конкурентов в информации и ее стоимостной, деловой и иной ценности.

Мнение эксперта

Бондаренко Э. Н., доктор юрид. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Московской государственной юридической академии

Федеральный закон от 29.07.04 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне» до внесения в него изменений (Федеральным законом 18.12.06 № 231-ФЗ) регулировал отношения, связанные

с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации и охраной ее конфиденциальности. Между тем с 1 января 2008 г. предметом регулирования данного Закона являются отношения, связанные только с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении секретов производства (ноу-хау).

Таким образом, сфера отношений, регулируемых Законом

о коммерческой тайне, значительно сокращается, ограничиваясь защитой лишь секретов производства. В этом случае в категорию конфиденциальной не попадает информация, которая не связана с производственной деятельностью, но которую на практике относят к конфиденциальной (например сведения о заседаниях органов управления организации, о заказчиках, партнерах, методах изучения рынка и т. д.).

Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну, определен в ст. 5 Закона о коммерческой тайне. Режим коммерческой тайны не может быть установлен лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, в отношении следующих сведений:1) содержащихся в учредительных документах юридического лица, документах, подтверждающих факт внесения записей о юридических лицах и об индивидуальных предпринимателях в соответствующие государственные реестры;2) содержащихся в документах, дающих право на осуществление предпринимательской деятельности;3) о составе имущества государственного или муниципального унитарного предприятия, государственного учреждения и об использовании ими средств соответствующих бюджетов;4) о загрязнении окружающей среды, состоянии противопожарной безопасности, санитарно-эпидемиологической и радиационной обстановке, безопасности пищевых продуктов и других факторах, оказывающих негативное воздействие на обеспечение безопасного функционирования производственных объектов, безопасности каждого гражданина и безопасности населения в целом;5) о численности, составе работников, системе оплаты труда, об условиях труда, в т. ч. об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, наличии свободных рабочих мест;6) о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;7) о нарушениях законодательства РФ и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений;8) об условиях конкурсов или аукционов по приватизации объектов государственной или муниципальной собственности;9) о размерах и структуре доходов некоммерческих организаций, о размерах и составе их имущества, об их расходах, о численности и об оплате труда их работников, об использовании безвозмездного труда граждан в деятельности некоммерческой организации;10) о перечне лиц, имеющих право действовать без доверенности от имени юридического лица;11) сведений, обязательность раскрытия которых или недопустимость ограничения доступа к которым установлена иными федеральными законами.

Положения Закона о коммерческой тайне распространяются на информацию, составляющую коммерческую тайну, независимо от вида носителя, на котором она зафиксирована. Коммерческой тайной может быть все, что не запрещено законом или иными правовыми актами, охраняется организацией и имеет ценность для предпринимательской деятельности, давая преимущество перед конкурентами, не владеющими данными сведениями.

В части 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне указывается, что меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:1) определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;2) ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;3) учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;4) регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;5) нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и местонахождение, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и местожительство).

Невыполнение перечисленных мер приведет к следующему: организация, фактически имеющая информацию, составляющую коммерческую тайну, в силу того, что эта информация не отвечает формальным критериям охраны конфиденциальности, не сможет признать ее таковой. На это прямо указано в ч. 2 ст. 10 Закона о коммерческой тайне: «Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в части 1 настоящей статьи».

Система защиты коммерческой тайны базируется на реализации комплекса правовых, организационных, инженерно-технических и других мер, основывающихся на административно-правовых нормах РФ и организационно-распорядительных документах организации.

В устав организации целесообразно внести дополнения, устанавливающие ее права по определению состава, объема и порядка защиты сведений, составляющих коммерческую тайну. В соответствии с данным дополнением администрацией создаются специальные организационные структуры, обеспечивающие функционирование системы защиты коммерческой тайны, издаются нормативные и организационно-распорядительные документы, определяющие порядок ведения конфиденциального делопроизводства.

Служба конфиденциального делопроизводства

К числу таких организационных структур относится служба конфиденциального делопроизводства, которую целесообразно создавать как самостоятельное структурное подразделение организации или включать в состав службы безопасности. Служба конфиденциального делопроизводства как составная часть системы защиты коммерческой тайны осуществляет, координирует и контролирует работу с любыми носителями конфиденциальной информации. Запрещается передача ее функций другим структурным подразделениям, а также возложение на нее дополнительных обязанностей, не связанных с ведением конфиденциального делопроизводства. В целях надежного обеспечения сохранности конфиденциальных документов на службу конфиденциального делопроизводства должны быть возложены все виды работ по печатанию, учету, размножению, хранению, передаче, отправке, систематизации, проверкам наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции сотрудников, имеющих доступ к конфиденциальным документам, ограничиваются, как правило, подготовкой документов и их исполнением.

Толковый словарь

Носитель информации (то же – информационный носитель) – строго определенная часть конкретной информационной системы, служащая

для промежуточного хранения или передачи информации. Носителем информации является все, что может воспринимать, хранить

и передавать информацию (человек, животное, жесткий диск, растение, книга и т. д.).

В целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов, конфиденциальное делопроизводство должно быть, как правило, централизованным, т. е. сосредоточенным в единой службе. Децентрализованная система допускается при значительном объеме конфиденциальных документов или при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. В этом случае наряду с основной службой конфиденциального делопроизводства создаются ее филиалы, обслуживающие крупные или территориально удаленные структурные подразделения.

В структуре службы предусматриваются группы (участки), соответствующие основным направлениям ее деятельности (составным частям конфиденциального делопроизводства):

  • учет носителей конфиденциальной информации;
  • учет изданных, поступивших конфиденциальных документов, документов выделенного хранения (инвентарного учета);
  • учет и хранение конфиденциальных дел;
  • машинописное бюро;
  • копировально-множительное бюро;
  • контрольно-методическая группа.

Штаты службы конфиденциального делопроизводства комплектуются, как правило, специалистами с высшим образованием в области организации и технологии защиты информации. При небольшом объеме конфиденциальных документов их защита и обработка осуществляются специально назначенным для выполнения данных функций сотрудником или непосредственно руководителем организации (индивидуальным предпринимателем).

Основные задачи и функции службы конфиденциального делопроизводства, а также права и ответственность ее руководителя закрепляются в положении о службе. В должностных инструкциях работников службы конфиденциального делопроизводства, а также работников организации, имеющих доступ к конфиденциальным документам, должна быть установлена персональная ответственность за сохранность конфиденциальных документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

Кстати сказать

В предшествующий принятию Закона о коммерческой тайне период в практике российских фирм широко применялся гриф «Конфиденциально» или – с разграничением по степени конфиденциальности – грифы «Строго конфиденциально» и «Конфиденциально». После принятия закона грифы, нанесенные до его

вступления в силу на материальные носители и указывающие на содержание в них информации, составляющей коммерческую тайну, сохраняют свое действие при условии, если меры по охране конфиденциальности указанной информации приведены в соответствие с требованиями ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне.

Персональная ответственность предполагает закрепление за каждым работником определенной группы функций, связанных с защитой информации, и указание их в его должностной инструкции. Необходимым является также создание условий для выделенного (раздельного) хранения конфиденциальных документов, закрепленных персонально за каждым работником службы конфиденциального делопроизводства.

Первичная передача конфиденциальных документов работнику службы конфиденциального делопроизводства под персональную ответственность должна сопровождаться полной проверкой наличия и целостности документов. Проверка проводится комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи документов, дел и носителей конфиденциальной информации, который подписывают все члены комиссии. После утверждения акта руководитель организации устанавливает персональную ответственность работника за принятые на хранение конфиденциальные документы. В дальнейшем, при поступлении новых документов, их прием и передача осуществляются под расписку персонально ответственного лица в соответствующих учетных (передаточных, сопроводительных) документах.

Кстати сказать

По статистике, утечка серьезной коммерческой информации (ноу-хау) в 50 случаях из 100 приводит к банкротству небольших фирм. Поэтому иностранные компании вкладывают до 40% средств от прибыли в информационную безопасность своего предприятия. По информации аналитиков компании InfoWatch, около половины российских фирм в течение календарного года фиксируют хотя бы одну утечку конфиденциальной информации. Несмотря на это, только десятая часть компаний создала или планирует создать систему для их защиты.

В 2007 г. общемировые убытки от информационных утечек достигли отметки в 1 трлн долл. Это на 300 млрд долл. больше, чем в 2006 г., когда ущерб от потери конфиденциальности данных составил почти 700 млрд долл.

На долю России приходится сравнительно небольшая часть общемировых потерь, так как

российские компании пока просто не ведут подсчеты убытков такого рода. Наиболее опасными каналами для утечки данных по-прежнему остаются мобильные накопители информации, электронная почта и интернет-сервисы. А наиболее эффективными средствами борьбы с хищением информации признаются контроль доступа к данным, сетевые экраны, антивирусное программное обеспечение и программное обеспечение для защиты от спама.

Как показало исследование, доверие компаний к IT-системам защиты информации снижается. Если в 2005 г. более 85% респондентов называли комплексные системы защиты информации панацеей от утечек данных, то в 2006 г. не более 45% опрошенных компаний склонялись к такой версии. Более популярными стали другие способы: физический контроль доступа, ограничение связи с внешними сетями, тренинг сотрудников.

Основными функциями службы конфиденциального делопроизводства являются:

  • участие в оперативном обеспечении управления полной, своевременной и достоверной конфиденциальной информацией;
  • контроль за правильностью подготовки, издания, оформления и своевременным исполнением конфиденциальных документов;
  • организация справочно-информационной работы по конфиденциальным документам;
  • участие в выявлении, отборе, подготовке и передаче конфиденциальных документов на архивное хранение;
  • участие в разработке и обеспечении функционирования разрешительной системы доступа исполнителей, командированных и иных лиц к конфиденциальным документам и сведениям;
  • участие в разработке и осуществлении мероприятий по предотвращению утраты и утечки конфиденциальной информации в процессе подготовки, издания и обработки конфиденциальных документов;
  • обеспечение четкого учета, надежной сохранности конфиденциальных документов, порядка обращения с ними, исключающих доступ посторонних лиц, несанкционированное, неучтенное составление, необоснованное издание конфиденциальных документов, включение в них избыточной информации, их утрату;
  • осуществление контроля за правильностью установления и своевременностью снятия грифа конфиденциальности документов;
  • участие в организации и проведении совещаний, семинаров и других форм обучения лиц, работающих с конфиденциальными документами;
  • осуществление контроля за выполнением требований нормативно-методических документов по работе с конфиденциальными документами и др.

Решение задач управленческой, производственной, научной и иной деятельности организации должно обеспечиваться минимальным количеством конфиденциальных документов. При этом весь процесс их издания четко регламентируется. Состав конфиденциальных сведений организации в соответствии с п. 1 ч. 1 ст. 10 Закона о коммерческой тайне определяется в перечне сведений (информации), составляющих коммерческую тайну.

Примерная форма перечня сведений, составляющих коммерческую тайну

Коммерческая тайна: когда документы защищают документы

Перечень утверждается приказом руководителя организации. С приказом и перечнем должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники организации, работающие с конфиденциальной информацией. Дополнения и изменения в состав включенных в перечень сведений вносятся приказом руководителя организации по представлению соответствующих руководителей структурных подразделений. Перечень сведений, составляющих коммерческую тайну, раскрывает тематическое содержание включенных в него сведений, которые могут быть как документированными, так и недокументированными. В сферу конфиденциального делопроизводства входит только документированная информация (документы).

Необходимость издания документов закрепляется в перечне конфиденциальных документов, издаваемых организацией.

Примерная форма перечня издаваемых конфиденциальных документов

Коммерческая тайна: когда документы защищают документы

При необходимости перечень может быть дополнен другими графами: инициалы и фамилии лиц, имеющих право составлять, подписывать, утверждать документы, визирующих (согласовывающих) документы; адресат; проставление оттиска печати и др. В самом перечне конфиденциальные документы могут быть систематизированы по структурным подразделениям или функциям деятельности организации (руководство, планирование, учет и т. п.). Перечень издаваемых конфиденциальных документов разрабатывается на основе перечня сведений, составляющих коммерческую тайну.

Определение состава конфиденциальных документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией (ПДЭК), которая создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных сотрудников, в первую очередь руководителей подразделений, имеющих доступ к конфиденциальной информации. В состав экспертной комиссии включаются руководители службы конфиденциального делопроизводства и архива. Председателем экспертной комиссии назначается один из заместителей руководителя организации, имеющий доступ ко всем конфиденциальным документам. Основными задачами экспертной комиссии являются:

  • разработка перечня сведений, составляющих коммерческую тайну;
  • разработка перечня издаваемых конфиденциальных документов;
  • снятие степени конфиденциальности сведений и грифа конфиденциальности документов;
  • разработка положения о разрешительной системе доступа к конфиденциальным документам;
  • проведение аналитической работы по предотвращению утечки и утраты конфиденциальной информации и др.

Перечень издаваемых конфиденциальных документов подписывается председателем и всеми членами ПДЭК и утверждается руководителем организации. С перечнем под расписку должны быть ознакомлены все лица, наделенные правом составлять, визировать, подписывать и утверждать документы. При изменении перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, соответствующие изменения вносятся в перечень издаваемых конфиденциальных документов.

Защита данных в документах, регулирующих трудовые отношения

Большое значение для обеспечения безопасности конфиденциальной информации имеют документы организации, регулирующие трудовые отношения. К таким документам относятся: коллективный договор; трудовые договоры с работниками организации; правила внутреннего трудового распорядка и др.

В коллективном договоре, наряду с закреплением обязанностей работодателя по обеспечению необходимых условий и оплаты труда, техники безопасности, гарантий соблюдения трудового законодательства, целесообразно предусмотреть вопросы, связанные с защитой конфиденциальной информации: создание необходимых условий труда, обеспечивающих выполнение требований нормативных документов организации по защите коммерческой тайны; льготы сотрудникам и др.

Правила внутреннего трудового распорядка отражают: порядок приема и увольнения работников; основные права и обязанности работодателя и работника; ответственность сторон трудового договора; применяемые к работникам меры поощрения и взыскания; иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. Правила внутреннего трудового распорядка могут быть дополнены так называемыми корпоративными правилами поведения, в т. ч. и в отношении конфиденциальной информации.

Например, в ПВТР может быть указание на то, что конфиденциальная информация представляет собой особый, ценный и уникальный капитал организации, а также запрет на обсуждение бизнеса компании вне стен организации, в присутствии посторонних лиц и др.

Данные положения могут быть закреплены непосредственно в правилах внутреннего трудового распорядка или оформлены в виде приложения к ним.

В соответствии со ст. 68 ТК РФ работодатель обязан при приеме на работу (до подписания трудового договора) ознакомить каждого работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, другими локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

В соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре в числе дополнительных условий, наличие которых определяется по усмотрению сторон, могут предусматриваться условия о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной). При разработке этой части трудового договора особое внимание следует уделить трудовым обязанностям работника, связанным с защитой коммерческой тайны. Функции работника, связанные с защитой коммерческой тайны, целесообразно отразить в разделах трудового договора: «Работник обязан» и «Работник должен знать». В трудовом договоре можно сделать ссылку на должностную инструкцию, например указать на необходимость добросовестного выполнения обязанностей, связанных с сохранением коммерческой тайны, предусмотренных должностной инструкцией. Знание работником своих должностных обязанностей, подтвержденное его подписью, является одним из условий законного привлечения работника к ответственности в случае неправомерного разглашения коммерческой тайны.

К обязанностям работодателя относятся: ознакомление под расписку работника с перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну, с установленным режимом коммерческой тайны и ответственностью за его нарушение; создание работнику необходимых условий для соблюдения режима коммерческой тайны.

Работник обязуется: выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны; не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну; возместить причиненный работодателю ущерб, если работник виновен в разглашении информации, составляющей коммерческую тайну, ставшей ему известной в связи с исполнением трудовых обязанностей; передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора материальные носители информации, содержащие сведения, составляющие коммерческую тайну.

Пункт 1 ст. 1470 ГК РФ определяет принадлежность работодателю исключительного права на секрет производства, созданный работником в связи с выполнением трудовых обязанностей или конкретного задания работодателя. Рекомендуется включать в трудовой договор или в дополнительное соглашение к нему положения, обязывающие работника представлять все результаты своего интеллектуального, творческого труда, предлагаемые для передачи третьим лицам, для оценки принадлежности прав на эту информацию в экспертную комиссию, с заключением которой работодатель обязуется знакомить работника. При этом в случае несогласия работника с решением экспертной комиссии он обязуется до рассмотрения возникшего спора в суде не публиковать и не предоставлять третьим лицам сведения, явившиеся предметом спора. Дополнительное соглашение заключается в письменной форме и является неотъемлемой частью трудового договора.

Кстати сказать

В практике зарубежных фирм значительное внимание уделяется вопросам обеспечения сохранения коммерческой тайны компании бывшими служащими. Например, в США в целях мотивации служащего к сохранению коммерческой тайны после увольнения практикуется его привлечение к работе в этой фирме в течение определенного периода времени консультантом с неполным рабочим днем. Такого рода условие часто оформляется вместе с соглашением, ограничивающим конкурирующую деятельность, особенно если служащий представляет особую ценность или немедленный уход сотрудника может нанести компании большой ущерб. При этом ограничения на период после ухода служащего из компании должны быть умеренными по времени и территории. Конкуренция рассматривается как конструирование, производство, содействие в продаже или продажа товаров и услуг, конкурирующих с товарами и услугами данной компании. Практикуется также направление писем-напоминаний бывшему служащему о необходимости сохранения коммерческой тайны и писем новому нанимателю уволившегося служащего об обязательствах сохранения данным служащим коммерческой тайны бывшего работодателя.

В законодательстве Великобритании оговаривается, что не может иметь место практика необоснованных ограничений, связанных с обязательством по сохранению коммерческой тайны, для бывших служащих в осуществлении их прав трудоустройства. Для предупреждения необоснованных ограничений

требуется, чтобы информация, которая защищается фирмой, была классифицирована фирмой и обозначена в качестве коммерческой тайны; ограничение состава сведений не должно быть слишком широким и должно быть рассчитано на разумный срок, при определении которого необходимо учитывать, какую должность занимал работник в фирме и каков характер выполняемой им работы.

Как правило, устанавливается срок хранения коммерческой тайны бывшими служащими не более 3 лет. В зависимости от занимаемой должности такой срок может быть увеличен. Например, ведущий специалист ограничивается в осуществлении деятельности, представляющей конкуренцию его бывшему работодателю, до 7 лет.

В трудовом соглашении, составляемом фирмами Великобритании, заранее предусматриваются положения, которые запрещают работнику после увольнения заниматься конкурирующей деятельностью по отношению к своему бывшему работодателю (торговля теми же товарами и услугами, в тех же географических районах) или ограничивают такую деятельность. Работодатель вправе обратиться в суд с иском против другого работодателя, если тот оказывает влияние на сотрудников, переманивает к себе специалистов. Если обязанность о неразглашении сведений четко не сформулирована в контракте, суды Великобритании придерживаются принципа, согласно которому конфиденциальная информация не должна быть использована в ущерб работодателю.

Обязательства работника по соблюдению конфиденциальности информации, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, после прекращения трудового договора сохраняются в течение срока, предусмотренного соглашением между работником и работодателем, заключенным в период срока действия трудового договора.

Ответственность работника

ТК РФ предусматривает возможность увольнения работника за разглашение коммерческой тайны. В соответствии с подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ трудовой договор может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае однократного грубого нарушения работником трудовых обязанностей в виде разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной или иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в т. ч. разглашения персональных данных другого работника.[1]

В соответствии с п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ работник несет полную материальную ответственность за разглашение сведений, составляющих охраняемую законом тайну (государственную, служебную, коммерческую или иную), в случаях, предусмотренных федеральными законами. Полная материальная ответственность работника состоит в его обязанности возмещать причиненный работодателю прямой действительный ущерб в полном размере (ч. 1 ст. 242 ТК РФ).

Под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в т. ч. имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за сохранность этого имущества), а также необходимость для работодателя произвести затраты либо излишние выплаты на приобретение, восстановление имущества либо на возмещение ущерба, причиненного работником третьим лицам. Неполученные доходы (упущенная выгода) взысканию с работника не подлежат (ст. 238 ТК РФ).

Система доступа

В целях исключения необоснованного ознакомления работников с конфиденциальными документами в организации должна быть установлена система, обеспечивающая правомерный доступ исполнителей к необходимым им для производственной деятельности конфиденциальным документам. Система (разрешительная система) доступа к конфиденциальным документам должна определять полномочия должностных лиц по разрешению доступа к конфиденциальным документам, а также порядок оформления таких разрешений.

Основаниями для разрешения доступа к конфиденциальным документам являются:

  • предварительное письменное обязательство работника о неразглашении ставших ему известными конфиденциальных сведений, закрепленное в трудовом договоре;
  • ознакомление работника под расписку с должностной инструкцией, где должны быть отражены его обязанности, связанные с сохранением коммерческой тайны, инструкцией по организации конфиденциального делопроизводства, другими нормативными документами организации в части, касающейся работника;
  • проверка его знаний в виде собеседования или зачета.

Доступ работника к конфиденциальным документам осуществляется с его согласия, если это не предусмотрено его трудовыми обязанностями. Возможность (право) работника быть допущенным к конфиденциальным документам и сведениям после принятия им соответствующих обязательств по сохранению тайны не предполагает разрешения доступа ко всем без исключения конфиденциальным документам организации, а только к тем, доступ к которым обусловлен его производственными обязанностями. Наличие в организации четкой системы доступа к конфиденциальным документам позволяет осуществлять разрешение такого доступа строго избирательно.

Порядок разрешения доступа к конфиденциальным документам регламентируется Положением о системе доступа к конфиденциальным документам организации. Целесообразно в структуре Положения предусмотреть следующие разделы:

  • общие положения;
  • перечень и полномочия лиц, имеющих право давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам;
  • порядок оформления разрешения на доступ к конфиденциальным документам и выдачи документов исполнителям;
  • порядок организации и проведения совещаний по конфиденциальным вопросам;
  • порядок обращения исполнителей с конфиденциальными документами на рабочих местах и др.

Если в организации возможны выездные работы (в полевых условиях, научных экспедициях), предполагающие использование конфиденциальных документов, то в Положении должны быть предусмотрены соответствующие требования по осуществлению такой работы.

С Положением или его отдельными разделами должны быть ознакомлены под расписку все сотрудники организации, работающие с конфиденциальными документами. Контроль за соблюдением требований Положения осуществляется руководителем службы конфиденциального делопроизводства.

Разрешение на доступ должно оформляться обязательно письменно, как правило, в форме резолюции руководителя на конфиденциальном документе, предписывающей конкретному исполнителю решение вопросов, содержащихся в документе. В распорядительных документах таким разрешением является указание непосредственно в тексте фамилии работника, ответственного за исполнение конкретного пункта приказа или распоряжения. Фамилии исполнителей, которым разрешен доступ к конфиденциальным делам, указываются в специальной графе номенклатуры конфиденциальных дел. Перечень фамилий должен быть перенесен из номенклатуры дел на внутреннюю сторону обложки соответствующего конфиденциального дела и заверен подписью руководителя службы конфиденциального делопроизводства.

Основанием для разрешения доступа к конфиденциальным документам, зарегистрированным по учету документов выделенного хранения (конфиденциальные научно-технические документы, издания с грифом «Коммерческая тайна» и др.), является резолюция руководителя на документе или подписанный соответствующим руководителем список исполнителей на внутренней стороне обложки документа, титульном листе или в карточке учета выдачи конфиденциального документа. Специальное разрешение на доступ к документу не требуется лицам, которые принимали непосредственное участие в его издании (готовили проект, визировали, согласовывали, подписывали или утверждали документ), если они продолжают выполнять те же функциональные обязанности.

В перечень лиц, имеющих право давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам, включаются, как правило, руководители различных уровней системы управления. При этом руководитель организации имеет право давать разрешение на доступ ко всем видам конфиденциальных документов всем категориям исполнителей. Первый заместитель руководителя организации, а также лица, временно исполняющие ту или иную должность, могут, как правило, разрешать доступ к конфиденциальным документам в объеме всех прав, предусмотренных для замещаемых ими лиц. Заместители руководителя организации по отдельным направлениям имеют право давать разрешение на доступ к соответствующим конфиденциальным документам всем исполнителям в пределах своей сферы деятельности. Руководители подразделений имеют право разрешать доступ к конфиденциальным документам всем сотрудникам своих подразделений по тематике работы подразделений.

Для разрешения доступа к конфиденциальным документам структурного подразделения сотрудникам других подразделений необходимо разрешение соответствующего вышестоящего руководителя по подчиненности. При необходимости состав лиц, имеющих право давать разрешение на доступ к конфиденциальным документам, может быть отражен в перечне издаваемых конфиденциальных документов организации. В этом случае в перечне предусматривается дополнительная графа с указанием фамилии или должности лица, имеющего право давать такое разрешение.

Порядок организации и ведения конфиденциального делопроизводства в организации должен регламентироваться в Инструкции по конфиденциальному делопроизводству, в которой целесообразно предусмотреть следующие разделы:

  • общие положения;
  • порядок подготовки и издания конфиденциальных документов;
  • порядок учета конфиденциальных документов;
  • порядок копирования и размножения документов;
  • организация конфиденциального документооборота;
  • классификация и систематизация исполненных конфиденциальных документов;
  • подготовка конфиденциальных документов к архивному хранению и их передача в архив организации;
  • организация проверок наличия конфиденциальных документов;
  • порядок уничтожения конфиденциальных документов, сроки хранения которых истекли, и др.

В целях совершенствования документооборота целесообразно составлять оперограммы движения различных потоков конфиденциальных документов, которые позволяют наглядно выявить недостатки в организации процесса исполнения документов, наличие повторных, необоснованных перемещений документов в ходе их исполнения, снижающие оперативность документооборота и необоснованно расширяющие круг лиц, имеющих доступ к документам, а также установить рациональную последовательность операций, осуществляемых с конфиденциальным документом, маршруты его движения в процессе подготовки и исполнения.

В настоящее время обострение конкуренции делает работу службы конфиденциального делопроизводства (службы безопасности) организации все более важной. От работы службы напрямую зависит эффективность функционирования всей организации. Важнейшим направлением работы данной службы является создание четкой и обоснованной нормативно-методической базы конфиденциального делопроизводства, что служит важной предпосылкой повышения качества и надежности всей системы защиты информации, составляющей коммерческую тайну организации.

Мнение эксперта

Коммерческая тайна: когда документы защищают документыКошелева Е. А., заместитель директора Центрального государственного архива Московской области

Передать в архив…

В случае ликвидации организации документы, содержащие коммерческую тайну (конфиденциальную информацию), в зависимости от сроков их хранения по Перечню либо подлежат уничтожению, либо передаются на государственное или муниципальное хранение в соответствующее архивное учреждение, как правило, по месту нахождения организации.

Подлежат уничтожению документы, имеющие временный срок хранения (до минования надобности; 1, 3 года; 5, 10 лет и т. д.). Документы, имеющие постоянный срок хранения по Перечню, подлежат упорядочению в соответствии

с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.02), затем по описи, утвержденной экспертно-проверочной комиссией соответствующего органа управления архивным делом, передаются в государственный или муниципальный архив.

Ликвидатор (ликвидационная комиссия) организует работу по проведению экспертизы ценности документов, их упорядочению и выделению к уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также передаче на государственное или муниципальное хранение.

В случае если информация, содержащаяся в документах, утратила свою коммерческую тайну, обладатель этой информации (ликвидатор, ликвидационная комиссия) принимает решение о прекращении режима коммерческой тайны, т. е. о снятии с документа грифа «Коммерческая тайна».

Документы, содержащие коммерческую тайну, поступают на государственное или муниципальное хранение по договору, в котором

устанавливаются порядок и сроки доступа к документам. При этом сторона, передающая документы (ликвидатор, председатель ликвидационной комиссии), устанавливает этот порядок и сроки.

В настоящее время Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) разрабатывает методические рекомендации о порядке работы с документами, содержащими коммерческую тайну. В проекте рекомендаций содержится положение: с поступивших на государственное или муниципальное хранение документов, содержащих коммерческую тайну, может быть снят гриф «Коммерческая тайна» по истечении 10 лет после завершения их делопроизводства.

Государственные и муниципальные архивы обеспечивают доступ пользователей к архивным документам, содержащим конфиденциальную информацию, с учетом условий, установленных собственниками или владельцами документов при передаче в архив.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль