Кадровое делопроизводство - 2013. Нормы Трудового кодекса РФ и кадровые документы

12067
 Андреева Валентина Ивановна
Кандидат исторических наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской Академии Правосудия.
Что все мы представляем себе, когда речь заходит о современном делопроизводстве? Конечно, минимум бумаг, электронные базы данных, цифровые подписи и программное обеспечение, позволяющее оформлять, согласовывать, утверждать и хранить документы. Действительно, XXI век на дворе, а мы в кадровой службе в начале каждого года все еще бумажные документы в дела формируем и в переплет их сдаем! Может быть, пора оборудовать наши рабочие места мощными компьютерами, а железные шкафы и несгораемые сейфы выставить из кабинетов? Завести в эти компьютеры формы и образцы любых документов и заполнять их, не тратя на это столько времени, сколько уходит сейчас?.. Оказывается, все не так просто и «на пути прогресса» стоят требования закона. Об особенностях кадровых документов читайте в нашей статье.

Всовременных организациях большинство управленческих документов обрабатываются с использованием информационных технологий. Переход от традиционного («ручного») документооборота к электронному - основное направление развития делопроизводства в наши дни. В связи с этим возрастает значение документирования управленческой деятельности как главной составной части документооборота.

Правильное документирование происходящих событий и фактов актуально для любого структурного подразделения организации: для бухгалтерии, секретариата, экономического отдела, кадровой службы и т. д. Однако в некоторых структурных подразделениях составление и оформление повседневно создаваемых документов непосредственно связано с необходимостью строгого соблюдения норм действующего законодательства. Одним из таких подразделений является кадровая служба, где документирование трудовых отношений вызывает много вопросов как у кадровиков, так и у разработчиков систем электронного документооборота (СЭД).

Анализ программных продуктов, предлагаемых кадровикам, практика документирования трудовых отношений с использованием этих программ нередко свидетельствуют о том, что при создании документов не учитываются требования действующего законодательства, допускаются серьезные ошибки при определении состава и содержания кадровых документов. В итоге получается, что попытка автоматизировать кадровые процессы приводит к нарушению трудового законодательства.

Названные сложности возникают, прежде всего, из-за несовершенства самих норм Трудового кодекса РФ, из-за трудностей их толкования и применения. Далеко не всегда ТК РФ дает четкий ответ на вопрос: какие документы надо оформить при возникновении той или иной ситуации, связанной с трудовой деятельностью работника?

Конечно, в нормах ТК РФ содержится немало прямых указаний на необходимость документирования событий и фактов, причем с названием конкретных видов документов. Некоторые примеры таких норм ТК РФ приведены в таблице 1. В таких ситуациях автоматизация процесса, конечно, значительно облегчает работу кадровика. Достаточно иметь в системе типовые формы необходимых документов, образцы оформления их в различных ситуациях, и тогда в каждом конкретном случае документ можно оформить, не тратя время на выяснение правил его составления, а по содержанию - на подбор формулировок и последовательность изложения.

Таблица 1

Документы, непосредственно предусмотренные ТК РФ

Кадровое делопроизводство - 2013. Нормы Трудового кодекса РФ и кадровые документы

Однако при сравнительном анализе многих норм ТК РФ можно выявить ряд проблем, возникающих при документировании трудовых отношений. И без решения этих проблем невозможно проектирование и внедрение электронных систем документооборота и тем более их применение в кадровых службах. Выделим наиболее значимые проблемы.

ПРОБЛЕМА 1. РАЗЛИЧИЯ В ФОРМУЛИРОВКАХ НОРМ ТК РФ О ДОКУМЕНТИРОВАНИИ ПРОИСХОДЯЩИХ СОБЫТИЙ

Не вызывают трудностей те формулировки норм ТК РФ, где прямо указано на необходимость письменной формы подтверждения свершившихся фактов со ссылкой на определенный вид документа. Отсутствие упоминания в норме закона о письменной форме приводит к неясности в решении вопроса о необходимости составления документа.

Казалось бы, какое значение имеет наличие или отсутствие указания о необходимости письменной формы подтверждения фактов, если в норме упомянут вид документа?

Однако различие получается существенным и может приводить как к неверным действиям работодателя, так и к конфликтам с работником. Сначала посмотрим на приведенные в таблице 2 примеры формулировок, содержащихся в отдельных нормах ТК РФ.

Приведенные в таблице 2 примеры свидетельствуют о возможности различного толкования вопросов, связанных с документированием трудовых отношений.

Например, заявлять о чем-либо работник может как устно, так и письменно, поэтому для практиков - специалистов кадровых служб, более удобным с точки зрения правоприменения было бы наличие единообразия в изложении требований, содержащихся в нормах закона: либо во всех нормах следует писать «письменное заявление», либо, наоборот, убрать слово «письменное» и понимать под термином «заявление» именно вид документа, а не устное заявление работника.

Таблица 2

Сравнительный анализ формулировок, содержащихся в нормах ТК РФ

Кадровое делопроизводство - 2013. Нормы Трудового кодекса РФ и кадровые документы

Полагаем, что, несмотря на отсутствие указания в нормах ТК РФ на письменную форму, следует составлять соответствующие документы названных видов (как говорит старинная русская пословица, «слово к делу не пришьешь»). Об этом нужно помнить, когда в кадровой службе вводится электронный документооборот, чтобы наверняка учесть все ситуации, в которых необходимо составление документов.

Сотрудница, у которой закончился отпуск по беременности и родам, обратилась в отдел кадров с просьбой оформить ей отпуск по уходу за ребенком. Лично она не приходила, а только позвонила по телефону и сказала, что муж привезет нам копию свидетельства о рождении ребенка. Достаточно ли этого документа для оформления отпуска, или необходимо, чтобы сотрудница написала заявление?

Женщине, представившей в кадровую службу свидетельство о рождении ребенка, следует предложить написать заявление (желательно по заложенному в СЭД образцу) с просьбой о предоставлении ей отпуска по уходу за ребенком, несмотря на то, что в ч. 1 ст. 256 ТК РФ говорится о «заявлении женщины», а не о «письменном заявлении женщины».

Отметим, что в рассмотренной ситуации без письменного заявления будет невозможно применение действующей до настоящего времени системы обработки и движения документов: именно на заявлении женщины руководителем организации или уполномоченным им лицом должна быть проставлена резолюция, на основании которой работники кадровой службы подготовят проект приказа о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

НА № 4‘2010Также следует учитывать положения нормативных актов о пособиях гражданам, имеющим детей. Так, в соответствии с п. 5 Порядка и условий назначения и выплаты государственных пособий гражданам, имеющим детей, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 23.12.2009 № 1012н, лица, имеющие право на получение пособий, их законные представители или доверенные лица в целях получения пособий обращаются в организации, назначающие указанные пособия, с заявлением и документами, предусмотренными настоящим Порядком, необходимыми для получения пособий. В пункте 6 указанного Порядка перечисляются сведения, которые должны быть указаны в таком заявлении. Поэтому, как видим, без заявления сотрудницы в любом случае не обойтись, так как оно необходимо для назначения пособия по уходу за ребенком. Обычно на практике в одном заявлении женщина просит предоставить ей отпуск и назначить соответствующее пособие.

ПРОБЛЕМА 2. ОТСУТСТВИЕ УКАЗАНИЯ НА КОНКРЕТНЫЙ ВИД ДОКУМЕНТА, КОТОРЫЙ ДОЛЖЕН ОФОРМИТЬ РАБОТОДАТЕЛЬ

Нередко нормы ТК РФ, требуя письменного подтверждения фактов, не определяют вид документа, который должен быть подготовлен работодателем, оставляя решение этого вопроса на его усмотрение.

Так, при необходимости издания работодателем письменного распоряжения могут быть подготовлены как приказ, так и распоряжение, имеющие одинаковую юридическую «природу».

Кроме того, в ряде норм ТК РФ содержатся требования:

  • уведомить работника в письменной форме о предстоящих изменениях, определенных сторонами условий трудового договора (ч. 2 ст. 74 ТК РФ);
  • предложить работнику в письменной форме другую работу, если работник не согласен с изменением определенных сторонами условий трудового договора (ч. 3 ст. 74 ТК РФ);
  • сообщить в письменной форме лицу, которому отказано в заключении трудового договора, причину отказа (ч. 5 ст. 64 ТК РФ);
  • предупредить работника в письменной форме о прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия (ч. 1 ст. 79 ТК РФ);
  • известить работника под роспись о времени начала отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ).

Как следует документировать названные выше ситуации? Какие виды документов должны быть разработаны и заложены в информационно- справочную базу СЭД, чтобы безошибочно выполнить требования закона о письменном уведомлении, предупреждении, извещении работника или о выдаче ему письменного предложения или сообщения?

Думается, в данных случаях, несмотря на некоторые различия в приведенных глаголах, можно подготовить образцы документа «уведомление», наполнив их соответствующим содержанием.

По аналогии с рассмотренными примерами могут документироваться и другие ситуации, предусмотренные нормами ТК РФ (несмотря на отсутствие в законе требования о письменной форме), когда работодатель должен:

  • предлагать работнику в установленных законом случаях имеющиеся у него вакансии, в частности при увольнении работника (ч. 3 ст. 81, ч. 2 ст. 83, ч. 2 ст. 84, ч. 1 ст. 180, ч. 3 ст. 261 ТК РФ);
  • уведомить работника о необходимости получения его персональных данных у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ);
  • сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения его персональных данных у третьей стороны (п. 3 ст. 86 ТК РФ);
  • затребовать от работника письменное объяснение до применения дисциплинарного взыскания (ч. 1 ст. 193 ТК РФ);
  • истребовать от работника письменное объяснение для установления причины возникновения материального ущерба (ч. 2 ст. 247 ТК РФ).

В следующем номере «Справочника кадровика» мы продолжим рассматривать проблемы организации кадрового делопроизводства в современных условиях и поговорим о разработке и применении форм кадровых документов.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль