Кадровые первичные учетные документы

40888
Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Каждый кадровик в своей работе ежедневно сталкивается с необходимостью создавать документы. В первую очередь, конечно, нужно решить вопрос о том, для оформления какой ситуации какой именно документ должен быть создан. После этого необходимо определиться с формой этого документа. Несколько лет мы пользовались (хотя бы в некоторых, самых «ходовых» ситуациях) унифицированными формами документов, разработанными и утвержденными Госкомстатом России. Безусловно, эти формы не всегда было удобно использовать, да и обязательность их применения была под сомнением. Тем не менее унифицированные формы кадровых документов были в нашем рабочем арсенале, к ним за годы работы привыкли и в конечном счете приспособились... Но с 1 января ситуация с «первичкой» поменялась, сегодня работодатели должны применять те формы кадровых документов, которые сами разработали и утвердили. О самых важных вопросах, вызванных серьезными изменениями в документировании кадровых отношений, и пойдет речь в нашей статье.

Кадровые первичные учетные документы в 2013 году

Бланк формы 6-НДФЛ

Скачать

1 января 2013 г. вступил в силу Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ). Этот нормативный акт не устанавливает обязанности применения организациями унифицированных форм первичных учетных документов (кроме кассовых операций для коммерческих компаний и первичных учетных документов для организаций государственного сектора). Есть только требование к наличию в таких документах перечня показателей, идентифицирующих хозяйственную операцию (ч. 2 и 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

В нашей статье мы расскажем, как требования нового Закона о бухгалтерском учете отразятся на работе службы кадров.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ДО 1 ЯНВАРЯ 2013 Г.

Обратите внимание!
С прекращением с 1 января 2013 г. действия Закона № 129-ФЗ фактически утрачивают силу и действовавшие ранее альбомы унифицированных форм (независимо от того, состоится их официальная отмена или нет)

Обратите внимание!
Разработка и утверждение унифицированных форм первичных документов не входят в функции ни Минфина России, ни Росстата. В настоящее время в нашей стране нет ведомства, отвечающего за первичную документацию и разъясняющего порядок ее применения

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 129-ФЗ), утратившего силу с 1 января 2013 г., все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны были оформляться оправдательными документами. На основании таких первичных документов велся бухгалтерский и налоговый учет (ст. 313 НК РФ).

Обязательность применения унифицированных форм, утвержденных в составе альбомов унифицированных форм первичной учетной документации, была установлена п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ. И только для документов, форма которых содержалась в этих альбомах, был предусмотрен перечень обязательных реквизитов.

Пунктом 2 Порядка поэтапного введения в организациях, независимо от формы собственности осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, унифицированных форм первичной учетной документации, утв. совместным постановлением Госкомстата России от 29.05.1998 № 57а и Минфина России от 18.06.1998 № 27н, принятым во исполнение Закона № 129-ФЗ и для реализации постановления Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах», определялось, что с 1 января 1999 г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утв. Госкомстатом России в 1997-1998 гг. Это требование касалось, в том числе, и такого раздела учета, как учет труда и его оплаты.

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 были утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Этот документ в государственной регистрации не нуждался (письмо Минюста России от 15.03.2004 № 07/2732-ЮД), текст самого постановления был опубликован в «Финансовой газете» № 13, 2004. И хотя применения данного постановления требовала норма п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, справедливости ради отметим, что акты, не требующие регистрации в Минюсте России, статуса нормативного правового акта не приобретают и не содержат правовых норм, обязательных для выполнения всеми организациями.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ ФОРМЫ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ ПОСЛЕ 1 ЯНВАРЯ 2013 Г.

С 1 января 2013 г. коммерческие компании должны применять свои формы первичных учетных документов. Исключение составляют только кассовые документы.

Кстати сказать

До 2004 г. функция по разработке и утверждению унифицированных форм первичных учетных документов осуществлялась Госкомстатом России. Однако в ходе административной реформы данная функция признана решением Правительства РФ избыточной, подлежащей упразднению (протокол от 18.12.2003 № 47). В связи с этим осуществление данной функции не предусмотрено действующим в настоящее время Положением о Федеральной службе государственной статистики, утв. постановлением Правительства РФ от 02.06.2008 № 420.

Таким образом, ни Минфин России, ни Росстат в настоящее время не имеют полномочий разрабатывать и утверждать формы первичных учетных документов и не имеют полномочий давать разъяснения по их применению. На это прямо указано в письме Минфина России от 04.05.2009 № 07-02-10/24, доведенном до территориальных налоговых органов для использования в работе письмом ФНС России от 20.05.2009 № ВЕ-17- 3/96@ «О порядке применения унифицированных первичных учетных документов при оформлении конкретных хозяйственных ситуаций».

Частью 1 ст. 9 Закона № 402-ФЗ предусмотрено, что каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).

Почему к кадровой документации применяются требования Закона № 402-ФЗ?

Кадровые документы являются первичными учетными документами. Требования к оформлению данных первичных документов отдельно трудовым законодательством не установлены. Так как они относятся к первичным бухгалтерским документам, они должны соответствовать требованиям законодательства о бухгалтерском учете.

Кем разрабатываются формы первичных учетных документов?

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных учетных документов, в том числе по учету труда и его оплаты, должен утвердить руководитель компании по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Очевидно, что в большинстве организаций сотрудники, на которых возложены обязанности по ведению бухгалтерского учета, сосредоточены в основном на «своих» документах. Они не разбираются, да и не должны разбираться в тонкостях кадрового делопроизводства и в особенностях документирования трудовых отношений. А значит, непосредственной разработкой форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты должны заниматься специалисты службы кадров - самостоятельно или взаимодействуя с сотрудниками бухгалтерии. И уже после того как формы таких документов продуманы и созданы кадровиками, их следует передавать должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, для того чтобы он представил весь комплект форм на утверждение руководителю организации.

Кстати сказать

Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. Банком России от 12.10.2011 № 373-П, установлена необходимость применения кассовых документов с указанием кодов, соответствующих документам из альбома унифицированных форм, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

Получается, что применение форм установленных приходных, расходных кассовых документов и кассовой книги не обязательно в целях бухгалтерского учета, но необходимо при ведении кассовых операций. Иными словами, у компании нет выбора в данном случае, а есть необходимость применять именно унифицированные формы кассовых документов.

Как должны утверждаться формы первичных учетных документов?

Самостоятельно разработанные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует утверждать в составе бухгалтерской учетной политики.

Пример оформления Положения о бухгалтерской учетной политике (фрагмент)

Кадровые первичные учетные документы в 2013 году

Увеличить изображение

Согласно ст. 8 Закона № 402-ФЗ учетная политика по бухгалтерскому учету остается главным документом компании, регламентирующим все аспекты ведения учета. Основным документом здесь, как и прежде, является Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н (п. 1 ст. 30 Закона № 402-ФЗ). Порядок составления и утверждения самой учетной политики и всех сопутствующих документов остался прежним.

Так, учетная политика (в том числе и документальное оформление как основополагающий элемент бухгалтерского учета) вводится в действие приказом руководителя. В этом отношении Закон № 402-ФЗ не отличается от Закона № 129-ФЗ.

Пример оформления приказа об утверждении бухгалтерской учетной политики

Кадровые первичные учетные документы в 2013 году

Увеличить изображение

Формы документов, которые применяются в организации начиная с 1 января 2013 г. должны быть приведены:

  • (либо) в отдельном (специальном) разделе бухгалтерской учетной политики;
  • (либо) в приложениях к утверждаемой бухгалтерской учетной политике;
  • (либо) в изменениях к этому документу. На это прямо указано в п. 4 ПБУ 1/2008.

В какие сроки должны быть разработаны и утверждены формы первичных учетных документов?

Разработанные кадровиками формы кадровых документов нужно своевременно передать в бухгалтерию компании, которая и готовит приказ по бухгалтерской учетной политике или ее изменениям на 2013 год. Поскольку способы ведения бухгалтерского учета, избранные организацией при формировании учетной политики, применяются с 1 января года, следующего за годом утверждения соответствующего организационно-распорядительного документа (п. 9 ПБУ 1/2008), то это нужно было успеть сделать до конца 2012 г.

Обязательные реквизиты документов

При разработке форм кадровых документов следует учитывать, что первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, перечень которых содержится в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Причем в данном Законе этот перечень более конкретизирован по сравнению с ранее действовавшим Законом № 129-ФЗ. Для удобства сравнения семь обязательных реквизитов первичных учетных документов приведены в таблице 1.

В унифицированной форме командировочного удостоверения, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, был предусмотрен реквизит «Место печати». Занимаясь разработкой своих форм кадровых документов, мы взяли за основу унифицированные формы. Но обратили внимание, что в перечне обязательных реквизитов первичных учетных документов в новом Законе о бухучете такой реквизит не указан. Поясните, чем следует руководствоваться в данной ситуации? В каких формах документов следует предусмотреть реквизит «Место печати», а в каких случаях от него можно отказаться?

Таблица 1

Обязательные реквизиты первичных учетных документов

Ранее, в соответствии с Законом № 129-ФЗ, действовавшим до 1 января 2013 г. Теперь, в соответствии с Законом № 402-ФЗ, действующим после 1 января 2013 г.
Наименование документа Наименование документа
Дата составления документа Дата составления документа
Наименование организации, от имени которой составлен документ Наименование экономического субъекта, составившего документ
Содержание хозяйственной операции Содержание факта хозяйственной жизни
Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении Величига натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения
Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления Наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность её оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события
Личные подписи указанных лиц Подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц

Скачать таблицу

Действительно, в числе семи обязательных реквизитов первичного учетного документа нет такого реквизита, как «М.П.» («место печати»).

Причем оттиск печати не входил в число обязательных реквизитов и до 1 января 2013 г. (п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н, постановлением ФАС Московского округа от 19.06.2006 № КА-А40/5456-06 по делу № А40-42008/05-33-337). Тем не менее он был включен в некоторые унифицированные формы, например в форму № Т-10 командировочного удостоверения.

Однако наш менталитет не позволяет свыкнуться с мыслью об отказе от печати. Кто бы ни подписал документ, практически во всех случаях большее доверие вызывает документ с печатью. И из числа кадровых документов это касается, прежде всего, командировочного удостоверения. Здесь, конечно, от печатей отказываться не стоит.

Если сама мысль отказа от печати вам не кажется крамольной, вы можете от нее отказаться при разработке некоторых форм. Но наш совет: будьте осторожны - не пренебрегайте сложившимися обычаями делового оборота (ч. 1 ст. 5 ГК РФ) и используйте оттиск печати на двусторонних и многосторонних внешних первичных учетных документах (например, на акте сдачи-приемки выполненных работ/оказанных услуг по гражданско-правовому договору с физическим лицом; акте о приобретении права собственности на имущество у физического лица; акте о передаче материальных ценностей физическому лицу).

Право подписи документов

Закон № 402-ФЗ не дает ответа на вопрос - каким образом должны быть определены лица (лицо), совершившие (совершившее) сделку, операцию и ответственные (ответственное) за правильность ее оформления, либо лица (лицо), ответственные (ответственное) за правильность оформления свершившегося события. При этом начиная с 1 января 2013 г. требование об утверждении перечня лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером, которое содержалось в п. 3 ст. 9 Закона № 129-ФЗ, в Законе № 402-ФЗ отсутствует. Нет также указаний на то, что документы подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Тем не менее в перечне обязательных реквизитов указано, что подписи проставляют лица, ответственные за правильность оформления свершившегося события. И работодателю, конечно же, необходимо предпринять определенные действия по установлению такой ответственности.

Кто должен подписывать первичные учетные документы? Обязательно ли это должен делать руководитель организации? Можно ли предоставить эти полномочия другим сотрудникам?

По общему правилу первичные учетные документы подписывает руководитель организации, которому для таких действий не требуется дополнительно подтверждать свои полномочия какими-либо документами. Также руководитель организации может передать свои полномочия подписывать кадровые документы другим сотрудникам, например своему заместителю или начальнику отдела кадров.

Чтобы оформить передачу таких полномочий, прежде всего необходимо получить письменное согласие этих сотрудников на выполнение таких обязанностей, после этого заключить соглашения об изменении условий трудового договора, а затем издать соответствующий приказ. Обязанности подписания первичных учетных документов могут быть предусмотрены и в должностных инструкциях отдельных сотрудников.

Правила оформления документов

При разработке своих бланков первичных учетных документов нужно соблюдать (помимо требований бухгалтерского законодательства) общие правила и требования к оформлению документов.

Обратите внимание!
Чтобы формы самостоятельно разработанных кадровых первичных учетных документов стали легитимными, они должны быть не только утверждены приказом руководителя в составе бухгалтерской учетной политики на 2013 год, но и иметь обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а также соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.302003, ГОСТР 51141-98, ГОСТ Р ИСО 15489-12007, ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации

Так, в настоящее время применяется ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (ОКУД). Документы, используемые в бухгалтерском учете, - часть этой системы и на каждом утвержденном в ОКУД бланке можно найти код документа. Поэтому на разработанном вами бланке соответствующего кадрового учетного документа нужно проставить код по ОК 011-93 ОКУД (табл. 2).

Необходимо руководствоваться также положениями следующих документов:

  • Федерального закона от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»;
  • ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28;
  • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст;
  • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003», утв. Росархивом.

Таблица 2

Коды по ОКУД некоторых кадровых документов

Наименование формы Код
Документация при приёме на работу: 0281000
 - заявление о приёме на работу 0281071
 - приказ о приёме на работу 0281151
Документы по переводу на другую работу: 0282000
 - заявление о переводе на другую работу 0282171
 - приказ о переводе на другую работу 0282151
Документация по учёту труда и его оплаты: 0301000
 - личная карточка 0301002
 - табель учёта использования рабочего времени и расчёта заработной платы 0301007
 - табель учёта использования рабочего времени платы 0301008
 - расчётно-платёжная ведомость 0301009
 - расчётная ведомость 0301010
 - платёжная ведомость 0301011
 - лицевой счёт 0301012

Скачать таблицу

Формы первичных учетных документов

Формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты следует разрабатывать исходя из потребностей и особенностей своей организации на основе перечня обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Можно дать следующие рекомендации для самостоятельной разработки форм первичных учетных документов.

Рекомендация 1. При разработке первичных учетных документов по учету труда и его оплаты можно проявить творческий подход и быть достаточно смелыми в учете специфики своей деятельности, конечно, не нарушая при этом требований ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Рекомендация 2. Следуйте требованию рациональности (п. 6 ПБУ 1/2008) и технически не усложняйте документооборот.

Рекомендация 3. Если вы разрабатываете собственные бланки на основе унифицированных форм, старайтесь отказаться только от тех реквизитов, которые не несут никакой смысловой нагрузки и создают риск неполного заполнения документа.

Кстати сказать

Часть 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ разрешает составлять первичные учетные документы не только на бумажном носителе, но и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Распечатывать такой первичный учетный документ не обязательно. Но если по закону или договору требуется представить документы на бумаге (другим лицам, государственным органам), с электронного первичного учетного документа надо за свой счет сделать бумажную копию (ч. 6 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Это в полной мере относится и к первичным учетным документам по учету труда и его оплаты.

Можно ли при разработке собственных форм первичных документов взять за основу применяемые ранее унифицированные формы?

Полагаем, что кадровые первичные учетные документы вряд ли целесообразно менять концептуально. Гораздо лучше будет оставить в «хождении» в вашей компании привычные унифицированные формы документов. Другое дело, что сейчас вы получили возможность дополнить их необходимой вам информацией, а ненужные сведения убрать.

Потерявшие свою актуальность унифицированные формы в основном проверены временем, к ним уже все успели привыкнуть. Да и в основу многих электронных систем документооборота были положены унифицированные формы документов. Другое дело, что сейчас разработчики должны будут подправить их с учетом обновленного перечня обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а также принимая во внимание ваши пожелания (с учетом специфики деятельности).

В компании есть сотрудники, работающие по сменному графику, которым установлена часовая тарифная ставка и суммированный учет рабочего времени. Ранее в графе 5 штатного расписания (унифицированная форма № Т-3) в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, указывалась месячная заработная плата работника по тарифной ставке (окладу) в рублях. Поскольку заработная плата сотрудников, которым установлена оплата труда по часовой тарифной ставке, зависит от количества отработанного времени, фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Поэтому корректно заполнить унифицированную форму штатного расписания до 1 января 2013 г. в отношении таких работников было нельзя. В таких ситуациях рекомендовалось обычно гр. 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.» и гр. 9 «Всего в месяц, руб.» не заполнять, а в гр. 10 «Примечания» указывать: «Оплата по часовой тарифной ставке» и давать ссылку на локальный нормативный акт компании, который регулирует размер оплаты труда, например на Положение об оплате труда.

С 1 января 2013 г. в самостоятельно разработанной форме штатного расписания вы можете предусмотреть для этого отдельную графу «Размер часовой тарифной ставки».

Форма штатного расписания после 1 января 2013 г.

Кадровые первичные учетные документы в 2013 году

Увеличить изображение

В своей организации мы хотим использовать, как и раньше, унифицированные формы, утверджденные постановлением Госкомстата России. Нас в них все устраивает, менять ничего не хотим. Как их правильно применять после 1 января 2013 г.?

Если вас вполне устраивают ранее применяемые унифицированные формы по учету труда и его оплаты и вы не хотите их корректировать, то в целях упрощения документооборота и соблюдения требования рациональности, предусмотренного п. 6 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, никто не запрещает вам их по-прежнему использовать, но уже с учетом требований Закона № 402-ФЗ, закрепив это в бухгалтерской учетной политике (приложение 2).

ЕСЛИ ДО 1 ЯНВАРЯ 2013 Г. ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ НЕ УТВЕРЖДЕНЫ

Может случиться так, что вы опоздали с утверждением форм по учету труда и его оплаты в конце прошлого года в составе бухгалтерской учетной политики и тем самым нарушили п. 9 ПБУ 1/2008. Специальное административное наказание за это не установлено. Но, например, налоговый инспектор имеет право ознакомиться с этим документом (подп. 1 п. 1 ст. 31 НК РФ), а за его непредставление по письменному требованию наложить штраф в размере 200 руб. (п. 1 ст. 126 НК РФ).

Более серьезные последствия могут наступить, если в отсутствие утвержденных в организации форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты будут признаны некоторые виды расходов (на оплату труда, командировки и др.) в бухгалтерском и налоговом учете. Это может быть расценено как грубое нарушение правил учета доходов и расходов - в этом случае штраф может составить 20 % от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ). Если к тому же начисленная сумма налога или любая статья бухгалтерской отчетности будут искажены на 10 % и более, то, помимо налогового штрафа для организации, руководитель или бухгалтер могут быть привлечены к административной ответственности в зависимости от того, кто будет признан виновным в совершении этих ошибок (ст. 2.4 и 15.11 КоАП РФ). Сумма административного штрафа в этом случае составит от 2000 до 3000 руб.

Что следует предпринять, если работодатель пропустил сроки утверждения первичных учетных документов?

Если вы пропустили сроки утверждения форм первичных учетных документов, как можно быстрее утвердите самостоятельно разработанные формы по учету труда и его оплаты или ранее применяемые унифицированные формы из постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (с учетом норм п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ) отдельным приказом по основной деятельности. Это может быть, например, приказ об утверждении форм первичных учетных документов по учету труда и заработной платы (приложение 4). Это лучше, чем полное отсутствие документального подтверждения применяемых организацией форм.

«СВОИ» ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И НАЛОГОВЫЕ РИСКИ

Более «чувствителен» к правильности оформления первичных учетных документов учет налоговый: любой расход при определении налоговой базы должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому до 1 января 2013 г. претензии налоговых инспекторов к оформлению первичных учетных документов во время камеральных и выездных налоговых проверок очень часто становились источником налоговых споров. Как правило, разногласия возникали в связи с неприменением или некорректным заполнением унифицированных форм первичной учетной документации.

Начиная с 1 января 2013 г. такие претензии, к сожалению, вряд ли убавятся в условиях самостоятельного утверждения «первички». Поэтому здесь все зависит от вас. При соблюдении всех законодательных требований к оформлению кадровых первичных учетных документов у организации не должно возникнуть проблем с налоговыми органами по поводу признания расходов на оплату труда, расходов на служебные командировки, расходов на оплату отпусков и иных расходов для целей налогообложения прибыли на основании п. 1 ст. 252 НК РФ.

Мнение эксперта

Кадровые первичные учетные документы в 2013 годуВ.И. Андреева,

канд. истор. наук, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

Первичные учетные документы по учету труда и его оплаты

Первичные учетные документы по учету труда и его оплаты применяются в кадровых службах нашей страны много лет, и их использование всегда было сопряжено с многочисленными нерешенными вопросами и трудностями. Типовые формы документов, входящие в состав данной унифицированной системы документации, как правило, с трудом «вписывались» в реальные ситуации, возникавшие в условиях конкретных организаций, а трафаретные формы приказов по личному составу (о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении) долгое время заполнялись только на рабочих (на специалистов и служащих такие приказы оформляли в произвольной текстовой форме).

Конечно, создатель названных форм, Госкомстат России, понимал необходимость «привязки» типовых документов к специфике организаций и разрабатывал соответствующие указания в помощь практикам. Так, постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20 был утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, разрешавший при необходимости внесение в формы дополнительных реквизитов. В то же время удаление из этих форм отдельных реквизитов не допускалось. В результате формы нередко содержали явно излишнюю информацию или никогда не заполнявшиеся части.

Кроме того, далеко не все формы полностью отвечали требованиям трудового законодательства (например, в унифицированной форме № Т-7 графика отпусков не предусмотрены визы ознакомления работников с данным локальным нормативным актом), а при разработке некоторых форм были допущены досадные ошибки (например, в унифицированной форме № Т-8 предусмотрено зачеркивание информации, что в принципе недопустимо в документах такого вида, как приказы).

В настоящее время, с 1 января 2013 г., появилась, наконец, возможность создать такие формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, которые будут отражать особенности трудовых отношений в конкретной организации и из которых будут исключены ненужные в данной организации виды информации.

Поэтому в целом полагаем, что происходящие сейчас изменения в рассматриваемой области имеют положительное значение для практиков. Однако следует заметить, что сами кадровики по-разному относятся к указанным нововведениям. Одни рады появившейся возможности усовершенствовать формы документов и уже провели достаточно серьезную работу в этом направлении. Другие не хотели бы этим заниматься и задают вопросы о возможности использования прежних статистических форм. Третьи ссылаются на применяемые автоматизированные системы обработки информации, в которых уже заложены формы Госкомстата России, и считают, что поэтому менять формы нельзя, так как не будет работать система. А кое- кто вообще не слышал об этих изменениях, а значит, не успел провести всю необходимую работу вовремя...

Хотелось бы посоветовать практикам подойти к разработке новых форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты с позиций разумности, рациональности и целесообразности. Безусловно, не следует «изобретать велосипед», полностью отвергнув формы привычных документов, во многом оправдавших себя многолетним опытом применения. Но и полностью сохранять старые формы, добавив к ним лишь новый гриф утверждения, тоже нежелательно. Необходимо вдумчиво проанализировать каждую форму, оценить ее содержательную часть, оформляющие реквизиты, порядок подготовки, в том числе согласования, и максимально приблизить документ как к нормам ТК РФ, так и к специфике вашей организации.

Конечно, это не простая задача для многих кадровиков, поэтому приведем несколько примеров, как можно переработать или откорректировать некоторые привычные формы документов.

1. В штатном расписании может быть исключен раздел «Надбавки», если в принятом в вашей организации Положении об оплате труда не используется такое понятие. Следует согласиться с весьма разумным предложением о введении в данный документ новой графы для отражения часовой тарифной ставки.

2. В форму графика отпусков необходимо включить визы ознакомления работников, например в виде дополнительного столбца таблицы графика.

3. Необходимо обратить внимание и на приказы о прекращении трудового договора. Здесь можно было бы выделить в самостоятельную форму приказы, оформляющие прекращение трудовых отношений в отдельных случаях, когда не может идти речь об увольнении работника в связи с его смертью или признанием его судом безвестно отсутствующим. В таких приказах неуместно употребление термина «уволить», так как нет работника, а есть только трудовой договор, действие которого должно быть прекращено.

Пример оформления приказа об утверждении форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты (фрагмент)

Кадровые первичные учетные документы в 2013 году

Увеличить изображение

Кадровые первичные учетные документы в 2013 году

Увеличить изображение

Кадровые первичные учетные документы в 2013 году

Увеличить изображение

Форма графика отпусков после 1 января 2013 г.

Кадровые первичные учетные документы в 2013 году

Увеличить изображение

Естественно, переработанные и утвержденные формы первичных учетных документов по учету труда и его оплаты должны заменить ранее применявшиеся формы в составе автоматизированных систем обработки кадровой документации.

Кроме того, следует решить и другие важные вопросы:

1) об установлении круга лиц, которые будут иметь право подписания и утверждения первичных учетных документов по учету труда и его оплаты;

2) о порядке делегирования полномочий по подписанию и утверждению кадровых документов;

3) об установлении в организации конкретного наименования видов распорядительных документов по личному составу: документы не должны называться «приказ (распоряжение)», следует определиться, будут это приказы или распоряжения;

4) об исключении из форм документов информации об учете мнения представительного органа работников, если такой орган не создан в данной организации. Соответственно при последующем создании такого органа необходимо будет внести в документы названную информацию в предусмотренных законом случаях;

5) об определении видов документов, которые будут дополнительно удостоверяться оттиском печати организации в соответствии с обычаями делового оборота (трудно представить себе, например, командировочное удостоверение, не заверенное печатями).

Наверное, найдется немало организаций, где названные работы еще не проведены, а значит, они будут осуществлены с опозданием. Однако пропуск срока утверждения форм кадровой первичной учетной документации не столь серьезное нарушение, как полное отсутствие правильно утвержденных форм. Поэтому возьмитесь за эту работу как можно быстрее и выполните ее в начале 2013 г.

При этом не рекомендуем утверждать что-либо вообще и данные формы в частности «задним числом». Соответствующий приказ должен быть издан в срок его реального составления.

Работа по совершенствованию форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты - дело непростое. Сразу и навсегда ее идеально не сделаешь. Принятые сейчас вами формы, вполне возможно, не будут вас удовлетворять в дальнейшем и подвергнутся новой «переделке». Поэтому авторы и эксперты нашего журнала будут оказывать вам помощь и поддержку в этом новом и серьезном для вас деле.

Напомним, что по общему правилу в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ расходами, учитываемыми в целях налогообложения прибыли, признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком при условии их связи с финансово-хозяйственной деятельностью налогоплательщика, направленной на получение доходов.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными:

  • в соответствии с законодательством РФ;
  • либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если компания подтвердит расходы в виде заработной платы и различных компенсационных, стимулирующих, социальных выплат работникам кадровыми первичными учетными документами, разработанными самостоятельно с учетом требований Закона № 402-ФЗ и других отраслей права, это будет являться надлежащим документальным подтверждением соответствующих затрат, а значит, их можно учесть в расходах для целей налогообложения прибыли. И компания не понесет в будущем в случае налоговой проверки никаких налоговых рисков и финансовых потерь.

При этом помните: налоговые органы не вправе истребовать у вас отчеты, аналитические справки (обобщения) и другие документы, не являющиеся первичными бухгалтерскими документами. На это прямо указано в п. 4 письма ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309.

Проанализировав все вышесказанное, кто-то из вас скажет, что отмена единых форм первичных документов - не такое уж благо для компании, а может быть, наоборот, решит, что это прекрасная возможность оптимизировать кадровый документооборот.

Так или иначе, теперь работодатель (руководитель организации с подачи бухгалтеров и кадровиков) не просто может, но обязан самостоятельно разработать и утвердить формы кадровых первичных учетных документов, причем с учетом требований Закона № 402-ФЗ, а также собственных представлений о правильности используемых документов.

Удачи вам в этом непростом деле и как можно меньше споров с проверяющими!

Подписаться на журнал "Справочник кадровика" вы можете здесь.

Инструменты МЦФЭР-Кадры для получения комплексной информации по вопросам расчета зарплаты и кадрового учета:

в нашем интернет магазине

Журнал "Справочник кадровика" - все изменения законодательства с подробными разъяснениями экспертов. Для кадровиков.

Кадровые первичные учетные документы в 2013 году

Читайте в этом месяце

    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально


      Рассылка




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Для Вас актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству.

      Ваш подарок при регистрации: набор плакатов по кадровому делу, которые можно распечатать и повесить в офисе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль