Корпоративный праздник: роль внутренних коммуникаций

2405
 Миронова Марина
начальник Управления по работе с персоналом, инвестиционная компания ООО «ИК ВЕЛЕС Капитал», заместитель генерального директора ООО «ВЕЛЕС Персонал», г. Москва
Группа компаний «Велес Капитал», работающая на российском финансовом рынке с 1995 г., предоставляет частным и корпоративным клиентам услуги на рынках капитала (ИК «Велес Капитал»), в области недвижимости («Велес Капитал Девелопмент») и коллективных инвестиций («Велес Менеджмент»), при подборе и обучении персонала («Велес Персонал»), а также оказывает юридическую поддержку («Велес Лекс»). Дочерние компании Группы работают в Украине и на Кипре. Общая численность персонала - более 400 человек.

Внутренние коммуникации - неотъемлемая часть корпоративной жизни ГК «ВЕЛЕС Капитал». Для их обеспечения используется ряд определенных инструментов.

Внутренний сайт «Лайф» служит для сотрудников компании незаменимым источником информации (от внутренних телефонов или номеров офисов сотрудников до нормативных документов, приказов и пр.). Помимо публикации новостей компании PR-служба совместно с управлением по работе с персоналом периодически проводит на сайте конкурсы с голосованием, дискуссии на актуальные темы для обеспечения обратной связи с сотрудниками по интересующим вопросам.

Электронная газета «Как обычно по пятницам...» рассылается сотрудникам по электронной почте в конце каждой рабочей недели. В ней публикуются анонсы всех основных событий, произошедших в компании за это время, информация о документах, сведения о новых сотрудниках и т. п. Для более подробного ознакомления с новостью сотрудники переходят по ссылке, размещенной на «Лайф».

Рассылки по электронной почте -еженедельные традиционные и внеплановые -информиру- ют сотрудников о происходящих в компании официальных и неофициальных событиях.

Собрания и личные встречи -наиболее значимые события в жизни компании. Они проводятся, например, по поводу формирования планов развития, запуска новых продуктов, достижения значимых результатов, подведения итогов за определенный период и пр. Часть информации сотрудники получают в процессе личных контактов с менеджерами и специалистами службы персонала.

Внутренние коммуникации в «ИК ВЕЛЕС Капитал» - зона ответственности не только специалистов управления по связям с общественностью и управления по работе с персоналом, которые занимаются рассылками, выпуском корпоративной электронной газеты, модерированием сайта и созданием контента для него, но и руководителей компании. Топ- менеджеры оказывают финансовую поддержку корпоративным мероприятиям и контролируют их эффективность, а линейные руководители непосредственно общаются с сотрудниками, координируя работу внутри подразделений.

Некоторые события в жизни компании просто не состоялись бы без четко выстроенных внутренних коммуникаций. На примере одного из них выявим наиболее значимые функции управляемых информационных потоков.

Задача

Казалось бы, что необычного может быть в сценарии новогоднего корпоратива? Однако задача вызвать интерес, создать интригу стала номером один в информационном плане службы персонала в канун 2012 г Это было связано с принципиально новым форматом праздника. В этот раз специалисты службы персонала предложили руководству провести его в одном из подшефных детских домов компании и получили одобрение.

Руководство «Велес Капитал» уже давно оказывает помощь детским домам. На определенном этапе к сбору средств на благотворительные проекты присоединились и сотрудники. Проект новогоднего корпоратива был призван показать, что благотворительные проекты доступны каждому и любой сотрудник может внести в них свой вклад не только в виде денежного пожертвования, но и уделив проекту время, предложив свежие идеи и приняв участие в их реализации на практике. В данном случае внутренние коммуникации нужно было выстроить таким образом, чтобы вовлечь в подготовку и проведение новогоднего корпоратива максимальное число сотрудников и сделать это мероприятие запоминающимся. Руководству хотелось, чтобы новогодний праздник в подшефном детском доме стал не только общественно значимой акцией, но и ярким, запоминающимся событием для сотрудников компании и их подопечных.

Решение

План действий был сформирован за месяц до празднования. Развернутая при этом информационная кампания преследовала определенные цели:

  • создать в коллективе «интригу» с целью заинтересовать сотрудников готовящимся мероприятием;
  • информировать коллектив о деталях проведения корпоративного праздника с целью прояснения ситуации, снятия опасений и разъяснения технических вопросов;
  • призвать сотрудников к активным действиям с целью повышения уровня их участия в мероприятии.

Рассмотрим, как эта цель была достигнута на практике.

Создание интриги. Сначала специалисты HR-службы путем рассылки по электронной почте проинформировали сотрудников о том, что новогодний корпора- тив в этот раз будет кардинально отличаться от всех предыдущих, и предложили поделиться догадками на этот счет на форуме сайта «Лайф» или устно при непосредственной встрече с представителями службы персонала либо телефону.

Через два дня после первой информационной рассылки, когда предположения сотрудников о праздновании Нового Года начали повторяться, специалисты службы персонала слегка приоткрыли завесу тайны, сообщив, что планируется поездка на шашлыки и что праздник при этом может получиться полезным.

Для этого была сделана еще одна рассылка по электронной почте (так как это наиболее быстрый и доступный способ донести информацию). Отметим, что вся информация из рассылок дублируется на внутреннем сайте, но охват аудитории у сайта несколько меньше.

Информирование о деталях. После того, как каждый второй сотрудник стал обращаться в управление по работе с персоналом с просьбой рассказать о деталях празднования Нового Года, стало ясно, что пора предоставить полную информацию. В третьей рассылке службы персонала сообщалось, что празднование состоится в выходной день в ста километрах от Москвы в подшефном детском доме совместно с его воспитанниками. Объем сообщаемой информации был наиболее полным именно в данном сообщении, все последующие содержали уточняющие детали и конкретику мероприятия.

Сразу после публикации детальной информации было получено существенное количество откликов: по расчетам службы персонала, без «интриги» первичный отклик на новость в виде уточнений и регистрации участия в программе был бы гораздо меньше и лишь немного превышал бы стандартный отклик на информационную рассылку (пять-шесть комментариев).

В общей сложности на создание «интриги» ушло четыре дня. После этого в запасе оставалось еще три недели на полноценную подготовку к мероприятию.

Призыв к активным действиям. Далее службе персонала предстояло собрать деньги или подарки для подшефных воспитанников детского дома и привлечь сотрудников к подготовке праздника. Для решения этой задачи были использованы приемы классического маркетинга с акцентом на придание данному событию положительного эмоционального фона. На корпоративном сайте был создан раздел «Как это было», в котором разместили фотографии, сделанные во время прошлогодних благотворительных акций, а также отзывы сотрудников детского центра. Таким образом сотрудникам «ВЕЛЕС Капитал» напомнили о предыдущих весьма удачных благотворительных проектах, в которых они уже принимали участие, в частности об ответах на письма ребят, которые просили у Деда Мороза подарок (почти все хотели мобильный телефон). В ответ сотрудники не только купили им телефоны, но и написали каждому ребенку письмо от имени Деда Мороза.

Следующим шагом в подготовке новогоднего праздника стало создание рабочих групп, ответственных за выполнение различных задач. Эту работу координировали линейные руководители, специалисты кадровой и PR-служб. Группы формировались самостоятельно и стихийно, преимущественно из сотрудников, работающих в соседних офисах. На внутреннем сайте был размещен список того, что нужно купить. Сотрудники сами решали, кто что будет закупать, и определяли, какие функции готовы взять на себя на самом празднике. Следует отметить, что при этом они достаточно активно вносили свои предложения координаторам проекта.

Таким образом, рабочий коллектив компании конкретизировал, развил и дополнил идею службы персонала по проведению новогоднего корпоратива в подшефном детском доме. Одни сотрудники предложили устроить каток и планировали его создание, другие занялись установкой и украшением большой елки на улице, третьи взяли на себя ответственность за организацию спортивных соревнований для ребят и т. д. Сотрудники сами собирали деньги и закупали необходимые инструменты и материалы.

Процесс подготовки праздника получился весьма азартным. Определенную роль сыграли инициированные PR-службой неформальные обсуждения предстоящего события («сарафанное радио») и рассылки всем работникам компании сообщений о том, как проходит подготовка, каковы успехи каждой группы. На данном этапе в подготовке мероприятия приняли участие все подразделения «ВЕЛЕС Капитал», в том числе топ-менеджмент. Руководители высшего звена не только обсуждали варианты празднования, но и делали существенные денежные вложения.

Всего на подготовку мероприятия ушло три недели. Стоимость закупленных материалов и собранных средств составила около 320 тыс. рублей.

Оставалась еще одна нерешенная проблема - нужно было, чтобы у сотрудников появилось желание поехать за город. Не все были готовы к этому, поскольку формат праздника был непривычным, новым. Каждый сотрудник получил электронное письмо, в котором его просили сообщить в управление по работе с персоналом о своей готовностипоехать за город и уточнить, как он планирует добираться - своим ходом или на заказанных автобусах. Сначала готовность ехать выразили всего 15 человек Такая низкая численность участников не позволила бы реализовать задуманный проект, поэтому в компании была сделана серия мотивирующих рассылок.

Пример

«Привет! Только представь себе: синее небо, ослепительно белый, поскрипывающий при каждом шаге снег... Легкий морозец пощипывает щеки. Горячий чай с пирогами согревает и тело, и душу. Берешь лопату и кидаешь снег - сначала легко, потом начинаешь чувствовать мышцы... Давно забытые ощущения! А теперь бегом на перегонки, так быстро, как не бегал со школьных времен! Твоя команда обязательно должна победить! Ну, а потом вкусней ш ий ш аш лык - как награда за прожитый день. И снова ароматный горячий чай.»

Информация о предстоящем мероприятии (о закупленных и требующих закупки материалах; о задачах, которые предстоит решить; о координатах праздника и т. д.) была размещена на внутреннем сайте, ссылки на нее публиковались в еженедельной электронной газете Однако основной акцент был сделан на межличностное общение, которое определялось хорошими рабочими отношениями, сложившимися между сотрудниками в ходе продолжительной совместной работы. Те, кто планировал добираться до места проведения праздника на собственном автомобиле, договаривались друг с другом о совместном выезде, чтобы веселее было ехать. Вопрос «Ты поедешь?» постоянно звучал в коридорах компании, в столовой и в помещении, где расположена кофемашина, ставшем традиционным местом утренних встреч сотрудников. В итоге в детский дом поехало более 80 человек.

Результат

В течение дня, выделенного на непосредственную подготовку места празднования, был оборудован каток, поставлены лавочки, подключена музыка, украшен светящимися гирляндами дом, наряжена большая уличная елка. В день проведения праздника сотрудники компании приехали на место к 12.00, и началась череда веселых мероприятий, поздравлений, конкурсов, соревнований, гуляний. В 16.00 начался торжественный ужин с шашлыками и горячим чаем, а затем был новогодний фейерверк.

Взрослые проводили с детьми соревнования по перетягиванию каната, играли в футбол гигантским надувным мячом, устраивали эстафеты. Те дети и взрослые, кому становилось холодно (в этот день было около 15 градусов мороза), отогревались внутри здания, где один из сотрудников компании проводил мастер-класс по изготовлению елочных игрушек своими руками. Огромной популярностью пользовалась у детей фотостудия, организованная другим сотрудником компании, - там для них проводились индивидуальные фотосессии. Каждый подросток получил в подарок аудиоплеер.

Мероприятие стало важным событием во взаимоотношениях между «ВЕЛЕС Капиталом» и подшефной детской организацией. Объективным показателем включенности сотрудников в жизнь организации можно считать объем собранных средств, который более чем в два раза превысил результаты других благотворительных акций, проводившихся до и после данного праздника. Причем изначально у специалистов службы персонала не было уверенности в том, что проект получит широкий отклик со стороны сотрудников. Если бы их включенность оказалась незначительной, все, вероятно, ограничилось бы пересылкой в детский дом небольших подарков от компании.

Сразу после праздника все его участники получили по электронной почте благодарственное письмо от руководства. Спустя неделю на внутреннем сайте были размещены фотографии корпоратива (что освежило впечатления его участников) и благодарственное письмо от руководства детского дома (что вызвало у сотрудников законное чувство гордости).

На форуме сайта «Лайф» для получения обратной связи было инициировано обсуждение мероприятия. В результате этот новогодний праздник был признан сотрудниками одним из самых ярких и запоминающихся событий корпоративной жизни.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль