Как дополнить трудовой договор недостающими обязательными сведениями о работнике?

4739
Батура Анна Владимировна
Главный редактор журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика».
Часть 1 ст. 57 Трудового кодекса РФ предусматривает перечень сведений, которые должны быть указаны в трудовом договоре, а ч. 2 этой же статьи перечисляет условия, которые обязательно включаются в трудовой договор. Сведения переносятся в трудовой договор из определенных документов, а вот о его условиях работник и работодатель должны договориться. Общим для этих видов информации является то, что и сведения, и обязательные условия должны быть прописаны в трудовом договоре. Но что делать в тех ситуациях, когда по каким-либо причинам в нем не указаны сведения из числа обязательных или стороны устно договорились об определенных условиях, но документально эту договоренность не зафиксировали? Воспользуйтесь пошаговой инструкцией.

Содержание трудового договора составляет совокупность его условий и сведений, перечень которых содержится в ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ). Сведения трудового договора представляют собой информацию о его сторонах, необходимую для их идентификации.

К числу сведений о работнике, которые обязательно должны быть включены в трудовой договор, относятся:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность работника.

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо из необходимых сведений о работнике, то он должен быть дополнен путем внесения недостающих сведений непосредственно в текст трудового договора (ч. 3 ст. 57 ТК РФ).

Этап 1 Получение экземпляра трудового договора у работника

Поскольку трудовой договор составляется в двух идентичных экземплярах, то любые изменения и дополнения должны быть внесены во все имеющиеся экземпляры. Один экземпляр трудового договора хранится у работодателя, другой - у работника. А значит, работодатель, выявив отсутствие в тексте трудового договора обязательных сведений о работнике, должен получить экземпляр трудового договора работника для внесения необходимых дополнений в оба экземпляра.

ВАЖНО!

Недостающие сведения должны быть внесены во все экземпляры трудового договора

Шаг 1 Составляем проект уведомления о необходимости внесения в текст трудового договора (в каждый экземпляр) недостающих обязательных сведений о работнике

Закон не определяет способ получения экземпляра трудового договора, принадлежащего работнику, для внесения в него необходимых дополнений. Целесообразно затребовать у работника его экземпляр договора в письменной форме, например, составив уведомление. Уведомление о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике составляется в свободной текстовой форме на бланке, применяемом работодателем для обращения к работникам с определенной информацией (пример 1).

Шаг 2 Подписываем уведомление

Уведомление о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике должно быть подписано руководителем организации или иным должностным лицом, уполномоченным решать вопросы о дополнении и изменении заключенных трудовых договоров.

Реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, подписавшего уведомление, его личную подпись и расшифровку подписи.

Шаг 3 Регистрируем уведомление

Подписанное уполномоченным представителем работодателя уведомление о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике регистрируется в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации уведомлений работников (пример 2). При регистрации на уведомлении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».

Шаг 4 Знакомим работника с уведомлением под роспись и (или) вручаем экземпляр уведомления работнику

С уведомлением о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике работник должен быть ознакомлен под роспись. 

Реквизит «Виза ознакомления» включает в себя:

  • фразу «С уведомлением ознакомлен»;
  • наименование должности работника;
  • личную подпись работника;
  • дату ознакомления с уведомлением;
  • расшифровку подписи.

Подобное уведомление может быть составлено в двух экземплярах. В этом случае один экземпляр вручается работнику, а экземпляр уведомления с оформленной визой ознакомления остается у работодателя.

Шаг 5 Направляем экземпляр уведомления в дело

Уведомление о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике оформляется работодателем на хранение в отдельное дело или в личное дело работника (если оно ведется).

О направлении уведомления в дело на документе делается соответствующая отметка.

Шаг 6 Получаем экземпляр трудового договора работника

После того как работник уведомлен о необходимости дополнить трудовой договор (оба экземпляра) обязательными сведениями о работнике, которые по каким-то причинам не были внесены в текст договора при его заключении, он предоставляет свой экземпляр трудового договора работодателю.

Этап 2 Внесение недостающих обязательных сведений о работнике в текст трудового договора

Шаг 1 Вносим недостающие обязательные сведения о работнике в оба экземпляра трудового договора

Так как ч. 3 ст. 57 ТК РФ предусматривает возможность внесения обязательных сведений непосредственно в текст трудового договора, именно так и следует поступить в случаях, когда возникла такая необходимость.

Шаг 2 Оформляем запись о внесении обязательных недостающих сведений в оба экземпляра трудового договора на экземпляре, хранящемся у работодателя

Кроме дополнения текста трудового договора недостающими обязательными сведениями о работнике, необходимо сделать пометку о дате дополнения трудового договора такими сведениями, наименовании должности лица, дополнившего трудовой договор, а также его личной подписью (пример 3). Сделать такую отметку, конечно же, следует на обоих экземплярах трудового договора. 

Шаг 3 Оформляем отметку о дополнении трудового договора недостающими обязательными сведениями в Журнале учета трудовых договоров и изменений к ним

Как правило, работодатель ведет учет заключаемых трудовых договоров, а также всех вносимых в них изменений и дополнений. Такой учет может вестись в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации трудовых договоров и изменений к ним (пример 4).

НАШ СОВЕТ

Ведите учет всех изменений, вносимых в заключенные трудовые договоры, в специальной регистрационной форме

Чаще всего на практике в этом Журнале регистрируются, кроме самих трудовых договоров, дополнительные соглашения к ним, например об изменении определенных сторонами условий трудового договора или о переводе работника на другую работу. Однако нелишним будет фиксировать в такой учетной форме любые изменения, вносимые в текст трудового договора, в том числе дополнение его обязательными недостающими сведениями о работнике.

Этап 3 Передача экземпляра трудового договора работнику

Шаг 1 Передаем экземпляр трудового договора работнику

После внесения обязательных сведений о работнике в оба экземпляра трудового договора дополненный экземпляр, принадлежащий работнику, необходимо ему вернуть.

Шаг 2 Получаем отметку о получении работником экземпляра трудового договора на экземпляре, хранящемся у работодателя

По аналогии с правилами, действующими при заключении трудового договора, получение работником экземпляра трудового договора с внесенными в него обязательными сведениями о работнике подтверждается его подписью на экземпляре договора, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник после получения дополненного обязательными сведениями экземпляра сделал отметку о том, что ему вручен экземпляр договора, расписался и проставил дату получения им экземпляра договора на трудовом договоре, остающемся у работодателя.

Шаг 3 Направляем экземпляр трудового договора в дело

Экземпляр трудового договора, дополненного обязательными сведениями о работнике, который остается у работодателя, возвращается в дело, в которое он оформлен для хранения при его заключении. Это может быть отдельное дело, куда подшиваются все заключенные с работниками договоры за определенный период времени, или личное дело работника, если оно ведется.

ПРИМЕР 1

Уведомление о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике

Как дополнить трудовой договор недостающими обязательными сведениями о работнике?

ПРИМЕР 2

Журнал регистрации предложений и уведомлений работников (фрагмент)

Как дополнить трудовой договор недостающими обязательными сведениями о работнике?

ПРИМЕР 3

Дополнение текста трудового договора недостающими обязательными сведениями о работнике (фрагмент)

Как дополнить трудовой договор недостающими обязательными сведениями о работнике?

ПРИМЕР 4

Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним (фрагмент)

Как дополнить трудовой договор недостающими обязательными сведениями о работнике?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль