Как дополнить трудовой договор недостающими обязательными сведениями о работнике?

4765
Батура Анна Владимировна
Главный редактор журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика».
Часть 1 ст. 57 Трудового кодекса РФ предусматривает перечень сведений, которые должны быть указаны в трудовом договоре, а ч. 2 этой же статьи перечисляет условия, которые обязательно включаются в трудовой договор. Сведения переносятся в трудовой договор из определенных документов, а вот о его условиях работник и работодатель должны договориться. Общим для этих видов информации является то, что и сведения, и обязательные условия должны быть прописаны в трудовом договоре. Но что делать в тех ситуациях, когда по каким-либо причинам в нем не указаны сведения из числа обязательных или стороны устно договорились об определенных условиях, но документально эту договоренность не зафиксировали? Воспользуйтесь пошаговой инструкцией.

Содержание трудового договора составляет совокупность его условий и сведений, перечень которых содержится в ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ). Сведения трудового договора представляют собой информацию о его сторонах, необходимую для их идентификации.

К числу сведений о работнике, которые обязательно должны быть включены в трудовой договор, относятся:

  • фамилия, имя, отчество работника;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность работника.

Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо из необходимых сведений о работнике, то он должен быть дополнен путем внесения недостающих сведений непосредственно в текст трудового договора (ч. 3 ст. 57 ТК РФ).

Этап 1 Получение экземпляра трудового договора у работника

Поскольку трудовой договор составляется в двух идентичных экземплярах, то любые изменения и дополнения должны быть внесены во все имеющиеся экземпляры. Один экземпляр трудового договора хранится у работодателя, другой - у работника. А значит, работодатель, выявив отсутствие в тексте трудового договора обязательных сведений о работнике, должен получить экземпляр трудового договора работника для внесения необходимых дополнений в оба экземпляра.

ВАЖНО!

Недостающие сведения должны быть внесены во все экземпляры трудового договора

Шаг 1 Составляем проект уведомления о необходимости внесения в текст трудового договора (в каждый экземпляр) недостающих обязательных сведений о работнике

Закон не определяет способ получения экземпляра трудового договора, принадлежащего работнику, для внесения в него необходимых дополнений. Целесообразно затребовать у работника его экземпляр договора в письменной форме, например, составив уведомление. Уведомление о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике составляется в свободной текстовой форме на бланке, применяемом работодателем для обращения к работникам с определенной информацией (пример 1).

Шаг 2 Подписываем уведомление

Уведомление о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике должно быть подписано руководителем организации или иным должностным лицом, уполномоченным решать вопросы о дополнении и изменении заключенных трудовых договоров.

Реквизит «Подпись» включает наименование должности лица, подписавшего уведомление, его личную подпись и расшифровку подписи.

Шаг 3 Регистрируем уведомление

Подписанное уполномоченным представителем работодателя уведомление о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике регистрируется в специальной учетной форме, например в Журнале регистрации уведомлений работников (пример 2). При регистрации на уведомлении оформляются реквизиты «Дата регистрации» и «Регистрационный номер».

Шаг 4 Знакомим работника с уведомлением под роспись и (или) вручаем экземпляр уведомления работнику

С уведомлением о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике работник должен быть ознакомлен под роспись. 

Реквизит «Виза ознакомления» включает в себя:

  • фразу «С уведомлением ознакомлен»;
  • наименование должности работника;
  • личную подпись работника;
  • дату ознакомления с уведомлением;
  • расшифровку подписи.

Подобное уведомление может быть составлено в двух экземплярах. В этом случае один экземпляр вручается работнику, а экземпляр уведомления с оформленной визой ознакомления остается у работодателя.

Шаг 5 Направляем экземпляр уведомления в дело

Уведомление о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике оформляется работодателем на хранение в отдельное дело или в личное дело работника (если оно ведется).

О направлении уведомления в дело на документе делается соответствующая отметка.

Шаг 6 Получаем экземпляр трудового договора работника

После того как работник уведомлен о необходимости дополнить трудовой договор (оба экземпляра) обязательными сведениями о работнике, которые по каким-то причинам не были внесены в текст договора при его заключении, он предоставляет свой экземпляр трудового договора работодателю.

Этап 2 Внесение недостающих обязательных сведений о работнике в текст трудового договора

Шаг 1 Вносим недостающие обязательные сведения о работнике в оба экземпляра трудового договора

Так как ч. 3 ст. 57 ТК РФ предусматривает возможность внесения обязательных сведений непосредственно в текст трудового договора, именно так и следует поступить в случаях, когда возникла такая необходимость.

Шаг 2 Оформляем запись о внесении обязательных недостающих сведений в оба экземпляра трудового договора на экземпляре, хранящемся у работодателя

Кроме дополнения текста трудового договора недостающими обязательными сведениями о работнике, необходимо сделать пометку о дате дополнения трудового договора такими сведениями, наименовании должности лица, дополнившего трудовой договор, а также его личной подписью (пример 3). Сделать такую отметку, конечно же, следует на обоих экземплярах трудового договора. 

Шаг 3 Оформляем отметку о дополнении трудового договора недостающими обязательными сведениями в Журнале учета трудовых договоров и изменений к ним

Как правило, работодатель ведет учет заключаемых трудовых договоров, а также всех вносимых в них изменений и дополнений. Такой учет может вестись в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации трудовых договоров и изменений к ним (пример 4).

НАШ СОВЕТ

Ведите учет всех изменений, вносимых в заключенные трудовые договоры, в специальной регистрационной форме

Чаще всего на практике в этом Журнале регистрируются, кроме самих трудовых договоров, дополнительные соглашения к ним, например об изменении определенных сторонами условий трудового договора или о переводе работника на другую работу. Однако нелишним будет фиксировать в такой учетной форме любые изменения, вносимые в текст трудового договора, в том числе дополнение его обязательными недостающими сведениями о работнике.

Этап 3 Передача экземпляра трудового договора работнику

Шаг 1 Передаем экземпляр трудового договора работнику

После внесения обязательных сведений о работнике в оба экземпляра трудового договора дополненный экземпляр, принадлежащий работнику, необходимо ему вернуть.

Шаг 2 Получаем отметку о получении работником экземпляра трудового договора на экземпляре, хранящемся у работодателя

По аналогии с правилами, действующими при заключении трудового договора, получение работником экземпляра трудового договора с внесенными в него обязательными сведениями о работнике подтверждается его подписью на экземпляре договора, хранящемся у работодателя. Для этого необходимо, чтобы работник после получения дополненного обязательными сведениями экземпляра сделал отметку о том, что ему вручен экземпляр договора, расписался и проставил дату получения им экземпляра договора на трудовом договоре, остающемся у работодателя.

Шаг 3 Направляем экземпляр трудового договора в дело

Экземпляр трудового договора, дополненного обязательными сведениями о работнике, который остается у работодателя, возвращается в дело, в которое он оформлен для хранения при его заключении. Это может быть отдельное дело, куда подшиваются все заключенные с работниками договоры за определенный период времени, или личное дело работника, если оно ведется.

ПРИМЕР 1

Уведомление о необходимости внесения в текст трудового договора недостающих обязательных сведений о работнике

Как дополнить трудовой договор недостающими обязательными сведениями о работнике?

ПРИМЕР 2

Журнал регистрации предложений и уведомлений работников (фрагмент)

Как дополнить трудовой договор недостающими обязательными сведениями о работнике?

ПРИМЕР 3

Дополнение текста трудового договора недостающими обязательными сведениями о работнике (фрагмент)

Как дополнить трудовой договор недостающими обязательными сведениями о работнике?

ПРИМЕР 4

Журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним (фрагмент)

Как дополнить трудовой договор недостающими обязательными сведениями о работнике?

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль