Я знаю, как правильно... Оформить отмену командировки сотрудника, если он уже получил командировочные

36651
Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Иногда работодатель вынужден отменить либо перенести заранее запланированную командировку работника на другой срок. Причины могут быть разными: необходимость в командировке отпала (например, вопрос решили по телефону), командируемый сотрудник заболел и т. п. Проблемы в таких ситуациях возникают, когда командировочные уже получены и часть денег потрачена на определенные предварительные расходы (приобретены проездные билеты, оформлены визы и др.). Этим дело не ограничивается: и дальше придется платить (например, сборы перевозчикам за возврат билетов, неустойку агентству по продаже билетов за невыполнение условий договора) и понести убытки (в частности, в виде стоимости оформления и выдачи неиспользованных виз). Более того, такие расходы всегда привлекают внимание проверяющих органов. В случае если командировка не состоялась, для снижения налоговых рисков работодателя и командированного работника необходимо правильно оформить соответствующие документы. Каким образом это сделать, нам расскажет тот, кто на 100% знает, как правильно оформить отмену командировки сотрудника, если он уже получил командировочные.

Итак, работник собрался в служебную командировку, оформлены все необходимые документы (приказ, командировочное удостоверение, служебное задание), выдан аванс, приобретены проездные документы... а в итоге командировка отменена, и работник никуда не поехал. Что делать?

Конечно, подотчетные деньги будут возвращены. А как быть с уже понесенными расходами?

Наша справка

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ; далее - ТК РФ).

Как документально зафиксировать причины отмены командировки? Докладной запиской? И что делать с приказом о направлении работника в командировку и командировочным удостоверением? Нужно ли аннулировать или можно просто уничтожить эти документы?

Из понятия служебной командировки, а также из абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749) следует необходимость издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее - Постановление № 1). Иными словами, факт направления работника в служебную командировку подтверждается приказом, издаваемым в обязательном порядке.

ВАЖНО!

Факт направления работника в служебную командировку подтверждается приказом, издаваемым в обязательном порядке

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Поэтому отмена командировки должна оформляться так же, как и направление в командировку, - приказом. Очевидно, что только новый приказ может отменить ранее сделанное распоряжение работодателя. Ни докладная записка, ни какой-либо иной документ не могут изменить или отменить приказ руководителя организации.

Процедура отмены командировки

Чаще всего процедура оформления отмены командировки начинается с письменного подтверждения причин такой отмены. Хотя нормативными актами и не предусмотрено, что в таких ситуациях обязательно оформляются какие-то документы, на практике обычно все происходит именно так.

Этап 1
Документальное оформление причин отмены командировки

На этом этапе командированный сотрудник или его непосредственный руководитель (в зависимости от причин отмены командировки) могут оформить докладную записку на имя руководителя организации с указанием причины отмены командировки.

Докладная записка руководителя структурного подразделения

Я знаю, как правильно... Оформить отмену командировки сотрудника, если он уже получил командировочные

Увеличить изображение

К ней могут быть приложены документы, подтверждающие необходимость отмены командировки: копия листка временной нетрудоспособности, письмо делового партнера о переносе или отмене переговоров и др.

Этап 2
Издание приказа об отмене командировки

Унифицированной формы приказа об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения нет, поэтому он составляется в произвольной форме, самостоятельно разработанной работодателем. Образец или шаблон такого приказа может быть утвержден в качестве приложения к локальному нормативному акту, например к Положению о служебных командировках или к Инструкции по кадровому делопроизводству. Требования к оформлению такого приказа стандартные - используется бланк приказа организации с установленным комплектом реквизитов, соблюдается установленный работодателем порядок составления, подписания и регистрации приказов.

Приказ об отмене служебной командировки

Я знаю, как правильно... Оформить отмену командировки сотрудника, если он уже получил командировочные

Увеличить изображение

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Отменить служебную командировку, оформленную приказом руководителя, можно, издав приказ об ее отмене

В приказе об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения должна быть указана следующая информация:

  • обстоятельства, послужившие мотивом для отмены служебной командировки и аннулирования командировочного удостоверения;
  • конкретный срок, в течение которого работник обязан сдать в бухгалтерию компании полученный аванс или его неизрасходованную часть (при осуществлении предварительных затрат).

Работники должны быть ознакомлены с приказом об отмене командировки под роспись. Срок ознакомления с таким приказом законом не предусмотрен. Полагаем, что ознакомить работников необходимо сразу после его издания.

Этап 3
Аннулирование командировочного удостоверения

На основании изданного приказа необходимо произвести запись об аннулировании командировочного удостоверения в Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма Журнала утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации (фрагмент)

Я знаю, как правильно... Оформить отмену командировки сотрудника, если он уже получил командировочные

Увеличить изображение

НАШ СОВЕТ

Предусмотрите процедуру отмены командировки в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках

Имейте в виду, что вместе с командировочным удостоверением (форма № Т-10) и авансовым отчетом (форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 "Авансовый отчет"»)

Отменить служебную командировку, оформленную приказом руководителя, можно, издав приказ об ее отмене работник должен представить в бухгалтерию служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а, утв. Постановлением № 1). В нашем случае работник должен перед сдачей служебного задания сделать запись «Командировка отменена приказом от 12.11.2012 № 87-к» в графе 12 «Краткий отчет о выполнении задания» служебного задания. После этого отчет подписывается работником и руководителем структурного подразделения.

Этап 4
Возврат выданного аванса и документов по несостоявшейся командировке, пересчет командировочных расходов

Согласно п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П и вступившего в силу с 1 января 2012 г., подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами,например:

  • документ, подтверждающий возврат проездных билетов, в котором указано, какая сумма возвращена, а какая удержана;
  • справка от перевозчика, подтверждающая отмену авиарейса в силу форс-мажорных обстоятельств;
  • справка от авиакомпании о том, что билет не подлежит возврату;
  • документы, подтверждающие оплату стоимости оформления и выдачи въездной визы, и др.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ…

...нельзя включить в расходы для целей налогообложения прибыли стоимость оформления и выдачи однократной, трехразовой и годовой въездной виз в ситуации, когда командировки не состоялись (п. 1 письма Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Стоимость возвращенных проездных билетов (полностью или за минусом платы за их возврат), а также стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией работникам, не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, а также страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, поскольку отмена командировок не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам, которые не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования», ч. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний», п. 2 письма Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134).

Срок возврата полученного аванса по несостоявшейся командировке целесообразно предусмотреть и в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.

ПРИМЕР

Возможен следующий вариант установления срока возврата аванса: «Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех рабочих дней со дня принятия решения (издания приказа) об отмене служебной командировки вернуть в кассу организации полученные средства в тех денежных единицах в которых был выдан аванс».

В этом акте также следует предусмотреть сам порядок отмены командировки и его документальное оформление.

Положение о служебных командировках (фрагмент)

Я знаю, как правильно... Оформить отмену командировки сотрудника, если он уже получил командировочные

Увеличить изображение

Сданный работником авансовый отчет утверждается руководителем организации. Далее необходимо произвести перерасчет произведенных расходов.

На основании приказа и утвержденного авансового отчета у работника получают неизрасходованную часть аванса.

Налоговые последствия

Отмена служебной командировки обычно происходит по независящим от организации обстоятельствам. Если цель такой командировки изначально была связана с деятельностью, направленной на получение дохода, то организация может признать в налоговом учете расходы, осуществленные в связи с отмененной командировкой.

В целях налогообложения могут быть учтены только экономически оправданные и документально подтвержденные расходы, направленные на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ; далее - НК РФ). Значит, работодателю следует обязательно оформить перечисленные выше документы. Только в этом случае он сможет учесть для целей исчисления налога на прибыль:

  • удержанные агентством по продаже билетов штрафы за невыполнение условий возмездного договора оказания услуг по приобретению билетов для сотрудников организации, направляемых в командировку, при отказе от командировки и возврате билетов и включить их в состав внереализационных расходов на дату признания (п. 1 ст. 252, подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина России от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616, от 14.04.2006 № 0303-04/1/338);
  • стоимость первоначально приобретенного билета (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы) и включить его в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина России от 02.05.2007 № 0303-06/1/252, ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 по делу № А28-10790/2005- 233/15).
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль