Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

4934
Две недели назад один из наших работников подал заявление об увольнении по собственному желанию. В день увольнения (в свой последний рабочий день) он не вышел на работу и, соответственно, не подписал приказ об увольнении, не получил свою трудовую книжку. С работником пробовали связаться, но на телефонные звонки он не отвечает, по адресу фактического проживания, указанному в личной карточке в настоящее время не находится - скорее всего уехал в другой регион (там его семья). Что теперь делать с его трудовой книжкой? Отправлять по месту его постоянного жительства? Но ведь для этого нужно получить его согласие...

Скажем сразу: работника обязательно следует уволить в последний день предупреждения об увольнении, даже если он по какой-то причине не появился в этот день на работе.

А процедура увольнения отсутствующего работника по п. 3 ч. 1 с. 77 ТК РФ будет следующей.

Этап 1 Фиксация факта неявки работника на работу

В разбираемой ситуации у работодателя есть заявление работника, в котором указан последний день работы - день увольнения. Более того, данное заявление не отозвано работником, по крайней мере, у работодателя нет таких сведений. Факт неявки работника на работе необходимо зафиксировать соответствующим актом (пример 1), чтобы в дальнейшем отсутствие работника можно было документально подтвердить, а также указать на отсутствие вины работодателя в том, что работнику в последний день работы не была выдана трудовая книжка.

Этап 2 Издание приказа о прекращении трудового договора

Этот приказ издается независимо от явки работника на работу. В случае отсутствия его в день увольнения на приказе делается запись о невозможности довести его до сведения работника (ч. 2 ст. 841 ТК РФ).

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

Этап 3 Внесение в трудовую книжку работника записи об увольнении

Эта запись делается на основании приказа. Все записи, внесенные работодателем, подтверждаются подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью работодателя. Также в трудовой книжке должен был бы расписаться сам работник, конечно, если бы находился на работе в день увольнения.

Этап 4 «Закрытие» личной карточки

В раздел XI «Основания прекращения трудового договора (увольнения)» необходимо внести основания прекращения трудового договора и ссылку на соответствующий приказ. Реквизит «Личная подпись работника» остается незаполненным. При этом в личной карточке можно сделать отметку о невозможности ознакомить работника с записью.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Невостребованная трудовая книжка работника подлежит хранению на протяжении 75 лет

Этап 5 Направление работнику уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте

Данное уведомление советуем направить на все известные адреса работника (ч. 6 ст. 841 ТК РФ) (пример 2).

И главное, помнить, что отправка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Все документы, оформленные при отправлении трудовой книжки, должны быть сохранены. Особое внимание уделите сохранению почтовых квитанций, так как в случае трудового спора именно они помогут доказать, что уведомление было отправлено своевременно.

Однако уволенный работник может так и не дать письменное согласие получить трудовую книжку по почте по указанному адресу, и тогда работодателю ее необходимо хранить «до востребования».

Наша справка

Алгоритм действий по отправлению трудовой книжки по почте работнику (при письменном согласии на то работника):

Шаг 1. Составить уведомление о необходимости работнику явиться за трудовой книжкой либо дать свое согласие на отправление ее по почте.

Шаг 2. Зарегистрировать уведомление в Журнале регистрации. Копию уведомления следует сохранить.

Шаг 3. Заполнить опись вложения, уведомление о вручении (в случае отправления уведомления).

Шаг 4. Отправить уведомление заказным письмом.

Шаг 5. Получить от лица, отправившего заказное письмо (с уведомлением), квитанцию почты.

Шаг 6. Получить от работника письменное согласие с указанием адреса.

Шаг 7. Заполнить опись вложения, уведомление о вручении (при отправлении трудовой книжки).

Шаг 8. Отправить трудовую книжку заказным письмом.

Шаг 9. Получить от лица, отправившего заказное письмо (с трудовой книжкой), квитанцию почты.

Шаг 10. Сохранить уведомление (экземпляр организации или копию), описи вложения, уведомления о вручении, квитанции об отправлении заказных писем, конверт, в котором получено письменное согласие работника на отправление его трудовой книжки по почте.

Резюме

В случае неполучения работником трудовой книжки в последний рабочий день следует направить на все известные адреса уведомления о необходимости явиться за невостребованной трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. В случае получения такого согласия отправить трудовую книжку по почте с соблюдением соответствующих правил. Невостребованную трудовую книжку хранят 75 лет.

ПРИМЕР 1

Акт об отсутствии работника на рабочем месте

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

ПРИМЕР 2

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте

Что делать с невостребованной трудовой книжкой?

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль