Фотография рабочего времени: сделай сам

9367
Если перед HR-менеджером стоит задача нормирования труда работников и расчета необходимой численности персонала, то, как правило, ему не обойтись без исследования структуры затрат рабочего времени сотрудников. Необходимо понять, чем именно заняты люди на работе и сколько времени они тратят на выполнение той или иной функции.

Классическими методами исследования затрат рабочего времени сотрудников являются метод фотографии рабочего времени, хронометраж, моментные наблюдения. Реализация этих методов в необходимом объеме требует от наблюдателя существенных временных затрат, а порой и участия целой команды специалистов. Если компания не может позволить себе таких трудозатрат, стоит прибегнуть к методу самофотографии рабочего времени. Это один из аналитически-исследовательских методов исследования затрат рабочего времени. Он заключается в том, что работники фиксируют время, затрачиваемое ими на своих рабочих местах, в специальных бланках, аналогичных бланкам для фотографии рабочего времени. Данный метод особенно эффективен при изучении структуры затрат рабочего времени офисных работников, когда затруднительно наблюдать за осуществлением таких видов работ, как переговоры, совещания, выездные мероприятия и т. п.

Принимая решение о проведении исследования методом самофотографии, необходимо учитывать его возможности и ограничения (табл. 1).

Для повышения точности и качества исследования данный метод часто применяют в сочетании с выборочными очными исследованиями (фотографиями), корректируя полученные данные и дополнительно используя анализ статистических данных об объеме работы, выполненной сотрудниками. Для нейтрализации искажений результатов исследование методом самофотографии может проводиться в несколько этапов по три-пять дней с перерывами на одну-две недели. Такой режим позволяет проводить наблюдение в течение более длительного периода, охватить более широкий спектр выполняемых работниками задач и снизить сопротивление со стороны работников.

Алгоритм организации исследования

Алгоритм организации исследования состоит из следующих шагов: постановка целей, определение длительности исследования и выборки работников, подготовка бланков для самофотографии, инструктаж работников, обработка результатов. Рассмотрим их подробнее.

1.Постановка целей. Это необходимый этап любого исследования. Важно определить, что именно инициаторы исследования ожидают получить в результате его проведения: составить полный перечень реально выполняемых работниками функций, найти возможности для оптимизации труда, выявить причины потери рабочего времени не по вине работников, разработать нормы времени, затрачиваемого на выполнение основных видов работ, выявить отличия в организации работы наиболее и наименее успешных сотрудников и т. д. От поставленных целей зависят длительность проведения исследования и выборка работников.

2.Определение длительности исследования и выборки работников. В идеале длительность исследования должна охватывать весь цикл работ. Однако на практике это часто бывает трудновыполнимо и вызывает сопротивление со стороны сотрудников, так как им ежедневно приходится уделять время и внимание заполнению бланков для самофотографии.

Если целями исследования являются определение структуры затрат рабочего времени и поиск возможностей для ее оптимизации, самофотографию можно проводить на протяжении одной-двух недель (подряд или с перерывом).

Если необходимо разработать нормы времени на выполнение отдельных видов работ, а также выявить все реально выполняемые функции, желательно, чтобы каждый из видов работ повторялся в исследовании не менее 10-15 раз, а само исследование длилось, по крайней мере, три-четыре недели.

В случае проведения исследования в небольшом коллективе (не более десяти человек) целесообразно, чтобы в нем приняли участие все его представители (исключение может быть сделано для сотрудников, находящихся на испытательном сроке, беременных женщин и других работников льготных категорий).

Если в коллективе более десяти человек, то в зависимости от цели исследования могут быть выбраны наиболее опытные работники, работники со средней производительностью труда и т. д.

3. Подготовка бланков для самофотографии. Формат бланка для самофотографии, осуществляемой с целью получения перечня реально выполняемых функций, может быть таким, как в прил. 1.

Фотография рабочего времени: сделай сам

Сотрудники могут заполнять бланки вручную или в электронном виде. Для упрощения фиксации видов работ можно составить их предварительный перечень на основании Положений о подразделениях и должностных инструкций работников, присвоив каждому виду работ порядковый номер и выбрав для него учетную единицу, в которой будет учитываться объем выполненной работы. Например, для такого вида работ, как вводный инструктаж для сотрудников, учетной единицей может быть факт проведения инструктажа или расписка сотрудника в журнале о прохождении такового; для такого вида работ, как подготовка справочной информации по запросам подразделений, - справка или количество листов справок (если это представляется целесообразным).

Таким образом, сотрудники, выполняя перечисленные работы, указывают в первой графе ее порядковый номер, а в четвертой - количество работ в выбранных учетных единицах.

Время начала следующей работы одновременно является временем окончания предыдущей, поэтому специальной графы для указания времени окончания работы не требуется.

4. Инструктажработников.Данным этапом нельзя пренебрегать. От того, насколько точно работники будут заполнять бланки, зависит результат исследования в целом. В первую очередь в проведении исследования должен быть заинтересован руководитель подразделения,вкоторомпроводятся работы. Организатор исследования может апеллировать к тому, что исследование позволит выявить нагрузку работников, обосновать необходимость изменения численности подразделения, определить причины потери рабочего времени не по вине работников. Задача руководителя подразделения - проследить за тем, чтобы работники заполняли бланки в режиме online, а не в конце рабочего дня, когда им придется восстанавливать свой рабочий день по памяти, что будет сопровождаться существенными искажениями состава работ и времени их выполнения.

Перед началом исследования целесообразно провести встречу с работниками и объяснить им цели проведения исследования методом самофотографии; показать бланк, который предстоит заполнять в период исследования; дать соответствующие разъяснения по этому поводу. При этом следует отметить, что особенно важно фиксировать те виды работ, которые не приведены в должностных инструкциях, а также разнообразные помехи, возникающие в процессе работы (например, поломку техники, звонки по несущественным вопросам и пр.)

Инструкцию по заполнению бланков, приведенную в прил. 2, можно разослать работникам в электронном виде.

5. Обработка результатов. По завершении исследования данные, полученные за все дни по каждому работнику, суммируются. Результаты могут быть представлены как по каждому сотруднику в отдельности (если целью исследования является сравнение наиболее и наименее успешных работников), так и по подразделениям или группам работников. Можно сгруппировать и объединить виды работ (например, переговоры, совещания, телефонные переговоры и т. п.), выделить подготовительно-заключительное время, время перерывов и т. п.

Итоговые данные представляются в виде таблицы (табл. 2) и/или диаграммы (рисунок), отражающей структуру затрат рабочего времени в установленном исследователем разрезе: по отделам, категориям должностей, конкретным работникам, группам и т. д.

Фотография рабочего времени: сделай самФотография рабочего времени: сделай сам

Как видно из диаграммы, выполнение основных функций, предусмотренных должностной инструкцией (работа 1, работа 2, работа 4) занимает 42% (менее половины) рабочего времени сотрудника.

Способы оптимизации рабочего времени сотрудников отдела: исправление ошибок в базе данных, сокращение времени совещаний и, по возможности, проведение единовременного обучения для работников других подразделений работе с регламентом.

Работа 3 в период проведения исследования не выполнялась, в связи с чем необходимо провести дополнительный анализ и либо продолжить исследование, либо, если работа 3 выполняется редко или не выполняется вообще, рассмотреть вопрос об ее исключении из функциональных обязанностей сотрудников / передаче в другое подразделение.

Для расчета укрупненных норм времени на выполнение работ нужно общее время выполнения каждой работы всеми сотрудниками разделить на общее количество учетных единиц работы.

Пример

По такому виду работ, как рассмотрение жалоб клиентов и подготовка ответов на них, первым сотрудником за период исследования было затрачено 10 часов и рассмотрено 15 жалоб, вторым - 14 часов и 10 жалоб, третьим - 12 часов и 12 жалоб. Всего всеми работниками на данную работу было затрачено 36 часов (10 + 14 + 12) и рассмотрено 37 жалоб (15 + 10 + 12). Таким образом, среднее время на рассмотрение одной жалобы и подготовку ответа составляет 36 : 37 к 0,97 часа, или 58 минут.

Если провести подобный анализ по каждому работнику в отдельности, можно выявить наиболее и наименее производительных сотрудников (тех, у кого выполнение данной работы занимает наименьшее и наибольшее количество времени).

Приложение 1.

Бланк для самофотографии, осуществляемой с целью составления перечня реально выполняемых функций

Фотография рабочего времени: сделай сам

Приложение 2.

Инструкция по проведению самофотографии рабочего времени в отделе _________________.

Фотография рабочего времени: сделай сам



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Продолжите чтение после бесплатной регистрации

Здравствуйте! Чтобы продолжить чтение статей на сайте «Pro-personal», пожалуйста, зарегистрируйтесь. Это займет менее 1 минуты, а Вы получите доступ к более чем 500 полезным статьям по управлению персоналом, важным документам и ценным советам от экспертов HR отрасли.

Читайте после регистрации:

  • Примеры составления KPI
  • Выявляем мотивы для повышения эффективности работы подразделения
  • Оценка результатов труда персонала
  • Анкета для проведения структурированного интервью
  • и другие полезные статьи

В подарок вы получите шаблоны самых востребованных и учитывающих профстандарты должностных инструкций!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль