Бюджетное послание: планирование затрат на год

2870
Процесс бюджетного планирования на год занимает довольно много времени, поэтому должен начинаться с наступлением четвертого квартала, когда с высокой вероятностью прогнозируются итоги уходящего года и видны направления развития на следующий год. Составление «Бюджетного послания» значительно облегчает планирование деятельности HR-подразделения по достижению целей компании.

Бюджетное послание: что это такое?

Бюджетное послание - организационный документ, необходимый в процессе бюджетирования крупной компании и представляющее собой некий коммуникационный мост между распространяющимися на следующий год ожиданиями собственников и конкретными планами действий по достижению поставленных целей всех подчиненных каждой функции каждого уровня управления. Совокупность таких планов, выраженных в финансовых показателях целевых доходов и стоимости необходимых ресурсов, составляют бюджет компании. Его важной частью является бюджет расходов на персонал, который может составлять от 8-20% всех расходов в производственной компании до 80% расходов в компании сферы услуг. Правила формирования бюджета расходов на персонал устанавливаются Бюджетным посланием в области управления персоналом (составной частью общего документа). Бюджетное послание готовит директор по управлению персоналом, оно служит его рабочим инструментом в течение года, так как содержание этого документа, по сути, представляет собой кадровую политику компании.

Формирование Бюджетного послания

На первом этапе топ-менеджеры совместно с собственниками бизнеса формулируют видение развития компании на долгосрочный период (от трех до пяти лет). Затем на основе выбранной стратегии устанавливаются цели (по объемам, выручке, доходности, доле рынка и т. д.), определяется общая концепция развития компании на планируемый год (захват или удержание рынка, наращивание усилий, сокращение расходов и т. д.).

Цели компании, общая концепция развития на следующий год и анализ итогов текущего года служат основанием для формирования Бюджетного послания в области управления персоналом. Ознакомившись с выбранной стратегией и целями компании, директор по управлению персоналом приступает к выработке целей и правил действия своих функциональных подчиненных регионального и территориального уровня, определяет приоритеты планируемого периода в развитии функции управления персоналом и ограничения в ресурсах.

Прежде всего к работе по подготовке Бюджетного послания привлекаются руководители всех направлений HR-функции (подбора, обучения, организационного развития, кадрового делопроизводства и т. д.), а также функционально подчиненные региональные руководители HR-функции (консультации и подготовка исходных данных). Важная информация для планирования - предоставляемые подчиненными прогнозные итоги текущего года. Также HR-директор получает отчеты о статусе текущих проектов, чтобы отразить в Бюджетном послании их актуальное состояние.

Пример

На одном из предприятий компании успешно запущен пилотный проект наставничества на производственных линиях. Необходимо спланировать на следующий год расходы на доплату наставникам на всех производственных площадках.

Процесс планирования полезно использовать для подготовки кадрового резерва, поручив наиболее перспективным подчиненным разработку конкретных концепций в виде проектов.

Пример

Если лидером текущего проекта (например, по системе мотивации водителей компании) является один из региональных подчиненных, целесообразно поручить ему подготовить часть Бюджетного послания, касающуюся управления затратами на персонал блока транспортной

Директор по управлению персоналом - активный участник процесса планирования бюджета на всех этапах. Любое изменение стратегии и тактики ведет к изменению расходов на персонал: экспансия на рынке сопровождается увеличением численности сотрудников, агрессивная политика - привлечением более дорогого персонала, сокращение затрат - высвобождением сотрудников, реконструкция производства - дополнительным обучением и т. д. В связи с этим важно, чтобы работа по формированию Бюджетного послания в части управления персоналом проводилась в тесном взаимодействии с руководителями других функций. Необходимо обмениваться функциональными планами и выдвигать ограничения во избежание взаимоисключающих требований и планирования стоимости одного и того же ресурса в разных статьях учета.

Пример

Директор по логистике должен предоставить планы по открытию дополнительных складских объектов, для того чтобы HR-директор мог рассчитать численность дополнительного персонала и стоимость его привлечения, а также подготовить план подбора нужных сотрудников. При планировании функциональных учебных сборов следует однозначно определить, что расходы на привлечение внешнего тренера, аренду зала и организационного оборудования входят в бюджет на персонал, а оплата проезда, проживания и питания - в бюджет административных расходов и т. д.

Также важна синхронизация обмена информацией.

Пример

Без данных по объему производства директор по управлению персоналом не может рассчитать рабочие графики, численность и, соответственно, расходы на производственный персонал, а руководитель производства, в свою очередь, без данных о стоимости персонала не может рассчитать себестоимость продукции и пр.

Директор по управлению персоналом контактирует с руководителями других функций через специально назначенное ответственное лицо или бюджетный комитет, в задачу которых входит организация и координация процесса бюджетного планирования - определение очередности и сроков обмена информацией и ее представления, ответственных исполнителей, формата данных и т. п.

Рекомендации по содержанию Бюджетного послания

Бюджетное послание, как правило, содержит введение, отражающее текущее состояние компании, и основные положения в области:

  • организации управления в компании (ожидания определенного эффекта от действий руководства разного уровня);
  • оплаты труда и организационного развития;
  • управления численностью;
  • управления ФОТ;
  • подбора и замещения вакансий;
  • кадрового мониторинга;
  • обучения и развития;
  • мотивации и социальных гарантий;
  • инноваций в управлении персоналом;
  • предоставления отпусков;
  • охраны труда;
  • развития специалистов по управлению персоналом.

Рассмотрим особенности формирования отдельных пунктов Бюджетного послания.

Введение

Бюджетное послание в части управления персоналом желательно начинать с краткого напоминания стоящих перед компанией целей и задач. Далее следует отразить только общедоступные данные по тактике действий и ключевые показатели эффективности компании, применяемые в системе мотивации персонала.

Целесообразно напомнить миссию и ценности компании, это придаст документу патриотическую важность и целостность, поможет увязать восприятие требований, предъявляемых к функции управления персоналом, с целями и задачами всей компании.

Вводная часть должна содержать анализ и характеристику текущей обстановки в части влияния на персонал: тенденции роста или спада рынка труда, стоимости сотрудников по стране и отрасли, общие тенденции в развитии персонала, прогноз конкуренции на рынке труда и т. д. Это послужит обоснованием для всех последующих требований и ограничений.

Управление численностью персонала

Все расходы на персонал связаны с численностью сотрудников компании, которую необходимо регулировать через показатель производительности человеческого ресурса - количество труда на одного человека. Для компании в целом таким показателем может быть валовая или чистая выручка на человека.

Более качественное управление численностью предполагает конкретную меру труда для сотрудников каждой функции: для сотрудников функции продаж -объем продаж или выручку, для сотрудников производства - объем переработанного сырья или готовой продукции, для сотрудников логистики - объем грузооборота и т. д.

Чем более индивидуальным является выбранный показатель производительности труда для определенной группы сотрудников, тем эффективнее управление. Показатели производительности можно далее задействовать в системе мотивации сотрудников.

Основное правило управления численностью персонала - экономическая целесообразность. Появление каждой дополнительной единицы должно быть обусловлено дополнительным объемом переработки и ростом выручки.

При планировании введения новой единицы необходимо провести расчет стоимости сотрудника. При этом учитываются не только его оклад и премия, но и расходы, связанные с организацией рабочего места и охраны труда: затраты на аренду помещения, приобретение оргтехники и спецодежды, резерв на отпуска, затраты на связь, транспорт, обучение, медосмотры и т. д. Все это позволяет принять взвешенное решение по увеличению численности персонала для достижения желаемого экономического эффекта.

Вполне допустимо, если в компании сначала появятся новые сотрудники, а уже затем будет получен результат их деятельности. Следует относиться к этому как к инвестициям в персонал с понятным периодом окупаемости. При планировании роста численности необходимо планировать срок, в течение которого производительность достигнет заданного уровня.

Пример

Введение дополнительного подразделения продажпотребует увеличения количества сотрудников, а соответственно, и расходов на персонал, прежде чем начнется рост продаж.

Не всегда корректно сравнивать между собой разные подразделения бизнеса по показателям их производительности, ведь условия труда могут существенно различаться. Так, подразделение продаж в регионе с развитой современной розницей будет опережать по производительности своих коллег в регионе с традиционной розницей. В то же время одному конкретному подразделению целесообразно сравнивать свой прошлый результат с текущим и планировать на будущее повышение производительности.

Цели по численности для бюджетного процесса следует устанавливать с учетом итоговых значений текущего года и планов развития компании в бюджетном году. Для предотвращения разных толкований в расчетах показателей рекомендуется задать их в табличном виде непосредственно в Бюджетном послании.

Управление фондом оплаты труда

Основу бюджета расходов на персонал в компании составляет фонд оплаты труда (ФОТ), который зависит от многих показателей, но в первую очередь - от численности и уровня заработной платы сотрудников, календаря их рабочего времени и загрузки, а также системы всевозможных доплат, надбавок и компенсаций. Важный показатель качества работы с расходами на персонал - доля ФОТ по отношению к остальным расходам компании. Еще более объективным показателем, связывающим стоимость персонала с успешностью бизнеса, является доля ФОТ по отношению к выручке компании.

Планирование бюджета ФОТ всегда ассоциируется с планированием индексации заработной платы. Сотрудники обычно ожидают повышения окладов, это в значительной степени повышает их лояльность по отношению к компании. Однако изменение уровня оплаты всем сотрудникам на один расчетный коэффициент (чаще всего применяют процент инфляции бюджетного года) - не самый эффективный способ. Необходимо изучать состояние рынка труда в стране, на конкретной территории, в отрасли на основании обзоров профильных агентств, обмена информацией с коллегами, оценки состояния подбора в своей компании. Повышение оплаты труда должно быть дифференцированным в каждом регионе, по каждой должности и соответствовать рыночному уровню.

В интересах бюджетного планирования компанию позиционируют на рынке труда относительно официального рыночного уровня, в отрасли и на конкретной территории (уровень заработных плат компании выше рыночного, соответствует рыночному либо ниже рыночного уровня). Этот критерий также может служить публичным показателем привлекательности компании в качестве работодателя.

Если в ходе планирования повышения заработной платы достигнут рыночный уровень, но доля ФОТ в выручке превышает плановый показатель, можно перенести дату введения новых окладов на более отдаленный срок. На этапе планирования рекомендуется подготовить несколько моделей (например, размер ФОТ при повышении заработной платы с февраля, апреля, июля) и далее применить тот или иной вариант в зависимости от результатов бизнеса.

В работе над бюджетом ФОТ серьезную поддержку оказывает такой удобный инструмент планирования, как Бюджетный калькулятор ФОТ, заблаговременно подготовленный в формате таблицы Ехсе1 на период (месяц, квартал, год). Первоначально потребуется значительное время на заполнение всех его ячеек, но в дальнейшем можно будет автоматически получать аналитические данные по основной зарплате и надбавкам. В результате существенно сокращается время подведения итогов и моделирования планов в зависимости от изменения численности, заработной платы, премий и системы доплат, надбавок и компенсаций по каждой должности, а также в зависимости от сроков начала изменений. Подробнее об информации, которая содержится в строках и столбцах калькулятора, можно узнать из приложения.

Управление прочими расходами на персонал

Помимо ФОТ в компании обычно существуют и другие расходы на персонал, которые в финансовых документах значатся как «прочие».

1.Расходы на подбор персонала -это суммы, отведенные на оплату услуг кадровых агентств, доступ к электронным поисковым системам, объявления в СМИ, проведение ярмарок вакансий. Лимиты и правила распределения средств целесообразно закрепить в «Положении по замещению вакансий».

2.Расходы на обучение и развитие - это суммы, выделенные:

  • на обязательное обучение санитарному минимуму и по программам Ростехнадзора (электробезопасность, пожарная безопасность и т. д.) и Роспотребнадзора;
  • обязательное обучение для подтверждения профессионализма (аудиторов, бухгалтеров, юристов и т. д.) с учетом законодательно установленной периодичности и статистики текучести персонала;
  • развивающее обучение сотрудников определенных категорий с привлечением внешних провайдеров или силами внутренних тренеров;
  • обучение на рабочем месте, доплата за наставничество (если таковая не предусмотрена при планировании ФОТ);
  • адаптацию сотрудников и все виды оценки персонала.

Лимиты и правила распределения средств целесообразно закрепить в Положении по обучению и развитию сотрудников.

3.Расходы, связанные с обеспечением социальных гарантий, проведением культурно-массовых и оздоровительных мероприятий (добровольное медицинское страхование, дополнительные пенсионные программы, материальная помощь, спортивные мероприятия и т. п.). Лимиты и правила распределения средств целесообразно закрепить в соответствующих положениях.

Расходы на организацию трудового процесса и охрану труда (проведение медицинских осмотров, приобретение спецодежды и индивидуальных моющих средств и т. д.). Лимиты, периодичность и правила распределения средств заданы требованиями российского законодательства и могут быть конкретизированы в локальных регламентах.

Если в компании нет профсоюзной организации, рекомендуется сформировать представительный орган трудового коллектива для заключения коллективного договора, в котором должны быть отражены все лимиты и правила распределения расходов на обеспечение социальных гарантий, проведение культурно-массовых и оздоровительных мероприятий и охрану труда, даже если эти расходы уже определены соответствующими положениями. Таковы требования Трудового кодекса РФ, выполнение которых позволитсоздатьдоверительные отношения между руководством и трудовым коллективом.

Совместно с финансовой функцией целесообразно определить правила разнесения прочих расходов по центрам затрат для закрепления зон ответственности.

Пример

Оплату расходов на содержание эксклюзивной торговой команды на базе дистрибьютора можно отражать как прямые коммерческие затраты и проводить по статье «Дополнительная скидка дистрибьютору» или как косвенные коммерческие затраты по статье «Аутсорсинг персонала». Это позволит более качественно анализировать производительность персонала, так как даст четкое понимание реальной численности сотрудников.

Однозначное определение статей затрат предупреждает возможные злоупотребления в формировании «закамуфлированных» фондов, бесконтрольный перенос части расходов на другие нужды, например, необоснованное премирование «любимчиков» из средств, предназначенных для оказания материальной помощи.

Бюджетное послание в части управления персоналом, подготовленное HR-директором во взаимодействии с руководителями других функций, а также силами руководителей и экспертов в области управления персоналом, позволит быстро и качественно сформировать бюджет расходов на персонал в рамках выбранной стратегии действий компании для достижения общих целей.

Приложение .

Информация, которая отражается в Калькуляторе ФОТ

Форма калькулятора (таблица Excel) по строкам содержит перечень всех должностей компании согласно действующему штатному расписанию и новые планируемые должности на бюджетный год. В столбцах калькулятора отражается следующая информация:

1. Общие данные:

  • наименование юридического лица (предприятия);
  • место локации работника (в связи с наличием нескольких территориально обособленных подразделений, находящихся в одном юридическом лице).

2. Данные из штатного расписания:

  • наименование структурного подразделения;
  • наименование должности, профессии;
  • разряд (для рабочих профессий);
  • фамилия, имя, отчество или наименование вакансии, если данная позиция вакантна или единица вводится с определенного месяца либо временно (на основании данных бюджета на период);
  • категория должности (рабочий основного или вспомогательного производства, грейд руководителя и специалиста того или иного уровня);
  • центр затрат согласно утвержденному классификатору центров затрат компании в соответствии с финансовой политикой компании;
  • направление затрат для разделения их на постоянные и переменные (собирается из суммы нескольких центров затрат в одно из направлений в соответствии с финансовой политикой компании, например постоянные и переменные производства и логистики, административные и транспортные расходы, затраты на закупку сырья, продажи, маркетинг);
  • размер оклада /часовой тарифной ставки (ЧТС);
  • оплата по окладу или ЧТС при нестандартном графике работы.

3. Вспомогательные данные, необходимые для автоматизации расчетов:

  • основной работник, внутренний совместитель, внешний совместитель;
  • тип трудового договора (для ведения учета движения персонала);
  • дата открытия позиции (для вновь вводимых позиций или для сотрудников, работающих по срочному договору), дата закрытия позиции (для сотрудников, работающих по срочному договору);
  • процентный показатель повышения оплаты труда с указанием месяца, с которого планируется пересмотр (если руководство компании принимает решение о переносе повышения, меняется формула или вводится еще один столбец, где указывается другой месяц планируемого повышения оплаты
  • труда);
  • рабочие часы (данные вносятся в соответствии с производственным календарем на планируемый период, но необходима корректировка часов для работников со сменным графиком работы).

4. Данные, предусмотренные Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами компании:

  • текущая премия в соответствии с Положением о премировании (процентная доля от оклада / ЧТС);
  • периодичность премирования (месяц, квартал, год)
  • в соответствии с Положением о премировании;
  • доплата за вредные условия труда с указанием установленной процентной доли дополнительной оплаты работникам, занятым на тяжелых работах, на работах с вредными / опасными и иными особыми условиями труда в соответствии со ст. 147 ТК РФ (устанавливается на основании Карты аттестации рабочих мест по условиям труда или Положения об оплате
  • труда);
  • районный коэффициент к заработной плате (ст. 316 ТК РФ) в процентах (устанавливается Правительством РФ);
  • северная надбавка в процентах (ст. 317 ТК РФ);
  • доплата за руководство бригадой, профессиональное мастерство, наставничество и пр. (устанавливается локальным нормативным актом компании как в процентах, так и в виде фиксированной суммы в соответствии с Положением об оплате труда);
  • доплата за увеличение объема работы,расширение зоны обслуживания, совмещение
  • в процентах от оклада или в виде фиксированной суммы в соответствии с Положением о внутреннем трудовом распорядке или Положением об оплате труда;
  • доплата за работу в праздничные дни с указанием количества планируемых рабочих часов в выходные и праздничные дни;
  • доплата за работу в ночное время с указанием количества часов, отработанных в ночное время (заполняется в соответствии с утвержденным режимом и графиком работ);
  • единовременные выплаты (для планирования разовых премий по итогам завершения проектов, выплат компенсационного характера при увольнении по сокращению и т. п.) в соответствии с Положением о премировании;
  • компенсация стоимости найма жилья, предусмотренная трудовым договором, с указанием суммы компенсации стоимости найма жилья в каждом месяце планируемого года (заполняется в соответствии с трудовым договором работника) в лимитах, установленных Положением о локации сотрудников;
  • компенсация затрат на питание и транспорт в лимитах, установленных Положением о внутреннем трудовом распорядке.

5. Данные, рассчитываемые автоматически на основании ранее введенной информации (количество столбцов информации должно равняться количеству месяцев, на которые составляется бюджет, все данные указываются в рублях):

  • оклад (оплата по сдельным расценкам) / ЧТС с учетом
  • запланированного повышения (расчет оплаты по ЧТС осуществляется на сновании заполненного раздела «Рабочие часы»);
  • текущие премии;
  • компенсационные доплаты и надбавки (районный коэффициент, северная надбавка, надбавка за вредные условия труда);
  • стимулирующие доплаты и надбавки (увеличение объема работы, расширение зоны обслуживания, совмещение, руководство бригадой, профессиональное мастерство, наставничество и прочие доплаты);
  • итоговая заработная плата, сумма всех статей, в том числе премии;
  • численность персонала (основные работники и внешние совместители);
  • страховые взносы (в соответствии с Налоговым кодексом РФ);
  • страховые взносы от несчастных случаев и профзаболеваний (в соответствии с Налоговым кодексом РФ),
  • суммарный фонд оплаты труда.


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль