Елена Герасимова: «HR-бюджет должен учитывать разные сценарии развития рынка»

1995
При планировании HR-бюджета нужно учитывать основные тенденции рынка, стратегические цели организации и направленность кадровой политики. О преимуществах гибкого бюджета, важность сохранения лояльности сотрудников при оптимизации статей расходов, необходимости создания резервных фондов и правилах обоснования объема вложений перед руководством рассказывает Елена Герасимова, HR-директор Bauer Media Group.

Какие, на Ваш взгляд, тенденции рынка найдут отражение в HR-бюджетах компаний в 2013 г.?

Если говорить о внешних трендах, то умеренные темпы экономического роста и усиление налоговой нагрузки отразятся на росте рынка оплаты труда: по прогнозам экспертов, он составит 8-10%. Кроме того, компании по-прежнему будут придерживаться дифференцированного подхода в повышении заработной платы.

Елена Герасимова

Получила базовое экономическое и второе юридическое высшее образование.

Имеет двенадцатилетний опыт в области управления человеческими ресурсами в крупных холдингах, работающих на инвестиционно-строительных, производственных и медиа-рынках.

С 2009 г. - HR-директор издательского холдинга Bauer Media Group.

В ближайшее время более ощутимыми станут кадровый дефицит и нехватка молодых и перспективных специалистов. В основном это связано с демографическим спадом 1990-х годов, отъездом молодых специалистов за рубеж, а также несоответствием стандартов высшего образования потребностям бизнеса. Ожидается высокая конкуренция за таланты. Компании будут закладывать в свои бюджеты средства для удержания и привлечения сотрудников (соцпакеты, дополнительные опционы и пр.).

Кроме того, многие компании настроены на оптимизацию бизнес-процессов и будут придерживаться политики управления эффективностью - делать больше с меньшими затратами.

Последнее время растет интерес к развитию HR-бренда, что создает дополнительные статьи расходов. Бизнес понимает преимущества грамотно разработанного и, главное, действенного бренда работодателя - он способствует повышению лояльности сотрудников и привлечению специалистов с нужными навыками, способных создать для своей компании новые ценности. Имея сильный HR-бренд, можно предлагать среднюю по рынку заработную плату и при этом привлекать лучшие кадры.

Какие внешние и внутрикорпоративные факторы оказывают влияние на структуру бюджета на персонал?

К внешним факторам можно отнести такие внешнеэкономические показатели, как прогноз роста инфляции, изменение валютного курса, а также средний рост заработной платы по Москве и регионам. Кроме того, на бюджетах сказываются тренды, диктуемые рынком труда, например недостаток квалифицированного персонала, индустриальные и отраслевые исследования зарплаты.

К внутренним факторам относятся бизнес-цели компании на планируемый период, отраслевая специфика. Так, бюджет на персонал производственных компаний включает расходы на охрану труда, аттестацию сотрудников и рабочих мест, закупку спецодежды, обучение технике безопасности и др.

В медиа-компаниях, успех которых зависит от наличия редких высококвалифицированных специалистов, профессиональных качеств и максимального использования потенциала перспективной молодежи, социальный пакет расширен, и затраты на него существенны. Кроме того, планируемый бюджет может включать расходы на дальнейшее развитие высокопотенциальных сотрудников: дорогостоящее обучение или практику за рубежом, полную или частичную оплату дополнительного профессионального или управленческого образования.

Статьи расходов HR-бюджета в разных компаниях варьируются, но обычно наибольший процент составляют затраты, связанные с ФОТ и налогами, далее идут затраты на лояльность и мотивацию, развитие и обучение, социальный пакет, поддержание и развитие корпоративной культуры и компенсационные выплаты (например, резервный фонд для выплат при увольнении). Так, в нашей компании наименьший процент составляют затраты на подбор персонала.

Плановое увеличение или урезание статей и дополнительные затраты могут быть связаны с запуском новых корпоративных проектов или изменением численности сотрудников.

Расскажите о специфике формирования HR-бюджета в Bauer Media Group.

Наша компания ориентируется на долгосрочное присутствие на рынке и поэтому уделяет большое внимание своему имиджу и удержанию сотрудников. Несмотря на периоды нестабильности в экономике, при формировании бюджета мы стараемся сохранять статьи затрат, влияющие на лояльность ключевых работников, например, обучение специалистов за рубежом, повышение квалификации и т. п. Компенсационная политика зависит от задач компании и пересматривается каждый год в период составления бюджета.

Процесс бюджетирования стартует с начала сентября и занимает в среднем около двух месяцев. В этот период формируется стратегия развития компании на следующий год, в частности, в области управления персоналом.

Безусловно, прежде чем планировать бюджет HR-службы, топ-менеджеры должны разработать бизнес-стратегию, сформулировать разные сценарии развития компании. В зависимости от общекорпоративного плана развития каждое подразделение разрабатывает свои функциональную стратегию и бюджет.

Так, бюджет службы персонала формируется HR-департаментом совместно с аналитическим и финансовым отделами, при этом учитываются данные о текущем и прогнозируемом уровне инфляции, уровне заработной платы в индустрии и др. Сейчас при планировании расходов на персонал компания придерживается алгоритма, впервые использованного в условиях кризиса, и, как показала практика, эффективного и в ситуации стабильности. Бюджетное управление подразумевает составление нескольких возможных сценариев деятельности, что позволяет оперативно реагировать на изменяющиеся условия среды.

В Bauer Media Group статьи расходов на персонал разделяются на базовые, стабилизационные и перспективные. Это позволяет формировать гибкий бюджет. К базовым относятся расходы, без которых компания не сможет нормально функционировать: ФОТ с окладами, премирование, налогообложение и льготы, указанные в договоре или содержащиеся в соцпакете, а также расходы на ДМС, профессиональное обучение и др.

Стабилизационные расходы - это те, которые мы можем себе позволить при условии устойчивой ситуации на рынке и выполнения плана продаж. К ним относятся весенняя и осенняя индексация заработной платы, годовые и дополнительные бонусы, плановое повышение зарплаты и спот-премирование (единовременное вознаграждение за выдающееся достижение, результат). Здесь же закладывается стабилизационный резерв, используемый при решении стратегических задач компании. В случае невыполнения планов компания может, например, отказаться от второй индексации и перенести повышение зарплаты на более поздний срок.

Остальные, так называемые перспективные, расходы необязательны, но желательны. Они, как правило, свои у каждой компании. Это могут быть расходы на корпоративные мероприятия, дорогостоящие опционы для сотрудников и пр. В том случае, если компания не достигла поставленных целей, данные расходы можно исключить из бюджета.

При формировании бюджета мы применяем сценарное моделирование по прибыли с помощью балансового метода. Сначала прогнозируем и фиксируем базовую часть расходов, после чего расписываем резерв на стабилизационные и перспективные статьи.

В начале ноября компания уже имеет сверстанный бюджет по всем статьям.

Какие именно показатели Вы учитываете при планировании HR-бюджета, как прогнозируете изменения?

Для анализа макроэкономики мы используем прогноз социально-экономического развития на следующий год по определенным показателям: планируемая средняя заработная плата для Москвы и регионов, уровень инфляции, уровень ВВП, среднегодовой курс евро. Компания ориентируется на эти показатели при расчете ФОТ и планировании ежегодного уровня индексации заработной платы.

При планировании HR-бюджета мы используем открытые данные исследований, опубликованные на сайтах ведущих консалтинговых компаний (по росту зарплат, опционам), а также участвуем в основных отраслевых и индустриальных конференциях.

Служба персонала также проводит внутренний бенчмаркинг, анализирует затраты прошлых периодов и изменения статей бюджета за последние пять лет.

Основываясь на внутренней стратегии развития компании, мы планируем HR-затраты так, чтобы иметь конкурентные преимущества в борьбе за лучших специалистов на рынке.

Например, при запуске новых продуктов нам потребуются квалифицированные главные редакторы и дизайнеры. Соответственно, мы должны понимать, сколько могут стоить готовые специалисты на рынке труда и сколько нужно вложить в развитие сотрудников в кадровом резерве на эти позиции. В этом случае на подбор персонала будет запланирована работа с кадровыми агентствами, которые привлекаются в основном для поиска уникальных специалистов.

Как Вы в Вашей практике оптимизируете различные статьи расходов HR-бюджета?

Зачастую при урезании бюджета компании идут по пути «замораживания» функций. По моему мнению, HR-директор должен искать другие пути решения проблемы, ведь с оптимизацией бюджета не снимается с повестки задача осуществления и поддержания в компании всех функций управления персоналом, в том числе сохранения лояльности и мотивации сотрудников. Приспособить статьи расходов к новым реалиям можно практически всегда.

В период кризиса перед нашей компанией стояла задача оптимизации всех расходов на персонал, но при этом необходимо было сохранить лояльность сотрудников. Мы провели ранжирование расходов и посмотрели, что можно оптимизировать по каждой конкретной статье бюджета. Например, стоял вопрос об отказе от обучения персонала, но мы перешли с внешнего обучения на внутреннее, в том числе привлекая в качестве тренеров зарубежных коллег: приглашали арт-директоров из нашей головной компании либо отправляли наших сотрудников в близлежащие страны присутствия организации. Кроме того, обучение английскому языку было переведено из опции социального пакета в пул обучающих мероприятий и стало доступно только в случае производственной необходимости.

В кризис мы также отказались от индексации заработной платы, но за счет снижения расходов на корпоративные мероприятия выплатили сотрудникам новогодние бонусы. В последующие посткризисные годы новогодний корпоратив был заменен премией и подарочными рождественскими корзинами для работников всех подразделений.

Силами внутренних специалистов мы ежегодно исследуем микроклимат в компании и реакцию сотрудников на подобные нововведения. Сейчас можно констатировать, что новшества прижились, поскольку мы видим, что реакция положительна.

Редкие планы реализуются именно так, как было задумано, и HR-бюджет - не исключение. Что необходимо предпринять, если появляется необходимость в непредвиденных затратах?

На случай непредвиденных затрат мы используем резервные фонды. При бюджетном планировании компания заранее закладывает резерв, например, на резкий рост стоимости евро (наши экспаты получают зарплату в пересчете по курсу иностранной валюты). Кроме того, существуют резервы на развитие компании и компенсационные выплаты на случай проведения организационных изменений. Так, при оптимизации численности персонала или закрытии изданий сотрудникам выплачивается компенсация при увольнении.

Наличие резервов позволяет нам избежать «пожаров» в виде превышения расходов по бюджету. Эта практика доказала свою эффективность, и я рекомендую ее всем коллегам. Однако не стоит «на всякий случай» резервировать суммы, заведомо превышающие возможные расходы. Нужно стараться максимально приближаться к реалиям, чтобы подобные фонды не были «про запас». В противном случае руководство может не согласовать объем резервного фонда.

Если говорить о защите бюджета, то какие затраты на персонал обычно легко признаются первыми лицами компании, а какие нужно отстаивать «с боем»?

Признаются «без боя» статьи расходов на мероприятия (ДМС, обучение), когда провайдер уже выбран путем тендера и расходы на его услуги четко определены. Дольше согласуется бюджет ФОТ, связанный с планируемым расширением штата и увеличением окладов.

Чтобы защитить HR-бюджет перед членами бюджетного комитета, необходимо обосновать всего два аспекта: важность статей расходов и целесообразность предлагаемого объема затрат. Для аргументации увеличения бюджетов на ФОТ, корпоративные мероприятия и рекрутмент мы обычно ориентируемся на прогнозируемый процент инфляции.

При защите бюджета нужно быть готовым к решению вопроса о сокращении статей и уменьшении расходов по каждому конкретному пункту. HR-директор должен предвидеть возможные вопросы руководства относительно объема расходов на персонал. Чаще всего это касается новых статей бюджета и статей, затраты по которым значительно возрастают по сравнению с предыдущим периодом. Убедительное обоснование таких затрат должно быть готово заранее. Кроме того, нужно дополнительно обосновать увеличение расходов в связи с развитием компании, доказав необходимость затрат.

У нас достаточно стабильный HR-бюджет, статьи затрат практически не меняются, и, как правило, разногласий между руководством и HR-директором не возникает. В Bauer Media Group генеральный директор компании защищает бюджет у высшего руководства в Германии.

Для контроля HR-бюджета мы применяем автоматизированную систему учета в программе SAP, на внедрение которой потребовалось несколько лет. Контроль осуществляется ежемесячно, все затраты в обязательном порядке согласуются с держателями бюджетов.

Как Вы считаете, почему разногласия между гендиректором и HR-директором возникают, как правило, по затратам на персонал? Каковы главные правила подготовки HR-бюджета, который с максимальной вероятностью будет одобрен на высшем уровне?

Разногласия возникают, если формируемые HR-директором бюджеты не соответствуют стратегическим целям бизнеса. Как правило, собственники компании и топ-менеджмент прекрасно понимают важность инвестиций в персонал. Задача HR-директора - грамотно обосновать объем вложений и результат, который получит компания.

Следующая ошибка, допускаемая при планировании, состоит в пренебрежении вариантами развития рыночной, производственной или иной ситуации. В этом случае компания имеет единственный вариант бюджета и, если события начинают развиваться не по задуманному сценарию, теряет управляемость и вынуждена принимать неподготовленные решения.

Беседовала Надежда Охунова

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль