Как «приручить»бюджет на персонал

1759
Ответственность за бюджетирование своей функции позволяет HR-менеджеру расставить приоритеты в работе, найти взаимопонимание с финансистами, повысить прозрачность работы с персоналом для других функций и привести цели своей деятельности в соответствие с целями компании. Все это является атрибутом партнерских взаимоотношений между бизнесом и HR-службой и означает повышение авторитета кадровой службы в организации. Умение грамотно сформировать и логично обосновать перед высшим руководством затраты на персонал, а затем проанализировать их эффективность - весомое достоинство HR-директоров и менеджеров узких функций.

Затраты с фокусом на результа

Бюджет кадровой функции - это обоснованный перечень планируемыех расходов на персонал, а бюджетирование - процесс планирования расходов, организация затрат, контроль и анализ расходования денежных средств. Работа над HR-бюджетом подразумевает следующие этапы:

  • определение статей расходов на персонал на основе кадровой политики;
  • разработку бюджета расходов;
  • согласование бюджета с подразделениями;
  • защиту бюджета;
  • утверждение бюджета;
  • исполнение бюджета - учет и контроль расходования средств;
  • анализ исполнения бюджета;
  • подготовку итоговых отчетов и рекомендаций для корректировки бюджета текущего периода и разработки будущих.

В бюджете на персонал отражаются такие основные статьи расходов, как материальное стимулирование, социальное обеспечение, привлечение, обучение и развитие сотрудников. «Объем расходов по каждой из статей зависит от внешних и внутренних ограничений в части финансирования деятельности компании, например, сценарных условий или инфляции, а также от системных подходов к управлению персоналом, которые используются в целях эффективного кадрового обеспечения компании», -делится мнением Вадим Галка, директор по персоналу «РусГидро».

Расширенный перечень расходных статей HR-бюджета производственного предприятия и основные данные, необходимые для рассчета затрат по каждой статье приводит Ирина Баранова, директор по персоналу «Крахмальный завод Гуль-кевичский» (таблица). Разумеется, этот перечень изменяется в зависимости от сферы деятельности, кадровой политики и зон ответственности директора по персоналу каждой конкретной компании. Однако, в любом случае, как считает Вадим Галка, при формировании и защите HR-бюджета нужно понимать, что этот бюджет призван соответствовать стратегии реализации кадровой политики, и каждая статься расходов в нем должна решать определенную тактическую задачу. При этом даже самые важные задачи необязательно решаются путем колоссальных денежных затрат.

Как «приручить»бюджет на персонал

Фактически выбор лучшего варианта для компании и есть управление HR-бюджетом. Например, наиболее затратной статьей, как правило, являются расходы на фонд оплаты труда. Однако в зависимости от политики компании в части привлечения, мотивации и удержания персонала расходы на ФОТ могут быть больше или меньше. Политика выплаты зарплаты выше рыночной позволяет привлекать и удерживать квалифицированный персонал, снижает уровень текучести кадров, при этом невысокие оклады могут компенсироваться хорошими премиями по результатам работы, объемным соц-пакетом, развитой и востребованной сотрудниками системой нематериальной мотивации. Соотношение материальной и нематериальной мотивации важно для регулирования затрат на оплату труда, как и продуманный подход к вопросу текучести кадров. Нужно четко понимать, чью зарплату (каких категорий сотрудников) можно удерживать на среднерыночном уровне.

«Правильный подход при планировании и обосновании расходов на персонал - это, безусловно, соотнесение их с результатами бизнеса. Расходы на персонал не могут расти опережающими темпами по отношению к бизнес-показателям. Каждая компания сама решает, на рост каких показателей ей ориентироваться при определении оптимального уровня затрат на персонал. Если мы используем эту логику при общем планировании бюджета, то и политика оплаты труда должна ориентироваться на оплату по результату работы конкретного сотрудника или группы сотрудников. Заработали - получили, не заработали - не получили. Речь не только о продавцах, такой подход может использоваться и для функциональных подразделений, на чем можно основывать их мотивацию», - рассуждает Ирина Тихомирова, директор по персоналу «Ингосстрах».

Любое расходование средств может быть ориентировано на процесс либо на результат. Так, можно финансировать обучение сотрудников в неограниченных объемах и развивать процесс T&D или проводить обучение лишь по направлениям, которые определены в качестве ключевых на конкретный год. Отдельная категория - стратегические проекты. Например, в «Ингосстрахе» в течение двух лет ре-ализовывали проект по планированию карьеры на основе автоматизированной системы. Совет директоров присвоил ему статус стратегического проекта, поэтому его финансирование было обязательным.

Ирина Тихомирова считает наиболее целесообразными расходы, обусловленные бизнес-необходимостью, хотя и признает, что компании должны тратить средства на вложения, отдачу от которых сложно посчитать через KPI, но которые повышают уровень вовлеченности сотрудников в общее дело: продвижение корпоративных ценностей, командо-образование, развитие неформального обсуждения производственных проблем сотрудниками на внутренних информационных ресурсах и др.

HR-бюджет, ориентированный на результат, должен формироваться на основе запросов бизнеса и основываться на таких базовых данных, как объем выпускаемой или проданной продукции, нормативы и заказы подразделений на трудовые ресурсы по качеству, количеству и перспективам их дальнейшего использования.

«Мягкие» статьи: обучение и развитие, компенсации и льготы

Бюджет на T&D - одна из гибких статей расходов, над повышением эффективности которой можно и нужно работать. Во многих компаниях, например, активно развивают не только очное, но и дистанционное обучение. «Лучшая возможность оптимизации расходов на обучение и развитие - использование вебинаров. Это экономит расходы на командировки, снижает стоимость обучения, дает возможность гибко подходить к формированию учебных групп, - считает Елена Каминская, заместитель директора департамента кадровой политики госкорпорации «Росатом». - Качество обучения всецело зависит от тренеров-ведущих, ими могут быть как специалисты компании, так и приглашенные эксперты. Мы сейчас активно внедряем вебинары, но пока этому мешает отсутствие доступа в Интернет на режимных объектах».

Использование проверенных и хорошо зарекомендовавших себя программ и провайдеров, конкретных компаний-заказчиков, по словам Елены Каминской, обеспечивает ожидаемый результат обучения, а значит, и целевой расход средств на развитие персонала. Она рассказывает, что в «Росатоме» развивают обучение на местах, тренеры приезжают непосредственно на предприятия. «За последние два года использование дистанционного обучения, вебинаров, тренингов на местах позволило обучать втрое больше сотрудников, а бюджет на обучение вырос лишь на доли процента», - резюмирует эксперт.

При расчете бюджета нужно также соотносить качество и стоимость услуг, учитывая выгоду, которую получит компания. Например, оценивать варианты реализации запланированного обучения по соотношению «цена-качество» в случае использования услуг провайдеров, фрилансеров и штатных тренеров. В «Ингосстрахе», например, сочли, что для нужд Т&Б-функции компании оптимально иметь штатных тренеров и нанимать фрилансеров, а не провайдеров с высокой стоимостью тренингового дня. По словам Ирины Тихомировой, так задача обучения, осуществляемого по корпоративным программам, успешно выполняется при разумном бюджете.

Для оптимизации затрат на соцпакет Елена Каминская считает необходимым анализировать использование опций соцпа-кета работниками, вовремя заменять ненужные услуги более востребованными, а провайдеров услуг выбирать по конкурсу. Соцпа-кет легко оптимизировать за счет отказа от больших корпоративных праздников, если, конечно, не стоит задача проведения представительских или юбилейных мероприятий, влияющих на лояльность не только персонала, но и внешних партнеров.

Без дополнительных затрат можно реализовывать программы, связанные с повышением сервиса. Речь идет об услугах, которые будут доступны сотрудникам за их счет, но которыми станет удобнее пользоваться. «Можно заключить с прачечной, химчисткой, кафе, кинотеатром, творческой студией и прочими организациями партнерские соглашения о льготных ценах или специальных программах для работников (по аналогии с распространенным «корпоративным фитнесом») и анонсировать это в компании», - советует Елена Каминская. Можно пойти еще дальше и поучиться у великого Королева, который прямо в здании НИИ Звездного городка организовал для своих научных работников небольшой магазин с качественными продуктами, договорился с химчисткой и прачечной, чтобы те сами приезжали в институт забирать и доставлять вещи.

Наедине с цифрами: как рассчитать и защитить бюджет

Занимаясь бюджетированием, менеджеры по персоналу не всегда чувствуют себя уверенно: не все разбираются в экономике и финансах, имеют достаточную управленческую подготовку и опыт распределения расходов на персонал. В ряде компаний нет стратегического планирования, или руководство воспринимает HR-службу как сугубо сервисную.

Чтобы бюджетирование не вызывало трудностей и стрессовых ситуаций, Ирина Баранова, директор по персоналу ООО «Крахмальный завод "Гульке-вичский"», советует коллегам соблюдать несколько простых правил.

  • Интересуйтесь, спрашивайте и ищите информацию. При планировании бюджета на персонал необходимо знать планы предприятия по производству продукции, объему товаров и услуг, иметь формализованные цели и целевые значения ключевых показателей эффективности деятельности. Источником такой информации в первую очередь являются специалисты финансовой службы и бухгалтерии: финансовый директор, начальник планово-экономического отдела, главный бухгалтер, расчетчик зарплаты. Также стоит запрашивать сведения у главного технолога, начальника производства, главного инженера, начальника отдела промышленной безопасности и охраны труда, а если предприятие планирует инвестировать в производство, то и у ответственного за инвестиционную деятельность.
  • Детализируйте все планируемые расходы. Подробно расписывайте, для чего предназначены те или иные затраты по каждой статье. В случае сек-вестирования бюджета это позволит просто и быстро отказаться от одних расходов и, наоборот, доказать обоснованность и необходимость других.
  • Будьте честны, не берите цифры «с потолка». Планируйте точно, продумывая нюансы. Например, заказ обучения у провайдера часто предполагает получение скидки при предварительной оплате. Предоплату придется вносить и при заблаговременном бронировании помещений для проведения корпоративных мероприятий. Не планируйте суммы «про запас», неизрасходованные средства - признак некачественного бюджетирования. К тому же не в каждой компании таковые можно переносить на следующий месяц
  • Повышайте уровень своих управленческих компетенций и финансовую грамотность. Изучите учетную политику компании, уточните у сотрудников планового отдела формат отображения затрат на персонал для включения их в сводный бюджет организации. Например, ФОТ завода может подразделяться на ФОТ основного персонала (относиться к бюджету расходов на производство продукции) и ФОТ ремонтного персонала (относиться к бюджету расходов на ремонт и обслуживание оборудования). Кроме того, в учетной политике производственных предприятий обязательно указывается, какие расходы на оплату труда относятся на себестоимость продукции, от этого может зависеть формат бюджета. Необходимо также знать порядок определения налоговой базы по ЕСН и перечень используемых ставок налогообложения.
  • Готовьтесь экономически грамотно отстаивать бюджет. Каждую статью расхода подкрепляйте экономическим обоснованием и расчетом - пригодится для защиты на бюджетном комитете. Используйте аргументы в пользу тех или иных статей, подтверждайте их аналитическими и статистическими выкладками, сформируйте перечень нормативов, на которые опирались при составлении бюджета. Важно владеть подробной информацией по каждой статье. Стоит отметить, что по сравнению с докризисным периодом сегодня интерес высшего руководства к расходам на персонал существенно вырос. «Топ-менеджмент и акционеры хотят прежде всего понимать, каково положение компании относительно рынка, поэтому затраты на персонал должны быть четко обусловлены тенденциями на рынке труда, работать на конкурентоспособность компании. Кроме того, важна гибкость подхода к бюджетированию, возможность переключаться между сценариями в зависимости от развития ситуации на рынке», - отмечает Владимир Оглоблин, директор по персоналу «НПК-Инжиниринг».

Если говорить о документационном обеспечении HR-бюджета, то оно очень сильно зависит от корпоративной культуры компании. На традиционных отечественных предприятиях чаще всего требуется сравнительный анализ текущих показателей с показателями предыдущего периода, в компаниях с прозападным подходом к управлению персоналом важны результаты бенчмаркинга. «В основе затрат на персонал всегда лежит конкретный план действий, непосредственно связанных с кадровым обеспечением. Если это действительно так, то и доказывать никому ничего не придется», - утверждает Владимир Оглоблин.

Сегодня вектор HR-партнерства направлен на предоставление линейным менеджерам (заказчикам) эффективных и простых в использовании инструментов для решения стоящих перед ними задач. «Заказчик никогда не позволит HR-менеджеру навязать ему избыточные, дорогостоящие услуги. Директор по персоналу, предлагающий неэффективные, с точки зрения менеджеров, решения, не будет пользоваться поддержкой, и бюджет кадровой функции"повиснет в воздухе". Чтобы говорить на одном языке, службе персонала и иным подразделениям нужно "воспитывать" друг друга в правильном ключе: притираться, общаться, взаимообразовываться. К сожалению, часто менеджера по персоналу бизнес-функции "прогибают" под себя, - рассуждает Владимир Оглоблин. - Налаживание продуктивных отношений - вопрос зрелости HR-менеджера, его умения выстроить коммуникацию, вести диалог. В этом постоянном диалоге и рождаются цифры в бюджете».

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль