Управляем расходами на персонал

2642
Основная проблема формирования HR-бюджетов заключается в отсутствии специальных знаний у специалистов, которых привлекают к планированию затрат на персонал. Специалисты по персоналу в большинстве своем не обладают компетенциями, необходимыми для стратегического планирования и повышения эффективности управления человеческими ресурсами. В очень многих российских компаниях бюджетированием традиционно занимаются финансисты, а служба персонала не всегда готова действовать на этом фронте работ. Наши советы помогут вам участвовать в составлении бюджета со знанием дела.

В каждой компании свои правила, но есть общие рекомендации, помогающие планировать работу по составлению и утверждению бюджета.

Для решения вопросов, связанных с бюджетом, целесообразно создать на предприятии такой временный орган, как бюджетный комитет. Также полезно иметь локальный нормативный акт, например Положение о бюджетировании - основной документ, описывающий бюджетную систему, принципы бюджетного управления, центры ответственности и их полномочия. Подробный регламент существенно облегчит процесс и позволит раз и навсегда определить: кто за что отвечает в ходе формирования бюджета компании; как планируются затраты, состав и взаимосвязь составляющих бюджета, методы определения показателей и заполнения бюджетных форм, способы бюджетного контроля и пр. Этот же регламент может предусматривать и порядок корректировки бюджета. В идеале, конечно, бюджет корректировке не подлежит, но на практике такая необходимость может возникнуть, и лучше быть к этому готовым.

КОРРЕКТИРОВКА БЮДЖЕТА

Необходимость корректировки возникает, если:

  • бюджет не утвержден изначально;
  • в компании предусмотрена методология плановой корректировки бюджета;
  • этого требуют внутренние или внешние изменения.

Рассмотрим каждый из указанных случаев подробнее.

Корректировка и изменение бюджета при его утверждении. Довольно типичной является ситуация, когда все цифры выверены, однако бюджет возвращается на доработку (табл. 1).

Таблица 1

Ошибки и пути изменения бюджета

Управляем расходами на персонал

Изначально в компании бюджет формировали финансисты, «спуская» HR-директору цифры, в соответствии с которыми он должен выстраивать кадровую политику. Год работы в таких условиях показал, что цели HR- службы не находят реализации. HR-директору приходилось изыскивать средства в других бюджетах, уговаривать руководство выделить дополнительные суммы.

Руководство предложило HR-директору самостоятельно планировать затраты. Осуществить это было непросто. Во время первой защиты бюджета HR-директор отсутствовал и получил его в утвержденном виде значительно урезанным (причем из-за отсутствия опыта не сразу догадался проанализировать, в каких именно статьях). Например, в статье расходов на приобретение новогодних подарков для детей сотрудников он указал цифру 300 тыс. руб., а при заявке на получение денежных средств узнал, что на это заложено всего 150 тыс. руб., то есть бюджет был сокращен вдвое. В итоге пришлось покупать конфеты на оптовом рынке и формировать подарки силами работников отдела кадров и АХО. Только за счет этого удалось уложиться в бюджет.

Кстати, о планировании затрат на новогодние подарки. Даже при такой незначительной, казалось бы, статье расходов целесообразно указывать количество детей сотрудников в возрасте до 14 лет. Стоит также прибавить 10% с учетом текучести кадров и рождения новых детей. Излишки, если они появятся, можно использовать на проведение чаепития во время корпоративного празднования Нового года. Так, на Крахмальном заводе «Гулькевичский» проводится новогодний конкурс на лучшее украшение кабинета к празднику. Победителю вручается сладкий приз.

В компании существует традиция плановой корректировки бюджета. При годичном цикле планирования предусматривается норматив корректировки и актуализация бюджета по результатам полугодия. С учетом сезонности производства (периода созревания нового урожая сырья, актуализации цен на себестоимость, прогноза рыночных цен и пр.) планирование и бюджетный год на предприятии начинаются в сентябре, а плановая актуализация бюджета проводится в марте. При этом корректируется бюджет на будущий период (следующее полугодие) (табл. 2).

Таблица 2

Ошибки и варианты плановой корректировки бюджета

Управляем расходами на персонал

В текущем периоде не израсходован бюджет на внутренние коммуникации. Отклонение составляет 50%. Финансисты предлагают сократить затраты и не переносить планируемые расходы на будущий период.

Необходимо доказать актуальность подобной меры. Запланированное мероприятие - издание буклета для новых работников - не было проведено в связи с отсутствием фотографии главного технолога. Кроме того, текст раздела по оплате труда согласован с главным бухгалтером на 20 дней позже намеченного срока. В связи с этим «Книга нового сотрудника» будет отправлена в типографию на 30 дней позже запланированного срока и подлежит оплате в новом периоде.

Необходимость корректировки обусловлена изменениями внешней или внутренней среды. Такая ситуация наиболее характерна для российской действительности в условиях нестабильного рынка и постоянных изменений в экономике. Корректировка бюджета обусловлена существенными изменениями внешней/внутренней среды компании либо ощутимыми отклонениями значений важных показателей. В качестве примера внешних факторов можно привести внезапный рост или внезапное падение цен на продукцию, изменение конкурентной ситуации на рынке. Внутренними причинами могут служить нарушения технологического процесса, неполадки в работе оборудования, смена руководства. К отклонениям значений показателей относится падение объема продаж.

В 2008 г. в связи с мировым кризисом, затронувшим и российскую экономику, бюджетный комитет Крахмального завода «Гулькевичский» поставил задачу - сократить все возможные затраты, в том числе на персонал. Было разработано три сценария бизнес-плана, составлены прогнозы по возможным вариантам развития ситуации: временная консервация части цеха производства основной продукции, полная консервация цеха и остановка работы завода.

В соответствии с каждым сценарием были спрогнозированы следующие варианты работы с персоналом: сократить численность персонала, ввести неполное рабочее время на определенный период, при необходимости вводить простой, отменить все виды занятий по развитию персонала, кроме обучения сотрудников безопасным приемам работы. При этом руководство завода не отменяло основной принцип кадровой политики - продолжать работу над HR-брендом. В любых условиях компании нельзя терять свое лицо, ведь кризис пройдет, а восстановить пошатнувшуюся репутацию будет крайне трудно.

СООТНОШЕНИЕ ИЗБЫТКА И ПЕРЕРАСХОДА БЮДЖЕТА

Ситуация, когда по одним статьям бюджета наблюдается избыток, а по другим - перерасход, встречается достаточно часто. В разных компаниях эта проблема решается по-разному: кто-то договаривается о переносе затрат с одной статьи на другую, кто-то закрывает глаза на перерасход либо излишек (табл. 3).

В ООО «Крахмальный завод "Гулькевичский"» каждая статья затрат допускает оплату за счет неиспользованных лимитов предшествующего периода (накопительным итогом), но исключает возможность перераспределения затрат между статьями (например, перенесение остатка суммы при неиспользованном ФОТ на статью «Обучение персонала»).

Таблица 3

Причины несоблюдения бюджета и методы разрешения ситуации

Управляем расходами на персонал

МЕТОДЫ ОПТИМИЗАЦИИ РАСХОДОВ НА ПЕРСОНАЛ

Цель управления затратами на персонал заключается в их оптимизации, под которой понимается рост экономических результатов деятельности компании (прибыли, капитала), опережающий увеличение затрат на персонал. Степень влияния HR-директора на затраты на персонал зависит от вида этих затрат (табл. 4).

Таблица 4

Факторы, влияющие на рост HR-затрат

Управляем расходами на персонал

Оптимизация расходов на персонал возможна по следующим направлениям:

  • оптимизация численности персонала;
  • оптимизация расходов, на которые HR-менеджер может повлиять;
  • оптимизация бизнес-процессов.

Оптимизация численности. Изменение численности персонала напрямую влияет на расходы по его содержанию. Это отражается не только на фонде оплаты труда, но и на прочих расходах (на спецодежду, оснащение гардеробных комнат, социальную политику).

Оптимизация численности сотрудников должна проводиться на основании нормирования труда и быть тщательно продуманной. Сокращение численности или штата работников производится в соответствии с предусмотренными законом процедурами.

Сокращение бюджета. Это направление предусматривает сокращение расходов на социальную политику, что, однако, чревато утратой HR- бренда работодателя. Альтернативой снижению количества составляющих компенсационного пакета служит изменение его качества на основе диагностики системы немонетарной мотивации.

Нужно внедрять инструменты, эффективные для конкретной компании. Определить таковые можно по результатам анкетирования персонала и выявления предпочтений по содержанию компенсационного пакета.

Можно сократить затраты на обучение персонала (повышение квалификации). Такая мера целесообразна при условии создания внутреннего учебного центра.

Так, на Крахмальном заводе «Гулькевичский» действуют «Школа технолога», где ведется непрерывное ознакомление рабочих со всеми звеньями производственной цепочки, и «Институт управленца» - корпоративный университет для менеджеров, где изучаются тайм-менеджмент, стрессо- устойчивость, конфликтология, делегирование полномочий; также имеются курсы «Финансы для нефинансистов», «Юридическая грамотность», «Подбор персонала», «Трудовое законодательство».



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль