Административный персонал: новички и профессионалы

6906
Работа в составе административной службы компании зачастую воспринимается как начальная ступень в карьере или работа для студентов начальных курсов, не требующая специальной серьезной подготовки. Между тем, административная поддержка офиса и руководителя для многих становится делом жизни, которое позволяет построить карьеру и получить профессиональное признание. Вряд ли такие сотрудники назовут свою работу легкой и не требующей квалификации.

Структура и функции административной

В обязанности работников административной службы входит весь спектр задач, связанных с обеспечением процессов основного бизнеса: от приема входящих звонков и пополнения запаса бумаги в офисе до организации командировок и протоколирования заседаний совета директоров. В числе основных функций подразделения можно выделить:

  • ведение делопроизводства;
  • контроль исполнения приказов и распоряжений руководства для различных отделов и департаментов;
  • обеспечение хозяйственного, материально-технического и социально-бытового обслуживания компании;
  • организацию и контроль проведения ремонтных работ в офисе;
  • организацию переездов;
  • взаимодействие с эксплуатационными службами, арендодателями;
  • участие в организации и проведении корпоративных мероприятий и пр.

Список может быть дополнен и конкретизирован в зависимости от задач и потребностей компании. Так, в государственных структурах отдел кадров, занимающийся ведением кадрового делопроизводства и подбором персонала, нередко входит в административный департамент, департамент управления делами и пр. Среди крупных коммерческих предприятий такая практика не распространена, здесь отдел управления персоналом является самостоятельной структурной единицей во главе со своим руководителем.

Ассистенты отделов и персональные помощники руководителей могут и не входить в состав общего административного департамента и относиться к штату конкретного подразделения компании, подчиняясь его руководителю. К их задачам относится решение вопросов только этого подразделения в отличие от коллег из административного департамента или отдела, которые решают задачи всей компании.

Наличие и численность административно-офисных специалистов в компании зависит от ее размеров, внутренней структуры и сферы деятельности. Например, во многих государственных организациях, управляющих компаниях крупных предприятий или холдингов административный персонал выводят в отдельный департамент (административный департамент / управление, административно-хозяйственный департамент, общий отдел и т. п.) - сложно организованное подразделение во главе с руководителем / директором, который подчиняетсянепосредственно главе предприятия (компании, организации).

В госучреждении в административный департамент могут входить отдел документационно-го обеспечения, контрольный отдел, протокольно-организационный отдел, отдел хозяйственного обеспечения, отдел государственной службы и кадров и др.

В крупных коммерческих структурах управлением делами одного офиса чаще всего занимается административно-хозяйственный отдел (АХО), в состав которого входят секретари, офис-менеджеры, обслуживающий персонал (курьеры, водители, уборщики). За его работу отвечает руководитель АХО. В компаниях со сложной структурой из нескольких офисов обычно формируют административный департамент во главе с административным директором, в задачи которого входит управление и координация всей административно-хозяйственной деятельности предприятия. В его подчинении находятся руководители АХО, офис-менеджеры обособленных офисов и подразделений компании.

В небольших коммерческих компаниях административную работу, как правило, выполняет один человек (секретарь или офис-менеджер). В отсутствие такового отдельные функции (например, делопроизводство, документооборот, заказ канцелярских принадлежностей) возлагают на кого-то из младших сотрудников в качестве дополнительной нагрузки.

К административным работникам традиционно относятся: секретарь, ассистент отдела, персональный ассистент руководителя, офис-менеджер, руководитель административно-хозяйственного отдела, административный директор, а также ряд сотрудников обслуживающего персонала, которые остаются за рамками данной статьи (например, курьер, водитель, оператор call-центра). Их основные обязанности, а также необходимые личные качества, знания и навыки представлены в таблице.

Административный персонал: новички и профессионалыАдминистративный персонал: новички и профессионалы

Перспектива карьеры

Трудолюбивым, целеустремленным и амбициозным сотрудникам работа в административно-офисном подразделении дает возможность дальнейшего карьерного продвижения в той или иной компании или сфере деятельности. В зависимости от профессиональных устремлений перед специалистом данного подразделения открываются два основных пути развития.

  • Повышение профессионализма и расширение круга ответственности внутри отдела, то есть рост до личного помощника первого лица компании или административного директора. Этот путь выбирают те, кто хочет строить карьеру в административной сфере. Для реализации такого карьерного сценария специалисту необходимо в первую очередь хорошо зарекомендовать себя, проявить свои лучшие качества и заявить о желании расти в профессии, а главное - не бояться возлагать на себя больше задач и обязательств.
  • Повышение с позиции секретаря (ресепшиониста) до ассистента отдела, а далее -переход с административных должностей в другую сферу деятельности (HR, маркетинг, рекламу, PR, бухгалтерию и пр.). Такой вариант профессионального развития предпочитают те, кто рассматривает административно-офисную службу как трамплин для карьеры. Например, для получения работы в «компании своей мечты» некоторые молодые специалисты устраиваются в нее секретарями и ассистентами и какое-то время изучают бизнес и интересующую их сферу деятельности изнутри. Сторонникам такого подхода к построению карьеры нужно быть готовыми не просто активно осваивать практические навыки работы в новой профессии, но и получать профильное образование в вузе.

В целом же карьерный путь каждого административного сотрудника индивидуален. Например, не каждый секретарь может, а главное, хочет быть персональным помощником из-за особенностей этой работы (необходимости подстраиваться под руководителя, ненормированного графика и т. п.). Точно так же далеко не все офис-менеджеры имеют возможность получить должность административного директора.

Таким образом, рано или поздно большинство административных сотрудников оказывается перед выбором: оставаться в профессии на должностях среднего уровня или искать себя в другой сфере деятельности. Например, у офис-менеджера есть все шансы стать хорошим продавцом (менеджером по продажам, продавцом-консультантом и пр.), администратором (благодаря схожему набору личных компетенций: коммуникабельности, внимательности, стрессоустой-чивости). Для многих решением проблемы дальнейшего профессионального развития становится получение высшего образования и трудоустройство по новой специальности.

Особенности подбора и мотивации

Как правило, вакансии в административной сфере закрываются кандидатами из открытых источников. На job-сайтах и в прессе можно найти большое количество желающих занять место секретаря, ассистента, помощника. В то же время подбор высококвалифицированных специалистов - непростая задача. Так, поиск крайне востребованных на рынке труда опытных секретарей сопряжен с рядом трудностей, обусловленных пристальным вниманием работодателей не только к профессиональным навыкам, но и личностным качествам кандидатов, а также их способности адаптироваться к корпоративной культуре организации. Еще сложнее ввиду особого характера работы найти первоклассного персонального ассистента, способного не только принять корпоративную культуру компании, но и личностные особенности своего руководителя, вызвать у него доверие и желание работать бок о бок изо дня в день.

Для начинающих карьеру (секретарей, ресепшионистов, ассистентов) в этой сфере деятельности ввиду непривлекательных предложений по зарплате мотивирующим фактором при выборе работодателя становится даже несущественная разница в предлагаемом окладе. Именно поэтому они быстро принимают предложения о работе и так же быстро в случае появления более высокооплачиваемой альтернативы покидают текущее место деятельности.

В то же время опытным специалистам важно показать, что предлагаемая работа будет способствовать их дальнейшему профессиональному продвижению и улучшать финансовое состояние. Они знают себе цену и потому особое внимание обращают на компенсационный пакет, особенности корпоративной культуры, стиль руководства.

Безусловно, притягательным фактором для всех без исключения кандидатов будет престижность (известность, размеры) компании-работодателя на рынке. Именно это во многом привлекает и удерживает молодых сотрудников, многие из которых, как уже говорилось, намеренно идут на позиции административного уровня с тем, чтобы сделать карьеру в компании. Опытные специалисты при принятии решения о трудоустройстве также обращают внимание на ее репутацию.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль