Направляем в командировку руководителя. Как оформить и кем заменить?

31135
Так уж повелось, что лишь в редких случаях направление работника в командировку обходится без проблем и вопросов - настолько скудная информация содержится по этому поводу в нормативных актах. И если отправление в служебную поездку «рядового» сотрудника порой сродни катастрофе, то что говорить о тех ситуациях, когда в командировку едет «первое лицо» компании. Это уже настоящее стихийное бедствие... И документы нужно правильно оформить, и все гарантии предоставить, и понять, кто «на хозяйстве» останется. Задача действительно не из легких. Но не волнуйтесь! В нашей статье мы рассмотрим возможные последствия направления в командировку руководителей организации.

Понятие служебной командировки дано в ст. 166 Трудового кодекса РФ. Это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Служебной командировкой считается такая поездка, которая отвечает следующим условиям.

Условие 1. Поездка осуществляется работником по поручению работодателя.

Условие 2. Поручение выполняется вне места постоянной работы работника.

Условие 3. Поездка ограничивается определенным сроком.

Условие 4. Работник не выполняет свою работу в пути, и его работа не носит разъездной характер.

Понятие командировки применимо только к лицам, состоящим в трудовых отношениях с работодателем. Нельзя направить в командировку работников сторонних организаций или исполнителя по гражданско- правовому договору (см. письмо УФНС России по г. Москве от 10.05.2007 № 21-18/385). В противном случае, если как командировка оформлена поездка лица, не состоящего в трудовых отношениях с работодателем, соответствующие расходы не будут признаны налоговыми органами в качестве расходов на командировки согласно ст. 264 НК РФ.

Основным нормативным актом, регулирующим вопросы, связанные с порядком направления работников в командировку, ее сроками, порядком оформления и прочими, наряду с ТК РФ, является Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее - Положение). Данное Положение определяет порядок направления работников в командировку как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств. Сохраняет силу также Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее - Инструкция), которая действует в части, не противоречащей ТК РФ и Положению.

Правила и требования, установленные Положением, в равной степени применяются и при направлении в командировку руководителя организации, так как руководитель является работником организации и на него распространяются нормы действующего законодательства о порядке направления работников в командировку.

Сколько дней может длиться командировка руководителя?

В соответствии с п. 4 Инструкции до принятия Положения срок командировки работников определялся руководителями объединений, предприятий, учреждений, организаций, однако он не мог превышать сорока дней, не считая времени нахождения в пути. Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не мог превышать одного года.

Однако в п. 4 Положения сказано, что срок командировки работодатель устанавливает с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Получается, что на сегодняшний день предельный срок командировки как для руководителя, так и для других работников, не установлен. Поэтому командировка может быть оформлена на любой срок, необходимый для выполнения служебного поручения. При этом не следует забывать, что командировка - это поездка для выполнения конкретного служебного задания, за сотрудником сохраняется место работы и предполагается, что основные трудовые функции он выполняет именно по месту постоянной работы, а значит, срок командировки не может быть «бесконечным». В подобных ситуациях обычно говорят о «разумных» сроках, хотя, конечно, это понятие оценочное.

Закон устанавливает ограничения при направлении в командировку отдельных категорий работников.

Так, установлен абсолютный запрет направлять в служебные командировки беременных женщин (ст. 259 ТК РФ).

Женщин (одиноких отцов), имеющих детей в возрасте до трех лет, направлять в командировки допускается только с письменного согласия и при условии, что это не запрещено им по состоянию здоровья. При этом женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, должны быть ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от направления в служебную командировку (ст. 259 и 264 ТК РФ).

Точно такие же гарантии предусмотрены для матерей и отцов, воспитывающих без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет, для работников, имеющих детей-инвалидов, а также для работников, осуществляющих уход за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

Рассмотренные правила носят императивный характер и в полной мере распространяются на руководителя организации.

Руководитель организации - беременная женщина в командировку поехать не может, даже если сама настаивает на этом, поскольку законом такие командировки запрещены.

У нашей руководительницы ребенку два года. Кто должен спрашивать ее согласие на командировку? По сути, она же и решает, кому, когда и с какой целью лететь в командировку.

Если допустить, что руководительница самостоятельно решает, лететь или не лететь ей в командировку, то можно предположить, что сообщать о своем согласии на командировку ей некому и незачем. Другое дело, если в командировку она направляется по поручению, например, учредителей организации. В таком случае они выступают от лица работодателя и обязаны получить согласие работницы на командировку.

При направлении в командировку руководителю сохраняются в полном объеме все гарантии, предоставляемые работнику в соответствии с трудовым законодательством РФ при служебных командировках.

Так, согласно ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

По общему правилу средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

Согласно ч. 1 ст. 168 ТК РФ командированному работнику, независимо от его должности и целей командировки, возмещаются:

  • расходы на проезд;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или с ведома работодателя.

Порядок и размер их возмещения определяются локальными нормативными актами работодателя или коллективным договором (ч. 2 ст. 168 ТК РФ). По сути, получается, что каждый работодатель самостоятельно решает вопрос о размере расходов, связанных со служебными командировками работников.

У нас торговая компания. Очень много командировок. Причем в командировки ездят все: и простые работники, и члены правления. Суточные выплачиваются по принципу - чем выше должность, тем больше суточные. Соответственно, самые большие суточные у руководителей и их заместителей. Объективно эти сотрудники выполняют самую ответственную и сложную работу «на выезде». Но законно ли установление таких повышенных гарантий руководящим работникам?

Вынуждены вас огорчить, но такую практику вряд ли можно признать законной.

Суммы суточных могут различаться в зависимости от того, будет ли это командировка в пределах РФ или это заграничная командировка. Но недопустимо, чтобы размер суточных определялся исходя из должности, трудового стажа, возраста работника. В этом плане размер выплат должен быть одинаковым для всех работников.

Здесь следует учитывать, в частности, требования ст. 2 ТК РФ, которая закрепляет принцип равенства прав и возможностей работников. При этом никто не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества независимо от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника (ст. 3 ТК РФ).

ОФОРМЛЯЕМ КОМАНДИРОВКУ

Документальное оформление служебной командировки производится в соответствии с формами, установленными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление № 1).

Документальное оформление любой командировки очень важно с точки зрения налогообложения. Правильное, полное и своевременное оформление документов - залог того, что организации удастся отнести подтвержденные документально командировочные расходы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.

По общему правилу командировка любого работника организации (и руководитель - не исключение) оформляется общеустановленными унифицированными документами, такими как приказ о направлении работника в командировку (форма № Т-9), командировочное удостоверение (форма № Т-10), служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) (п. 6 и 7 Положения, письмо УФНС России по г. Москве от 30.11.2009 № 16-15/125486).

Однако на практике чаще всего оформляется приказ о направлении работника в командировку и (или) командировочное удостоверение. В большей степени это касается оформления командировок руководителей организации, для которых оформление служебного задания, подписанного им самим же, как и отчета о его выполнении, кажется просто нелогичным.

К счастью для многих, такой же позиции придерживается и Минфин России, давая необходимые разъяснения и рекомендации в своих письмах и основывая свои выводы на следующем.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. Таким образом, организация может издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку. В частности, это может быть приказ о командировании и (или) выдача ему командировочного удостоверения. По мнению Минфина России параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности нецелесообразно (письмо Минфина России от 26.12.2005 № 03-03-04/1/442, от 14.09.2009 № 03-03-05/169).

Тем не менее обязанность по применению унифицированных форм для оформления командировок никто не отменял.

Так, согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) первичными учетными документами признаются документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Указанными документами организации подтверждают все без исключения совершенные ими хозяйственные операции.

В общем случае подтверждать правомерность отражения в учете тех или иных операций организации вправе только документами, составленными по унифицированным формам первичной учетной документации. Использовать самостоятельно разработанные формы первичных документов организации могут лишь тогда, когда унифицированной формы требуемого документа не существует. Причем эти самостоятельно разработанные формы должны отвечать требованиям п. 2 ст. 9 Закона о бухучете, т. е. должны содержать указанные в законе обязательные реквизиты.

Поэтому в данной ситуации каждая организация должна самостоятельно принять решение о том, как ей оформлять направление в командировку своих работников, включая руководителя организации. Тем, кто еще не принял такого решения, нужно ознакомиться с полным комплектом документов, оформляемых при направлении в командировку работника, включая особенности оформления таких документов при направлении в командировку руководителя организации.

Кто подписывает приказ о направлении руководителя в командировку?

Если руководитель организации не делегировал право подписи другому лицу, то приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, служебное задание, связанные с его командировкой, подписывает он же.

Данной позиции придерживается и Роструд в письме от 11.03.2009 № 1143-ТЗ, в котором, в частности, сказано, что в процессе трудовых отношений руководитель издает (в том числе в отношении себя) приказы (например, об убытии в командировку).

В соответствии с п. 6 Положения цель командировки работника определяется руководителем командирующей организации и указывается в служебном задании, которое утверждает работодатель.

Служебное задание - первый документ, относящийся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение.

Служебное задание оформляется по форме № Т-10а, установленной Постановлением № 1.

На основании служебного задания оформляется приказ о направлении работника в командировку по форме № Т-9 или № Т-9а.

Однако в Положении, определяющем перечень документов, которые необходимо составлять до отбытия в командировку (служебное задание, командировочное удостоверение, авансовый отчет и отчет о выполненной работе), отсутствует указание на оформление приказа.

Постановлением № 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и организационной структуре организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве кадровой службы. Крупные организации обычно оформляют большее количество экземпляров: для отдела кадров, для бухгалтерии и т. п.

Время пребывания работника в служебной командировке указывается в командировочном удостоверении (форма № Т-9) и определяется по дате приезда в место командирования и дате выезда из него. Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных работодателем расходов, а для работника - подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов.

В каждом из пунктов назначения должностные лица принимающей организации (например, работник отдела кадров) делают в командировочном удостоверении отметки о времени прибытия и выбытия. Отметки должны быть заверены подписью полномочного должностного лица (например, заместителя директора) и печатью (абз. 3 п. 7 Положения).

Обратите внимание!
Командировочное удостоверение оформляется только для командировок в пределах РФ

При этом командировочное удостоверение оформляется только для командировок в пределах РФ. При заграничных командировках такое удостоверение оформляется только для командировок в страны СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения и на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы. Это, например, Армения, Белоруссия, Казахстан и др. Даты пересечения государственной границы РФ с такими странами при следовании с территории РФ и на территорию РФ определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформленном как при командировании в пределах территории РФ (п. 15 и 19 Положения № 749).

При отсутствии командировочного удостоверения с отметками о дате прибытия и выбытия факт пребывания в командировке подтверждается отметками в загранпаспорте о датах пересечения границ иностранного государства, а если их нет, то документами, служащими основанием для учета командировки, будут приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице.

В случае если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делаются в каждой из организаций, в которые он командирован.

В течение всего этого времени - с даты выезда в командировку и до дня возвращения включительно - в Табеле учета рабочего времени проставляется буквенное обозначение командировки «К» или цифровой код «06» (см. Указания по заполнению форм № Т-12 и № Т-13, утв. Постановлением № 1). Эти дни и будут сроком нахождения в командировке.

По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения (для руководителя организации это правило не применяется) и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

ОФОРМЛЯЕМ ЗАМЕНУ

Важный момент - решение вопроса о том, кто, в каких объемах, на какой срок будет принимать документы и подписывать их в период нахождения руководителя организации в командировке.

Как следует из содержания п. 3 ст. 53 Гражданского кодекса РФ, лицо, которое вправе выступать от имени юридического лица, может быть определено в законе либо в учредительных документах юридического лица.

Так, согласно п. 4 ст. 32 и ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее - Закон об ООО) к компетенции единоличного исполнительного органа относятся все текущие вопросы руководства деятельностью общества. В частности, единоличный исполнительный орган общества без доверенности совершает сделки от имени общества (п. 3 ст. 40 Закона об ООО). По смыслу приведенных норм все иные лица (кроме единоличного исполнительного органа общества) имеют право действовать от имени общества только при наличии надлежащим образом оформленных полномочий.

Согласно подп. 3 п. 3 ст. 40 Закона об ООО к компетенции единоличного исполнительного органа ООО отнесено издание приказов о назначении на должности работников общества, об их переводе и увольнении.

Одна из обязанностей руководителя организации - от имени работодателя подписывать трудовые договоры с работниками, изменения к ним, приказы об увольнении, привлекать работников к дисциплинарной ответственности и др.

Эти полномочия руководитель организации вправе временно или на постоянной основе передать иному лицу, например своему заместителю или начальнику отдела кадров, при условии, что это будет надлежащим образом оформлено.

Так, надо иметь в виду, что, делегируя свои полномочия, руководитель фактически добавляет работнику новые обязанности, поручает (хоть и временно) дополнительную работу, ранее не согласованную с ним. А без согласия самого работника поручить ему дополнительную работу нельзя. Кроме того, новые обязанности должны быть предусмотрены в трудовом договоре.

Можно ли оформить передачу полномочий доверенностью?

В соответствии со ст. 185 ГК РФ доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Таким образом, если в передаваемые полномочия входит представление работодателя во взаимоотношениях с третьими лицами, необходимо оформить доверенность В документе нужно перечислить конкретные действия, которые будет производить представитель работодателя, например, подписывать документы, предоставляемые в сторонние организации (страховые компании, военные комиссариаты, Пенсионный фонд РФ и др.).

Применительно к трудовым правоотношениям доверенность оформляется только в отношении руководителей представительств и филиалов организации, которые, как прямо указано в п. 3 ст. 55 ГК РФ, назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности.

Поэтому, если возникла необходимость в передаче полномочий руководителя на то время, пока он находится в командировке, мало одного лишь приказа о возложении на работника соответствующих обязанностей. Необходимо заключить дополнительное соглашение к его трудовому договору, где определить все условия выполнения дополнительной работы, в том числе условия оплаты такой работы.

Пример оформления соглашения об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором

Направляем в командировку руководителя. Как оформить и кем заменить?

Увеличить изображение

И только после этого, на основании достигнутого соглашения и в полном соответствии с его текстом, издать приказ по личному составу о поручении дополнительной работы.

Пример оформления приказа об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором

Направляем в командировку руководителя. Как оформить и кем заменить?

Увеличить изображение

У нас руководитель улетает в командировку на месяц. Принимать кадровые решения и подписывать приказы по личному составу будет руководитель кадровой службы. Соответствующие полномочия ему уже переданы. Но как об этом сообщить другим работникам? Не получится ли так, что работников будут переводить, увольнять, а они впоследствии оспорят такие переводы и увольнения на том лишь основании, что приказы подписывал не директор, а руководитель кадровой службы?

При принятии руководителем организации решения о передаче части своих полномочий другому работнику, помимо того, что такая передача должна быть согласована с самим работником (получено письменное согласие работника, заключено дополнительное соглашение к трудовому договору, издан приказ по личному составу о поручении дополнительной работы), рекомендуется подготовить и издать приказ по основной деятельности о том, какие именно полномочия руководителя организации передаются, кому и на какой срок.

Пример оформления приказа по основной деятельности об исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, предусмотренной трудовым договором

Направляем в командировку руководителя. Как оформить и кем заменить?

Увеличить изображение

Такой приказ может понадобиться при проведении инспекторских проверок, а также в ходе судебного спора или для разрешения претензий работников - когда возникнет вопрос о том, по какому праву и на основании какого документа те или иные полномочия руководителя организации осуществлял другой работник.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль