Инструкция по заполнению трудовой книжки

35343
Трудовая книжка является основным документом для сотрудника, подтверждающая его трудовой стаж. Вносимые в нее сведения должны быть строго регламентированы и вноситься особым образом. Сами бланки трудовых книжек являются бланками строгой отчетности и подлежат учету. На сегодняшний день в обороте в Российской Федерации есть 3 вида бланков, все они выпущены в различные годы и являются действующими и по сей день. Сегодня мы поговорим о правилах ее заполнении и возможных способах исправления допущенных ошибок.

Инструкция по заполнению трудовой книжки: форма трудовой

Первое, на чем нужно остановиться, это форма трудовой. В соответствии с ч. 1 ст. 66 ТК РФ основным документом о рабочей деятельности является трудовая книжка установленного образца. Граждане, прибывшие в Россию из ближнего зарубежья, нередко при трудоустройстве предъявляют документы, заведенные в государствах – бывших республиках СССР.

Работники кадровых служб нередко принимают эти трудовые книжки, ставят их на учет и заполняют, что совершенно недопустимо. Владельцам таких бланков следует оформлять новые и первой вносить информацию о работе в РФ.

Поскольку трудовая книжка имеет определенную структуру: обложка, титульный лист, разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении», поговорим о некоторых сложных случаях оформления книжки в последовательности, отражающей ее структуру.

Инструкция по заполнению титульного листа трудовой книжки

Существует законодательно закрепленная “Инструкция по заполнению трудовых книжек” утвержденная Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69.

Правила заполнения трудовой книжки: разбираем ошибки

Правила заполнения трудовой книжки в части исправления данных гражданина

Инструкцией (п. 2.3) установлено: в случае изменения имени, фамилии, отчества, даты рождения старая запись зачеркивается одной чертой и записываются новые данные. При этом на внутренней стороне обложки делаются ссылки на соответствующие документы, которые заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью компании.

В практике бывают ситуации, когда на внутренней стороне обложки, например, если сотрудник неоднократно изменял фамилию, уже недостаточно места для внесения ссылки на документ. Где в таком случае можно отразить эти данные?

Поскольку в Инструкции используется понятие «внутренняя сторона обложки» и при этом не оговаривается, что это должна быть внутренняя сторона обложки в начале книжки, полагаем, что можно использовать оборотную сторону в конце трудовой и там сделать запись о документах, подтверждающих внесенное изменение.

Внесение дополнений в трудовую книжку согласно инструкции

Нередко в трудовых книжках встречаются ошибки, связанные с неправильным внесением дополнений в строки «Образование» и «Профессия, специальность». Нужно иметь в виду, что информация в этих строках не зачеркивается.

Если сотрудник, к примеру, получил второе образование, следует поставить запятую после первой записи и дополнить ее новыми данными, например: «Образование: среднее специальное, высшее профессиональное».

То же самое относится и к внесению информации о новой профессии или специальности. Записи об образовании и о профессии или специальности следует делать только на основании документов об образовании.

Если сотрудник учится в учебном заведении, например в вузе, следует записывать то образование, которое на данный момент может быть подтверждено документом об образовании. Делать пометку «незаконченное высшее», если он является студентом, нельзя.

В ситуации, когда сотрудник, окончив три курса вуза, прекратил обучение, что подтверждается справкой установленного образца, выданной образовательным учреждением, в трудовую вносится запись о неполном высшем профессиональном образовании, как это установлено Общероссийским классификатором информации о населении (ОКИН).

При отсутствии у работника образования или профессии (специальности) в соответствующих позициях не надо ничего вписывать. Записывать в качестве профессии или специальности должность, на которую он принят, не допускается.

Посмотрите более подробное объяснение в видео:

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Инструкция по заполнению при отсутствие печати на титульном листе трудовой книжки

Как быть, если отсутствует печать организации, выдавшей трудовую книжку?

Серьезной ошибкой является отсутствие печати организации, выдавшей трудовую книжку, на титульном листе. Трудовая книжка без печати предприятия признается недействительной. Во всяком случае, если вы в своей практике столкнетесь с такой ситуацией, лучше выдать сотруднику новый бланк, не перенося в нее записи из старой, а книжку без печати вернуть сотруднику, предупредив, чтобы он постарался получить справки из предыдущих организаций или из архива, подтверждающие его работу в этих компаниях.

Однако в своем Письме (от 28.08.2008 № 0807-1) Роструд придерживается несколько иной позиции. Так если местонахождение работодателя известно и компания еще функционируем, можно просто обратиться с просьбой о постановке ошибочно забытой печати.

Если же местонахождение компании не известно, либо она ликвидирована, сотруднику необходимо обратиться в архив, той территории, где она была поставлена на учет. И получить необходимые справки для подтверждения стажа. Либо обратиться в суд для установления факта трудоустройства. Считаем, что компания должна оказывать сотруднику посильную помощь, при поступившей от него просьбе.

Пенсионный фонд же при назначении пенсионных выплат гражданину опирается не только на данные из трудовой книжки, но также на отчисления производимые работодателем в пенсионный фонд и сведения о работающем персонале. Данное правило вступило в силу с 1 января 1997 года. Таким образом, для целей пенсионного обеспечения фонд в первую очередь опирается на переданные работодателем данные, а не на записи в трудовой.

Инструкция заполнения трудовой книжки в разделе Сведения о работе

Наибольшее количество ошибок встречается в разделе трудовой книжки «Сведения о работе». При трудоустройстве в трудовую сначала вносится информация о наименовании компании, а затем собственно запись о приеме. Следует обратить внимание, что нумеруются и датируются только данные:

  • о приеме,
  • переводе,
  • увольнении,
  • об обучении на курсах по повышению квалификации,
  • переквалификации и подготовке кадров,
  • о присвоении разряда, классного чина и другие,
  • записи об исправлении ошибок.

Запись о наименовании предприятия, так же как и о переименованиях, не нумеруются и не датируются.

При проставлении дат (число, месяц, год) в графе 2 записываются только цифры без точек.

Правила внесения данных об учебе и службе в армии в трудовую книжку

Если сотрудник принимается на работу впервые, нужно ли вносить в трудовую книжку запись о службе в армии, об обучении в школе, колледже, вузе?

У специалистов кадровых служб нередко возникает этот вопрос. Ответ на него дают Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением от 16.04.03 № 225 (далее – Правила). В трудовую по месту работы согласно Правилам вносятся с указанием соответствующих документов:

  • о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;
  • о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Следовательно, информация о службе в армии вносится, а об обучении в техникуме, колледже или вузе – нет. Однако – обратите внимание – следует вносить записи об обучении на курсах повышения квалификации, переквалификации или подготовке кадров.

Порядок внесения названия организации и ее переименования в трудовую книжку

При внесении данных о наименовании организации следует указывать ее полное официальное наименование и сокращенное наименование (если оно есть), которое помещается в скобках. Кроме того, необходимо указать наименование филиала (представительства), если работник принимается на работу в филиал (представительство).

В обязательном порядке следует вписывать переименования юридического лица: при этом в графе 3 указывается старое название (полное и сокращенное), дата переименования, новое название организации (полное и сокращенное, если оно предусмотрено уставом), а в графе 4 указывается документ-основание (приказ или распоряжение руководителя данной или вышестоящей организации).

Если информация о переименовании организации не внесена, а после переименования уже вносились другие записи, как исправить ситуацию?

Такая ошибка весьма распространена. К сожалению, Инструкция не устанавливает порядка внесения пропущенной информации. На наш взгляд, будет вполне разумным после последней записи (на момент установления пропуска) внести данные о переименовании компании по правилам, названным выше.

При внесении данных о приеме на работу указываются: порядковый номер, дата приема, должность и подразделение, в которое принят сотрудник, основание (дата и номер распоряжения).

При этом нужно иметь в виду: подразделение может не указываться, если должность, на которую принят сотрудник, «не привязана» к конкретному структурному подразделению. Это, прежде всего, касается должностей руководителей организаций, заместителей руководителя, главных специалистов (главный инженер, главный энергетик и др.), а также относится к случаю, когда структурное подразделение не названо в трудовом договоре. Это же правило относится и к данным о переводе.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Правила заполнения трудовой книжки при работе по совместительству

Такие вопросы нередко возникают у специалистов по кадрам. Во-первых, нужно иметь в виду, что данные о совместительстве вносятся по желанию сотрудника (п. 3.1 Инструкции). Во-вторых, записи о работе по совместительству производятся по основному месту работы на основании документов, которые предоставит работник.

При этом кадровика не должно волновать то, что в трудовую, например, внесена запись о приеме на работу по совместительству, но нет записи об увольнении с этой работы, или то, что запись о приеме по совместительству сделана в одной организации, а запись об увольнении по совместительству делается в другой компании. Это вполне возможно, если Ваш коллега за это время поменял основное место работы.

При внесении таких данных возможны ошибки. Нередко этот переход оформляют как перевод, делая в трудовой книжке запись о переводе, что неверно. В подобной ситуации должно быть оформлено увольнение работника с работы по совместительству, а затем его прием на основную работу. При этом в трудовой, если в ней не было данных о его работе по совместительству, будут только данные об увольнении с предыдущего основного места работы и о приеме на новое основное место работы.

Правила заполнения трудовой книжки при увольнении

При внесении данных об увольнении нужно помнить следующее. В соответствии с изменениями, внесенными в ТК РФ Федеральным законом от 30.06.06 № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов, запись об основании и причине увольнения следует делать со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт ТК РФ.

Например: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Однако если уже после вступления в силу названного Федерального закона в бланк были внесены записи без указания части статьи, не нужно это рассматривать как серьезную ошибку и исправлять внесенную запись. Такие ошибки рассматриваются как технические и не меняют сути внесенных данных.

10 ошибок в трудовых книжках и их оценка ПФР, ГИТ и работником

10 ошибок в трудовых книжках и их оценка ПФР, ГИТ и работником

Инструкция по заполнению трудовой книжкиУвеличить изображение >>>

Правила заполнения трудовой книжки при особых случаях увольнения по инициативе сотрудника

Кроме того, при внесении данных об увольнении (прекращении трудового договора) нужно учитывать, что согласно п. 5.6 Инструкции «при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин».

Например: «Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
«Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Запись об увольнении в соответствии с п. 35 Правил заверяется подписью работника кадровой службы, осуществляющего ведение, учет и хранение бланков, печатью работодателя и подписью самого работника, за исключением случаев, когда это невозможно сделать. При этом не нужно подпись работника дополнять еще какими-либо записями («С записями ознакомлен» и др.). Правила этого не требуют, должна быть просто подпись увольняющегося.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Инструкция по заполнению раздела Сведения о награждениях в трудовой

Подписью работника кадровой службы и печатью заверяется также раздел «Сведения о награждениях» (в трудовых книжках старого образца – «Сведения о поощрениях»). Подпись работника в этом разделе также нужна.

При оформлении раздела «Сведения о награждениях» нужно иметь в виду, что в этот раздел вносятся все виды поощрений и награждений, а именно:

  • награждение государственными наградами, в т. ч. присвоение государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
  • награждение почетными грамотами, присвоение званий и награждение нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимые организациями;
  • другие виды поощрения, предусмотренные законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Пунктом 25 этих же Правил установлено, что данные о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

Правила выдачи и заполнения дубликата трудовой книжки

Довольно редко, но все же случаются ситуации, когда Ваш нерадивый сотрудник или утратил трудовую вовсе или испортил бланк и он стал непригодным для дальнейшего использования. В зависимости что конкретно произошло с документом различен будет и порядок действий для гражданина.

Инструкция по заполнению дубликата при утерянной трудовой книжке

Если по стечению обстоятельств книжка была безвозвратно утеряна, гражданину стоит незамедлительно обратиться к последнему работодателю с просьбой выдать дубликат. На эту процедуру у компании есть не более 15 календарных дней.

Перед тем как в книжку будет сделана запись о последнем месте работы, стоит подсчитать стаж сотрудника, который он может подтвердить документально. У гражданина должны быть на руках подтверждающий справки от остальных работодателей или из архивов. Тот стаж, который документально не подтвержден в трудовую не вносится.

Стаж вносится перед записью о трудоустройстве в раздел “Сведения о работе”. Не требуется разделение его на разных работодателей. Стаж вносится суммарно.

Инструкция по заполнению дубликата при испорченной трудовой книжке

При испорченном бланке трудовой, но все же при ее наличии, она заполняется по п. 33 Правил. В этом случае записи переносятся в соответствии со старым бланком по последнему месту работы гражданина. В том объеме, в котором возможно подтвердить документами. Соответственно печатями записи не заверяются, кроме последнего места работы.

Читайте в этом месяце

    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально


      Рассылка




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      Вы находитесь на первом профессиональном сайте для специалистов по кадрам. Для Вас актуальные новости и статьи по кадровому делопроизводству и трудовому законодательству.

      Ваш подарок при регистрации: набор плакатов по кадровому делу, которые можно распечатать и повесить в офисе!

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль