Строим планы, или Долой рутину!

2352
Кто из кадровиков не знает, как порой катастрофически не хватает времени, чтобы спокойно сделать свою работу? То звонки отвлекают, то сотрудники, то совещания, то внезапно возникающие вопросы и задачи - и так изо дня в день! В результате текущие дела переносятся на завтра, и этот «снежный ком» постоянно растет. От кажущейся безысходности просто руки опускаются. Но всегда ли виной являются внешние факторы? А может быть, причину стоит поискать в себе? В нашей статье мы поговорим о том, как научиться планировать свою работу и уйти от ежедневной рутины.

Чтобы понять «природу» нехватки времени, уместно будет привести в качестве примера одну притчу.

«Некто, гуляя по лесу, повстречал дровосека, который с видимым усилием, упорно пилил сваленное дерево. Прохожий подошел поближе, чтобы разглядеть, почему работа дается с таким трудом, а поняв в чем дело, сказал: "Прошу прощения, но мне кажется, что ваша пила совершенно затупилась! Почему бы вам ее не заточить?" И услышал в ответ: "Для этого у меня нет времени - я должен пилить дрова!"»

Так, может, и нам стоит сначала заточить «свою пилу», и тогда работа пойдет совсем по-другому? Разгадка причин низкой эффективности работы кроется именно в этом. Хотя, как правило, каждый думает, что все делает правильно...

Причины нехватки времени

Существуют определенные факторы, мешающие нормальной работе. Условно их можно разделить на две группы: внешние и внутренние.

Внешние факторы - это те, которые прямо или косвенно связаны с вашей работой и существуют независимо от вас.

ПРИМЕР

Нечеткая постановка цели и задач; отсутствие единого и полного понимания всеми руководителями сути решаемой проблемы или продвигаемого проекта; неполная или запоздалая информация, нужная для работы, и т. п.

Избавиться от внешних факторов очень трудно. Однако вы все же можете в какой-то степени на них влиять, хотя на это может уйти время... точно так же, как на «заточку пилы» из нашей притчи. Но подумайте о том, что, затратив время сейчас, в будущем вам будет легче работать. Для этого вам нужно выработать определенные правила поведения или даже позицию в выстраивании коммуникаций при решении служебных вопросов и выполнении своих должностных обязанностей.

Что здесь можно посоветовать? Допустим, если вы, ответив на звонок, почувствуете, что предстоит продолжительный разговор, а у вас срочное или важное дело, то можно вежливо, объяснив причину, попросить абонента перезвонить позже или сказать ему, что сами перезвоните в удобное для вас обоих время. Если цель или задача поставлена руководителем нечетко, значит, нужно попросить уточнить ее. Если нет единого понимания сути решаемой проблемы или проекта и это, в свою очередь, влияет на выполнение вашей работы, то нужно достигнуть понимания любыми способами. Разумеется, в рамках приличия и морали.

НАШ СОВЕТ

Избавляясь от внешних факторов, влияющих на вашу работу, прежде всего устраняйте причины их происхождения

В одной статье рецепты на все случаи жизни мы, конечно же, предложить не сможем. В любой ситуации вы сами должны искать разумный выход, ориентируясь по обстановке. Полностью от влияния внешних факторов вы, наверное, не избавитесь, но стремиться их минимизировать должны. Если ничего не предпринимать, то, находясь под влиянием этих факторов, вы будете напоминать того самого дровосека из притчи.

Внутренние факторы - те, которые существуют внутри вас, просто вы их не замечаете или по каким-то причинам не придаете им особого значения. О них мы поговорим более подробно.

Строим планы, или Долой рутину!

Давайте разберемся, откуда эти факторы берутся? Для этого проанализируйте свой рабочий день и вы увидите, что какая-то часть рабочего времени нерационально тратится на всевозможные перерывы, нарушающие запланированный рабочий процесс. К примеру, чаепития, которые могут длиться до неприличия долго.

Вы замечали, что, придя на работу, вы долго не можете собраться с мыслями и решить, с чего начать? Обычно это проявляется в тех случаях, когда вы заранее не спланировали свою работу. Или спланировали, но не учли каких-то моментов и это вас «затормозило». Некоторые начинают работу с просмотра электронной почты, социальных сетей, чтения газет, журналов. На все это тоже уходит время. Кроме того, нарушается концентрация и нужно какое-то время, чтобы войти в рабочий режим. И таких 5-, 10-, 15-минуток набирается достаточно. Если все это суммировать, то получается, что потеряно минимум два часа рабочего времени.

А ведь вам полагается всего два 15-минутных перерыва, установленных для персонала, чья работа связана с компьютером (постановление Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 № 118 «О введении в действие санитарно-эпидемиологических правил и нормативов СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03»). Эти перерывы, как известно, включаются в рабочее время и оплачиваются.

Бывает, кадровики проявляют гиперактивность в работе, хотят все успеть, и поэтому планируют на день столько дел, что остается только позавидовать их целеустремленности. Однако на практике редко когда удается все выполнить - причин, в том числе и субъективных, может быть много. В результате невыполненные мероприятия переносятся на другие дни, что отрицательно сказывается на психологическом состоянии, сбивает с нормального рабочего ритма и приводит к дезорганизации и потере приоритетов в определении важности решаемых задач.

Учимся выделять главное, отличать важное от срочного...

Уметь выделять главное и отличать важное от срочного - это качество, которое приобретается с опытом. Часто самое спешное дело не всегда бывает самым важным, но из-за отсутствия приоритетов неважные дела становятся срочными.

Все, о чем мы только что говорили, происходит на подсознательном уровне и тяжело поддается анализу. Поэтому постарайтесь сами выработать для себя правила, касающиеся организации вашей работы. Мы дадим несколько советов, которые помогут вам правильно организовать свой рабочий день.

Итак, мы вплотную подошли к планированию работы.

Планирование работы

Планирование подразумевает определение объема, последовательности и сроков выполнения задач, а также контроль их выполнения на ближайший период (например, день, неделя). Кроме того, при определении объемов и сроков выполнения задач учитывается связанная с работой нагрузка на исполнителя (физическая, умственная, психологическая и т. п.).

Планирование призвано обеспечить рациональное и плодотворное использование рабочего времени, которого «вечно не хватает». Только благодаря четкому и продуманному планированию своей работы можно избежать бездарных потерь времени.

Планирование способствует самоорганизации и самодисциплине работника, выработке у него способности прогнозирования и предвидения.

ВАЖНО!

Организация вашего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не я работе»

НАШ СОВЕТ

Научитесь расставлять приоритеты и планировать свое рабочее время. Это поможет исключить влияние внутренних факторов на результат вашей работы

Из всех имеющихся видов планирования для кадровиков наиболее актуальны перспективное и текущее.

К перспективным планам можно отнести планы на квартал, полугодие, год и более. Перспективные планы содержат в себе намеченные на будущее проекты, цели и задачи, на реализацию которых требуется длительное время.

К текущим планам относятся планы на месяц, неделю и день. Отличие этих планов от перспективных заключается в большей детализации планируемых задач и сроков их выполнения с указанием конкретных дат и времени выполнения.

Чтобы планирование было оптимальным и действенным, мы рекомендуем вам несколько правил, выполнение которых должно стать вашей повседневной нормой.

Строим планы, или Долой рутину!

Правило 1. Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени. Как показывает опыт и практика, лучше всего на 60%. В этом случае больше вероятности, что план будет выполнен.

Правило 2. Примерно 20% времени отведите на непредвиденные факторы, например внезапно возникшие задачи, задания руководства, отвлечение на служебные и деловые переговоры с руководством, посетителями или сослуживцами. Это время условное, его нельзя запланировать. Просто имейте в виду, что на непредвиденные факторы у вас всего 1,5 часа. Если в течение рабочего дня вас никто не отвлечет от работы, это время будет для вас резервным. Используйте его на выполнение других, незапланированных на этот день задач.

Правило 3. Примерно 20% рабочего времени отведите на так называемую спонтанную активность. Допустим, во время работы у вас появились какие-то идеи, творческие мысли по поводу других задач. Не отгоняйте их, дайте волю фантазии. Пролистайте нужную литературу, загляните в Интернет, позвоните для наведения справок нужному адресату, сделайте необходимые записи в рабочей тетради. Это часто бывает очень полезно и для вас, и для дела. Только не забывайте, что на подобное творчество у вас также 1,5 часа.

Правило 4. Составляя план, каждому мероприятию устанавливайте точные временные рамки. Трудовая функция кадровиков имеет свою особенность -она в основном носит однообразный и монотонный характер, а значит, подлежит нормированию.

Правило 5. Устанавливайте точные сроки исполнения всех пунктов плана, и не переносите их ни при каких обстоятельствах (кроме случаев сокращения сроков). Таким образом, вы приучаете себя к самодисциплине и самоорганизованности.

Наша справка

Планирование - это разработка комплекса практических мер, направленных на достижение намеченных целей, выполнение поставленных задач или должностных обязанностей.

Правило 6. Точно определяйте, какому делу и каким задачам вы отдаете предпочтение. Учитесь отделять главные задачи от второстепенных.

Правило 7. С самого начала устанавливайте в своих планах: какую работу вы должны выполнить лично, какую - во взаимодействии с кем-либо, а какую можно перепоручить (делегировать).

Правило 8. Ежедневно в конце рабочего дня оставляйте 10 минут для планирования своей работы на следующий день, и вы сэкономите 2 часа рабочего времени следующего дня, быстрее и лучше справитесь с важными делами.

Следуя этим правилам, вы обеспечите себе такие условия, при которых работа будет приносить вам удовольствие. Разве не этого вы хотели?

При этом помните, что вы составляете план прежде всего для себя, а не для руководителя. План должен помогать вам работать, особенно если речь идет о каких-то важных мероприятиях, завязанных в единую систему управления компании. Составленный вами план - графическое отображение вашей работы, а выполненный план - предмет оценки вашей работы руководителем компании.

Желаем удачи!



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль