• Главная страница
  • » Статьи
  • » Архив
  • » Как выполнить требования закона о выдаче трудовой книжки работнику, если в день увольнения это сделать невозможно в связи с отсутствием работника

Как выполнить требования закона о выдаче трудовой книжки работнику, если в день увольнения это сделать невозможно в связи с отсутствием работника

9017
Батура Анна Владимировна
Главный редактор журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика».
В день прекращения трудового договора работнику обязаны выдать трудовую книжку. Но иногда даже при всем желании выполнить требование закона это сделать невозможно: работника просто-напросто в день увольнения нет на работе. Причины, по которым так получилось, могут быть самыми разными - например, работник увольняется по собственному желанию, находясь на больничном, или в день увольнения у него выходной день по графику. Вот только ответственность работодателя за своевременную выдачу трудовой книжки никто не отменял, а значит, вам нужно избежать негативных последствий и в таких, казалось бы, безобидных и неконфликтных ситуациях. Не знаете, какие действия нужно для этого совершить? Или боитесь что-то упустить? Специально для вас наша новая рубрика: «Пошаговая инструкция».

Ситуация, когда вы оформляете увольнение, а работника в этот день нет на работе, вполне возможна и законна. Но это не означает, что работодатель может задержать расчет или не вовремя выдать трудовую книжку уволенному сотруднику. Помните: независимо от причин отсутствия работника на работе вы будете нести ответственность за задержку выдачи трудовой книжки вплоть до оплаты вынужденного прогула.

Как же быть? Чтобы выполнить требование закона и избежать финансовых потерь, достаточно к стандартной процедуре увольнения прибавить всего лишь три этапа.

Этап 1
Фиксация факта отсутствия работника на работе в день прекращения трудового договора в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

В первую очередь необходимо документально зафиксировать факт отсутствия работника на работе в день прекращения трудового договора.

Получение работником трудовой книжки (и вкладыша в нее, если он был оформлен) при увольнении фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого форма Книги учета предусматривает графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».

Если трудовая книжка не была вручена работнику в день увольнения в связи с тем, что он в этот день по каким-то причинам не работал, этот факт необходимо зафиксировать в графе 12 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пример 1).

Этап 2
Направление работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку

В соответствии с ч. 6 ст. 841 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием на работе, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Обратите внимание: со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

ВАЖНО!

Со дня направления работнику уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки

Шаг 1. Составляем проект уведомления о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку (пример 2) оформляется на бланке письма работодателя. В таком уведомлении следует указать обстоятельства, из-за которых трудовая книжка не была получена работником при увольнении, а также все условия ее получения (например, график работы отдела кадров), в том числе и возможность отправки ее по почте по просьбе бывшего работника и по указанному им адресу.

Шаг 2. Подписываем проект уведомления о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку подписывается руководителем организации или иным уполномоченным на это лицом.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Невостребованные трудовые книжки хранятся в течение 75 лет

Шаг 3. Регистрируем уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку - официальное письмо, поэтому должно быть зарегистрировано в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации исходящих документов (пример 3).

Регистрация отправки такого документа поможет в будущем избежать возможных споров с уволенным работником.

Шаг 4. Направляем работнику уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку направляется работнику по адресу его проживания (пребывания). Целесообразно направлять такое уведомление письмом с уведомлением о вручении.

О направлении уведомления работнику желательно сделать отметки в Журнале регистрации исходящих документов и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 5. Направляем копию уведомления в дело

Копия исходящего документа остается у работодателя и оформляется в соответствующее дело, например «Исходящие документы. Копии».

Этап 3
Оформление трудовой книжки на хранение

Невостребованная трудовая книжка хранится у работодателя в соответствии с общими правилами хранения этого документа: в несгораемом шкафу, доступ к содержимому которого невозможен лицам, не имеющим права получать и обрабатывать персональные данные работников. Невостребованные трудовые книжки хранятся отдельным массивом от трудовых книжек работающих сотрудников.

В будущем, если бывший работник изъявит такое желание, трудовая книжка может быть направлена ему по почте по указанному им адресу. Помните, что без оформления просьбы владельца трудовой книжки отправка этого документа по почте не допускается. Также работник может лично обратиться к работодателю с просьбой о выдаче ему трудовой книжки, не полученной в день увольнения.

НАШ СОВЕТ

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку направляйте работнику по адресу его проживания (пребывания) с уведомлением о вручении

ПРИМЕР 1

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (фрагмент)

Как выполнить требования закона о выдаче трудовой книжки работнику, если в день увольнения это сделать невозможно в связи с отсутствием работника

ПРИМЕР 2

Уведомление о необходимости получить трудовую книжку при отсутствии работника на работе в день прекращения трудового договора

Как выполнить требования закона о выдаче трудовой книжки работнику, если в день увольнения это сделать невозможно в связи с отсутствием работника

ПРИМЕР 3

Регистрация уведомления о необходимости получить трудовую книжку в Журнале регистрации исходящих документов

Как выполнить требования закона о выдаче трудовой книжки работнику, если в день увольнения это сделать невозможно в связи с отсутствием работника

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль