Табель учета рабочего времени Т-12

119374
Образец заполнения табеля учета рабочего времени формы Т-12, как вести его в различных ситуациях, порядок оформления. Вы сможете скачать бланк и образцы. И помните, за неправильное ведение или отсутствие табеля работодатель может быть привлечен к ответственности.

Ведение учета рабочего времени сотрудников - обязанность любого работодателя (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Форму документа компания (за исключением организаций госсектора) разрабатывает самостоятельно и утверждает ее в составе учетной политики организации.

За основу можно принять унифицированную форму Т 12 (или Т 13). Их можно дополнять нужными для вас реквизитами, расширять и сужать графы и строки, принимая во внимание разряд показателей, включать дополнительные строки и дополнительные условные обозначения и вкладные листы. Бланки и заполненные образцы этих документов можно скачать в конце статьи в разделе «Необходимые документы».

Образец заполнения табеля учета рабочего времени Т-12

Вносить данные в табель необходимо каждый день. Когда окончится месяц, кадровик должен подсчитать для каждого сотрудника количество отработанных часов и дней, неявки на работу, а также выходные и праздничные дни. Составлять данный документ необходимо только в одном экземпляре. 

Бланк табеля учета рабочего времени Т12

Шаг 1.Вначале заполните «шапку» табеля учета рабочего времени. Здесь укажите:

  • реквизиты приказа, которым утверждена форма документа;
  • название организации и наименование структурного подразделения;
  • порядковый номер и дату его заполнения;
  • период, за который ведется учет рабочего времени.

Шаг 2.Далее заполняется содержательная часть (на примере унифицированной формы табеля Т 12). Обратите внимание, что столбцы с 8 по 17 заполняются только в конце отчетного месяца.

Номер столбца

В графах заполняется:

1 Порядковый номер сотрудника
2 Фамилия, инициалы, должность сотрудника
3 Табельный номер сотрудника
4 Отметки о явках и неявках сотрудника на работу по числам за первую половину месяца. Для заполнения используйте коды условных обозначений и цифрами отмечайте количество отработанных часов
5 Итоги отработанного времени за 1 половину месяца. Посчитайте общее количество отработанных часов и дней
6 Отметки о явках и неявках сотрудника на работу по числам за вторую половину месяца. Для заполнения используйте коды условных обозначений и цифрами отмечайте количество отработанных часов
7 Итоги отработанного времени за 2 половину месяца. Посчитайте общее количество отработанных часов и дней
8-9 Общее количество отработанных дней и часов сотрудника за месяц
10-13 Количество отработанных сотрудником сверхурочных, ночных часов; часов работы в выходные (праздничные) дни
14 Общее количество дней и часов неявок сотрудника на работу
15-16 Причины неявок сотрудник на работу, количество дней по каждому из оснований
17 Количество выходных и праздничных дней в месяце

Шаг 3.Подписывают расписание несколько человек. Как правило, это: ответственное лицо, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы. 

При большой численности компании удобнее составлять табели на каждое подразделение отдельно, в этом случае право подписи имеет руководитель подразделения. Если компания небольшая, можно подписать табель у директора. Заполнение второго раздела  - обязанность работников бухгалтерии.

Табель рабочего времени Т 12 (упрощенная форма)

Образец табеля учета рабочего времени

Скачать образец заполнения табеля Т 12 >>>

Скачать бланк табеля рабочего времени на одном листе а4 >>>

Сведения в табель учета рабочего времени Т-12 вносятся ежедневно (кроме выходных). В последний день месяца производится суммирование отработанного времени и данные передаются в расчетную группу для начисления заработной платы. Так происходит в большинстве случаев, но не всегда. Заполнение этой формы также может потребоваться в случае увольнения работника. При этом требуется предоставить в бухгалтерию данные об отработанном времени. В этом случае табель заполняется не на всех сотрудников компании, а на одного увольняющегося работника и передается для начисления.

Если компания использует на своем производстве сдельную оплату труда, которая не зависит от времени нахождения работника у станка, а на прямую от объема произведенной продукции на первый взгляд ведение табеля вообще не целесообразно. Однако, ТК не устанавливает каких-либо послаблений на этот счет для организаций. И вести его обязаны все.

Коды условных обозначений

Буквенный код Числовой код Обозначение
Я 01 Продолжительность работы в дневное время
Н 02 Продолжительность работы в ночное время
РВ 03 Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни
С 04 Продолжительность сверхурочной работы
ВМ 05 Продолжительность работы вахтовым методом
К 06 Служебная командировка
ПК 07 Повышение квалификации с отрывом от работы
ПМ 08 Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности
ОТ 09 Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
ОД 10 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск

Полную таблицу условных обозначений можно скачать здесь >>>

Учитывать рабочее время в табеле можно, применяя метод регистрации (сплошной) явок и неявок каждого работника. В таком случае в документе нужно заполнять две строчки – необходимый код (явка, неявка) и количество отработанных часов или минут. Если человек отсутствует по уважительной причине – нижняя строка не заполняется.

Регистрация отклонений – такой вариант учета предполагает отметки только в те дни, когда наблюдаются отклонения от нормальной продолжительности рабочего времени. Например, это отражение работы в сверхурочном режиме, в ночную смену, выход на работу в праздники или в выходные дни. Также регистрация отклонений происходит в случае отсутствия работника по различным причинам – больничный и т.д.

Если в табеле не проставляются отклонения – нужно понимать, что человек отработал необходимое количество часов, согласно внутреннему трудовому распорядку. Такая методика является обязательной, если нужно учесть, например, работу персонала, который постоянно находится в разъездах или трудится на дому. 

Стоит помнить, что делать отметки в табеле можно только при наличии «подтверждающих» документов об соответствующих отклонениях. Если соответствующего документа работник не предоставлял, а отметка об отклонении проставлена – это является ошибкой. Примеры таких документов:

  • Приказ о привлечение персонала к сверхурочной работе.
  • Лист о временной нетрудоспособности.
  • Приказ о командировке.
  • Приказ об отпуске и т.д.

Курс повышения квалификации в подарок всем кадровикам

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Ведение табеля учета рабочего времени работников

Цель 1 Регистрация времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником.

Цель 2 Контроль соблюдения работниками установленного режима рабочего времени.

Цель 3 Получение данных об отработанном времени, о расчете оплаты труда и других выплат, причитающихся работнику (в т.ч. пособий, выплачиваемых из бюджета Фонда социального страхования РФ).

Форма для записи рабочего времени обязательно изучается и оценивается (в числе других необходимых документов):

  • при проверках соблюдения трудового законодательства инспекторами ГИТ;
  • при проверках органами Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ в части правильности начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, а также сумм пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • при проверках органами Федеральной миграционной службы работодателей, привлекающих на работу работников - иностранных граждан;
  • при проведении основных и дополнительных мероприятий налогового контроля.

Читайте также:

Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников

Как заполнять табель учета рабочего времени

Как отмечать разные виды отпусков

Не зависимо от того, какой отпуск вы оформили сотруднику, отразите этот факт в табеле. Используйте определенные коды для каждого случая, например:

  • ежегодный основной оплачиваемый отпуск – «ОТ» (09);
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск – «ОД» (10);
  • дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением – «У» (11);
  • дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы – «УД» (13);
  • отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) – «Р» (14);
  • отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет – «ОЖ» (15);
  • отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя – «ДО» (16);
  • отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством – «ОЗ» (17);
  • ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы – «ДБ» (18).

Обозначение командировок

В командировке работник также исполняет свои трудовые обязанности, отстаивает интересы организации, поэтому этот период также необходимо зафиксировать. Для этого используйте буквенное обозначение «К» или цифровое – 06.

Количество отработанных дней за дни командировки не указывайте. Оплата данного периода производится из расчета среднего заработка. Время, которое сотрудник должен потратить, чтобы добраться до места командировки, отмечайте и оплачивайте аналогично. 

Нужно ли указывать ночную работу?

Время выполнения сотрудником своих обязанностей в ночные часы также следует учитывать. Для обозначения такого периода используйте буквенный код «Н» (цифровой – 02). Не забывайте указывать точное количество часов, которое сотрудник отработал в ночное время.

Полную таблицу условных обозначений можно скачать здесь >>>

Срок хранения документа

Табель рабочего времени относится к документам по личному составу. Срок его хранения составляет 5 лет, если учитывалось рабочее время сотрудников с нормальными условиями труда и 50 лет, если условия труда были вредными или опасными (75 лет до 2003 года).

Кто должен вести учет рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени организует работодатель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Как правило, он определяет структурное подразделение или конкретного сотрудника, которые заполняют табель. Такими лицами могут выступать:

Система учёта рабочего времени
централизованная децентрализованная
при наличии кадровой службы при отсутствии кадровой службы Ответственный за ведение табелей в структурном подразделении (для организаций с большой численностью работников
Табельщик (при наличии должности в штатном расписании) Специалист по кадрам
Или другой работник кадровой службы Или любой другой работник, которому поручены эти обязанности

Обязанность вести табель нужно закрепить в приказе по основной деятельности, в положениях о структурных подразделениях, включить в должностные инструкции и трудовые договоры сотрудников. Пример оформления приказа о назначении ответственных за ведение табеля:

Оформление приказа о назначении ответственных за ведение табеля

Электронный вид

В век высоких технологий, в прошлое постепенно уходит бумажный документооборот. При наличии на документе электронно цифровой подписи он имеет силу бумажного документа. Если таковой нет, то распечатать табель в конце месяца все равно придется. Как правило, если на участке график формируется на бумажном носителе и передается в таком виде в бухгалтерию, то приходится его “перебивать” в программу для расчета заработной платы.

Так при своевременном внесении в базу всех отклонений от нормы у сотрудников, в конце месяца мы получим уже готовый документ, который останется только распечатать и подписать. Это несомненно экономит много времени для бухгалтера при расчете зарплаты.

Читайте подробнее о других формах учета рабочего времени в статье >>> 

Ответственность работодателя за отсутствие табеля и его неправильное оформление

Если не ведете табель учета рабочего времени или применяете неустановленную форму – проблемы будут и для компании в целом, и для ее должностных лиц. Отвечать придется за нарушение не только трудового, но и налогового законодательства, а также требований бухучета. 

Необходимо указывать только точные достоверные сведения. Иначе в ходе проверки могут быть установлены нарушения, за которые предусмотрены штрафные санкции.

Выявляются следующие нарушения:

  • несоответствие информации по зарплате;
  • не учтены переработки, сверхурочные часы;
  • недостоверная информация о рабочем времени сотрудника и др.

Наличие таких неточностей в примере заполнения табеля учета рабочего времени чревато наступлением неблагоприятных последствий для работодателя.

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Необходимые файлы:

Читайте подробнее о других формах учета рабочего времени в статье >>> 

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль