Табель учета рабочего времени

96548
Какую форму табеля учета рабочего времени удобно применять, как ее заполнять в различных ситуациях, какие существуют условные обозначения. Вы сможете скачать бланк табеля и образцы его заполнения при отпуске, переработке, командировке сотрудника и в других случаях. И помните, за неправильное ведение или отсутствие табеля работодатель может быть привлечен к ответственности.

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Табель учета рабочего времени - первичный учетный документ для такой регистрации.

Форму документа работодатель (за исключением организаций госсектора) разрабатывает самостоятельно и утверждает ее в составе учетной политики организации. За основу можно принять ранее действующую унифицированную форму Т 12 (или Т 13).

Указанные унифицированные формы можно дополнять нужными для вас реквизитами, расширять и сужать графы и строки, принимая во внимание разряд показателей, включать дополнительные строки и дополнительные условные обозначения и вкладные листы.

Заполнение табеля учета рабочего времени: подробная инструкция

Вносить данные в табель необходимо каждый день. Когда окончится месяц, кадровик должен подсчитать для каждого сотрудника количество отработанных часов и дней, неявки на работу, а также выходные и праздничные дни. Составлять данный документ необходимо только в одном экземпляре. 

Бланл табеля учета рабочего времени Т13

Шаг 1.Вначале заполните «шапку» табеля учета рабочего времени. Здесь укажите:

  • реквизиты приказа, которым утверждена форма документа;
  • название организации и наименование структурного подразделения;
  • порядковый номер и дату его заполнения;
  • период, за который ведется учет рабочего времени.

Шаг 2.Далее заполняется содержательная часть (на примере унифицированной формы табеля Т 12). Обратите внимание, что столбцы с 8 по 17 заполняются только в конце отчетного месяца.

Номер столбца

В графах заполняется:

1 Порядковый номер сотрудника
2 Фамилия, инициалы, должность сотрудника
3 Табельный номер сотрудника
4 Отметки о явках и неявках сотрудника на работу по числам за первую половину месяца. Для заполнения используйте коды условных обозначений и цифрами отмечайте количество отработанных часов
5 Итоги отработанного времени за 1 половину месяца. Посчитайте общее количество отработанных часов и дней
6 Отметки о явках и неявках сотрудника на работу по числам за вторую половину месяца. Для заполнения используйте коды условных обозначений и цифрами отмечайте количество отработанных часов
7 Итоги отработанного времени за 2 половину месяца. Посчитайте общее количество отработанных часов и дней
8-9 Общее количество отработанных дней и часов сотрудника за месяц
10-13 Количество отработанных сотрудником сверхурочных, ночных часов; часов работы в выходные (праздничные) дни
14 Общее количество дней и часов неявок сотрудника на работу
15-16 Причины неявок сотрудник на работу, количество дней по каждому из оснований
17 Количество выходных и праздничных дней в месяце

Шаг 3.Подписывают табель несколько человек. Как правило, это: ответственное лицо, руководитель структурного подразделения и работник кадровой службы. 

Табель рабочего времени образец Т 12

Образец табеля учета рабочего времени

Скачать образец заполнения табеля Т 12 в Excel >>>

Коды условных обозначений

Буквенный код Числовой код Обозначение
Я 01 Продолжительность работы в дневное время
Н 02 Продолжительность работы в ночное время
РВ 03 Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни
С 04 Продолжительность сверхурочной работы
ВМ 05 Продолжительность работы вахтовым методом
К 06 Служебная командировка
ПК 07 Повышение квалификации с отрывом от работы
ПМ 08 Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности
ОТ 09 Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
ОД 10 Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
У 11 Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением
УВ 12 Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы
УД 13 Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы
Р 14 Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка)
ОЖ 15 Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
ДО 16 Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя
ОЗ 17 Отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации
ДБ 18 Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы
Б 19 Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т") с назначением пособия согласно законодательству
Т 20 Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством
ЛЧ 21 Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством
ПВ 22 Вынужденный прогул в случае признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе
Г 23 Невыходы на исполнение государственных или общественных обязанностей согласно законодательству
ПР 24 Прогулы (отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение времени, установленного законодательством)
НС 25 Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством
В 26 Выходные дни (еженедельный отпуск) инерабочие праздничные дни
ОВ 27 Дополнительные выходные дни (оплачиваемые)
НВ 28 Дополнительные выходные дни (без сохранения заработной платы)
ЗБ 29 Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законом)
НН 30 Неявка по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств)
РП 31 Простой по вине работодателя
НП 32 Простой по причинам, не зависящим от работодателя и работника
ВП 33 Простой по вине работника
НО 34 Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством
НБ 35 Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без начисления заработной платы
НЗ 36 Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы

Учитывать рабочее время в табеле можно, применяя метод регистрации (сплошной) явок и неявок каждого работника. В таком случае в документе нужно заполнять две строчки – необходимый код (явка, неявка) и количество отработанных часов или минут. Если человек отсутствует по уважительной причине – нижняя строка не заполняется.

Регистрация отклонений – такой вариант учета предполагает отметки только в те дни, когда наблюдаются отклонения от нормальной продолжительности рабочего времени. Например, это отражение работы в сверхурочном режиме, в ночную смену, выход на работу в праздники или в выходные дни. Также регистрация отклонений происходит в случае отсутствия работника по различным причинам – больничный и т.д.

Если в табеле не проставляются отклонения – нужно понимать, что человек отработал необходимое количество часов, согласно внутреннему трудовому распорядку. Такая методика является обязательной, если нужно учесть, например, работу персонала, который постоянно находится в разъездах или трудится на дому. 

Стоит помнить, что делать отметки в табеле можно только при наличии «подтверждающих» документов об соответствующих отклонениях. Если соответствующего документа работник не предоставлял, а отметка об отклонении проставлена – это является ошибкой. Примеры таких документов:

  • Приказ о привлечение персонала к сверхурочной работе.
  • Лист о временной нетрудоспособности.
  • Приказ о командировке.
  • Приказ об отпуске и т.д.

Курс повышения квалификации в подарок всем кадровикам

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Зачем нужен табель рабочего времени

Цель 1 Регистрация времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником.

Цель 2 Контроль соблюдения работниками установленного режима рабочего времени.

Цель 3 Получение данных об отработанном времени, о расчете оплаты труда и других выплат, причитающихся работнику (в т.ч. пособий, выплачиваемых из бюджета Фонда социального страхования РФ).

Форма для записи рабочего времени обязательно изучается и оценивается (в числе других необходимых документов):

  • при проверках соблюдения трудового законодательства инспекторами ГИТ;
  • при проверках органами Пенсионного фонда РФ и Фонда социального страхования РФ в части правильности начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды, а также сумм пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
  • при проверках органами Федеральной миграционной службы работодателей, привлекающих на работу работников - иностранных граждан;
  • при проведении основных и дополнительных мероприятий налогового контроля.

Читайте также:

Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников

Что учитывается в табеле учета рабочего времени

Как отмечать разные виды отпусков

Не зависимо от того, какой отпуск вы оформили сотруднику, отразите этот факт в табеле. Используйте определенные коды для каждого случая, например:

  • ежегодный основной оплачиваемый отпуск – «ОТ» (09);
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск – «ОД» (10);
  • дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением – «У» (11);
  • дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы – «УД» (13);
  • отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) – «Р» (14);
  • отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет – «ОЖ» (15);
  • отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя – «ДО» (16);
  • отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством – «ОЗ» (17);
  • ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы – «ДБ» (18).

Обозначение командировок

В командировке работник также исполняет свои трудовые обязанности, отстаивает интересы организации, поэтому этот период также необходимо зафиксировать. Для этого используйте буквенное обозначение «К» или цифровое – 06.

Количество отработанных дней за дни командировки не указывайте. Оплата данного периода производится из расчета среднего заработка. Время, которое сотрудник должен потратить, чтобы добраться до места командировки, отмечайте и оплачивайте аналогично. 

Нужно ли указывать ночную работу?

Время выполнения сотрудником своих обязанностей в ночные часы также следует учитывать. Для обозначения такого периода используйте буквенный код «Н» (цифровой – 02). Не забывайте указывать точное количество часов, которое сотрудник отработал в ночное время.

Срок хранения документа

Табель рабочего времени относится к документам по личному составу. Срок его хранения составляет 5 лет, если учитывалось рабочее время сотрудников с нормальными условиями труда и 50 лет, если условия труда были вредными или опасными (75 лет до 2003 года).

Читайте по теме в электронном журнале "Справочник кадровика":

Кто составляет табель учета рабочего времени

Учет рабочего времени организует работодатель (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Как правило, он определяет структурное подразделение или конкретного сотрудника, которые заполняют табель. Такими лицами могут выступать:

Система учёта рабочего времени
централизованная децентрализованная
при наличии кадровой службы при отсутствии кадровой службы Ответственный за ведение табелей в структурном подразделении (для организаций с большой численностью работников
Табельщик (при наличии должности в штатном расписании) Специалист по кадрам
Или другой работник кадровой службы Или любой другой работник, которому поручены эти обязанности

Обязанность вести табель нужно закрепить в приказе по основной деятельности, в положениях о структурных подразделениях, включить в должностные инструкции и трудовые договоры сотрудников. Пример оформления приказа о назначении ответственных за ведение табеля:

Оформление приказа о назначении ответственных за ведение табеля

Ответственность за неправильное оформление

Если не ведете табель учета рабочего времени или применяете неустановленную форму – проблемы будут и для компании в целом, и для ее должностных лиц. Отвечать придется за нарушение не только трудового, но и налогового законодательства, а также требований бухучета. 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль