Табель учета рабочего времени

123115
Правильное ведение табеля учета рабочего времени – основа внутреннего документооборота предприятия. За некорректно заполненный или отсутствующий табель кадровика оштрафуют. Мы рассказали, как избежать ошибок в заполнении табеля учета.

Как вести табель учета рабочего времени по ТК РФ

Каждое предприятие обязано иметь табель учета рабочего времени. На предприятиях, относящихся к госсектору, приняты свои специальные формы учета рабочего времени. Все прочие организации разрабатывают табели в зависимости от своей деятельности и структуры. Важно, что табель обязательно утверждается во внутреннем документообороте предприятия.

Табель учета рабочего времени – основной рабочий документ любого кадровика. Он существует в единственном экземпляре. Заполняют табель ежедневно, за исключением выходных и праздников, то есть нерабочих дней.

Даже если на предприятии принята форма оплаты, не привязанная к подсчету рабочего времени (к примеру, сдельная по объему произведенной продукции), табель заполняется по единым правилам. Таковы требования Трудового кодекса.

Читайте также:

Порядок заполнения табеля учета рабочего времени на 2018 год

Данные заносятся в табель по каждому сотруднику отдельно и ежедневно. Кроме того, ежемесячно подсчитываются необходимые данные, которые потом будут использоваться всеми службами предприятия, особенно бухгалтерией для расчета зарплаты.

Начало табеля традиционно называется «шапка». Она оформляется так:

  • Точные реквизиты предприятия и конкретного подразделения.
  • Период учета.
  • Номер в документообороте организации.
  • Дата заполнения.

Также указывается, какой это вид табеля – первичный или корректирующий (с номером правки).

После «шапки» столбцы табеля заполняются соответственно требуемому содержанию.

Читайте также:

Бланк табеля учета рабочего времени

Итак, какие столбцы заполняются в табеле:

  • Строки нумеруются.
  • Фамилия, ИО, точная должность работника.
  • Табельный номер сотрудника. Это уникальный шифр в документообороте организации, он присваивается работнику при оформлении и используется в бухгалтерии, кадровой и иных службах.
  • 1-я половина месяца: податно вносятся данные о явках и неявках работника. Для этого используются условные коды, а количество отработанных часов отмечается цифрами. В конце этого периода подсчитывается общий итог количества отработанного времени.
  • 2-я половина месяца: так же, как и первая.
  • Месячный итог: общее количество рабочих дней и часов.
  • Сверхурочная деятельность за истекший месяц, отдельно подсчитываются  выходы в ночное время, праздники и выходные дни.
  • Итог и анализ неявок за месяц: общее количество неявок, количество дней, «прогулянных» по разным причинам – отдельно по каждой причине.
  • Количество дней, относящихся к праздникам и выходным.

Читайте также:

Важно, что часть столбцов заполняется кадровиком не ежедневно, а только по окончании расчетного месяца, указанного в табеле. Это учет времени (в днях и часах):

  • отработанного в текущем месяце.
  • когда сотрудник не вышел на работу (отдельно по разным причинам неявки).
  • выходных и праздников.
  • отработанного сверхурочно.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Возможны два варианта заполнения табеля: сплошной и регистрация отклонений.

Вариант 1. Сплошной метод также называют методом регистрации явок и неявок. В табеле ежедневно заполняются строки, указывающие на то, пришел человек на работу в конкретный день или нет и сколько времени реально отработал. Если была неявка по уважительной причине – эта строка не заполненяется до предъявления удостоверяющих документов.

Вариант 2. Метод регистрации отклонений используется для учета нестандартного рабочего графика. Этот метод применим для сотрудников, выезжающих в командировки или работающих на дому. Так удобно табелировать ночные смены, выход в праздники и выходные дни, сверхурочную деятельность. В остальные дни подразумевается, что работник отработал полную смену

Все изменения в рабочем расписании сотрудников, включая неявку, подтверждаются документами! Как основание для отклонения используются: лист временной нетрудоспособности, приказы об отпуске, командировке, привлечении к сверхурочной работе и т.п.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Образец табеля учета рабочего времени

Скачать образец  >>>
Скачать бланк  >>>

Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени

Поскольку табель  -  один из важнейших документов организации, должен быть обязательно назначен ответственный сотрудник (ч. 4, ст.91 ТК). Издается приказ о назначении ответственного за ведение табеля о ведении рабочего времени.

В практике применяются 2 варианта табелирования: централизованный и децентрализованный.

Читайте также:

Вариант 1. используется в небольших организациях. Табель ведут табельщик, если такая должность есть в штатном расписании, или специалист кадровой службы, если на предприятии есть отдельная кадровая служба. Возможен вариант, что заполнение табеля возложено дополнительной обязанностью на другого работника (на предприятиях без кадровой службы). Например, ответственным за ведение табеля может быть секретарь.

Вариант 2. децентрализованный, чаще используется на предприятиях с большой численностью сотрудников. Там табелированием занимается ответственный по конкретному структурному подразделению сотрудник.

Приказ о назначении ответственного за ведение табеля подписывается руководителем организации.

Образец приказа о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Образец приказа о назначении ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Скачать образец >>>
Скачать бланк >>>

Новость месяца Регионы повысили минималку

Тема номера Сколько кадровиков нужно компании: отчет с цифрами, которым поверит ваш директор

Редакция по методике Минтруда разработала расчетчик. Он посчитает, сколько кадровиков нужно компании, чтобы спланировать штат и ФОТ на 2018. Убедить директора поможет Аналитический отчет и доводы главного эксперта по нормированию

Кто подписывает табель учета рабочего времени

Право подписи табеля учета рабочего времени напрямую связано со структурой и численностью конкретного предприятия.

На предприятиях с небольшой численностью работников табель подписывается напрямую директором. На предприятиях средней численности табель имеет несколько подписей: ответственного лица, специалиста кадрового отдела и руководителя подразделения. На больших предприятиях принято составлять несколько табелей, по каждому структурному подразделению.

Табель учета рабочего времени водителей

В силу особенностей профессии водителя учет времени, проведенного за рулем, достаточно сложен. При составлении табеля рабочего времени водителей кадровый специалист должен ориентироваться на Положение об особенностях режима рабочего времени и времени отдыха водителей автомобилей, утвержденного Приказом Минтранса России от 20.08.2004 N 15.

Работодатель обязан использовать тахограф, регистрирующий движение и стоянку машины, и следить за его исправностью (невыполнение этого влечет административную ответственность по ч. 1 ст. 11.23 КоАП РФ). Общая продолжительность рабочего дня, отраженная в табеле, не должна превышать 12 часов в сутки. 

Читайте также:

Исключение из этого правила - необходимость выполнения срочных сверхурочных работ, но и они не должны продолжаться больше 4 часов 2 дня подряд, а суммарно за год не больше 120 часов. Такая потребность в сверхурочных работах может возникнуть при неявке сменщика или если остановка работы влечет угрозу для жизни и здоровья людей, порчу груза. Часто совершают ошибку, записывая как рабочее время только время движения. Согласно Положению, время охраны груза и автомобиля должно засчитываться в рабочее время, причем не менее 30% от всего времени.

Помимо табеля, для учета рабочего времени необходимо составлять путевой лист и график стоянок-движения. Важно, чтобы сведения в этих документах соответствовали друг другу, иначе работодатель будет привлечен к ответственности.

Выписка из табеля учета рабочего времени

Выписки из табеля делаются по запросам бухгалтерии и других служб предприятия. Например, сотрудник увольняется. В этом случае необходимо рассчитать точные выплаты для начисления выплат при сокращении. Нет необходимости «подбивать» данные по всем сотрудникам, достаточно сделать выписку данных по конкретному работнику.

Образец выписки из табеля учета рабочего времени

Образец выписки из табеля учета рабочего времени

Скачать образец  >>>

Читайте также:

Корректирующий табель учета рабочего времени: образец

Если в первичный табель необходимо внести поправки, создают корректирующий табель.

Это достаточно частая ситуация: например, сотрудник не вышел на работу, предупредив по телефону, что заболел. Ответственный за ведение табеля не может отметить больничный лист нетрудоспособности, пока сотрудник выздоровеет и не принесет его. Таким образом, в табеле будет проставлена неявка по невыясненным причинам. После получения  удостоверяющего документа табель необходимо скорректировать.

Заполняя табель по форме 0504421, в строке «вид табеля» указывается, первичный он или корректирующий. Принято обозначение «0» для первичного табеля, «1» и последующие – для корректирующих табелей. На основании правок  будет произведен перерасчет зарплаты за предыдущий месяц.

Унифицированная форма не предусматривает такого реквизита, как отметки о коррекции.  Поэтому корректирующий документ заполняют заново, только ставят другой номер,  например, с дробью и дату.

Все исправления в корректирующий табель вносятся в сроки, регламентированные внутренними правилами документооборота организации.

Читайте также:

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Часто спрашивают, сколько времени необходимо хранить табель. Это зависит от условий труда конкретного сотрудника.

Если предприятие не относится к повышенному классу опасности - документ хранится 5 лет.

На предприятиях с вредными или опасными условиями труда табель должен храниться 50 лет, и дольше в некоторых случаях (75 лет до 2003 года).

Читайте также:

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам.Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль