Наводим порядок в кадровой работе

6528
Представим ситуацию: вы пришли в компанию и после приема дел* обнаружили большое количество нарушений в кадровой работе, отсутствие некоторых обязательных документов, запущенное кадровое делопроизводство. Вы в шоке, кажется, что эти «завалы» никогда не разгрести, и вы уже жалеете, что пришли в данную организацию? Подождите так переживать и отчаиваться. Может быть, все не столь безнадежно, как показалось сразу? И даже хорошо, что вы начнете свою деятельность в компании с устранения проблем - возможно, вас больше будут ценить как специалиста?! Давайте поговорим на эту тему.

Прямо скажем, что подобные ситуации в кадровой практике встречаются довольно часто. Да и вряд ли вообще есть компании, где все идеально - найти недостатки можно всегда. Объясняется это в первую очередь тем, что в основе любого дела стоит «человеческий фактор», а значит, всегда присутствует риск ошибки. Не ошибается, как известно, только тот, кто ничего не делает.

Поэтому необходимо успокоиться, а уже после постараться выяснить причины происхождения всех ошибок и понять способы их исправлений. Итак, начнем.

Этап 1 Анализ и выявление причин нарушений.

Причин нарушений может быть множество, как объективных, так и субъективных, но мы выделим в отдельный блок пять основных причин, из-за которых возникают нарушения в кадровой работе.

Зная причины появления нарушений и перекрыв источники их происхождения, вы не только быстро наведете порядок, но и не допустите повторения прежних ошибок. С другой стороны, устраняя причины нарушений, вы уже фактически наводите порядок.

Наводим порядок в кадровой работе

За чужие ошибки приходится расплачиваться...

Отсутствие кадрового работника всегда пагубно отражалось на состоянии дел. Многие работодатели понимают это после проверок ГИТ или после судебных разбирательств. Но, к сожалению, встречаются руководители организаций, которые до сих пор недооценивают роль кадровой работы, считая ее второстепенной. Такая позиция характерна для маленьких организаций с небольшим штатом сотрудников, где руководители экономят буквально на всем, даже на бумаге, не говоря уже о введении дополнительной штатной единицы. Поэтому и поручают вести кадровые дела кому угодно, считая, что написать приказ о приеме или увольнении работника и заполнить трудовую книжку может и бухгалтер, и в крайнем случае - секретарь.

Если в организации, куда вы пришли, именно таково положение вещей, то вам нужно фактически полностью восстанавливать все кадровое делопроизводство. Для начала следует изменить позицию руководителя - это облегчит вам работу в будущем. Для этого представьте ему на утверждение план устранения нарушений в кадровой работе, выявленных в ходе приема дел и должности. Но об этом чуть позже.

То, что нарушения в кадровой работе появились до вашего прихода в компанию, мало кого интересует. Во-первых, до вас об их существовании никто и не знал -считалось, что все делается правильно. Во-вторых, если вы обнаружили эти нарушения, то кому как не вам их устранять, кто, кроме вас, знает, что и как надо делать? Вам, как говорится, и карты в руки.

Во всем должна быть система!

Отсутствие системы в любой работе, как правило, приводит к беспорядку и хаосу. Кадровая работа - не исключение. Поскольку ее основу составляет работа с документами, то, соответственно, должна быть выстроена четкая система документооборота и делопроизводства.

Наводим порядок в кадровой работе

НАШ СОВЕТ

Устранение нарушений в кадровой работе следует начинать с анализа причин их появления, чтобы в будущем их не повторить

Кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений.

Четко выстроенная система кадрового делопроизводства и документооборота - это не только порядок в документах, исключающий риски для работодателя, но и в первую очередь согласованность и слаженность действий всего аппарата управления, когда каждый руководитель знает порядок проведения всех кадровых процедур и перечень документов, которые при этом разрабатываются. Это позволяет исключить ошибки при принятии и реализации кадровых решений на всех уровнях.

ВАЖНО!

Одно из главных условий в наведении порядка в кадровой работе -понимание руководством компании важности этой проблемы

ПРИМЕР

Работник совершил дисциплинарный проступок. Его непосредственный руководитель никому об этом не сообщил, сам, без указания «сверху» провел расследование. По прошествии одного месяца с чувством исполненного долга он представил руководителю организации служебную записку с изложением сути дела и с просьбой привлечь работника к дисциплинарной ответственности. Однако акта о совершении дисциплинарного проступка не составил, письменного объяснения от работника не потребовал, а самое главное -превысил допустимые сроки проведения служебного расследования, из-за чего привлечение работника к дисциплинарной ответственности стало невозможным. Вот так в результате безграмотных действий руководителя среднего звена, нарушение осталось безнаказанным.

ПРИМЕР

Бригадир объявил своим рабочим, что в субботу (т. е. в выходной день) все должны выйти на работу выполнять срочное и ответственное задание. Однако ни руководитель организации, ни кадровый работник об этом ничего не знали. Рабочие, естественно, подчинились требованию своего бригадира, но в данном случае были нарушены их права. Письменное согласие у них не взяли (ч. 2 ст. 113 Трудового кодекса РФ; далее - ТК РФ), приказ о привлечении к работе в выходной день не издали (ч. 8 ст. 113 ТК РФ), в табеле учета рабочего времени работу в выходной день не зафиксировали, не произвели оплату в соответствии со ст. 153 ТК РФ.

Более подробно о системе кадрового делопроизводства и документооборота мы еще поговорим. Сейчас важно понять, какие объективные условия мешали или мешают ее созданию, что нужно предпринять для устранения препятствий.

Незнание закона не освобождает от ответственности

Вопросы трудовых отношений жестко регламентируются законодательством в сфере труда. Невыполнение норм трудового законодательства влечет за собой различные юридические последствия, вплоть до уголовной ответственности. Причем неважно, по какой причине это произошло. Часто бывает, когда из-за незнания того или иного нормативного правового акта, регулирующего трудовые отношения, принимается неправильное кадровое решение, которое влечет за собой нарушение прав работника. А это по меркам государственных проверяющих и контролирующих органов - самое злостное нарушение.

ПРИМЕР

В одной организации начальник отдела ушел в отпуск. На это время его обязанности поручили выполнять одному из сотрудников отдела. Причем документально это никак не оформили, а просто сказали - «остаешься за главного». Сотрудник добросовестно выполнял и свои обязанности, и обязанности начальника, словом, не подвел руководителя. Однако были нарушены его права, определяемые статьей 602 ТК РФ, где сказано, что, во-первых, поручать работнику дополнительную работу в течение установленной продолжительности рабочего дня допускается только с его письменного согласия; во-вторых, за это полагается доплата; в-третьих, работник имеет право отказаться от дополнительной работы. Как потом оказалось, руководитель организации не знал об этом, т. к. его настольной книгой был не Трудовой кодекс, а Налоговый. И подсказать было некому!

Примеров нарушений трудового законодательства в кадровой практике очень много. Работодатели из-за допущенных нарушений несут серьезные финансовые и моральные убытки, начиная от денежных штрафов и заканчивая временной приостановкой деятельности, а то и вовсе дисквалификацией руководителей. Это без учета того, что при решении трудового спора в пользу работника, работодатель обязан выплатить все причитающиеся работнику суммы, не полученные им в результате ошибочных действий. Этого тоже многие руководители не знают.

Грамотно составленный план - половина дела

Кадровая работа, как и любая другая, должна носить плановый характер. Вообще планирование работы - это признак умелого и рационального распределения рабочего времени. Когда составляется план, его составитель продумывает все детали предстоящей работы. От этого дело только выигрывает. Но, к сожалению, не все руководители, и кадровики в том числе, уделяют этому вопросу должное внимание. Часто из-за отсутствия плана в работе наблюдается сумбур, хаотичность, неопределенность. Бывает, что какие-то детали выпадают из поля зрения, потом все это забывается и так и остается не сделанным, а всплывает тогда, когда что-то случается и уже поздно что-либо предпринять.

Наводим порядок в кадровой работе

Поэтому в качестве рекомендации предлагаем вам несколько практических советов, как составить грамотный и работающий план.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Разрабатываемые в компании локальные нормативные акты, затрагивающие вопросы трудовых правоотношений, не должны идти вразрез с действующим законодательством, а в случае, если в законе какой-то вопрос не регламентирован, вводимая норма не должна ухудшать положение работника (ст. 8 ТК РФ)

Порядок должен быть единым

Очень часто причиной нарушений становится несогласованность мнений и действий руководителей различных уровней и самих исполнителей. Это происходит из-за незнания законов, отсутствия системы в кадровом делопроизводстве, единого порядка в вопросах практической реализации кадровых процедур и оформления документов.

ПРИМЕР

Бухгалтер, который одновременно вел кадровую работу, посчитал, что для проведения повышения зарплаты работников достаточно лишь приказа о повышении заработной платы. Но он не знал, что сначала нужно уведомить работников об этом в письменной форме, затем заключить с ними дополнительные соглашения к трудовому договору и только потом издать приказ и внести записи в соответствующий раздел формы № Т-2.

И подобных случаев много. Поэтому все кадровые процедуры, все вопросы, связанные с персоналом, должны быть четко прописаны в локальных нормативных актах компании, которые, в свою очередь, должны быть приняты с учетом мнения представительного органа работников (при его наличии) и доведены под роспись до всех сотрудников, либо в части их касающейся, чтобы каждый знал и выполнял установленный порядок.

Таким образом, весь смысл порядка заключается в том, что любое действие, равно как и бездействие, должно быть задокументировано.

Этап 2 Разработка способов устранения причин нарушений.

Проанализировав все причины нарушений в кадровой работе, выявив источники их происхождения, нужно продумать действия, направленные на их устранение. К примеру, вы выяснили, что причинами нарушений в порядке применения дисциплинарной практики являются:

а) отсутствие локального нормативного акта, регулирующего этот вопрос;

б) незнание руководителями нормативной правовой базы трудовых отношений;

в) отсутствие взаимодействия между структурными подразделениями в области служебного документооборота.

Теперь вам нужно решить, что нужно сделать, чтобы этих причин не было.

Допустим, если нет локального нормативного акта, то его нужно разработать. В связи с этим возникают вопросы: какие моменты там должны быть отражены, кто его будет разрабатывать, с привлечением каких ресурсов, в какие сроки и т. д.? На все эти вопросы у вас должны быть конкретные ответы. Если вы сами не можете найти ответ, посоветуйтесь с руководителями, обсудите этот вопрос коллегиально, почитайте литературу, где представлен опыт других организаций.

Если мы говорим о том, что руководители не знают законов или не умеют применять их на практике, то очевидно, что нужно организовать внутрифирменное обучение. Это могут быть семинары, лекции, тренинги. Тут же нужно продумать, как организовать это обучение: своими силами или с привлечением внешних специалистов? Если с привлечением специалистов, то каких конкретно, сколько это будет стоить? Если своими силами, то что для этого нужно, в какое время проводить эти занятия? Или, может, достаточно будет разработать памятки руководителям на все случаи жизни?

Если речь идет об отсутствии взаимодействия в области служебного документооборота, то следует для начала разобраться, почему его нет. То ли на это влияют личные качества руководителя, то ли это происходит из-за отсутствия внутренних стандартов, или это результат слабых коммуникаций между подразделениями? И здесь тоже нужно все продумать и подготовить конкретные предложения.

И так, следуя методике, нужно сделать по каждому выявленному нарушению. Работа эта очень большая и кропотливая, требующая времени, компетентности, внимательности, умения логически выстраивать последовательность мыслей и действий.

Этап 3 Составление плана устранения недостатков.

Чтобы не потерять логическую нить, вернемся к исходной позиции. Итак, вы приняли дела, вскрыли массу нарушений, проанализировали причины их происхождения, продумали шаги и действия по устранению этих причин. Замечательно! Теперь вам нужно собрать все это вместе и представить руководителю организации в качестве предложений для принятия соответствующего решения. Лучшей формой представления ваших наработок будет план по устранению выявленных нарушений или недостатков.

Составляя этот план, используйте приведенные выше рекомендации. В дополнение к этому предлагаем вам форму плана, представленную в таблице.

План утверждает руководитель организации. Перед утверждением этот план должен пройти процедуру согласования с заинтересованными должностными лицами.

Наводим порядок в кадровой работе

Этап 4 Расстановка приоритетов в последовательности устранения недостатков.

При любом планировании необходимо продумать, в какой последовательности проводить работу, какие задачи главные, а какие - второстепенные и, соответственно, что делать в первую очередь, а что - во вторую. Это и есть расстановка приоритетов. Выделять этот этап в самостоятельный будет неправильно, потому что в данном случае речь идет о сроках выполнения тех или иных мероприятий, а сроки устанавливаются уже на этапе планирования. Следовательно, планировать и расставлять приоритеты нужно одновременно. Это очень важно, потому что от выполнения одного пункта плана будет зависеть выполнение другого. И если задуманная последовательность действий окажется нарушена или составлена заведомо неправильно, то в итоге этот план будет обречен на невыполнение, с вытекающими из этого последствиями.

Этап 5 Приведение в порядок кадровых документов и организация их сохранности.

После утверждения плана начинается его практическая реализация. Собственно, здесь можно сказать: «бери и выполняй по пунктам, периодически отчитываясь перед руководителем организации о ходе выполнения плана». В то же время мы вначале говорили о том, что основу кадровой работы составляет работа с документами. Поэтому было бы уместным остановиться на этом подробнее. Самое главное - запомнить, что каждый документ должен пройти пять стадий.

Пусть это будет нашей отправной точкой. Более подробно о том, как обеспечить порядок в кадровом делопроизводстве и сохранность документов на каждой из приведенных стадий мы поговорим в следующий раз.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль