Личное дело: текущее хранение и передача в архив

70120
В прошлом номере «Справочника кадровика» мы разобрались в том, каким образом формируются и ведутся личные дела сотрудников, и определили, какие документы обычно входят в состав личных дел. Все эти документы содержат персональные данные работника, большинство из них имеет длительный срок хранения, а значит, закон предъявляет особые требования к их текущему хранению в кадровой службе и предусматривает специальную процедуру подготовки личного дела к сдаче в архив после увольнения сотрудника. Об этих требованиях, правилах и процедурах мы сегодня и поговорим.

Вы пользуетесь профессиональной информацией!

Статья предназначена только для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

Зарегистрируйтесь, чтобы читать материал бесплатно.

Правила хранения кадровых документов отличаются от общих правил хранения управленческой документации, поскольку эти документы обладают высокой социальной значимостью (особенно те, что содержат персональные данные), служат документальным подтверждением прав работника на получение определенного обеспечения, а также подтверждают его трудовой стаж. Поэтому большинство из них имеют длительный или постоянный срок хранения и используются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения.

Помимо этого, кадровые документы обладают еще и биографической, археографической ценностью, служат источником для статистических обобщений и историко-социальных исследований.

ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Особенности хранения личных дел в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации.

Хранение дел осуществляется по месту их формирования и включает:

  • размещение дел в местах оперативного хранения;
  • учет дел;
  • выдачу дел (документов) во временное пользование (с последующим возвратом в места хранения);
  • контроль наличия и состояния дел (документов);
  • подготовку дел (документов) к передаче в архив организации (либо в государственный или муниципальный архив).

Обратите внимание!
Поскольку личные дела содержат персональные данные работников, их необходимо хранить в сейфе или в запираемом на ключ и опечатываемом шкафу.

Можно выделить следующие основные правила хранения личных дел в кадровой службе организации.

Правило 1. Личные дела хранятся в кадровой службе в сейфах (шкафах) с использованием первичных защитных средств хранения (папок, пакетов).

Правило 2. Папки с личными делами располагаются на полках в вертикальном положении, корешками наружу по порядку номеров.

Правило 3. В кадровой службе хранятся личные дела только работающих сотрудников, личные дела уволенных передаются на хранение в архив организации или в государственный или муниципальный архив.

Правило 4. Личные дела хранятся отдельно от личных карточек работников и трудовых книжек.

Правило 5. Ответственность за сохранность личных дел возлагается на руководителя кадровой службы.

В нашей организации с этого года решено формировать и вести личные дела на всех работников без исключения. С одной стороны, это очень удобно - практически вся информация о каждом сотруднике теперь будет храниться в одном месте. Но, с другой стороны, так как численность у нас достаточно большая, теперь мы думаем, как бы не запутаться в папках с личными делами. Есть ли какие-то «рецепты» для организации хранения этих папок?

Чтобы упорядочить текущее хранение личных дел работников, необходимо вести алфавитную картотеку личных дел, которая поможет быстро найти нужную папку. Такая картотека состоит из алфавитных карточек.

Курс повышения квалификации в подарок всем кадровикам

Пример оформления алфавитной карточки

Личное дело: текущее хранение и передача в архив

Увеличить изображение

Алфавитная карточка заполняется на каждое личное дело и включает:

  • фамилию, имя, отчество работника;
  • номер личного дела;
  • дату его заведения;
  • данные другие справочные.

Читайте также:

При малой численности работников в организации можно вести алфавитную книгу учета личных дел.

Личные дела могут выдаваться во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, которые допускаются к просмотру личных дел, определяется локальным нормативным актом работодателя, например документами о порядке обеспечения сохранности персональных данных работников. Этими же документами должна регламентироваться процедура высылки личных дел по запросам в другие организации в тех случаях, когда это предусмотрено законом?

Каковы основные правила работы с личным делом, выданным во временное пользование?

При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается:

  • производить какие-либо исправления в документах личного дела;
  • вносить в него новые записи или подшивать новые документы;
  • извлекать из личного дела имеющиеся в нем документы;
  • разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.

Обратите внимание: иногда требуется извлечь из личного дела какие-либо документы. В этом случае необходимо сделать соответствующую запись во внутренней описи документов дела. Напомним, что она в исключение из общего правила начинает составляться сразу при заведении дела.

Как обеспечить контроль своевременного возврата личного дела, выданного или высланного во временное пользование?

Для контроля своевременного возврата личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, заполняемая на каждое выданное (высланное) дело.

Пример оформления контрольной карточки

Личное дело: текущее хранение и передача в архив

Увеличить изображение

Стаж моей кадровой работы уже немаленький, но с такой ситуацией столкнулась впервые. Один из сотрудников изъявил желание ознакомиться со своим личным делом. А у меня сразу возник вопрос: можно ли его ознакомить? И если да, то в каком порядке?

Работник, конечно же, имеет право знакомиться со всеми документами, содержащими его персональные данные, в том числе и с личным делом. Желательно, чтобы просмотр сотрудником этих документов происходил в присутствии работника организации, ответственного за обеспечение сохранности персональных данных и за ведение и хранение личных дел.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К такому заявлению работнику желательно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Не забывайте о том, что ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

Читайте также:

Личное дело: текущее хранение и передача в архив

Увеличить изображение

При выявлении каких-либо недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют соответствующий акт.

ДЛИТЕЛЬНОЕ ХРАНЕНИЕ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

После увольнения сотрудника его личное дело становится законченным делопроизводством и, как правило, передается в архив организации либо находится в кадровой службе организации до его передачи на государственное или муниципальное хранение.

Чтобы сдать личные дела в архив, их нужно специальным образом подготовить. Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дела.

Оформление личного дела

Личные дела подлежат полному оформлению, которое предусматривает совершение следующих действий.

Шаг 1. Подшивка личного дела в твердую обложку из картона на четыре прокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела.

Шаг 2. Группировка документов личного дела.

При подготовке личных дел к их передаче на архивное хранение документы каждого дела следует систематизировать по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии это будет дата их заполнения. Эти документы располагают в начале дела. Далее идут документы, связанные с оформлением работника на работу.

Затем в хронологическом порядке следуют документы, создаваемые в течение трудовой деятельности сотрудника. Завершают личное дело документы, которыми оформлялось увольнение.

Недавно я устроилась инспектором по кадрам в одну организацию. При проведении аудита кадровой документации обнаружила, что в личных делах работников присутствуют невостребованные документы: несколько трудовых книжек и даже военный билет. Как быть с ними? Подлежат ли они особому оформлению в деле?

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) их вкладывают в конверт и подшивают в дело. Если таких документов много, их изымают из дел и составляют на них отдельную опись.

Читайте также:

Шаг 3. Нумерация листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами.

Обратите внимание: листы внутренней описи личного дела нумеруются отдельно.

Шаг 4. Составление заверительной надписи дела (листа-заверителя дела).

Заверительную надпись составляют на отдельном листе-заверителе. Она отражает особенности физического состояния личного дела (например, наличие повреждений, отсутствие документов и т. п.) и его формирования (например, замену по определенным причинам подлинников документов их заверенными копиями).

Пример оформления листа-заверителя дела

Личное дело: текущее хранение и передача в архив

Увеличить изображение

Шаг 5. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Одна из наших сотрудниц недавно уволилась. Но за время работы в нашей организации она вышла замуж, сменив фамилию. Как в таком случае учитывать изменения в ее личном деле при сдаче его на хранение в архив?

Если сотрудник в период работы в организации изменил фамилию, его личное дело учитывают по последней фамилии, а прежнюю (прежние) заключают в скобки.

Например: «Личное дело Синицыной (Ветровой) Елены Сергеевны, уволенной в 2005 году».

Учет личных дел уволенных работников

Личные дела уволенных работников учитывают двумя способами.

Способ 1. Каждое по отдельности.

Образец заголовка отдельного личного дела сотрудника, используемого для обложки дела и в сдаточной описи: «Личное дело Иванова Петра Михайловича, уволенного в 2005 году»».

Способ 2. По комплексам личных дел.

Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, имен и отчеств внутри года их увольнения с учетом допустимого объема одного дела (не более 250 листов). С этой целью имеющийся объем личных дел сотрудников предприятия, уволенных в данном году, необходимо систематизировать по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников. При этом материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, отделяют чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника.

Затем - деление на тома в пределах существующего алфавита фамилий. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит «Том». Каждое объединенное дело (том) снабжают внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Образец заголовка комплекса личных дел сотрудников, используемых для обложки дела и в сдаточной описи: «Личные дела сотрудников, уволенных в 2005 году. Лит. А-К.».

Описание личного дела

Описание дела - это вынесение на его обложку всех необходимых для дальнейшего хранения и поиска сведений о документах дела.

Обложку дела по личному составу составляют и оформляют по установленной форме. На верхнем поле обложки указывают в именительном падеже наименование организации. Если у организации есть официальное сокращенное название, его пишут в скобках. После чего указывают наименование структурного подразделения. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводят оба названия. Прежнее название указывают в скобках.

На обложке необходимо указать порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры также переносят на обложку дела срок хранения документов. На делах постоянного срока хранения пишут: «Хранить постоянно». Срок хранения дела указывают в правом нижнем углу обложки дела. Обязательно нужно отразить информацию о дате дела. Датой личного дела являются крайние даты документов дела.

Например, крайние даты личного дела - это даты подписания приказа о приеме и увольнении сотрудника.

Читайте также:

Сдача личных дел в архив

Для передачи в архив личных дел требуется составить сдаточную опись. В идеале сдаточная опись за определенный календарный год включает все дела данной категории, которые отложились в процессе деятельности структурного подразделения в данном году. Сдаточная опись должна быть оформлена передающей и принимающей сторонами и утверждена руководителем структурного подразделения организации, являющейся источником комплектования архива.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль