Стандартизация учебного процесса

3783
Рассмотрим практические подходы к разработке и применению стандартов в планировании и осуществлении учебных процессов, от которых в значительной степени зависит качество подготовки персонала и, как следствие, качество выпускаемой продукции.

Предпосылки

Одной из причин возникновения проблем с качеством продукции и предоставляемых услуг в организации (особенно с развитой сетью филиалов) может быть неудовлетворительное специальное обучение, которое персонал проходит сразу после найма, а также в случае освоения нового продукта (услуги) или внесения изменений в существующую технологию. Такая ситуация возникает из-за стремления каждого предприятия, входящего в структуру компании, развивать свою собственную, оригинальную, систему обучения. Несогласованность (децентрализация системы обучения) приводит к следующим результатам:

  • отделы обучения в каждом филиале по-своему наполняют учебные темы и расставляют акценты в формировании профессиональных навыков работников;
  • при найме персонала с высшим, но не профильным образованием, объем и темы специальной подготовки не адаптируются необходимым образом;
  • подготовка тренеров и инструкторов практического обучения производится разнообразно;
  • в ряде случаев объем обучения явно избыточен, а в других - недостаточен;
  • записи о проведенном обучении и его результатах делаются и хранятся произвольно;
  • одинаковые по тематике тренинги, проводимые в разных филиалах компании с привлечением разных внешних провайдеров, не только имеют разные временные и ценовые рамки, но и предполагают разный уровень подготовки персонала;
  • обратная связь с заказчиками обучения осуществляется спонтанно, без разработки корректирующих мероприятий. Все перечисленное свидетельствует о том, что сотрудники, выполняющие одну и ту же работу на разных предприятиях компании, получают разные знания. В такой ситуации нельзя гарантировать одинаково высокое качество конечной продукции.

Для решения этой проблемы все, что связано с организацией учебного процесса, подготовкой тренеров и инструкторов, разработкой учебных курсов, проведением занятий, организацией обратной связи и прочим, должно быть стандартизировано.

Понятие «стандарт» и «стандартизация»

Под стандартизацией принято понимать деятельность, направленную на упорядоченность в определенной области посредством создания положений для всеобщего и многократного применения в отношении реально существующих и потенциальных задач (подробнее см. Закон РФ «О стандартизации»). Эта деятельность проявляется в разработке, опубликовании и применении стандартов.

Стандартом называется документ, в котором в целях многократного использования устанавливаются характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг.

Стандартизация не должна препятствовать творческому поиску, который является обязательной основой качественного обучения, напротив - она должна способствовать ему. Реализации этого принципа помогает использование известного в менеджменте «цикла Деминга», суть которого заключается в четырех последовательных операциях -Plan - Do - Check - Act (планируй - выполняй - проверяй -действуй). Сначала мы планируем выполнение того или иного мероприятия - что нужно сделать, когда, кто, как и с помощью чего должен это сделать. Затем - выполняем запланированную работу. Проверка заключается в том, что мы определяем, привела ли реализация запланированного мероприятия (работы) к ожидаемому результату. За ней следует действие: мы корректируем планы с учетом информации, полученной на этапе проверки, и проводим необходимые изменения.

Любые улучшения, проводимые согласно принципу Деминга, обязательно должны закрепляться стандартами (рис. 1). Движение по пути совершенствования качества - это движение вверх. А стандарт - это «упор», «фиксатор» улучшений, не позволяющий опускаться с достигнутых высот.

Стандартизация учебного процесса

Потребность в стандартных процессах определяется предсказуемостью получаемых результатов, что в конечном итоге приводит к достижению установленной планки развития компании. Стандарты могут меняться, но процесс изменения должен осуществляться на научной основе (рис. 2) и с использованием передового опыта.

Стандартизация учебного процесса

Отмечая важность вдумчивого подхода к внедрению новых стандартов, Масааки Имаи, один из гуру японского менеджмента, приводит следующий пример: существуют способы укладки парашюта, отработанные годами, опробованные сотнями тысяч прыжков (увы, со многими жертвами). В случае появления новых идей они вначале многократно и подробно обсуждаются, моделируются теоретические и практические условия прыжка с парашютом, уложенным по новой схеме (десятки раз сбрасываются манекены, сотни прыжков совершают высококлассные парашютисты-испытатели), и только после этого новый способ может быть рекомендован как стандартный, т. е. самый безопасный.

Стандартизации подлежат как составляющие элементы процесса, так и сам процесс в целом.

Стандартизация учебном процессе

Учебный процесс представляет собой весьма широкий спектр организационных, методических, финансовых, логистических, педагогических и прочих вопросов, которые, в свою очередь, являются составными частями взаимозамкнутых элементов триады под названием «Обучение и развитие персонала» (рис. 3). Эти процедуры также подлежат внутрикорпоративной стандартизации.

Стандартизация учебного процесса

Пример

Компания «Промхиммаш» (г. Воронеж) для всех процессов своей деятельности, включая обучение и развитие персонала, ввела многоуровневую сквозную систему стандартизации. На первом, верхнем, уровне находятся программы (политики) компании, определяющие основные принципы ее деятельности по тем или иным направлениям. Следующий, второй, уровень занимают разработанные на основе принципов многочисленные бизнес-процессы. Далее следуют стандартные процедуры, регламентирующие все операции, осуществляемые внутри и вне компании, упорядочивающие взаимоотношения между подразделениями и исключающие зависимость их деятельности от личностей руководителей (третий уровень). Замыкают этот список инструкции, к числу которых можно отнести должностные инструкции персонала, технологические карты выполнения тех или иных работ, нормативы и т. п. (четвертый уровень).

Стандартизация обучения может производиться по двум направлениям:

  • стандартизация содержательной части обучения;
  • стандартизация организационной деятельности. Важная роль вобеспечении стандартизации процесса обучения принадлежит так называемым куррикулумам.

Куррикулумы в процессе обучения

Для большинства авторов и экспертов куррикулум определяет:

  • зачем учиться;
  • что учить;
  • когда учиться;
  • где учиться;
  • как учиться;
  • какие предварительные знания необходимо иметь обучаемому.

В компании «Давыдов & Турчин» (г. Ростов) стандартом стал куррикулум, описывающий полный цикл тренинга «Техника делового общения» (рис. 4). Требования корпоративного стандарта по обучению персонала определяют каждый модуль этого тренинга (его содержание, продолжительность, форму проведения, требования к необходимой подготовке участников), устанавливают уровень и объемы знаний и навыков, получаемых всеми участниками в ходе освоения каждого модуля и тренинга в целом.

Стандартизация учебного процесса

Таким образом, куррикулум устанавливает единообразие (стандарт) логики процесса изучения каждой конкретной дисциплины. От типового учебно-методического плана куррикулум отличается тем, что позволяет повысить эффективность учебного процесса за счет грамотного и гибкого использования входящих в него учебных модулей.

Каждый учебный модуль представляет собой логически законченную учебную тему. Минимальное количество модулей -один.

«Паспорт» тренинга и модульный подход

Стандарт как отдельного модуля, так и всего треннинга закрепляется его «паспортом», который представляет собой краткое описание его основных характеристик:

  • название и номер учебного курса (дисциплины, предмета), составной частью которого является данный модуль;
  • название и номер самого модуля;
  • краткое описание темы модуля;
  • вид обучения (лекция, семинар, тренинг, групповое занятие, практическая работа...);
  • категория обучения - с отрывом от производства / без отрыва от производства;
  • обязательность обучения: обязательное, требуемое, рекомендуемое, по выбору;
  • продолжительность модуля;
  • место проведения обучения;
  • требуемые пререквизиты: модули, обязательные для изучения перед началом работы с данным модулем;
  • цель данного модуля;
  • целевая аудитория;
  • любая другая дополнительная информация, признанная необходимой в качестве стандартной.

Модульная структура позволяет на базе полного куррикулума разрабатывать новые тренинги в зависимости от целевой аудитории. Каждый целевой тренинг в этом случае также закрепляется стандартом компании.

Применение куррикулумов и разработанных на их основе «паспортов» тренингов позволяет гибко реализовать все преимуществамодульного подхода

к организации обучения для повышения эффективности учебного процесса.

В случае, когда разным группам персонала требуются различные по глубине и широте знания об одном и том же предмете, необходимо разбить изучаемый предмет на набор логически законченных самостоятельных модулей и разработать матрицу (табл. 1). В этой матрице применяется следующая корпоративная градация обучения:

  • обязательное - требуемое законодательством РФ, ГОСТами и другими административными актами и подтверждаемое обязательным наличием соответствующих удостоверений или сертификатов государственного образца;
  • требуемое - соответствующее внутренним правилам (локальным нормативным актам) компании и являющееся минимально необходимым для производственной деятельности;
  • рекомендуемое - связанное с перспективами развития компании, а также ее планами относительно карьерного роста работников;
  • необязательное - прочее обучение, осуществляемое работником по собственной
  • инициативе в свободное время за свой счет, но лежащее в сфере интересов компании. Таким образом, модульный подход позволяет:
  • ориентировать учебный процесс на конечного заказчика;
  • оптимальным способом и максимально эффективно обеспечить распределение средств, выделяемых на обучение персонала;
  • гибко и быстро перестраивать учебный процесс в зависимости от изменения требований потребителей;
  • творчески походить к поиску средств повышения эффективности учебного процесса.

Стандартизация учебного процесса

Стандартизация организационной деятельности

Стандартизация организационной деятельности по обеспечению учебного процесса включает следующие аспекты:

  • формирование, апробацию и утверждение учебных курсов;
  • подбор и подготовку внутренних тренеров;
  • подбор внешних провайдеров;
  • установление порядка проведения анкетирования и обработки анкет;
  • разработку методических материалов;
  • организацию проведения занятий;
  • организацию ведения и хранения записей;
  • определение требований к учебным классам и обеспечению учебно-методическими пособиями;
  • формирование индивидуального плана развития работника;
  • установление порядка подачи заявки на обучение и формирование учебных групп.

Этот список можно продолжать и дальше. В качестве примеров подхода к стандартизации перечисленных процессов рассмотрим два аспекта - записи и их хранение, а также разработку индивидуального плана развития сотрудника.

Записи и их хранение

Выполнение каждой процедуры в компании требует соответствующего сопровождения и подкрепления в виде записей. Это одно из правил стандартизации, отраженных в ISO-9001:2000 и CMMI (табл. 2). Корпоративный стандарт ведения записей позволяет упростить задачу их организации и использования, а именно:

  • оперативно размещать
  • и получать требуемую информацию;
  • обеспечить объективность и прозрачность контроля подготовки персонала с единых корпоративных позиций;
  • повысить эффективность планирования и распределения ресурсов;
  • оперативно анализировать кадровый потенциал компании и планировать его рациональное использование, организовывать подготовку и переподготовку персонала, формировать кадровый резерв, мотивировать сотрудников.

Стандартизация учебного процесса

В ОАО «Волна» (г. Мурманск) - российском филиале крупной английской корпорации, занимающейся разработкойвысокотехнологичного оборудования, все записи были стандартизированы и сведены в рамках разработанного в компании тренинг-портала. Доступ к ресурсу имеют все сотрудники ОАО «Волна», а также представители HR-службы головной компании в Англии. Приоритеты доступа различаются в зависимости от позиции работника. Так, руководители подразделений имеют доступ к спискам только своих работников и сведениям только о них. Каждый работник имеет полный доступ только к своей личной информации.

Посредством портала осуществляется:

  • формирование расписания учебных занятий, их учет и планирование;
  • формирование индивидуальных планов развития работников;
  • формирование запросов на обучение, учебных групп и сессий;
  • учет бюджета на обучение и развитие персонала;
  • учет всех вопросов, связанных с обучением работников;
  • ведение базы данных по внешним провайдерам и внутренним тренерам;
  • обратная связь с участниками учебного процесса.

Такой подход к ведению записей обеспечивает их стандарт и сохранность в соответствии с требованиями компании, создает условия для непрерывного мониторинга развития персонала.

Разработка индивидуального плана развития сотрудника

Компания достигает успеха в том случае, когда ее стратегию понимают, разделяют и претворяют в жизнь все подразделения, филиалы, дочерние и зависимые организации. Однако победа достигается усилиями сотрудников, следовательно, и их развитие должно происходить с единых позиций. ИПР является отправной точкой развития сотрудника и используется для:

  • определения уровня его текущей готовности;
  • обеспечения одинакового понимания целей и путей их достижения работником и его руководителем;
  • мотивации карьерного и профессионального роста работника;
  • обеспечения объективной оценки достижений работника;
  • формирования у сотрудника четкой и ясной картины его развития как в интересах компании, так и в его личных интересах;
  • предоставления компании возможности четко и целенаправленно управлять развитием персонала для достижения стратегических целей.

В ОАО «Волна» всем филиалам в качестве стандартной процедуры была предписана схема разработки и утверждения ИПР (рис. 5).

Стандартизация учебного процесса

Стандартизированная процедура становится основой для дальнейшей разработки следующего уровня стандартов - других процедур и инструкций:

  • инструкции по проведению квалификационной оценки работника;
  • инструкции по проведению собеседования работника и руководителя при разработке ИПР;
  • корпоративных рекомендаций по оценке реализации ИПР и т. д.

Общий алгоритм стандартизации

Суть стандартизации - максимально снизить зависимость рабочих процессов, а следовательно, и качества выпускаемых продуктов (предоставляемых услуг) от человеческого фактора. Успешная стандартизация обучения предполагает учет всех, даже самых мелких нюансов, деталей происходящих процессов, поэтому необходимо тщательно предусмотреть все элементы обучения (как собирать заявки, готовить помещение и оборудование к занятиям, оценивать работу тренеров, поступать с теми, кого по производственной необходимости снимают с середины курса и т. д.). Нужно фиксировать проблемные моменты, пути их решения и планы на будущее. Необходимо постоянно обращаться к коллегам с просьбой конструктивной критики - именно она лежит в основе улучшений. Общий алгоритм стандартизации выглядит следующим образом.

1.Подробное описание всех процессов, происходящих внутри подразделения.

2.Сбор отзывов, пожеланий и замечаний (организация анкетирования) от заказчиков (производственных подразделений компании, в которых работает обучаемый персонал), поставщиков (тренинговых компаний, институтов и т. п.), а также сотрудников, проходивших обучение.

3.Визуализация описанных процессов в виде блок-схем (на входе, на выходе, внутри блока).

4.Анализ этих блок-схем с учетом полученных замечаний и пожеланий. Выявление слабых звеньев. Формирование предложений по совершенствованию процессов.

5.Описание всех процессов в виде стандартизированных процедур и с учетом внесенных предложений по улучшению. Организация утверждения этих процедур в качестве нормативных документов компании, извещение сотрудников, организация контроля их исполнения.

6.Сбор замечаний и пожеланий по итогам работы в соответствии с новыми стандартами, а спустя три-четыре месяца - повтор всех описанных мероприятий.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль