Контент «своими руками»: запустить процесс

1478
Ермаков Тимур
директор по развитию, компания «МедиуМ», Москва
Одним из ключевых элементов системы дистанционного обучения любой организации является контент - материал, предназначенный для обучения сотрудников. Его разработку можно отдать на аутсорсинг либо поручить внутренним специалистам. Рассмотрим, в каких случаях второй вариант является более выгодным и как выстроить процесс создания электронных курсов своими силами.

Предпосылки создания контента своими силами

Назовем основные причины, по которым компании стоит поручить разработку контента внутренним специалистам.

1. В организации развита культура формализации и передачи внутрикорпоративных знаний

Пример

В компании «А» знания хранятся исключительно «в головах» ключевых менеджеров и экспертов: их не принято фиксировать ни на бумаге, ни на электронных носителях, отсутствуют стандарты описания и распространения знаний, обучение сотрудников происходит в основном через наставничество и непосредственное решение рабочих задач. В такой компании сложно запустить процесс внутренней разработки дистанционных курсов, поскольку для формализации знаний потребуется большой объем ресурсов. Возможно, в этом случае на начальном этапе внедрения дистанционного обучения (ДО) разработку электронных курсов лучше поручить профессиональным внешним разработчикам.

В компании «Б» вопросу сохранения и передачи знаний уделяют большое внимание. Чтобы вся информация была доступна и систематизирована, в организации существуют определенные правила формализации знаний, описанные в процедурах, стандартах и схемах. Знания хранятся на корпоративных порталах или внутренних файлообменниках в виде документов. В случае, когда корпоративные данные зафиксированы и систематизированы, можно эффективно использовать их для создания дистанционных курсов внутренними силами.

2. Бюджет на внедрение СДО ограничен

Хотя дистанционное обучение - одна из самых экономически выгодных форм подготовки персонала, в эпоху перемен и экономической нестабильности затраты на него, так же как и на все остальное обучение, часто минимизируются высшим руководством. В условиях ограниченного бюджета организация внутренней разработки курсов становится жизненно важной необходимостью для функции ДО.

3. Наличие подходящих кандидатур на роли внутренних разработчиков

Серьезный аргумент в пользу организации разработки контента силами компании - наличие в ней сотрудников, из которых можно сформировать эффективную команду создателей курсов.

Пример

В организации есть внутренние преподаватели, проводящие обучение по продуктам и тренинги по развитию различных навыков. Они умеют преподносить информацию в доступной форме и владеют методиками обучения взрослых людей. Это достойные кандидаты на роль внутренних разработчиков. В сотрудничестве с предметными экспертами из бизнес-подразделений (носителями уникальных корпоративных знаний) они смогут создавать качественный обучающий контент.

Анализ подобных предпосылок позволит сотруднику, ответственному за внедрение дистанционного обучения в компании, принять верное решение о целесообразности запуска проекта по созданию курсов внутренними силами. При положительном решении данному специалисту предстоит проделать следующие шаги.

Шаг 1. Обоснование

Для получения доступа к ресурсам на разработку курсов ответственному за ДО, скорее всего, придется защитить проект перед лицом менеджмента.

Но даже если этого не требуется (кредит доверия руководства велик), то формальное обоснование необходимости разработки курсов своими силами имеет смысл составить лично для себя. Четко сформулированные результаты и объективные цифры - отличный инструмент для менеджера проекта, позволяющий выстроить работу в соответствии с целями бизнеса. Обоснование может включать несколько информационных блоков.

Краткое описание сути и ключевых целей проекта. Приведем несколько примеров формулировок целей:

  • снижение затрат на внешнюю разработку курсов;
  • повышение качества дистанционного обучения за счет разработки только адаптированных под потребности компании курсов;
  • информационная безопасность.

Предпосылки, способствующие запуску внутренней разработки. Помимо вышеперечисленных предпосылок, в качестве аргументов стоит привести ряд сложностей, которые решаются путем запуска проекта внутренней разработки.

Пример

Передача на аутсорсинг любой функции в компании почти всегда связана с конкурсными мероприятиями по выбору поставщика услуг и оформлением различных сопроводительных документов (договоры, акты, счета на оплату и пр.). Эти сопутствующие процессы в некоторых компаниях занимают более 30% от общеговремени создания курсов, соответственно увеличивая сроки проектов. Формирование внутренней команды разработчиков позволит оптимизировать проекты по срокам, а значит, более оперативно и своевременно удовлетворять потребности бизнеса в обучении персонала.

Информация о затратах на реализацию проекта (единовременные и постоянные расходы), например:

  • стоимость дополнительного программного обеспечения,
  • стоимость годовой технической поддержки программного обеспечения;
  • заработная плата внутренних разработчиков;
  • затраты на их обучение;
  • программы мотивации внутренних разработчиков (если планируются).

Выгоды для компании. Важно, чтобы и ответственный за ДО, и руководители организации четко понимали, какие ресурсы и в каком объеме потребуются для запуска проекта, какой возврат инвестиций планируется получить на выходе. Не обязательно проводить сложные подсчеты ROI (return on investment -возврат на инвестиции), ведь на этапе планирования крайне сложно спрогнозировать реалистичный возврат. Достаточно показать менеджменту явную выгоду для компании в виде простых и понятных расчетов. Пример такого расчета представлен в таблице 1.

Контент «своими руками»: запустить процесс

Команда разработчиков в данной ИТ-компании была сформирована из экспертов - компетентных специалистов бизнес-подразделений. Проектная деятельность занимала у них 10-15% рабочего времени, дополнительная финансовая мотивация не была предусмотрена. «Число обученных сотрудников» - это количество потенциальных пользователей курса (целевая аудитория). «Стоимость внутренней разработки» одного курса складывается из затрат на обучение участников проектной группы и их заработных плат (из расчета рабочих часов, затраченных экспертом на разработку конкретного курса). «Стоимость внешней разработки» определялась путем оценки тремя внешними провайдерами потребности компании в новом курсе, оформленной в техническом задании. Для приведенного расчета использовалось среднее значение данной оценки.

Как видно из таблицы, экономия при запуске внутренней разработки может достигать 80% по сравнению с разработкой силами внешних провайдеров.

Этапы запуска проекта и перспективы его развития. На рисунке 1 представлен фрагмент календарного плана проекта по организации разработки электронных дистанционных курсов в одной из фармацевтических компаний.

Контент «своими руками»: запустить процесс

Шаг 2. Выбор ИТ-решения для создания курсов

Существует распространенное мнение: эффективный дистанционный курс может создать только внешний профессионал. Действительно, еще несколько лет назад от разработчика контента требовалось не только знание методик обучения взрослых людей, но и ряд навыков в области информационных технологий (scorm, flash, java, xml и пр.). Однако современные программные продукты снижают значимость навыков программирования для разработчиков. Сегодня на рынке представлено достаточно простых средств для создания качественного учебного контента, как коммерческих, так и абсолютно бесплатных: CourseLab, Articulate, Raptivity, Adobe Captivate, Camtasia Studio и др. Эти программы не требуют наличия навыков программирования и открывают отличные возможности для создания дистанционных курсов силами компании. Ответственному за внедрение ДО специалисту остается выбрать и приобрести наиболее подходящий программный продукт. Для этого можно воспользоваться информацией, опубликованной на одном из русскоязычных интернет-порталов, посвященных обучению персонала. На сайте в свободном доступе опубликован список наиболее распространенных программных средств для разработки контента, а также критерии их выбора.

Шаг 3.Формирование команды разработчиков

Важнейшая задача в рамках организации разработки курсов своими силами - подбор сотрудников в команду разработчиков. Возможны две различные стратегии.

Первая стратегия заключается в том, чтобы определить носителей корпоративных знаний (предметных экспертов или ключевых специалистов по направлениям деятельности организации) и обучить их технологиям разработки обучающего контента. Однако создание курсов силами экспертов имеет свои минусы. Во-первых, эти сотрудники обычно очень заняты своей основной работой, и им сложно выкроить время для решения дополнительных задач. Во-вторых, эксперты слабо мотивированы на то, чтобы делиться знаниями, тем более путем перевода этих знаний в обучающие курсы.

Вторая стратегия заключается в том, чтобы определить в компании лучших кандидатов на роль разработчиков. Эти люди могут не обладать уникальными знаниями в предметной области, например, быть новичками в компании. Ставка делается на их реальные или потенциальные (развиваемые) компетенции как разработчиков дистанционных курсов:

  • аналитические способности;
  • навыки работы с большими объемами материала;
  • умение быстро «погружаться» в незнакомую сферу знаний и выделять наиболее ценную информацию из общего объема данных.

Помимо этого, важно, чтобы разработчики имели не только материальную мотивацию на участие в проекте, например:

  • стремились к саморазвитию (приобретению новых знаний и навыков) через передачу знаний другим людям. Не только умели, но и любили работать с информацией, создавать из нее сценарии и воплощать в готовые курсы;
  • были заинтересованы возможностью приобрести известность в компании. E-Learning обычно является массовым, заметным ресурсом в организации. Запуск нового курса, созданного силами внутреннего разработчика, часто сопровождается коммуникационными мероприятиями, в рамках которых могут фигурировать имена авторов;
  • имели желание принять участие в централизованном проекте. Эта перспектива будет интересна региональным сотрудникам, которых можно пригласить на роль разработчиков в том случае, если компания имеет развитую филиальную сеть. Современные средства коммуникации позволят ответственному за ДО успешно взаимодействовать с ними из головного офиса. На этапе формирования командыстоитпродуматьвопросы управления ею. Удачным решением с точки зрения временных и финансовых затрат на разработку курсов считается функциональное подчинение.

Пример

В компании сформирована команда разработчиков дистанционного курса, в которую вошли предметные эксперты от бизнес-подразделений. Один из них - ИТ-специалист, находящийся в подчинении у руководителя ИТ-службы. Созданию курсов этот сотрудник посвящает 10% своего рабочего времени, о чем ответственный за ДО заранее договорился с его непосредственным руководителем. В этот период специалист функционально подчиняется ответственному за ДО, который планирует его деятельность в рамках проекта, ставит ему задачи, контролирует сроки их исполнения и оценивает результаты. По тому же самому принципу выстроена деятельность всех остальных разработчиков.

При такой форме подчинения ответственному за ДО важно включить в проект те инструменты управления персоналом, которые приняты в организации, например традиционную процедуру оценки.

Шаг 4. Обучение команды разработчиков

В процессе обучения внутренним разработчикам необходимо приобрести следующие знания и навыки:

  • общие знания о e-Learning как о современной форме обучения и развития персонала;
  • особенности корпоративной системы дистанционного обучения, ближайшие тактические и стратегические планы развития данной формы подготовки персонала в компании;
  • знание методических основ обучения взрослых людей (выстраивание материала в логичную последовательность, использование различных инструментов взаимодействия с пользователями в рамках e-Learning, правила педагогического дизайна и пр.);
  • знание основ дизайна, используемого в таких продуктах, как дистанционные курсы;
  • практические навыки работы с программами, которые планируется использовать для разработки курсов. Приведем пример того, как может быть выстроено подобное обучение.

Пример

В компании был проведен трехдневный тренинг. Первый день -«установочный» - был посвящен командным мероприятиям (знакомству, обсуждению личных целей участия в проекте), а также погружению в тему дистанционного обучения и объяснению сути данного формата. Во второй день - «методический» - рассматривались аспекты обучения взрослых людей и вопросы дизайна курсов. Третий день был «технологическим» - для участников проводилось обучение работе с программами по созданию курсов.

В первый и второй дни обучение проводили внутренние методисты и тренеры организации, в третий занятия вел специалист компании-разработчика выбранного программного обеспечения.

Шаг 5. Формализация процесса разработки контента

Чтобы со временем деятельность по созданию курсов стала постоянной и отлаженной, приносящей компании явную пользу и не требующей от участников чрезмерных усилий, процесс внутреннейразработкинеобходимо формализовать. На рисунке 2 представлены основные этапы разработки обучающего контента.

Контент «своими руками»: запустить процесс

Данная схема может быть детализирована с учетом особенностей конкретной компании. Ответственному за внедрение ДО необходимо закрепить во внутренних нормативных документах действия, совершаемые на каждом из этапов, а также распределить ответственность за них между участниками процесса.

Пример

Фрагмент процедуры внутренней разработки дистанционных курсов крупной телекоммуникационной компании (функции и ответственность разработчика).

«Функциональный разработчик:

  • является специалистом в методике разработки дистанционных курсов;
  • разрабатывает новый курс в соответствии с согласованной структурой и планом работы;
  • вносит необходимые изменения в курс на основании полученных комментариев от ответственного за ДО;
  • участвует в финальном тестировании курса;
  • вносит необходимые изменения в курс с целью его актуализации на основании запроса, полученного от ответственного за ДО;
  • периодически представляет результаты своей работы ответственному за ДО, согласно принятым формам отчетности и в соответствии с установленными сроками;
  • присылает описание возникших во время разработки курса технических проблем и способов их решения ответственному за ДО для формирования общего файла (FAQ);
  • оказывает помощь другим разработчикам курсов в решении проблем и поиске решений;
  • участвует в разработке и совершенствовании методики создания электронных курсов».

Шаг 6. Управление качеством разрабатываемых курсов

После того как команда разработчиков приступила к выполнению своих обязанностей, а в каталоге внутреннего портала появились первые обучающие курсы, самое время задаться вопросом: «Каким образом оценить качество контента и результаты обучения персонала по курсам?» Наличие четких и прозрачных критериев для проведения подобной оценки позволяет выстроить систему мотивации команды разработчиков на эффективную деятельность. Однако важно учесть, что в создании контента также принимают участие заказчик (руководитель бизнес-подразделения) и менеджер отдела обучения (руководитель проекта внутренней разработки или ответственный за ДО). Необходимо оценивать результаты труда разработчиков только по тем показателям, на которые они могут непосредственно повлиять.

Пример

В страховой компании ответственный за ДО отнес к числу критериев эффективности деятельности разработчиков общее число студентов, которые должны успешно пройти курс за отчетный период. При этом фактически за этот показатель отвечали заказчик курса (именно руководитель подразделения больше всего заинтересован в том, чтобы его сотрудники прошли обучение) и ответственный за ДО, который должен проводить коммуникационную кампанию при запуске любого нового курса. Наличие в процедуре оценки эффективности разработчиков показателей, на которые они практически не могут повлиять, стало причиной их демотивации.

Контент «своими руками»: запустить процесс

В таблице 2 приведен список критериев оценки качества обучающего контента, разрабатываемого внутренними силами одной из крупных IT-компаний. Плюсами отмечены те критерии, на которые могут влиять разработчики. Критерии оцениваются всеми заинтересованными сторонами (заказчиком - руководителем бизнес-подразделения, менеджером дистанционного обучения, пользователями курса). Оценкам присваиваются различный вес в зависимости от значимости критерия, и на выходе получается числовой показатель, определяющий размер бонуса разработчиков по итогам проекта.

Важно помнить, что, даже если ответственному за ДО удалось организовать процесс создания качественных курсов, полностью удовлетворяющих потребность организации в дистанционном обучении, не стоит полностью отказываться от услуг внешних специалистов. E-Learning - технологичная, стремительно развивающаяся отрасль. Инструменты социальных сетей, мобильного и неформального обучения,

интерактивные бизнес-процессы и сетевые игры, Зй-симуляторы - вот только часть направлений, которые ежедневно развивают десятки тысяч профессионалов по всему миру для решения задач дистанционного обучения. Сегодня уже недостаточно просто знать об их существовании, важно использовать наилучшие решения во благо организации. Разрабатывая контент только внутренними силами и обмениваясь опытом в основном внутри команды, специалисты компании рискуют не успеть за развитием сферы знаний e-Learning. Поэтому ответственному за ДО необходимо выстроить непрерывный процесс развития команды внутренних разработчиков таким образом, чтобы в нем использовался максимум современных средств обучения, в том числе и те, которые предлагают лучшие внешние эксперты.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль