Культура вовлеченности

3247
 Литти С.
Автор: Литти С.
Вовлечение персонала в процесс повышения эффективности - главный критерий успеха. Рассмотрим основные принципы работы с инициативами сотрудников, заложенные в основу производственной модели компании Toyota и подтвержденные практикой российских предприятий.

Множество компаний во всем мире реализуют те или иные программы повышения эффективности: реинжиниринг бизнес-процессов, бережливое производство, сбалансированная система показателей, 6 Сигма, система менеджмента качества и т. п. При этом результативность программ остается низкой. На рисунке 1 представлены данные по количеству неудачных проектов бизнес-реинжиниринга в общем их числе. Они получены в результате исследования предприятий Германии и Австрии К. Фрайлингером и И. Фишером.

Культура вовлеченности

Абсолютное большинство исследований, практический опыт компаний и мнения экспертов указывают на то, что один из ключевых факторов успеха программ повышения эффективности - активное вовлечение сотрудников всех уровней в процессы преобразований. При этом специалистам по внедрению указанных систем чаще всего приходится сталкиваться вовсе не с инициативностью, а с сопротивлением персонала.

Универсальных способов вовлечения сотрудников в подобные проекты не существует. Остановимся на общих принципах организации работы, приводящих компании к успеху.

Огромное внимание раскрытию потенциала сотрудников уделяется в бережливом производстве. На основе изучения опыта компании Toyota автором составлена следующая модель вовлечения сотрудников (рис. 2). Рассмотрим подробнее каждый из уровней этой пирамиды.

Культура вовлеченности

Определение целей вовлечения

Если вовлечение сотрудников и работа с их инициативами действительно важны для компании, то инициаторам преобразований следует не только декларировать это, но и закрепить в стратегии. Например, при применении системы сбалансированных показателей перед руководителями разных уровней подобные цели ставят наряду с финансовыми показателями, что закреплено в стратегических картах каждого подразделения. Таким образом, происходит осознание менеджментом важности задач по вовлечению и разделение задач по приоритетности.

Пример

На одном крупном предприятии легкой промышленности перед руководителями всех подразделений была поставлена цель: «Внедрить в течение года не менее пятнадцати предложений от каждых ста человек в подразделении».

Некоторая сложность возникает при определении целевых показателей, ведь вовлеченность довольно сложно выразить в конкретных цифрах. Но так или иначе «оцифрованные» стратегические перспективы служат ориентиром для руководителей, позволяют им отслеживать результативность работы с инициативами сотрудников.

Пример

На разных предприятиях использовались следующие показатели:

  • количество внедренных предложений сотрудников или количество внедренных предложений на одного сотрудника;
  • доля сотрудников, подавших предложение;
  • совокупный экономический эффект от внедренных предложений сотрудников;
  • доля сотрудников, принявших участие в проектах по повышению эффективности.

Создание необходимых условий

Не менее важно создание инфраструктуры для работы с предложениями сотрудников. Для начала следует четко определить само понятие «рационализаторское предложение».

Пример

В одной агропромышленной компании предложение по повышению эффективности производственного процесса определили следующим образом:

  • самостоятельная творческая инициатива работника или группы работников;
  • оригинальное, ранее нигде и никогда в компании не используемое решение конкретной задачи.

Предложение признается полезным, если оно:

  • снижает материальные затраты и потери;
  • повышает производительность труда;
  • улучшает качество работ, уменьшает количество ошибок;
  • увеличивает надежность и безотказность работы оборудования, машин и механизмов;
  • ускоряет работы, бизнес-процессы, реакцию на запросы и т. п.;
  • снижает запасы;
  • повышает эффективность взаимодействия работников;
  • повышает уровень выполнения принятых решений, планов, распоряжений;
  • улучшает культуру производства, условия труда;
  • способствует повышению безопасности труда, промышленной безопасности, уровня соблюдения санитарных норм;
  • снижает напряженность труда, утомляемость работников;
  • помогает сотрудникам соблюдать технологию, овладевать передовыми рабочими приемами, учиться новому.

Затем необходимо формализовать процесс работы с инициативами, описав последовательность действий и используемый документооборот. На рисунке 3 представлен возможныйалгоритм процедуры, включающий в себя:

Культура вовлеченности

1. Первичное оформление предложения автором. Автор или группа соавторов заявляет о наличии полезной идеи и желании ее реализовать в практике работы предприятия. Оформление этой инициативы должно быть максимально простым: свободная запись на листе, доска подачи предложений, блокнот с отрывными бланками предложений, устное обращение к ответственному за работу.

2. Закрепление поданного предложения в регистрационных формах ответственным за работу.

3. Документальное оформление предложения ответственным лицом. Ему необходимо изложить предложение более структурированно, нежели при первичном оформлении, например нужно сделать расчет или предложить схему и т. п. Документы по предложению должны быть, с одной стороны, достаточно простыми, с другой - содержать необходимую информацию для принятия решений по нему.

4. Расчет экономического эффекта (если это возможно). В процедуре должен быть отражен порядок расчета и распределение ответственности за нее.

5. Определение порядка внедрения предложения. Может предусматривать несколько способов: автором самостоятельно, проектом, в рамках регулярной деятельности и т. п.

6. Категоризация предложений может быть, например, такой:

  • отклоненное - предложение отклоняется по каким-либо причинам;
  • полезное (к внедрению) без экономического эффекта;
  • полезное (к внедрению) с экономическим эффектом;
  • полезное (к внедрению) с условным экономическим эффектом - к данной категории иногда прибегают для описания предложений, по которым трудно однозначно определить размер экономического эффекта, при этом он, вероятнее всего, есть.

7. Внедрение полезного предложения.

8. Отклонение предложения. В процедуре обязательно должны быть описаны действия по разъяснению авторам причин отклонения.

Не менее важна ролевая структура работы с инициативами, которая должна быть закреплена в нормативных документах (табл. 1).

Культура вовлеченности

При внедрении бережливого производства возможен не только индивидуальный, но и групповой подход к выработке инициатив. Малые группы, кайдзен-группы, группы непрерывного совершенствования, кружки качества - все это синонимы, определяющие коллективные методы обсуждения и генерирования идей. Для инициативных групп важно создать благоприятные условия: освободить сотрудников на время работы в группе от основных обязанностей, обеспечить помещением, условиями для творческой и аналитической деятельности, например флип-чартом, компьютером, принтером, стендом с размещенными на нем показателями эффективности подразделения и т. п.

Кроме того, для работы с инициативами сотрудников потребуются определенные технические средства, например ящики для подачи предложений, стенды и доски подачи инициатив и обратной связи, специальное программное обеспечение (как вариант - анкета для подачи предложений через корпоративный портал).

Обучение сотрудников

При внедрении программ повышения эффективности инициаторам проекта следует обучить персонал методам решения оптимизационных задач, о чем редко вспоминают при реализации нововведений. Перечислим ключевые аспекты подобного обучения:

  • Инструменты повышения эффективности. Например, при внедрении бережливого производства это виды скрытых источников потерь, картирование потока создания ценности, 5С, визуальные методы управления, быстрая переналадка и т. п.
  • Методы анализа и структурирования проблем (диаграмма Исикавы, «5 Почему», «Дерево текущей реальности» и т. п.).
  • Процедуры работы с инициативами сотрудников на предприятии.

Обладание необходимыми знаниями повышает результативность работы с инициативами, позволяет ориентировать персонал в нужном направлении.

Мотивация

Инициаторам проекта нужно определить систему стимулирования ключевых участников процесса работы с инициативами:

  • лидеров и руководителей подразделений;
  • ответственных за работу с инициативами;
  • авторов и соавторов предложений;
  • ключевых сотрудников (например, специалистов экономической службы, производящих расчет экономического эффекта).

Задача стимулирования авторов и ответственных решена на большинстве предприятий. Как правило, компании используют фиксированные суммы и процентные выплаты от экономического эффекта. А вот о лидерах внедрения, несмотря на то, что они играют ключевую роль в реализации стратегии вовлечения персонала, часто забывают. Для данных категорий сотрудников очень важна самомотивация, приверженность ценностям и целям стратегии. Однозначные рекомендации по выбору инструментов их мотивации дать трудно, но можно привести примеры из практики (табл. 2).

Культура вовлеченности

Информационная поддержка и поддержка команды

Организаторам необходимо выстроить систему информирования сотрудников об имеющихся целях, процедурах и правилах работы с инициативами. Для этого задействуют все доступные каналы коммуникации: корпоративные СМИ, встречи с трудовыми коллективами, стенды, корпоративные порталы и т. п.

Работа по пропаганде новаторства должна быть непрерывной. Возможно использование разного рода конкурсов: лучшая инициатива; подразделение, наиболее успешно внедряющее предложения сотрудников; лучшее решение оптимизационной задачи; лучший новатор и т. п. Желательно, чтобы подобные конкурсы носили массовый характер и предусматривалось достаточное количество призовых мест.

Пример

На предприятии с численностью около 4 тыс. сотрудников применялась следующая система поощрения по конкурсу среди лучших новаторов1:

  • первое место - 100 000 руб.,
  • второе место - 75 000 руб.,
  • третье место - 50 000 руб.,
  • с четвертого по десятое место - 30 000 руб.,
  • с одиннадцатого по двадцатое место - 20 000 руб.,
  • с двадцать первого по тридцатое место - 10 000 руб.

Таким образом, удалось обеспечить массовый интерес к конкурсу, проходившему в течение года.

Очень важна поддержка командой новаторского движения. Это прежде всего личная поддержка руководителей работы с предложениями сотрудников, их активное участие в этой работе. Менеджеры ни в коем случае не должны дистанцироваться от этой деятельности. Напротив, хорошо, если они сами будут выступать с инициативами, соблюдать процедуры и развивать инфраструктуру.

***

Применение системного подхода к работе с инициативами сотрудников несет в себе огромный потенциал получения дополнительных экономических выгод и создает основу для развития инновационной культуры в организации. Так, на предприятии с численностью около 2000 человек комплексное решение всех задач по вовлечению сотрудников дало следующий результат:

  • количество внедренных предложений сотрудников за год - не менее 500;
  • годовой экономический эффект (по дополнительной прибыли) от внедренных предложений - около 10 млн рублей.

Применение описанной выше модели позволяет значительно сократить сопротивление персонала нововведениям, создать систему обратной связи по внедряемым новым стандартам работы, сделать развитие непрерывным, т. к. без вовлечения нет приверженности, а без приверженности - устойчивого развития.

1Условия конкурса предполагали оценку как количества внедренных предложений автора, так и экономического эффект от них.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль