Личное дело сотрудника

126869
Сегодня мы поговорим о том, как правильно формировать личные дела сотрудников, и разберем некоторые особенности их оформления.

Из этой статьи вы узнаете: 

  • как формировать личные дела сотрудников
  • на какие категории работников целесообразно заводить личное дело
  • необходимо ли формировать личное дело на совместителя
  • какие документы включаются в личные дела работников

На каких сотрудников заводится личное дело

Личное дело сотрудника - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и о его трудовой деятельности.

В первую очередь отметим, что ведение личных дел сотрудников не обязательно в отношении всех категорий работников.

Личное дело работника ведется с целью систематизации имеющихся документов на сотрудников, обобщении информации о них в одном месте.

Майский номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Обязательное ведение личных дел работников предусмотрено, например, на государственной гражданской службе в соответствии со ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее - Закон о государственной службе). Для остальных работников обязательность и порядок ведения личных дел может определяться локальными нормативными актами работодателя.

Так, личные дела могут вестись как на всех работников, так и на определенную их категорию. На предприятиях личные дела целесообразно вести на следующие основные категории работников:

  • руководители (глава предприятия, его заместители, помощники);
  • руководители структурных подразделений и их заместители;
  • главные (ведущие) специалисты;
  • работники, на которых возложена полная материальная ответственность;
  • работники, включенные в кадровый резерв для выдвижения на наиболее важные должности;
  • работники, обеспечивающие функционирование органа (аппарата) управления деятельностью предприятия.

Однако во многих организациях личные дела сотрудников ведутся на всех работников независимо от статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело - чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы.

Более подробное разъяснение смотрите в видео:

Личное дело сотрудника в Инструкции по кадровому делопроизводству

В нашей организации ведутся личные дела некоторых работников. При этом четкого представления о том, какие документы и как хранить в личном деле и, самое главное, в каких случаях его действительно необходимо заводить, нет. Никаких внутренних документов на этот счет в организации также не имеется. В настоящее время хотим дополнить Инструкцию по кадровому делопроизводству разделом, посвященным личным делам сотрудников. Какие моменты следует учесть при разработке этого раздела?

Так как в тех случаях, когда речь не идет об оформлении кадровых документов на государственной гражданской службе, вопросы с ведением личных дел работников решаются на усмотрение работодателя, то разработка и утверждение локального нормативного акта лишними совершенно точно не будут.

При наличии в вашей организации Инструкции по кадровому делопроизводству, логично, если отдельный ее раздел будет посвящен именно ведению личных дел сотрудников. Такой раздел может быть включен и в состав других локальных актов, регламентирующих порядок оформления и хранения кадровых документов.

Некоторые работодатели предпочитают разработать отдельный документ, учитывающий все нюансы ведения личных дел работников.

Независимо от выбранной вами формы при регламентации работы с личными делами сотрудников необходимо уточнить:

  • категории работников, на которых ведутся личные дела (будут это все сотрудники организации или, например, только менеджеры всех звеньев управления);
  • способ формирования личных дел;
  • состав документов личных дел (в том числе с указанием на то, какие документы подшиваются в оригиналах, а какие в копиях);
  • перечень лиц, ответственных за ведение и хранение личных дел;
  • порядок ведения личных дел;
  • порядок ознакомления работников с документами, хранящимися в личных делах;
  • порядок хранения личного дела после увольнения работника; другую информацию.

Личное дело на совместителя

Нужно ли формировать личное дело на совместителя?

Ответ на этот вопрос зависит от того, занимает ли совместитель в организации такую должность, для которой работодателем предусмотрено обязательное ведение личного дела такого сотрудника.

Если ведение личного дела работника предусмотрено, то его необходимо вести независимо от статуса сотрудника. При этом, скорее всего, для внешних совместителей будет заводиться новое личное дело, а документы, касающиеся внутреннего совместителя, могут подшиваться в уже имеющееся личное дело этого сотрудника (если оно ведется).

Формируется личное дело совместителя в общем порядке, установленном для ведения кадрового делопроизводства у конкретного работодателя.

Так, в соответствии со ст. 283 ТК РФ, прежде чем подписывать приказ о приеме на работу по совместительству работник обязан предъявить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. При приеме на работу по совместительству, требующую специальных знаний, работодатель имеет право потребовать от работника предъявления диплома или иного документа об образовании или профессиональной подготовке либо их надлежаще заверенных копий, а при приеме на тяжелую работу, работу с вредными и (или) опасными условиями труда - справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Копии перечисленных документов должны быть включены в личное дело нового работника.

Первоначальное формирование личных дел сотрудников

Формирование личного дела работника производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о работнике непосредственно при оформлении трудовых отношений с работником.

Личное дело формируется, как правило, в отдельной папке на каждого сотрудника. Это самая удобная форма систематизации персональных данных работников. При этом следует помнить, что запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу работника персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах.

Есть ли какие-либо нормативные требования к форме ведения личных дел сотрудников?

На практике документы личного дела работника помещаются в скоросшиватель, на обложке которого проставляется присвоенный делу порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в книге (журнале) учета личных дел (п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

После увольнения личное дело сотрудника изымается из скоросшивателя, оформляется для передачи в архив организации и сдается на хранение.

Какие сведения должны быть предусмотрены в книге (журнале) учета личных дел работников?

Книга (журнал) учета личных дел сотрудников может содержать следующие сведения:

  • порядковый номер дела;
  • фамилия, имя, отчество сотрудника;
  • дата первоначального формирования дела;
  • дата передачи дела в архив;
  • другие сведения по усмотрению работодателя.

Пример оформления книги (журнала) учета личных дел работников

Личное дело сотрудника

Увеличить изображение

Формирование и ведение личных дел сотрудников, как мы уже отметили, осуществляется в соответствии с правилами ведения делопроизводства, действующими у конкретного работодателя.

Первоначально в личное дело работника группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии - все основные документы, касающиеся трудовой деятельности работника.

Какие документы включаются в личное дело сотрудника при его первичном формировании? И закреплен ли такой список нормативным актом?

Перечень документов, которые должны содержаться в личном деле работника, законодательством РФ не определен.

Для государственных гражданских служащих предусмотрено, что в их личное дело вносятся их персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и сокращением с гражданской службы и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа (ч. 3 ст. 42 Закона о государственной службе).

В личные дела работников включаются следующие документы:

  • внутренняя опись документов дела;
  • личный листок по учету кадров или анкета;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • автобиография;
  • копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний, если предоставление данных документов обязательно для занятия соответствующей должности;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе (если оно было представлено работником);
  • копии документов воинского учета работника для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
  • результаты предварительного медицинского осмотра (обследования), проводимого для определения пригодности этих работников для выполнения поручаемой работы (в случаях, предусмотренных законом);
  • копии документов, подтверждающих право работника на налоговые вычеты, предусмотренные ст. 218 НК РФ;
  • копии документов об установлении инвалидности и о степени ограничения способности к трудовой деятельности (в случае представления работником);
  • документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну (если исполнение обязанностей по занимаемой должности связано с использованием таких сведений);
  • экземпляр трудового договора (или его копия в случае, если оригиналы договоров хранятся в отдельном деле);
  • копия приказа (распоряжения) о приеме на работу;
  • копия должностной инструкции работника;
  • копия договора о полной материальной ответственности (если работник является материально ответственным лицом и с ним заключен договор).

Внутренняя опись документов личного дела сотрудника

Внутренняя опись документов личного дела сотрудника имеет унифицированную форму, предусмотренную Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Обычно такая опись помещается в дело, содержащее наиболее ценные документы, при подготовке его к сдаче в архив. Однако личное дело является исключением - опись документов ведется сразу же при его заведении и подшивается в самом его начале.. При ведении личного дела во внутреннюю опись вносятся все документы, которые в него подшиваются.

Пример оформления внутренней описи документов личного дела работника

Личное дело сотрудника

Увеличить изображение

Личный листок по учету кадров в личных делах сотрудников

Личный листок по учету кадров - это учетный документ в личном деле работника, раскрывающий сведения о его личных данных, трудовой деятельности, поощрениях и др. Содержательная часть этого документа, как правило, представляет собой «вопросник» с заготовленным местом для внесения ответов.

Пример оформления личного листка по учету кадров для личного дела сотрудника

Личное дело сотрудника

Увеличить изображение

Личный листок в личном деле работника содержит перечень вопросов о биографических данных работника, об образовании, о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении, пребывании за границей, об участии в выборных органах и др.

Личный листок для личного дела сотрудника заполняют от руки при поступлении на работу сам работник в одном экземпляре без помарок и исправлений, подписывает и ставит дату. Полнота и правильность заполнения личного листка сверяются сотрудником кадровой службы с записями в таких документах, как паспорт, трудовая книжка, диплом, военный билет и т. д.

Анкета

Другая разновидность учетного документа в личном деле работника - анкета, которая может содержать аналогичные вопросы.

Таким образом, иногда, вместо личного листка по учету кадров, в личном деле сотрудника используется анкета, которая содержит в основном те же графы, что и личный листок, но заполняется соискателем до приема на работу и включается в личное дело, только если данный соискатель становится сотрудником организации. В личное дело могут включаться и анкета, и личный листок.

Желательно, чтобы формы таких документов в личных делах работников, как личный листок по учету кадров, анкета, были утверждены работодателем самостоятельно с учетом специфики его деятельности.

Ведение личного дела сотрудника

В течение трудовой деятельности личное дело работника может дополняться следующими документами:

  • экземплярами дополнительных соглашений к трудовому договору (или их копиями);
  • уведомлениями об изменении условий трудового договора по инициативе работодателя;
  • копиями приказов о переводе на другую работу, о поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий;
  • копиями документов, подтверждающих изменения анкетно-биогра-фических сведений о работнике;
  • копиями объяснительных и докладных записок, заявлений работника по различным вопросам;
  • материалами аттестаций (если они проводятся в отношении работника);
  • результатами обязательных периодических медицинских осмотров (обследований);
  • документами, послужившими основанием к изданию приказа о прекращении (расторжении) трудового договора;
  • копией приказа о прекращении трудового договора;
  • дубликатом трудовой книжки;
  • другими документами, связанными с работой.

Обратите внимание! Поступающие в личное дело сотрудника документы располагаются в хронологическом порядке.

Помимо перечисленных, в личное дело работника могут входить и некоторые другие документы (например, документы о прохождении работником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий, награждении грамотой и т. д.) и т. п.).

Кроме того, в личное дело сотрудника помещается (но при этом не подшивается в него) фотография работника установленного в организации формата (обычно 4 х 6 см). На обороте фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника. Рекомендуется обновлять фотографии не реже одного раза в пять лет или же по достижении работниками возраста 20 и 45 лет.

Если в течение работы у сотрудника меняются какие-то сведения, которые были указаны в личном листке по учету кадров, каким образом нужно изменять эти данные в документах личного дела? Может быть, следует переоформить личный листок?

Работники кадровой службы, ответственные за ведение личных дел работников, обязаны постоянно следить за их состоянием и своевременно вносить изменения в учетные сведения. Обратите внимание: при этом не требуется вносить какие-либо изменения или дополнения в личный листок по учету кадров или анкету, тем более не нужно требовать от работника заново заполнять эти документы.

Все изменения в личном деле работника должны отражаться в отдельных, дополнительных листах. Как правило, эти документы называются «Дополнение к личному листку по учету кадров» («Дополнение к анкете»). Обычно они имеют табличную форму и разрабатываются по усмотрению работодателя.

Пример оформления дополнения к личному листку по учету кадров для личного дела сотрудника

Личное дело сотрудника

Увеличить изображение

Дополнение к личному листку по учету кадров в личном деле сотрудника работник кадровой службы заполняет после того, как поступили документы, отражающие первое изменение признаков личного листка по учету кадров. Все изменения (награждение правительственными наградами, присвоение ученых, воинских, почетных званий и ученых степеней, образование, знание языков, участие в составе выборных законодательных и представительных органов) вносятся на основании соответствующих документов.

Каждый раз после внесения очередного изменения в личное дело работника сотрудник кадровой службы подписывает дополнение к личному листку по учету кадров. Если на бланке не остается места для внесения последующих изменений, заполняют следующий аналогичный бланк.

Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел работников. На оборотной стороне личного листка после всех других сведений делают отметку: «личное дело проверено», ставят дату и подпись.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль