Вопрос-ответ 48: Отмена командировки и возврат командировочных

3483

Отмена командировки и возврат командировочных

Вопрос

По приказу руководителя организации возникла необходимость отменить командировку сотрудника. Однако командировочные он уже получил. Как оформить документы?

Ответ

На практике может возникнуть ситуация, когда работодатель вынужден отменить либо перенести заранее запланированную командировку на другой срок. Причины могут быть разными: необходимость в командировке отпала (например, вопрос решили по телефону), болезнь командируемого сотрудника и т. д.

Следует сразу отметить, что нормативно утвержденных правил по оформлению отмены командировки нет. В связи с этим представляется целесообразным предусмотреть порядок отмены командировки в локальном нормативном акте организации, например в Положении о командировках.

Что касается командировочных, то работник, безусловно, должен вернуть их в кассу организации. Однако здесь встает вопрос о сроке такого возврата. Пунктом 4.4. Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ, утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П, предусмотрено, что лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет. Однако в нашем случае командировка не состоялась. Чтобы не возникало лишних вопросов, думается, такой срок целесообразно предусмотреть в приказе (распоряжении) об отмене командировки.

Обратите внимание, что здесь может возникнуть две ситуации:

Ситуация 1. Если сотрудник к моменту отмены командировки не производил расходов, то проблем нет. Он просто сдает деньги по приходному кассовому ордеру в кассу. В ордере в качестве основания указывается приказ об отмене командировки.

Полезный советПредусмотрите правила отмены командировки в локальном нормативном акте

Ситуация 2. Сотрудник уже произвел расходы, которые могут быть использованы в дальнейшем. Например, было закуплено оборудование для презентации. В этом случае расходы можно учесть в бухгалтерском и налоговом учете если не сразу, то когда состоится следующая командировка. Тогда работник составляет авансовый отчет, остаток сдает в кассу.

Если работник в установленный срок не вернет выданные ему суммы, то работодатель в соответствии со ст. 137 ТК РФ имеет право удержать их из его заработной платы. Такое решение работодатель должен принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размера удержаний.

Внимание

При этом следует помнить, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы применительно к данному случаю не может превышать 20% (ст. 138 ТК РФ).

Подробнее хотелось бы остановиться на расходах, которые вернуть невозможно. Речь идет о билетах к месту командировки, а также о визах в другие государства. Если сразу после отмены командировки билет не удалось сдать или вернули только часть денег, то и работник не может вернуть всю сумму в кассу. Возникает убыток. При этом нужно издать приказ о компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов. А в авансовом отчете работник укажет эти билеты.

Этот убыток можно учесть в целях налогообложения прибыли. Дело в том, что перечни расходов и убытков в ст. 265 НК РФ являются открытыми. Арбитражные суды будут смотреть на соответствие расходов ст. 252 НК РФ. Здесь решающую роль играют два условия:

  • командировка должна быть связана с деятельностью, направленной на получение дохода;
  • причина ее отмены не надуманна, а вызвана не зависящими от организации обстоятельствами.

Полезный совет

Предусмотрите правила отмены командировки в локальном нормативном акте

В соответствии с ч. 2 ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. На практике, учитывая недостаточно подробное нормативное регулирование вопросов командирования, работодатели стремятся как можно больше нюансов учесть на локальном уровне.

Так, может возникнуть необходимость отменить командировку сотрудника в тот момент, когда уже оформлены все необходимые командировочные документы. Порядок действий в подобных случаях рекомендуем зафиксировать в локальном нормативном акте, например в Положении о командировках.

В этом документе следует предусмотреть перечень случаев, в которых командировка может быть отменена, а также последовательность необходимых действий и порядок оформления документов.

Учитывая, что направление в командировку производится по распоряжению работодателя, ее отмена должна осуществляться таким же образом. Полагаем, что в первую очередь работодатель должен издать приказ (распоряжение) об отмене командировки с указанием причин, по которым командировка не состоялась.

В качестве основания для отмены в приказе (распоряжении) желательно указать документы об обстоятельствах отмены командировки, если таковые имеются (например, реквизиты письма из организации, куда направлялся сотрудник, о том, что в командировании сотрудника нет необходимости; листка нетрудоспособности сотрудника, если поездка отменена по причине его болезни, свидетельство о смерти родственника и т. д.).

Арбитражные суды опираются на определения Конституционного Суда РФ от 04.06.2007 № 320-О-П и 366-О-П. В них говорится, что «налоговое законодательство не использует понятие экономической целесообразности и не регулирует порядок и условия ведения финансово-хозяйственной деятельности. Следовательно, обоснованность расходов, уменьшающих в целях налогообложения полученные доходы, не может оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. В силу принципа свободы экономической деятельности, закрепленного в ст. 8 Конституции Российской Федерации, налогоплательщик осуществляет эту деятельность на свой риск и вправе самостоятельно и единолично оценивать ее эффективность и целесообразность». Иначе говоря, расходы признаются вне зависимости от их успешности.

Минфин России признал оправданными расходы на билеты по отмененной командировке:

  • в случае смерти близкого родственника работника (письмо от 14.04.2006 № 03-03-04/1/338);
  • при перемене маршрута командировки (от 02.05.2007 № 03-03-06/1/252). В то же время в отношении расходов на визы (если командировка отменена) позиция Минфина России однозначна - расходы нельзя учесть (письмо от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134). Правда, это письмо выпущено в то время, когда еще не было вышеприведенной позиции Конституционного Суда РФ. Сейчас налоговому органу доказать в Арбитражном суде несоответствие таких расходов ст. 252 НК РФ будет весьма трудно.
Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль