Вопрос-ответ 29: Срок, в течение которого работнику должна быть выслана трудовая книжка

10238

Срок, в течение которого работнику должна быть выслана трудовая книжка

Вопрос

Работник, увольняясь, отказался забрать свою трудовую книжку. Мы направили ему уведомление с просьбой явиться за книжкой или разрешить отправить ее по почте. Если работник даст свое согласие на отправление трудовой книжки по почте, как быстро мы должны это сделать?

Ответ

Статья 841 ТК РФ обязывает работодателя, в случае когда в день увольнения выдать трудовую книжку работнику было невозможно, если работник в этот день отсутствовал на работе или сам отказался забрать трудовую книжку, направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Работодателю следует помнить о своей ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. Во-первых, за нарушение требований трудового законодательства, предписывающих в последний день работы выдать работнику его трудовую книжку, во-вторых, непосредственно перед работником - если задержка выдачи трудовой книжки произошла по вине работодателя, он будет вынужден возместить работнику неполученный заработок за все время задержки.

ПОШАГОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Как выполнить требование закона о выдаче трудовой книжки, если в день прекращения трудового договора это сделать невозможно в связи с отказом работника от ее получения

Этап 1Фиксация факта отказа работника от получения трудовой книжки

В соответствии с ч. 4 ст. 841 ТК РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку. Однако в некоторых случаях это сделать невозможно в связи с отказом работника от получения трудовой книжки. В таких ситуациях, чтобы освободиться от ответственности за задержку трудовой книжки, а также за ненадлежащее хранение трудовой книжки уволенного работника, работодателю следует выполнить следующие действия.

В первую очередь документально зафиксировать факт отказа работника от получения трудовой книжки.

Шаг 1Составляем акт об отказе работника от получения трудовой книжки

Во избежание возможных споров с работником, который в день увольнения присутствовал на работе, но отказался от получения трудовой книжки, целесообразно составить акт об отказе работника от получения трудовой книжки.

Такой акт, как правило, составляется работником, ответственным за ведение и хранение трудовых книжек, в присутствии двух незаинтересованных свидетелей и работника, которому предложено получить трудовую книжку при увольнении.

Акт об отказе работника от получения трудовой книжки (пример 1) составляется на бланке организации по общим правилам оформления этого документа.

В тексте акта необходимо отразить, что работнику в последний день его работы было предложено получить трудовую книжку, однако он по каким-либо причинам отказался от ее получения.

Шаг 2Подписываем акт об отказе работника от получения трудовой книжки

Такой акт должен быть подписан его составителями.

Шаг 3Регистрируем акт об отказе работника от получения трудовой книжки

Акт необходимо зарегистрировать в специальной регистрационной форме, применяемой у работодателя, например в Журнале регистрации актов.

Шаг 4Знакомим работника с актом под роспись

Работник, чей отказ от получения трудовой книжки фиксируется в акте, должен быть под роспись ознакомлен с этим документом.

Если работник отказывается от ознакомления с актом под роспись, необходимо зафиксировать и этот отказ. Для этого составители акта могут указать в нем информацию об отказе работника от ознакомления с актом под роспись и снова поставить свои подписи, подтверждая эту информацию.

Шаг 5Направляем акт об отказе работника от получения трудовой книжки в дело

Подобный акт - документ, подтверждающий законность действия работодателя в конфликтной ситуации. Он должен быть оформлен на хранение в отдельное дело или в одно дело с документами, имеющими такой же срок хранения. О направлении акта в дело делается отметка в левом нижнем углу документа.

Этап 2Фиксация факта отказа работника от получения трудовой книжки в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Получение работником трудовой книжки (и вкладыша в нее, если он был оформлен) при увольнении фиксируется в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Для этого форма Книги учета предусматривает графу 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки».

Факт отказа работника от получения трудовой книжки необходимо зафиксировать со ссылкой на составленный акт в графе 12 Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (пример 2).

Этап 3Направление работнику уведомления о необходимости получить трудовую книжку

Если в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отказом от ее получения, работодатель в соответствии с ч. 6 ст. 841 ТК РФ обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте.

Шаг 1Составляем проект уведомления о необходимости получить трудовую книжку

Такое уведомление оформляется на бланке письма (пример 3). В нем следует указать обстоятельства, в которых трудовая книжка не была получена работником при увольнении, а также все условия ее получения, в том числе и возможность отправки ее по почте по просьбе бывшего работника и по указанному им адресу.

Шаг 2Подписываем проект уведомления о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление подписывает руководитель организации или иное уполномоченное на это лицо.

Шаг 3Регистрируем уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление должно быть зарегистрировано в специальной регистрационной форме, например в Журнале регистрации исходящих документов.

Шаг 4Направляем работнику уведомление о необходимости получить трудовую книжку

Уведомление направляется работнику по адресу его проживания (пребывания). Целесообразно направлять такое уведомление письмом с уведомлением о вручении.

О направлении уведомления работнику желательно сделать записи в Журнале регистрации исходящих документов и в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 5Направляем копию уведомления в дело

Копия исходящего документа остается на хранение у работодателя и оформляется в соответствующее дело.

Этап 4Оформление трудовой книжки на хранение

Невостребованная трудовая книжка хранится у работодателя в соответствии с общими правилами хранения этого документа.

В будущем, если работник изъявит такое желание, трудовая книжка может быть направлена ему по почте по указанному им адресу.

Полезный советВышлите трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня получения согласия на отправку ее по почте

Полагаем, в рассматриваемой ситуации вина работодателя отсутствует. Ведь он намеревался выдать трудовую книжку работнику, но по определенным причинам, не зависящим от работодателя, книжку работник так и не забрал. Тем не менее даже в таких условиях работодатель продолжает нести ответственность за задержку выдачи трудовой книжки работнику. И только после того, как будет направлено соответствующее уведомление о необходимости явиться за книжкой или получено согласие на отправление ее по почте, работодатель от такой ответственности освобождается. Если работник не пожелал явиться за трудовой книжкой лично, но разрешил выслать ее по почте, затягивать с отправкой не стоит.

А еще в e-СК по этой теме:

  • Алгоритмы выбора пошаговой инструкции «Как досрочно расторгнуть трудовой договор с руководителем организации в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица решения о прекращении трудового договора?»
  • Разъяснения экспертов по всем основаниям прекращения трудового договора
  • Судебная практика о восстановлении на работе и об оплате времени вынужденного прогула
  • Комментарии специалистов по трудовому праву и кадровому делопроизводству к главе 13 Трудового кодекса РФ

Полезный совет

Бывшему работнику, давшему согласие на отправление трудовой книжки по почте, вышлите трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня получения такого согласия

В части 6 ст. 841 ТК РФ содержится следующее правило: по письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

Полагаем, что данное требование закона можно распространить, за отсутствием иных уточняющих норм, и на случаи отправки трудовой книжки по почте, когда вместо письменного обращения работника о выдаче трудовой книжки у работодателя есть его согласие на отправку книжки по почте.

Таким образом, трудовую книжку работнику необходимо выслать по почте не позднее трех рабочих дней с того момента, как будет получено согласие работника на отправку его трудовой книжки по почте.

Пример 1

Пример оформления акта об отказе работника от получения трудовой книжки

Вопрос-ответ 29: Срок, в течение которого работнику должна быть выслана трудовая книжка

Пример 2

Пример оформления Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них при отказе работника от получения трудовой книжки при увольнении

Вопрос-ответ 29: Срок, в течение которого работнику должна быть выслана трудовая книжка

Пример 3

Пример оформления уведомления о необходимости получить трудовую книжку при отказе работника от получения трудовой книжки при увольнении

Вопрос-ответ 29: Срок, в течение которого работнику должна быть выслана трудовая книжка

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль