Ключевой персонал: структурируем подбор

4790
В период с 2002 по 2008 г. «Юнимилк» приобрел на территории РФ порядка 25 производственных площадок. В условиях стремительного роста структура компании формировалась несколько спонтанно, и некоторые HR-процессы были выстроены нечетко. Это создавало ряд сложностей, одна из которых - подбор функциональных руководителей для региональных подразделений. Рассмотрим, как удалось справиться с этой трудностью.

Сложности подбора

«Юнимилк» имеет линейно-функциональную структуру, которая включает Центральный офис (ЦО), расположенный в Москве, и восемь дивизионов -бизнес-единиц, образованных по территориальному признаку и, как правило, совпадающих с федеральными округами РФ. В каждый дивизион входят несколько коммерческих и производственных филиалов (заводов). При такой структуре и таких масштабах ключевым персоналом для компании являются региональные руководители, отвечающие за различные направления деятельности (HR, продажи, логистика, закупки, PR и т. д.). Эти сотрудники находятся в двойном подчинении: у линейного руководителя (управляющего директора дивизиона) и у функционального (отвечающего за ту или иную функцию в рамках всей компании). Замещение данных вакансий до определенного момента было крайне сложным процессом. Рассмотрим, с какими именно трудностями сталкивался отдел подбора персонала ЦО, непосредственно отвечающий за подбор «топового» персонала для регионов.

Несовпадение мнений «заказчиков» подбора. Решение о соответствии кандидата вакансии принимают несколько человек.

Справка о компании

Компания «Юнимилк» создана в 2002 г. С декабря 2010 г. является частью СП «Danone-Юнимилк». Будучи одним из лидеров молочной индустрии, объединяет 31 предприятие в России и Республике Беларуси. Численность персонала - 16 тыс. человек.

Пример

Кандидатура на должность «региональный коммерческий директор» должна быть согласована директором по продажам компании (функциональный руководитель), управляющим директором дивизиона (линейный руководитель), HR-бизнес-партнером коммерческого блока, директором по персоналу дивизиона, генеральным директором компании.

У каждого из перечисленных руководителей свои требования к кандидатам, свое видение вакансии, поэтому итоговые решения могут не совпадать. Например, линейный руководитель отдает предпочтение кандидату с «домашнего» рынка, поскольку это гарантирует знание особенностей региона, «территории», местных ключевых игроков. Функциональный же руководитель предпочитает кандидата из другого региона, но с опытом работы по конкретному продуктовому направлению (как известно, производство молочной продукции имеет свою специфику: сроки годности, непростые логистические цепочки, конкурентная среда и т. п.).

В данном случае задача осложнялась еще и тем, что в компании не было изначально определено, кому из руководителей принадлежит приоритетное право выбора кандидатов.

Территориальная «разбросанность». Как правило, все «заказчики» подбора работают в разных частях страны, имеют достаточно плотный график командировок, и далеко не каждый руководитель высокого уровня может «выкроить» пару дней для поездки на интервью с кандидатом. С претендентами на вакансию ситуация примерно такая же, только «разбросанность» еще шире, учитывая, что территория поиска - вся Россия.

Нерациональное использование бюджета на подбор персонала. Из-за отсутствия единой процедуры выбора оптимального источника привлечения кандидатов бюджет компании на подбор расходовался крайне нерационально. Кроме того, в компании отсутствовали внутренние источники информирования сотрудников об открытых вакансиях, не использовался кадровый резерв.

Все перечисленные сложности заметно увеличивали сроки подбора и снижали его эффективность. В 2010 г. служба персонала ЦО разработала и внедрила регламент, систематизирующий процедуру подбора с учетом масштабов и структуры бизнеса. Данная система замещения подходит для любой вакансии компании «Юнимилк», но особенно полезна при подборе региональных функциональных руководителей, т. к. решает все вышеперечисленные проблемы.

Согласно регламенту, процесс подбора включает следующие этапы:

1. Подготовка и подача заявки на замещение вакансии.

2. Определение источника подбора.

3. Конкурс резюме и телефонное интервью.

4. Первый тур собеседования.

5. Второй тур собеседования.

6. Третий тур собеседования.

7. Оформление предложения о работе кандидату, оформление трудовых отношений с работником.

В таблице представлен порядок замещения вакансий разного уровня и распределение ответственности за разные этапы. Рассмотрим каждый из них отдельно.

Подготовка и подача заявки на замещение вакансии

При возникновении вакансии линейный руководитель структурного подразделения формирует в электронном виде Заявку на подбор (прил. 1), согласовывает ее с функциональным руководителем и передает руководителю кадрового подразделения (чаще всего - начальнику отдела подбора персонала ЦО). Если Заявка заполнена не по форме и/или не содержит необходимой информации о должности, последний возвращает ее линейному руководителю на переоформление. Если все в порядке, то руководитель кадрового подразделения подтверждает прием Заявки своей подписью (допускается подтверждение в электронном виде). При этом он обязательно согласовывает наличие свободной единицы в штатном расписании и должностной инструкции, проверяет соответствие установленного уровня зарплаты принятому бюджету. Дата получения Заявки руководителем кадрового подразделения является началом процедуры замещения вакансии. Заявка передается в работу сотруднику отдела подбора ЦО, который в течение рабочего дня с момента ее получения обязан «снять» вакансию у линейного и функционального руководителей. Сделать это необходимо одновременно, поэтому при отсутствии возможности организовать личную встречу используется селектор, позволяющий обоим руководителям поделиться своими ожиданиями от специалиста, подчеркнуть основные требования и т. д. Такой подход минимизирует вероятность неверной расстановки приоритетов в подборе.

Ключевой персонал: структурируем подборКлючевой персонал: структурируем подборКлючевой персонал: структурируем подборКлючевой персонал: структурируем подбор

Определение источника подбора

Сотрудник отдела подбора ЦО выбирает наиболее эффективный и экономически оправданный источник из возможных вариантов (самостоятельный поиск на рынке, внутри компании, при помощи внешних провайдеров). Например, для должности «региональный коммерческий директор» - это прямой поиск, рекомендации и др.

Далее начальник отдела подбора ЦО согласовывает порядок поиска и источники привлечения кандидатов с линейным и функциональным руководителями. При объявлении внутреннего конкурса на замещение вакансии он информирует об этом работников компании через внутренние каналы коммуникаций (собственный портал, корпоративную газету, электронную рассылку). Стоит отметить, что при равных условиях приоритет в компании отдается именно внутренним кандидатам.

В случае привлечения кадровых агентств договоры с провайдерами заключает директор по персоналу компании, при этом отдел подбора дивизиона/ филиала по согласованию с начальником отдела подбора персонала ЦО имеет право пользования ими без заключения отдельных договоров.

Конкурс резюме и телефонное интервью

Сотрудник отдела подбора персонала ЦО, ответственный за исполнение Заявки, формирует из резюме кандидатов пул для проведения конкурсной оценки резюме. Ее цель - выявить соответствие данных, изложенных в резюме кандидатов, требованиям к должности, указанным в Заявке. С подходящими кандидатами специалист отдела подбора организует и проводит телефонное/ видеоинтервью. Те из них, кто по формальным критериям соответствуют требованиям, получают приглашение на первый тур собеседования.

Первый тур собеседования

Собеседование организует и проводит ответственный за выполнение Заявки сотрудник отдела подбора персонала ЦО. В ходе интервью он получает информацию о профессиональном опыте, личностных качествах кандидата, социально-бытовых условиях проживания и пр., информирует потенциального руководителя о задачах предполагаемой должности и уточняет его ожидания относительно оплаты труда и компенсационного пакета.

На данном этапе по желанию инициатора Заявки, специалист отдела подбора может провести предварительную оценку кандидата на соответствие профессиональным требованиям и предложить ему пройти профессиональный тест/ заполнить опросник/ решить кейс. Для этого инициатору Заявки необходимо передать задание в отдел подбора одновременно с Заявкой на замещение вакансий.

По результатам собеседования сотрудник отдела персонала ЦО заполняет Карту кандидата (прил. 2). Забегая вперед, отметим, что данную Карту последовательно заполняют все участники процесса отбора. С помощью Карты интервьюеры письменно излагают свое мнение о кандидате и оценивают его компетенции по шкале от одного до четырех баллов, после чего передают ее в отдел подбора для анализа информации и «отсева» по результатам этапа.

Те претенденты, которые отвечают требованиям заявки и прошли профессиональное тестирование (при его необходимости), получают приглашение на второй тур собеседования.

Второй тур собеседования

Собеседование организует сотрудник отдела подбора персонала, а проводят его линейный и функциональный руководители или их представители. При этом ответственный специалист по подбору также может принимать участие.

На этом этапе линейный и функциональный руководители информируют кандидата о задачах должности, основных условиях работы, оценивают его управленческие и профессиональные навыки, а также предлагают решить задание (кейс) либо пройти испытание (например принять участие в ролевой игре). По результатам собеседования и выполнения задания руководители или их представители вписывают свой комментарий в уже заполненную по итогам первого тура Карту кандидата и передают эти сведения в отдел подбора персонала. Как правило, результатом второго тура собеседования является решение о принятии кандидата на работу. Но если оно не принято, с кандидатами, успешно прошедшими испытание, организуется третий - финальный тур собеседования.

Третий тур собеседования

Собеседование организует работник отдела подбора персонала ЦО и проводит его совместно с руководителем, имеющим право принятия финального решения по данной вакансии (табл.). Данный этап необходим в случаях, когда линейный и функциональный руководители (которые также присутствуют) не смогли выбрать одного финалиста.

По завершении интервью обозначенный выше руководитель изучает заполненную всеми предыдущими интервьюерами Карту кандидата и вносит в нее письменное заклюcзе в приеме кандидату, не прошедшему конкурсное испытание. Впоследствии Карта кандидата передается в отдел подбора персонала и хранится в базе данных кандидатов.

Очень важно, что на втором и третьем этапах собеседования все интервьюеры должны присутствовать одновременно. В этом помогают четкая организация процесса, установленная в компании в начале 2010 г. система видеоконференции, возможность организации селекторных совещаний.

Оформление предложения о работе кандидату и трудовых отношений с ним

По итогам третьего этапа собеседования соответствующий руководитель информирует начальника отдела подбора персонала ЦО о кандидате, полностью соответствующем требованиям должности. Для этого он направляет в отдел подбора служебную записку, подписанную всеми руководителями по данной должности, а также директором по персоналу дивизиона. На основании принятого решения ответственный за Заявку работник отдела подбора уведомляет победившего в конкурсе кандидата о результатах финального собеседования в виде оформленного «Предложения о работе», которое подписывает лицо, наделенное правом подписи трудового договора по данной должности, в двух экземплярах. Кандидат знакомится с «Предложением о работе», подтверждает свое согласие с предлагаемыми условиями либо своей подписью, либо письмом.

***

Основным результатам внедрения в компании единой процедуры подбора стало сокращение сроков подбора и повышение качества данной работы (рис.).

Ключевой персонал: структурируем подбор

Приложение 1.

Заявка на подбор

Ключевой персонал: структурируем подборКлючевой персонал: структурируем подборКлючевой персонал: структурируем подбор

Приложение 2.

Карта кандидата

Ключевой персонал: структурируем подборКлючевой персонал: структурируем подбор

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль