Пошаговая инструкция: бюджетируем ФОТ на следующий год

13475
Фонд оплаты труда - одна из самых крупных расходных статей бюджета любой организации. В связи с этим HR-специалисту необходимо как можно более точно запланировать данные затраты, т.к. они оказывают существенное влияние на бюджет всей компании.

Согласно ст. 255 Налогового кодекса РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления и надбавки сотрудникам в денежной и/или натуральной формах - стимулирующие, компенсационные (связанные с режимом или условиями работы), премиальные, единовременные поощрительные, а также затраты на содержание персонала, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и/или коллективными.

Существует несколько методик планирования бюджета ФОТ. Рассмотрим одну из них.

Процесс бюджетирования можно разделить на три этапа: подготовка, составление бюджета, проверка.

Подготовка к бюджетированию

1. Выберите программу, с помощью которой будете составлять бюджет. К примеру, в Excel можно задавать формулы, логические функции, выстраивать сводные таблицы, осуществлять подстановку значений и т.п. Это позволит в случае корректировки бюджета быть уверенным, что при изменении переменных итоговый результат также будет пересчитан везде, где необходимо. Стоит максимально использовать возможности данного приложения.

2. Бюджет ФОТ - часть общего бюджета компании, поэтому обязательно согласуйте с финансовым отделом формат предоставляемых данных по бюджету, уровень детализации и категоризации должностей, а также признаки каждой позиции. Обычно для планирования нужно как минимум разделить производственный и непроизводственный персонал с разбивкой по месяцам и подразделениям. В каждой организации свои правила составления бюджета, основанные на принятой методике ведения управленческого учета, поэтому при составлении бюджета ФОТ важно использовать именно тот формат, который совместим с форматом общего бюджета компании. При этом если иная детализация, которая не требуется финансистам, нужна для анализа и отчетности HR-департаменту, можно ее произвести дополнительно в том же файле.

3. Для планирования оплаты с учетом праздничных и выходных дней, в том числе связанных с переносами рабочих дней, необходим производственный календарь на год.

4. Поднимите статистику за прошлый и текущий годы, чтобы использовать ее при подготовке бюджета. А именно: планируемые и фактические показатели, информацию о количестве неиспользованных отпусков на данный момент, средней зарплате, объеме выплат при увольнении, размере оплаты сверхурочной работы и работы в выходные и праздничные дни, количестве переходов из одного грейда в другой, изменениях зарплаты в рамках одного грейда и т.п.

5. У ответственных сотрудников запросите помесячный план продаж или производства товаров/ услуг. Совместно с руководителями отделов рассчитайте требуемую численность персонала каждого подразделения.

6. Перед тем как начать бюджетирование, проанализируйте планируемую численность персонала.

Пример

Если в компании проводится нормирование труда, сравните этот показатель с существующими нормами выработки. Обратите внимание на соотношение роста продаж/ производства и количества необходимых сотрудников, сравните с требованиями текущей ситуации, какой объем производства обеспечивается имеющимся персоналом, каков план на следующий год. Если увеличение количества работников непропорционально росту объема продаж, данный вопрос лучше обсудить с ответственными за это лицами до начала финансового планирования. Важно также избегать занижения численности необходимых кадров, иначе бюджет окажется невыполнимым.

Составление бюджета

1. Составление плана по численности персонала в каждом подразделении, отметьте необходимое количество штатных сотрудников, включая вакансии с разбивкой по месяцам. Для каждой специальности укажите принадлежность к категории согласно информации от финансистов.

2. Если для выполнения некоторых видов работ привлекаются сотрудники по гражданско-правовым договорам, отобразите их с пометкой «подряд» или другой, принятой в компании.

3. Если в организации нет системы грейдов и/ или не определены вилки окладов внутри грейда, стоит указать для всех категорий персонала существующие оклады и почасовые ставки. Если в отношении некоторых сотрудников/ должностей уже есть утвержденное решение о повышении оклада/ ставки, то необходимо отразить рост в соответствующем месяце.

4. Если в компании внедрена система грейдов, то при планировании ставок можно применить следующие подходы:

  • указать среднюю зарплату внутри грейда;
  • указать максимальную зарплату внутри грейда;
  • проанализировать статистику по количеству человек, которые переходят с одной ставки на другую за год, установить процентное соотношение и, предположив, что в планируемом периоде оно будет неизменным, на основании этого выставить в таблице новые ставки по месяцам.

5. Проверка минимального размера тарифной ставки (он не должен быть ниже МРОТ, установленного для региона на следующий год).

6. Расчет нормо-часов/ смен для сотрудников с повременной системой оплаты. Менеджеру по персоналу нужно убедиться, что месячная норма часов для них составляет максимальный уровень, установленный законом. Остальные часы должны приниматься как переработка с соответствующей дополнительной оплатой.

7. Расчет прямой месячный ФОТ:

  • для сотрудников со сдельной оплатой - умножьте сдельные расценки на планируемый объем работ;
  • для сотрудников с повременной системой оплаты - планируемую численность каждой категории умножьте на количество рабочих часов в месяце и на часовую ставку (если расчет ведется в часах) или на дневную (если в рабочих днях/ сменах);
  • для сотрудников с окладами - умножьте число работников на размер месячного должностного оклада.

8. Отражение в документе надбавок и доплат:

  • выплаты по районным коэффициентам в отдаленных и северных местностях и надбавки к зарплате в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
  • доплаты за работу в вечерние и ночные смены (при сменной работе);
  • доплаты за совмещение функций и профессий;
  • индивидуальные надбавки за профессиональное мастерство;
  • прочие выплаты, связанные со временем выполнения трудовых функций в течение рабочего дня;
  • надбавки за выслугу лет, стаж (кроме ежегодных выплат);
  • доплаты за работу во вредных или опасных условиях и на тяжелых работах;
  • оплата работы в выходные и праздничные дни;
  • оплата сверхурочной работы;
  • выплаты за дни отдыха (отгулы), предоставленные в связи со сверхурочными работами, при вахтовом методе организации работ, при суммированном учете рабочего времени и в других случаях, установленных законодательством.

9. Расчет доплаты за дни, фактически не отрабатываемые, но за которые сохраняется средний заработок/ дневная тарифная ставка:

  • для сотрудников со сдельной и повременной оплатой -очередные и дополнительные отпуска (средний заработок в каждом месяце рассчитывается исходя из годового ФОТ для данной категории персонала, поделенного на количество рабочих дней в году);
  • время выполнения государственных и общественных обязанностей в рабочие дни;
  • отпуска, дополнительно предоставленные по коллективному договору (сверх предусмотренных законодательством);
  • отпуска женщин, связанные с беременностью и родами;
  • льготные часы подростков;
  • учебные отпуска, предоставленные работникам, обучающимся в образовательных учреждениях, и периоды обучения сотрудников, направленных на профессиональную подготовку, повышение квалификации или обучение вторым профессиям;
  • для работников-доноров -дни обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемого после каждого дня сдачи крови;
  • прочие рабочие дни, фактически не отработанные, но за которые по законодательству или коллективному договору предусмотрены выплаты в размере среднего заработка или по тарифу;
  • доплата разницы между размером пособия по социальному страхованию в связи с временной нетрудоспособностью и средним заработком, если это предусмотрено законодательством или коллективным договором.

10. Планирование премий. Если в компании собираются ввести новую систему премирования, но она еще находится на стадии разработки и утверждения, составьте два варианта бюджета - с действующей системой и с будущей. При планировании премиальных выплат часто возникает вопрос: каков должен быть их размер в случаях перевыполнения или невыполнения плана? Обычно составляется несколько вариантов бюджета ФОТ - оптимистичный, оптимальный и пессимистичный. Выясните у финансистов, какой процент выполнения плана применим к каждому из сценариев и рассчитайте премию исходя из данной информации.

11. Если в компании будет проводиться сокращение численности персонала, то следует учесть все выплаты, предусмотренные законодательством, трудовыми и/ или коллективными договорами (в том числе так называемые парашюты и др.).

12. Планирование выплаты за неиспользованные отпуска при увольнении работников. Для этого нужно ориентироваться на статистику прошлого и текущего года по объемам выплат, а также по количеству дней неиспользованных отпусков на начало года.

Это важно!

Еще раз подчеркнем, что на этом этапе мы работаем только с проектом, потому ставки могут быть и другими, но вряд ли они окажутся больше предложенных. Таким образом, их применение, по крайней мере, не занижает ФОТ при ланировании. Если на момент защиты бюджета закон о новых страховых взносах не будет принят государственной думой и подписан президентом РФ, то необходимо обратить внимание руководства на то, что в бюджете ФОТ в части налогов могут произойти изменения.

13. Обязательно нужно заложить резерв на повышение зарплаты. Эту сумму можно либо отнести к конкретному периоду, если известно, когда произойдет индексация, либо разбить ее равномерно по месяцам/ кварталам.

14. Суммирование ФОТ (до налогообложения) за каждый месяц исходя из требуемой детализации. Стоит также определить годовой ФОТ.

15. Расчет страховых взносов. Менеджеру по персоналу нужно обратить внимание на то, что Минздравсоцразвития России вынесло на рассмотрение правительства проект об изменении размеров ставок страховых взносов в 2012 г. И с большой долей вероятности можно предположить, что проект будет осуществлен. В связи с этим в одном из вариантов бюджета целесообразно предусмотреть новые нормы. Они предполагают следующие ставки страховых взносов: с годовой зарплаты до 512 тыс. рублей - 30%, с зарплаты больше этой суммы - 10%. Некоммерческие учреждения, занимающиеся социальным обслуживанием граждан, благотворительные организации, аптеки на ЕНВД и компании, применяющие упрощенную систему налогообложения (которые осуществляют деятельность, указанную вп. 8 ч. 1 ст. 58 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ, а также три дополнительные: розничная торговля фармацевтическими и медицинскими товарами, ортопедическими изделиями; производство гнутых стальных профилей; производство стальной проволоки), согласно данному проекту будут рассчитывать страховые взносы исходя из ставки в 20% с доходов сотрудников до определенного уровня и 7% - с доходов выше данного уровня.

16. Расчет взносов на социальное страхование от несчастных случаев на производстве и при профессиональных заболеваниях. Тариф, скорее всего, останется в следующем году на том же уровне, что и был в организации. До 15 апреля компания должна подтвердить в ФСС основной вид экономической деятельности, а ФСС, в свою очередь, устанавливает тариф на текущий год. Когда это произойдет, попросите сотрудников бухгалтерии сообщить вам, чтобы при необходимости внести коррективы в бюджет со второго квартала.

Проверка бюджета

1. Нужно сравнить помесячно объем продаж (производства) и размер рассчитанного фонда оплаты труда. При правильном планировании рост объема продаж приводит к увеличению ФОТ, и наоборот. Исключения возможны, если в том или ином месяце были выплачены годовые/ квартальные премии, произошла массовая индексация зарплаты и т.п. Каждый такой случай должен быть объяснен при защите бюджета.

2. Для проверки бюджета сравнивают запланированные показатели с показателями за аналогичный период текущего/ прошлого года, нормами выработки, принятыми в компании.

3. Необходимо сопоставить среднюю зарплату за каждый месяц - она не может существенно отличаться в разных месяцах, иначе это означало бы ошибку в планировании.

4. Далее - надо рассчитать ожидаемый рост производительности труда и средней зарплаты. В нормальной ситуации ее рост не должен опережать темпов увеличения производительности.

5. При наличии системы грейдов/тарифов используйте для проверки, т.н. метод компо-рейтинга. Для этого необходимо разделить суммарную заработную плату (без премий, надбавок и т.п., только оплату по тарифу) всех сотрудников внутри одного разряда на произведение срединной точки оплаты и количества сотрудников анализируемого разряда. Срединная точка оплаты рассчитывается путем деления разницы между верхним и нижним диапазоном разряда на два. При правильном планировании полученное значение компо-рейтинга будет стремиться к единице. Значения в диапазоне 0,8-0,9 могут свидетельствовать о том, что в данном разряде много новичков или происходит занижение оплаты. Полученные значения выше 1,1 могут быть признаком того, что в компании инфляция компенсируется повышением заработной платы внутри разряда или при повышении оплаты внутри одного тарифа идет завышение качества работы, или в компании невысокий процент текучести персонала. Если ни одна из причин не относится к вашей компании, возможно, имеет смысл еще раз проверить бюджет внутри рассматриваемого грейда и по возможности скорректировать его.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль