Приказы по личному составу и их регистрация в журнале

52876
 Мидонова Е. А.
канд. юрид. наук, доцент кафедры государственно-правовых дисциплин филиала государственного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Саратовская государственная академия права» (г. Астрахань)
Любое кадровое действие будь то трудоустройство, увольнение, смена подразделения или банальный отпуск сопровождаются составлением приказа по личному составу. Все эти распоряжения носят распорядительный характер и относятся к внутренним учетным документам компании. От правильного заполнения и хранения таких распоряжения напрямую зависят судьбы людей. Кто-то не сможет вовремя уехать в отпуск из-за допущенной ошибки, а кто-то вовремя уйти на заслуженный отдых после окончания трудовой деятельности. Поэтому сегодня мы подробно разберем особенности каждого из приказов.

Случаи необходимости распоряжений по личному составу

Если проследить по бумагам пребывание отдельного сотрудника в организации, то все начинается с заключения трудового договора, а заканчивается увольнением; при этом за период работы оформляются и отпуска, и поощрения, и, что вполне вероятно, дисциплинарные взыскания.

Трудовые отношения, как известно, договорные: они возникают, изменяются, а в отдельных случаях и прекращаются по письменному соглашению сторон. Однако работодатель в таких отношениях выступает специальным субъектом, наделенным определенной властью. Он полномочен принимать организационные решения и издавать распорядительные документы - приказы и распоряжения.

Приказы, которые издает работодатель по поводу производственно-хозяйственной деятельности, планирования, организации работы, отчетности и другим подобным вопросам, называются приказами по основной деятельности. Приказы же, издающиеся в сфере трудовых отношений, называются приказами по личному составу. Об этих документах и пойдет речь в статье.

Читайте также:

Формы приказов по личному составу

Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 утвержден ряд унифицированных форм первичной учетной документации по учету рабочего времени и его оплаты. Выделим среди них приказы по личному составу:

  • приказ (распоряжение) о приеме работника (работников) на работу (унифицированные формы № Т-1 и № Т-1а);
  • приказ (распоряжение) о переводе работника (работников) на другую работу (унифицированные формы № Т-5 и № Т-5а);
  • приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (работникам) (унифицированные формы № Т-6 и № Т-6а);
  • приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (работниками) (увольнении) (унифицированные формы № Т-8 и № Т-8а);
  • приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку (унифицированные формы № Т-9 и № Т-9а);
  • приказ (распоряжение) о поощрении работника (работников) (унифицированные формы № Т-11 и № Т-11а).

И это далеко не полный перечень тех распорядительных документов, которые издает работодатель по кадровым вопросам.

Для оформления некоторых действий (например, распоряжения об отстранении сотрудника от работы, объявлении выговора или замечания) нет принятой унифицированной формы. Тогда текст приказа составляется по усмотрению работодателя в соответствии с требованиями трудового законодательства. Документ оформляется на бланке, разработанном и применяемом работодателем при оформлении приказов по основной деятельности.

Читайте также:

Использование не унифицированных форм распоряжений по личному составу

Кроме того с недавнего времени законодатели отменили обязанность для компаний пользоваться именно унифицированными формами кадровых распоряжений. Теперь стало возможным разрабатывать и утверждать бланки распоряжений наиболее удобные для данного конкретного работодателя.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Но требования к ним применяются такие же, как и для унифицированных форм. Важно проверять их на соответствие действующему законодательству. После разработки такие распоряжения должны в обязательном порядке пройти процедуру утверждения руководителем и только после этого возможно их применения на практике.

Содержание приказов по личному составу

Если приказы по основной деятельности структурно состоят, как правило, из двух частей - констатирующей и распорядительной, то по личному составу обычно содержит только распорядительную часть (без описания целей и задач распорядительных действий и слова ПРИКАЗЫВАЮ).

Читайте также:

Пример оформления приказа по основной деятельности

Приказы по личному составу

Увеличить изображение

Пример оформления приказа по личному составу

Приказы по личному составу

Увеличить изображение

Содержание кадровых приказов определяется теми вопросами в сфере трудовых отношений, которым они посвящены. В зависимости от этого будут различаться и документы, служащие основанием для издания бумаг по личному составу. Рассмотрим те распоряжения, с оформлением которых на практике приходится сталкиваться чаще всего.

Приказ о приеме на работу

Отправной точкой для оформления приема сотрудника на работу в большинстве случаев является заключенный сторонами трудовой договор. Именно этот документ указывается в качестве основания для издания распоряжения о приеме на работу.

Текст соответствует унифицированной форме и не представляет особой сложности, однако для его грамотного оформления необходимо внимательно изучить содержание трудового договора, чтобы внести в приказ всю необходимую и достаточную информацию. Следует обратить особое внимание на то, чтобы не было никаких расхождений в датах.

Читайте также:

Обязательно должны быть указаны следующие данные:

  1. фамилия, имя, отчество работника;
  2. его табельный номер;
  3. наименование профессии, специальности или должности, разряд, класс или квалификация;
  4. дата начала работы. Эта дата может отличаться от даты издания в тех случаях, когда он издается раньше даты начала работы, определенной в трудовом договоре, или, наоборот, позже даты начала работы при фактическом допущении работника к работе без оформления трудового договора в письменном виде;
  5. размер оплаты труда;
  6. структурное подразделение или конкретное рабочее место сотрудника (только если при заключении трудового договора стороны специально оговаривают конкретное структурное подразделение, механизм, агрегат, рабочее место, на котором он будет осуществлять трудовую деятельность);
  7. условия приема на работу и характер предстоящей работы. В этой строке, например, указывают, является ли работа по заключенному трудовом договору работой по совместительству. Не следует приводить здесь лишнюю информацию, например об особом режиме рабочего времени. Помните, что в распоряжение о приеме на работу не следует переносить всю информацию из трудового договора;
  8. срок испытания (если таковое было предусмотрено при заключении трудового договора).

Приказ о предоставлении отпуска

Отпуск персоналу предоставляется ежегодно, а то и несколько раз в году - если он был разделен на части или, например, сотруднику положено несколько видов отпусков, которые он использует отдельно. Наличия утвержденного графика отпусков - бумаги, обязательной и для сотрудника, и для работодателя, - для оформления отпуска недостаточно. Даже в тех ситуациях, когда человек использует отпуск строго в соответствии с графиком, издание распоряжения о предоставлении отпуска обязательно. В нем обязательно указываются:

  • вид предоставляемого отпуска;
  • его продолжительность;
  • даты начала и окончания;
  • период работы, за который предоставляется отпуск.

Если отпуск разделен на части, то приказ необходимо издавать при предоставлении каждой из частей.

Законом при соблюдении определенных условий допускается отзыв работника из отпуска, который оформляется отдельной бумагой, составленной в свободной текстовой форме. Желательно в ней указать условия предоставления сотруднику неиспользованной части отпуска. Помните: отзыв из отпуска допускается только с согласия гражданина. Правда, с учетом специфики рассматриваемой ситуации заранее (до издания) оформить такое согласие, как правило, невозможно. Следует предложить Вашему коллеге выразить свое отношение к отзыву из отпуска при письменном ознакомлении.

Читайте также:

Пример оформления приказа об отзыве работника из отпуска

Приказы по личному составу

Увеличить изображение

Если продолжительность отпуска составляет более 28 календарных дней, часть отпуска по заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией, что также оформляется отдельным документом.

Приказ о замене части отпуска денежной компенсацией

Приказы по личному составу

Увеличить изображение

Приказ о переводе на другую работу

В процессе трудовой деятельности сотрудник по разным причинам может быть переведен на другую постоянную работу; такой перевод может носить временный характер. За редким исключением, при переводе стороны трудовых отношений заключают соглашение о переводе, которое и служит основанием для издания работодателем приказа о переводе работника на другую работу.

Когда перевод на другую работу осуществляется в соответствии с законодательными требованиями, ссылки на них должны быть приведены в тексте распоряжения, а обязательные для принятия решения документы перечисляются в строке «Основание».

Читайте также:

При переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением в строке «Основание», помимо дополнительного соглашения к трудовому договору, следует указать реквизиты медицинских документов, на основании которых принято решение о переводе.

Приказ о применении дисциплинарного взыскания

Предпосылкой к решению о дисциплинарном наказании трудящегося является факт обнаружения дисциплинарного проступка. В процессе применения к нему мер дисциплинарной ответственности на практике создается немало документов (докладные и объяснительные записки, акты), где излагаются обстоятельства произошедшего с выводами и предложениями. На эти документы, служащие основанием для принятия решения о наказании и издания соответствующего приказа, необходимо сослаться в его тексте.

Как определено трудовым законодательством, к сотруднику может быть применено дисциплинарное взыскание в виде замечания, выговора или увольнения. Унифицированная форма распоряжения предусмотрена для оформления только последней ситуации. Замечание или выговор объявляются работнику в свободной текстовой форме.

Читайте также:

Пример оформления приказа об объявлении выговора

Приказы по личному составу

Увеличить изображение

Дисциплинарное взыскание действует в течение года с момента его наложения, но может быть снято и досрочно - отдельным распоряжением. Основанием этого может послужить, в частности, ходатайство непосредственного руководителя сотрудника. В таком приказе нужно указать причину, послужившую поводом отмены взыскания, и дату, с которой оно считается снятым.

Приказ об увольнении

К данному документу следует отнестись с максимальным вниманием. Нередко увольнение становится причиной судебных разбирательств. И если в их ходе выясняется, что была нарушена процедура, то Ваш бывший коллега подлежит восстановлению на работе, а работодатель оплачивает ему время вынужденного прогула и - в отдельных случаях - компенсирует моральный вред, причиненный незаконным увольнением. К тому же, если при оформлении увольнения были допущены нарушения, то исправить их в дальнейшем будет весьма затруднительно.

Прекращение трудового договора оформляется по унифицированной форме: в ней нужно в точном соответствии с формулировками Кодекса или иного федерального закона указать основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью. Кроме того, распоряжение обязательно должно содержать перечень документов, послуживших основой решения об увольнении. В отдельных случаях в ходе принятия такого решения требуется учесть мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации и оформить соответствующий реквизит.

Читайте также:

Регистрация приказов по личному составу

Кадровые документы, и в т. ч. по личному составу, большинство которых имеет длительный срок хранения, регистрируются в специальных учетных формах. Регистрация предусмотрена для документов, требующих исполнения; она облегчает их хранение и поиск и крайне желательна для таких важных документов, как приказы по личному составу.

Журнал регистрации приказов по личному составу

Обязательства для работодателя иметь журналы регистрации распоряжений трудовое законодательство не содержит. Однако они являются основой грамотного порядка ведения документации и позволяют систематизировать выпущенные распоряжения.

Журналы ведутся в хронологическом порядке и позволяют быстро отыскать необходимый документ. Унифицированной формы таких журналов не существует, поэтому компания вправе сама разработать наиболее удобную форму. В зависимости от принятой системы ведения кадрового делопроизводства возможно ведения как одного общего журнала, так и заполнение журналов отдельно по каждому виду распоряжения.

Для регистрации документов работодатель разрабатывает регистрационные книги (журналы) учета.

Например, книга может иметь такую форму.

Читайте также:

Книга регистрации приказов по личному составу

В книгу регистрации приказов по личному составу можно также включить графу «Отметка о выдачи копии приказа работнику». В ней будет отражено выполнение обязанности работодателя по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать ему копии документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ).

Приказы по личному составу и по основной деятельности регистрируются и хранятся отдельно. Чтобы разделить массивы этих документов, к порядковому номеру распоряжений по личному составу можно добавлять буквенное обозначение: «к» или «лс».

Отдельные буквенные обозначения могут иметь и группы кадровых, если предполагается их регистрировать и хранить отдельно. Например: «о» - для приказов о предоставлении отпусков, «ком» - для приказов о направлении в командировку и т. д.

Сроки хранения журналов регистрации распоряжений по личному составу

Ведение единого журнала для всех видов распоряжений считаем нецелесообразно или возможно применять только в предприятиях малого бизнеса, когда численность персонала невысока. Здесь прежде всего стоит исходить из принципа разумности. Прежде всего стоит помнить о сроках хранения распоряжений. Так приказы о трудоустройстве, увольнении, кадровом перемещении подлежат хранению не менее 75 лет, тогда как распоряжения о предоставлении отпуска хранятся не более 5 лет.

Читайте также:

Из сроков хранения и вытекает основное неудобство. Хорошо когда в компании всего 10 кадровых документов за год, это занимает не так много места и возможно использование одного журнала. А для крупных компаний или относительно крупных, когда счет документов идет на сотни, то хранение всего этого массива данных может занимать большие пространства.

Поэтому главным нашим советом будет выделение распоряжений по отпуска в отдельную нумерацию и соответственно журнал. Книги регистрации подлежат хранению на те же сроки, что и сами распоряжения.

Электронный журнал регистрации распоряжений по личному составу  

Как мы уже говорили ранее, законодатели не предусмотрели обязанности для компаний вести подобные журналы. Поэтому и особых требований к их виду и содержанию нет.

Большинство предприятий пользуются электронными средствами автоматизации кадрового документооборота. В эти программы уже встроена функция формирования журналов регистрации. Нумерация распоряжений в программах происходит автоматически. В параметрах лишь стоит отобразить на сколько журналов необходимо разбивать распоряжения.

Так как законодатели не предусмотрели специальных условий к его форме, то считаем, что ведение такого журнала в электронном виде также возможно. В целях архивации документов или закрытия учетного периода целесообразна распечатка книги регистрации и подшивка.

Читайте также:

Нумерация с дробями в журнале регистрации распоряжений по личному составу

Нумерация распоряжений для удобства должна быть единообразной. Трудовое законодательство не содержит особых требований по этому поводу. Введение номеров распоряжений с дробями считаем возможным, но нежелательным. Подобные действия могут привести к подозрениям со стороны проверяющих учреждений о факте внесения приказов задним числом. Это является крайне нежелательным для работодателя, так как может привести к дополнительным этапам проверки.

Совсем другая ситуация, когда принятая система нумерации подразумевает наличие дробей к примеру все приказы за один день делаются через дробь. К примеру, основной номер распоряжения на текущий день - 5. Первый документ - это трудоустройство, его номер будет 5/1, второй документ - увольнение, его номер - 5/2 и так далее.

Ознакомление работника с приказом по личному составу

С содержанием приказов по личному составу персонал следует ознакомить под роспись. В унифицированных формах для этого предусмотрена отдельная строка. При его оформлении на бланке организации также следует заготовить место, чтобы сотрудник, ознакомившись с содержанием, поставил личную подпись и дату ознакомления.

В отношении отдельных приказов закон предусматривает сроки ознакомления с ними персонала.

Так, распоряжение о наложении дисциплинарного взыскания объявляется сотруднику под роспись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия его на работе.

С приказом об увольнении должен быть ознакомлен под роспись в день увольнения.

Читайте также:

Когда сроки законом не установлены, затягивать с ознакомлением с содержанием приказа тем не менее не следует.

Возможны случаи, когда ознакомить его с распоряжением невозможно ввиду его отсутствия на работе или в связи с тем, что он отказался ознакомиться с документом. Для документов о наложении дисциплинарного взыскания и об увольнении на этот счет предусмотрены специальные правила.

Правило 1. При отказе письменно подтвердить факт ознакомления с приказом об этом составляется соответствующий акт.

Правило 2. Если сотрудника невозможно ознакомить с приказом под роспись, об этом делается соответствующая отметка на бланке.

На бланке об увольнении, с которым сотрудник отказался ознакомиться под роспись и о чем был составлен акт, может быть сделана отметка следующего содержания:

От ознакомления с приказом под роспись

работник отказался (акт от 12.12.2011 № 112-а)

Инспектор по кадрам Соловьева В.К. Соловьева

12.12.2011

Рекомендуем руководствоваться данными правилами в отношении любого приказа по личному составу, если невозможно ознакомить его с ним под роспись.

Читайте также:

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль