Все на штурм!

2053
Красова Е.
Одна из форм решения рабочих задач для сотрудников «Пробизнесбанка» -«мозговой штурм». Узнаем об основных этапах и особенностях его проведения из первых рук.

«Мозговой штурм» (далее - МШ, или брейнсторминг) - оперативный метод решения вопросов и проблем на основе стимулирования творческой активности, при котором участники высказывают максимально возможное количество идей, в том числе и самые фантастические. Впоследствии из общего числа предложений отбираются наиболее удачные, которые можно реализовать на практике.

С первого дня работы в Финансовой Группе «Лайф» сотрудник становится активным участником организационных процессов. От него ожидают не только высокой квалификации, но и соответствия таким корпоративным ценностям, как клиентоориентированность, активная жизненная позиция, креативность, стремление к саморазвитию, коммуникабельность, честность и открытость, а главное -умение и желание работать в команде. В условиях горизонтальной структуры компании, децентрализации и инновационной культуры сотрудники добиваются лучших результатов, если поддерживают друг друга в совместной деятельности. Именно поэтому служба персонала банка развивает командные формы работы и принятия решений: модерацию, совещания, стратегические сессии, семинары, тренинги и т.п. Самый же популярный из используемых и простой метод -«мозговой штурм». Специалисты HR-службы не только применяют его для решения своих профессиональных задач, но и организуют подобные встречи для других сотрудников.

Справка о компании

ОАО АКБ «Пробизнесбанк» основан в 1993 г. Входит в состав Финансовой Группы «Лайф», которая предоставляет полный комплекс финансовых продуктов и услуг. Группа включает в себя 7 банков, которые представлены почти в 400 офисах в разных регионах РФ. Общая численность персонала -более 11 тыс. сотрудников.

Основные этапы проведения МШ:

1. Подготовка - формулирование проблемы, выбор ведущего, отбор участников и их обучение технологии проведения МШ, определение времени и места проведения встречи.

2. Генерация идей - креативная разминка и непосредственно сессия с выдвижением идей.

3. Анализ идей - проработка и оценка всех предложений, выбор тех, которые можно внедрить.

4. Обратная связь - обсуждение проведенного МШ в команде, выявление зон развития ведущего и участников.

Подготовка

Этап подготовки состоит из нескольких ключевых моментов.

Определение ведущего. Его роль при проведении МШ сложно переоценить. Именно он формулирует задачу и принимает решение о целесообразности проведения брейнсторминга для ее решения, отбирает и инструктирует участников, морально их поддерживает, обеспечивает порядок проведения процедуры, управляет процессом выдвижения идей.

В «Пробизнесбанке» принята практика смены ведущих. Благодаря этому у каждого сотрудника есть возможность опробовать свои силы в данной групповой работе и получить конструктивную обратную связь о технологии проведения «штурма».

Формулировка проблемы зависит от участников МШ. Специалистам в той профессиональной сфере, к которой относится поставленная задача, можно ее представить в сложной, детальной и даже неоднозначной формулировке, на любом этапе решения. Остальным же сотрудникам лучше предлагать простые и обобщенные варианты, относящиеся к начальной стадии выполнения задачи.

К традиционным вопросам, решаемым с помощью МШ в HR-службе, относятся:

  • выявление новых направлений работы с персоналом;
  • проведение различных PR-акций по вовлечению работников в HR-проекты;

создание инноваций в HR-деятельности, и не только;

оптимизация и автоматизация HR-процессов.

Формирование группы. От состава участников зависит успех всего «мозгового штурма». От умения выдвигать новые идеи при разном уровне помех сотрудников можно поделить на три типа:

  • «типичный генератор» - активно выдвигает идеи по обозначенной теме в присутствии третьих лиц, даже в случае критики;
  • «теневой генератор» -активно предлагает идеи при условии индивидуальной работы;
  • «инертный генератор» -имеет позитивную установку на творчество, но не обладает опытом креативной деятельности, непритязателен.

Идеальная ситуация - в группу входят одни «типичные генераторы». Но поскольку это не всегда достижимо, ведущему в рамках подготовительного этапа важно подобрать сбалансированный состав участников, включающий представителей разных типов, а также непосредственно во время сессии дополнительно поддержать «теневых» и «инертных» участников.

Оптимальная численность группы - 7-10 человек. Она позволит каждому сотруднику свободно высказывать свои идеи, а ведущему - управлять процессом. Если участников будет больше, то целесообразно разделить их на две группы и провести параллельные сессии.

В «Пробизнесбанке» выдвигать идеи и затем анализировать их могут разные по составу группы работников. К процессу генерации привлекаются, прежде всего, творческие люди, которым свойственны высокая скорость мышления, легкость ориентации в новых ситуациях, гибкость, способность переключать внимание с одного аспекта деятельности на другой. И конечно же, оптимисты, которые уверены, что каждая новая идея будет лучше предыдущей. Формальная ответственность за решаемую задачу - в данном случае не главный критерий отбора в группу. А вот на этапе анализа идей и выбора оптимального варианта все наоборот: уже из проектной команды, ответственной за задачу, к этой работе привлекают тех, кто особенно остро воспринимает недостатки, пробелы, отсутствие важных элементов, дисгармонию и т.п. «Аналитики» должны обладать логическим, упорядоченным мышлением и терпимостью к чужим изъянам, выдержкой и умением распределять свои силы при обсуждении идей, т.к. этот этап может занять длительное время.

Обучение участников технологии проведения МШ проводится в формате мини-тренинга специалистом службы персонала, владеющим данным методом. Дополнительно, в начале каждого брейнсторминга, ведущий напоминает участникам о сути технологии и правилах ее применения.

Выбор времени и места проведения. Опыт проведения «мозговых штурмов» показывает, что наименее продуктивны для этого понедельник и пятница, а также начало и конец рабочего дня. Поэтому оптимальное время - середина недели и середина дня. Также не стоит совмещать брейнсторминг с совещаниями или «пятиминутками», проводить его накануне закрытия отчетного периода или подготовки масштабного мероприятия. В таком случае большинство заинтересованных лиц либо будут заняты, либо, придя на «штурм», не смогут в достаточной мере проявить свои творческие способности. HR-специалисты банка стараются выбрать для встречи наименее загруженный для всех день и максимально удобное время - когда сотрудники успевают закончить или могут отложить текущие дела, чтобы не задерживаться после работы, и имеют силы для творческой активности. Для этого потенциальных участников заранее информируют о предстоящем МШ на конкретную тему.

При выборе помещения для проведения брейнсторминга важно учесть не только вместительность, но и достаточную комфортность для всех, кто будет присутствовать на встрече.

Генерация идеи

Время, необходимое для данного этапа, - 30 минут. Основная задача - озвучить максимально возможное количество идей по заданной теме. Но перечисления правил и сообщения о начале «штурма» недостаточно для того, чтобы все сразу включились в работу. Дело в том, что придя на брейнсторминг, участники обычно погружены в свои текущие задачи, и им сложно быстро переключиться на творческий процесс, даже если обсуждаемая тема хорошо знакома и значима. Поэтому вначале ведущий проводит небольшую креативную разминку. Он задает группе один простой нейтральный вопрос, не относящийся к теме встречи. Например: «Что может быть белым и жидким?», «Как звали отца Ивана Ивановича?», «Каким должен быть оптимальный дизайн табуретки?» и т.п. Подобный «разогрев» не только позволяет вовлечь участников в процесс, но и создает необходимую психологическую обстановку.

Основные правила этапа генерации идей:

  • поощрение всех выдвигаемых идей, включая нереальные и фантастические;
  • запрет обоснования предложений;
  • запрет критики.

Важно не только безоценочно принимать идеи от всех участников «штурма», но и избегать непосредственного их обсуждения, хотя такой соблазн наверняка возникнет. Если начать рассмотрение озвученных предложений на этапе генерации, то есть риск, что остальные идеи останутся невысказанными. А значит, снизится эффект от метода и вовлеченность сотрудников.

Ведущий не предлагает вариантов решения. Он следит за тем, чтобы участники чувствовали себя максимально комфортно, поддерживает атмосферу доброжелательности, подбадривает коллег и поощряет самые, казалось бы, невероятные идеи. Он также стремится к тому, чтобы каждый присутствующий высказал примерно равное количество предложений.

Все озвученные идеи ведущий фиксирует на флипчарте. Это помогает участникам сориентироваться в уже имеющихся вариантах, а также убедиться, что их собственные предложения услышаны. Правда, если МШ идет с высокой интенсивностью, и сотрудники высказывают по четыре-пять идей в минуту, записывать их на доске будет сложно (снизится динамика работы группы и «потеряются» уже озвученные или неозвученные мысли). В подобных случаях ведущему целесообразно использовать диктофон или привлекать помощника, который будет отображать на флипчарте все варианты решений.

После завершения сессии ведущий благодарит участников за проделанную работу и сообщает, что собранные предложения будут обсуждаться специалистами на предмет практического применения. Также он подчеркивает, что если у кого-либо возникнут новые идеи, можно передать их ему в письменной виде.

Оценка идеи

Это самый трудоемкий и длительный этап, т.к. необходимо проанализировать каждое предложение, рассмотреть его с разных точек зрения, выявить все «плюсы» и «минусы».

Для оценки идей группе аналитиков требуется:

  • разработать критерии оценки и при необходимости ранжировать их по степени значимости;
  • сгруппировать схожие предложения (если таковые есть);
  • оценить преимущества и риски реализации каждой идеи (группы идей);
  • ранжировать все предложения по степени их применимости на практике для решения поставленной задачи.

Для данной цели удобно использовать приведенную в таблице матрицу, которая наглядно демонстрирует риски и преимущества каждого варианта по выбранным критериям и позволяет ранжировать полученные результаты. Подобный документальный анализ всех собранных идей избавит от искушения выбрать из них ту, которая предложена руководителем или авторитетным сотрудником.

Обратная связь

Заключительный этап работы над поставленной в ходе «мозгового штурма» задачей - предоставление обратной связи (от ведущего участникам, и наоборот). Ведущий не только информирует сотрудников о том, какое из предложений будет использовано и почему, но и отмечает степень участия каждого из них в итоговом решении задачи, т.к. часто одна идея может способствовать возникновению другой, или же планируется реализовать сразу два-три высказанных предложения. Особо активных участников брейнсторминга и автора победившей идеи можно отметить с помощью нематериальных способов поощрения (грамота, памятный или шуточный приз, благодарность от команды и т.п.).

Наряду с позитивной информацией о продуктивности идей ведущему важно предоставить участникам конструктивную обратную связь, касающуюся общего процесса брейнсторминга и степени вовлеченности каждого из них. Такое обсуждение можно использовать и для коллективной проработки сложных моментов, возникших в ходе генерации или анализа идей, для создания общей стратегии подготовки к будущим подобным встречам.

Не менее важный элемент данного этапа - предоставление конструктивной (развивающей) обратной связи ведущему. Участники могут высказать полезные замечания, которые позволят ему в дальнейшем не допускать ошибок при проведении МШ, эффективно работать с группой, а также объективно оценивать свою компетентность и выявлять зоны развития.

Пример из практики

Задача: придумать подарок для награждения сотрудников отделений банка за активное участие в опросах.

Краткая информация. Опросы на тему лояльности персонала проводятся ежемесячно с помощью электронной базы данных в рамках проекта «Лояльность сотрудников». К участию в них приглашаются все работники Финансовой Группы «Лайф». С целью повышения их количества ежемесячно среди отделений банка численностью от трех человек проводится конкурс «отвечаемости»: офисы, в которых все сотрудники приняли участие в опросе, награждаются. Ежемесячно победителями конкурса становятся порядка 50 отделений.

Ведущий: в качестве ведущего «мозгового штурма» выбран руководитель проекта «Лояльность сотрудников».

Генераторы идей: команда проекта по повышению лояльности персонала, руководители других HR-проектов.

Анализ идей: проводился командой проекта «Лояльность сотрудников».

В ходе этапа генерации участники предложили более 30 идей подарков, которые затем были объединены в группы для удобства анализа. Каждый вариант был оценен по следующим критериям:

  • баланс между универсальностью и уникальностью подарка для всех отделений, независимо от их численности и территориального расположения;
  • удобство и своевременность доставки подарка в отделения;
  • соответствие бюджету, выделенному на конкурс;
  • участие всех сотрудников отделения в выборе своего подарка;
  • формирование и поддержание мотивации персонала к ежемесячному участию в конкурсе;
  • возможность использовать подарок всеми работниками отделения;
  • соответствие тематике проекта и др.

Результаты оценки идей представлены в таблице.

Все на штурм!

Решение. По результатам анализа собранных идей было принято решение о ежемесячном награждении каждого победившего отделения сертификатом на определенную сумму2. По итогам года накопленные сертификаты обмениваются на ценные призы. Каждое отделение-победитель самостоятельно выбирает подарок из «меню», предложенного службой персонала. Сертификат имеет номинальную стоимость, которая дисконтируется в два раза в случае, если отделение по итогам года набрало менее половины из возможных сертификатов.

С точки зрения критериев выбора подарков за участие в опросах по лояльности вручение сертификатов оказалось оптимальным:

  • участники могут накопить именно то количество сертификатов, которое требуется для покупки заранее выбранного ими подарка;
  • обеспечивается долговременная мотивация участия в опросах и вовлечение в них всех сотрудников путем публикации единого ежемесячного/ годового рейтинга по всей Финансовой Группе;
  • затраты на реализацию сертификатов оказались минимальными (проводятся лишь единовременные выплаты по итогам года), и проект уложился в бюджет;
  • подарок способствует повышению лояльности сотрудников к банку.

В качестве обратной связи и мини-отчета о покупке руководители отделений-победителей публикуют на корпоративном портале фотографии своих подарков и небольшое интервью о том, почему сделан именно такой выбор, как это повлияло на лояльность сотрудников отделения, а также свои пожелания относительно реализации проекта в следующем году.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль