Начинаем с чистого листа, или Как вести себя кадровику на новом месте работы

11168
Начало трудовой деятельности или смена места работы – дело ответственное и волнительное. Особенно для нас, кадровиков, ведь мы по роду своей деятельности, можно сказать, с первых минут оказываемся в центре событий и всеобщего внимания. Так что права на ошибку и времени на «раскачку» у нас просто нет. Как быстро сориентироваться на новом месте и выбрать правильную линию поведения? Надеемся, наши советы помогут и тем, кто планирует смену места работы, и тем, кто никуда не уходит, а, наоборот, принимает в команду новичка.

Для людей любой профессии, в т. ч. и для кадровиков, начало работы в новой компании всегда связано с волнением и переживаниями. И здесь все зависит от того, в какой обстановке вы окажетесь. Предположим, в первый день вас радушно встретили, представили коллективу, показали рабочее место, подготовленное специально для вас, ввели в курс дела и пожелали успехов и удачи в работе. Это идеальный случай. Обычно в такой ситуации волнение быстро проходит, человек чувствует себя более комфортно и уверенно и быстро осваивается. Но так бывает далеко не всегда.

Давайте поговорим о том, какие могут быть варианты, к чему нужно быть готовым, как вести себя в новой обстановке и с чего начать работу. Для этого рассмотрим несколько ситуаций.

Если в компании есть кадровик...

Если в структуре компании есть служба персонала, отдел кадров или хотя бы один кадровик, то вам повезло, т. к. вы будете не одни :) . Это особенно важно для начинающего кадровика, поскольку у него будет наставник, который вовремя подскажет, поправит, научит, а в случае чего - «прикроет». Это положительный момент и его надо максимально использовать.

Начинаем с чистого листа, или Как вести себя кадровику на новом месте работы

Для тех кто уже имеет опыт кадровой работы, эта ситуация также идеальна, т. к. будет с кем посоветоваться, прежде чем что-то предпринять. Если же у вас будет руководитель, то ситуация еще более упрощается - требуется всего лишь четко выполнять все его указания и распоряжения. Под руководством наставника или руководителя вы составите план вхождения в должность, рассчитанный на весь период испытания, выполняя который по пунктам, вы постепенно и уверенно войдете в курс дела. Если же вы приняты на работу без испытания, то план вхождения в должность все равно необходим, поскольку его выполнение позволит вам более уверенно пройти период адаптации.

Вероятнее всего, на первых порах вам поручат вести одно - максимум два направления кадровой работы. Это второй положительный момент, т. к. в этом случае ваше включение в процесс будет постепенным. По мере приобретения опыта, вы сможете расширить сферу своей деятельности. К тому времени вы привыкнете к условиям в компании и у вас выработается определенный стиль работы.

...и если кадровика нет

Данная ситуация отличается тем, что при принятии решений, входящих в вашу компетенцию, не с кем будет посоветоваться и полагаться придется только на свои знания и интуицию. Отсюда и высокая степень ответственности, которая на вас ляжет.

НАШ СОВЕТ

Составьте собственный план вхождения в должность. Это позволит вам быстрее адаптироваться в компании и успешно пройти испытание

Если вы пришли на смену увольняющемуся кадровику, то это несколько облегчает ситуацию, т. к. у вас будет какое-то время для общения с ним и в ходе передачи-приема дел и должности он поможет вам быстрее вникнуть в обстановку. Постарайтесь за это короткое время получить от него по возможности как можно больше информации о компании и особенностях предстоящей работы:

  • о структуре и штатной численности;
  • о стиле и методах управления;
  • о задачах структурных подразделений и взаимодействии с ними;
  • о состоянии морально-психологического климата и особенностях межличностных отношений в коллективе;
  • о позиции руководства относительно роли и места кадровой работы;
  • о наиболее актуальных кадровых проблемах.

Задавайте вопросы обо всем, что вас интересует и что, на ваш взгляд, пригодилось бы вам в работе.

Но, как правило, такая возможность предоставляется очень редко, и вот почему.

Причина 1. Реализовать процесс передачи-приема дел и должности не так просто, как это кажется. Дело в том, что на одной должности на полной ставке не могут одновременно находиться два работника.

ВАЖНО!

Как можно раньше понять, каких результатов от вашей деятельности ожидает руководитель компании

Причина 2. Не исключеныварианты, что увольняющийся кадровик ничего не захочет вам рассказывать или передавать либо он «ушел на больничный» или уволился еще до вашего прихода.

Причина 3. Возможно, до вашего прихода в компанию должность кадровика была вакантной и кадровую работу вел, к примеру, бухгалтер.

Все это в корне меняет дело и потребует от вас дополнительных времени и усилий, чтобы разобраться в обстановке. Как же действовать в данной ситуации, с чего начать?

Шаг 1. Самый главный.Необходимо уяснить замысел руководителя компании - какую цель он преследует, взяв вас на работу. А именно: каковы ваша роль и функция в общей системе управления и что в итоге он хочет получить от вас? Вероятных вариантов может быть множество.

Начинаем с чистого листа, или Как вести себя кадровику на новом месте работы

В любом случае цель должна быть четко сформулирована и намечены конкретные или хотя бы приблизительные сроки ее достижения.

Идеальный вариант - когда руководитель компании, еще во время собеседования с вами, ориентирует вас на конкретные цели и задачи - как первоочередные, так и на перспективу. Одновременно с этим вам дается возможность самому определить, насколько ваше представление о предстоящей работе совпадает с видением руководителя, и оценить свои силы и возможности в реализации поставленных задач.

Если этого не произошло или цель сформулирована нечетко, попросите руководителя уточнить:

1. Какие первоочередные задачи по направлению кадровой работы и в какие сроки необходимо выполнить?

2. Какие проблемы с персоналом волнуют руководство компании больше всего?

Без понимания этих вопросов вы не сможете планировать свою работу. Иными словами, работа будет иметь для вас неопределенный, рутинный характер.

Однако вы можете столкнуться с тем, что руководитель компании не сможет четко сформулировать цель и поставить перед вами конкретные задачи. Такое часто встречается на практике и вполне объяснимо - ведь он не профессионал в кадровых вопросах, да и не должен, по его мнению, глубоко вникать в них. Для того он вас и пригласил, чтобы вы как специалист в этой области вели это направление, и вам лучше знать, что и как надо делать.

В данном случае будет правильным, если вы поступите следующим образом:представьте руководителю заранее подготовленный перечень задач, решаемых кадровой структурой (выпишите их, например, из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (в зависимости от вашей должности)) и попросите выделить те задачи, которые он считает на сегодня самыми актуальными. После этого сами предложите сроки их реализации, а также отдельно обговорите те задачи, выполнение которых предполагает привлечение дополнительных сил и средств. В этом случае у вас с руководителем компании будет короткий и конструктивный разговор, что сразу придаст вам определенный статус и укрепит вашего шефа во мнении, что он не ошибся в выборе кандидатуры.

Однако, чтобы таким образом вести диалог, нужно, с одной стороны, четко представлять себе кадровую работу, с другой - знать специфику данной компании. Поэтому, если вы не добились четкости в постановке целей и задач, попросите руководителя дать вам время для оценки и анализа обстановки, и только после этого идите к нему с какими-то предложениями, в т. ч. и по вопросу конкретизации своих целей и задач.

Шаг 2. Если руководитель этого не сделал сам, попросите его рассказать о компании: история ее развития; какие задачи решает; каковы перспективы на ближайшие годы; какова структура и численность; задачи структурных подразделений и особенности взаимодействия между ними; какие кадровые процессы поставлены и действуют.

В результате таких интервью у вас должно сформироваться свое видение цели и представление о средствах и способах ее достижения.

Но будьте готовы к тому, что по причине занятости руководителя эту информацию вам придется добывать самому и из разных источников. При этом не ждите, что вам с радостью и упоением все будут рассказывать. В большей степени свои выводы вы будете строить по результатам собственных наблюдений и на основе собственного анализа (во всяком случае, на начальном этапе своей работы).

Шаг 3. Поинтересуйтесь у руководителя или у сослуживцев, кто до вас вел кадровую работу и по какой причине должность кадровика вакантная. Эта информация поможет вам предположить, в каком состоянии находится кадровая работа, и выработать соответствующий психологический настрой. Что мы имеем в виду?

НАШ СОВЕТ

Поставьте руководителя организации в известность об обнаруженных вами недостатках в ведении кадрового делопроизводства и последствиях выявленных нарушений

Допустим, должность кадровика введена в штат компании недавно, а до этого кадровую работу вел бухгалтер или работник какого-то другого отдела. В таком случае вполне вероятно, что кадровая работа велась в упрощенном виде и не исключено, что с нарушениями. При этом вполне возможно, что какая-то часть обязательных кадровых документов отсутствует.

Если это так, то вам предстоит тщательная проверка всего кадрового делопроизводства на соответствие требованиям трудового законодательства и работа по устранению нарушений, если таковые будут выявлены. Возможно также, что вам придется восстанавливать кадровые документы за какой-то период. Работа эта потребует длительного времени и, скорее всего, не принесет морального удовлетворения, потому что вы будете работать не на перспективу, а на устранение «хвостов». И главное - такая работа никем не будет оценена, потому что большинству людей она совершенно неведома. Более того, некоторые могут вообще расценить эту работу как бесполезную, а вас посчитать бездельником.

Поэтому, чтобы избежать возможных недоразумений с руководством, необходимо в самом начале представить данную проблему в самом неприглядном (но объективном) виде и главное -рассказать, какие последствия она может иметь. Возможно, таким образом вам удастся изменить отношение руководства к оценке кадровой работы, научить его относиться к кадровым документам не как к «бумагам», а как к документам, обеспечивающим их (руководителей) юридическую защиту в возможных трудовых спорах и конфликтах, не говоря уже о защите от возможных штрафных санкций со стороны государственных проверяющих и контролирующих органов.

Если кадровую работу до вас вел штатный кадровик, вам также предстоит тщательная проверка всего кадрового делопроизводства. Но тут важно знать мотив увольнения вашего предшественника. И вот для чего.

ПРИМЕР

Если выяснится, что специалист, работавший до вас, уволился не по своей воле или причиной увольнения стал конфликт с руководством, не исключено, что на почве личной обиды он перед своим уходом мог чем-то навредить (например, стереть информацию с рабочего компьютера).

ПРИМЕР

Если мотивом увольнения стали допущенные ошибки и нарушения, послужившие поводом для трудовых споров и конфликтов, то важно понять причину этих нарушений. Ведь маловероятно, что кадровый работник был некомпетентен или безграмотен. Не исключено, что причина нарушений кроется в самой системе управления в данной компании, в которой кадровый работник занимал, вероятно, не ведущую роль. Его просто не слушали.

Если дело обстоит именно так, то это должно вас насторожить, потому что, как правило, подобные явления встречаются в организациях с авторитарно-бюрократической системой управления, где с мнением кадровика никто не считается, любая инициатива подавляется, кадровые вопросы, требующие быстрого решения, долгое время остаются без внимания, а власть первого лица держится на угрозе увольнения. Распознать такую организацию можно сразу по такому характерному признаку, как оформление документов «задним числом». Это одна из форм пренебрежения законом. Работать в таких организациях - одно мучение. Но и в этом случае все будет зависеть от ваших личностных качеств, способности убедить руководителя в целесообразности или нецелесообразности принимаемого решения, умения «преподнести проблему» так, чтобы склонить шефа изменить свою позицию в пользу работы в рамках правового поля. Очевидно, вашему предшественнику это не удалось, так что вам остается сделать соответствующие выводы.

ПРИМЕР

Не исключено также, что причиной увольнения вашего предшественника стала нездоровая морально-психологическая обстановка в коллективе. Это тоже необходимо выяснить, имея в виду, что открыто вам никто ничего не скажет или скажет, но с позиции собственных интересов. Поэтому, основываясь на своих наблюдениях и их всестороннем анализе, необходимо очень осторожно выявить все «подводные камни» и соответственно настроить себя на работу именно в таких условиях, а более того - подумать, как это можно изменить.

В ТО ЖЕ ВРЕМЯ...

Учтите, что наладить контакт с руководителями подразделений будет не так легко. Кому-то из «авторитетов» ваша бурная активность может просто не понравиться, а кто-то и вовсе может разглядеть в вас конкурента на «место под солнцем». Помните, что просто так и сразу вас в элиту не пустят, какими бы качествами вы ни обладали. Это почти что догма. Будьте готовы к тому, что первое время вас вообще будут игнорировать не только как специалиста, но и как личность. В таких условиях от вас потребуются выдержка, терпение и настойчивость. Время все расставит по своим местам

Шаг 4. Пообщайтесь с руководителями структурных подразделений (с каждым в отдельности) и уточните, по каким вопросам вы будете взаимодействовать с ними, какая информация и к какому сроку им необходима от вас. Это очень важно знать, чтобы по вашей вине не произошел сбой в работе всего коллектива. В ходе беседы поинтересуйтесь:

  • какие кадровые проблемы их волнуют на данный момент;
  • каково их мнение по поводу количественного и качественного состава персонала подразделения;
  • какова мотивация сотрудников;
  • какие имеются внутренние проблемы в подразделениях и как они связаны с вашей работой, чем вы смогли бы помочь.

В процессе общения постарайтесь сразу установить с руководителями подразделений тесный контакт и дружеские отношения.

Впоследствии взаимоотношения с руководителями структурных подразделений необходимо будет постоянно совершенствовать. Это позволит вам получить поддержку с их стороны при реализации ваших планов и внедрении новых проектов.

Шаг 5. Подробно изучите все имеющиеся в компании локальные нормативные акты (правила, положения и инструкции). При этом вы обязаны знать, какие локальные нормативные акты должны быть в любой организации. Поскольку эти документы регламентируют внутрикорпоративный порядок, без их знания вы просто не сможете работать.

ВАЖНО!

Люди всегда охотно говорят о том, что касается их самих и что их интересует. Проявите интерес к собеседнику и получите желаемый результат

Не исключено, что в данной организации каких-либо локальных нормативных актов нет и никогда не было. В этом случае, если вы возьметесь за их разработку, у вас появится прекрасная возможность проявить себя компетентным и деловым специалистом и заработать авторитет. Более того, при разработке этих документов вы будете тесно взаимодействовать с руководителями всех уровней, что, безусловно, будет способствовать налаживанию и укреплению деловых взаимоотношений.

НЕЛЬЗЯ!

Приступать к разработке новых локальных нормативных актов сразу по приходу на новое место работы. У вас еще недостаточно информации для ведения такой работы

Одно предостережение: эту работу нужно выполнять не сразу по приходу в организацию, а после того как вы войдете в курс дела и наладите текущую работу.

На начальном же этапе запланируйте разработку или корректировку локальных нормативных актов как перспективное направление.

Шаг 6. Ознакомьтесь с номенклатурой дел и документами по ведению делопроизводства (если они разработаны и утверждены в организации).

Эти документы вам понадобятся при приеме дел и в дальнейшем для организации и ведения кадрового документооборота и делопроизводства. Если таких документов нет, что вполне возможно, тогда уточните особенности организации делопроизводства в компании у специалистов, которые этим занимаются. В перспективе необходимо будет разработать и эти документы. Чья это задача - решит руководитель организации, вам нужно только эту тему «поднять со дна», но немного позже.

На том, как правильно инициировать проверку состояния кадрового делопроизводства, создать комиссию и оформить результаты, мы подробно остановимся в другой раз.

Строим планы на будущее

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки.

Делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними

Итак, после того как вы выясните все эти вопросы, у вас должно сложиться определенное представление о том, куда вы попали и чем будете заниматься. На основе полученной информации составьте подробный план работы на ближайший период (неделю, месяц, квартал) и представьте его на рассмотрение и утверждение руководителю компании. Это будет показателем вашей деловой активности. С другой стороны, утвержденный руководителем план работы станет залогом вашей поддержки «сверху», а если вы приняты с испытанием - маленькой гарантией того, что вашу работу не признают неудовлетворительной и по этой причине с вами не расторгнут трудовой договор до истечения срока испытания. Помните, что от вас хотят видеть результат и вам его надо показать. И ваш план будет своего рода путеводителем.

Напоследок небольшое напутствие. Приступив к работе, не стремитесь охватить все сразу. Параллельно с приемом дел и проверкой кадрового делопроизводства начните исследование компании и, прежде всего, специфики ее бизнеса. В дальнейшем всю свою работу нужно строить исходя из целей бизнеса (считать деньги должны уметь все!).

Вам необходимо за короткое время выявить существующие кадровые проблемы либо факторы, влияющие на эффективность развития компании. Из всего перечня проблем выделите одну, самую важную, которая мешает или может мешать нормальной работе, и начните решать ее. Сосредоточьтесь на этой проблеме. Если вам удастся ее решить, причем сравнительно быстро, считайте, что вам обеспечено светлое будущее, и не только в этой компании.

В процессе работы всю поступающую информацию по нерешенным проблемным вопросам фиксируйте в своей рабочей тетради, дойдет и до них время. Научитесь выделять главное и отличать важное от срочного. Но об этом мы поговорим в следующий раз :) .



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль