Создаем службу персонала с нуля

13689
Рабочая ситуация Устроилась на работу в территориально распределенную компанию на должность директора по персоналу. До этого работала на крупных предприятиях, но там не было филиалов. В этой организации в одних удаленных подразделениях отдел кадров есть, в других - нет (кадровый учет ведет бухгалтерия). Одна из моих задач - сформировать службу персонала компании практически с нуля. Я с подобными задачами не сталкивалась. Подскажите, как обычно строятся HR-отделы в организациях, подразделения которых находятся в разных районах и городах?

Решение

При построении службы персонала, конечно же, следует отталкиваться именно от структуры самой компании. Если она территориально распределена, то по территориальному принципу будет формироваться и HR-подразделение.

Помимо этого, необходимо помнить о том, что структура службы персонала должна быть напрямую связана со стоящими перед ней задачами, которые можно распределить по направлениям:

1. Учетно-контрольное:

  • прием персонала;
  • учет сотрудников;
  • увольнение;
  • работа с временно отсутствующими сотрудниками предприятия (находящимися в отпуске, отсутствующими по болезни, убывшими в командировки и т.п.).

2. Планово-регулятивное:

  • подбор (поиск и отбор) работников для компании;
  • расстановка персонала;
  • перемещение сотрудников;
  • адаптация работников.

3. Отчетно-аналитическое:

  • изучение персонала;
  • оценка работы сотрудников;
  • аналитическая работа;
  • подготовка отчетов.

4. Координационно-информационное:

  • профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) персонала;
  • организация приема сотрудников (по служебным и личным вопросам);
  • работа с письменными обращениями сотрудников;
  • архивная и справочная работа.

Словарь

Служба персонала – самостоятельное подразделение компании, чья деятельность направлена на помощь в достижении стратегических целей организации. Основные задачи службы персонала - увеличение эффективности работы всех отрудников, создание и внедрение системы мотивации, а также введение других рычагов, с помощью которых можно максимально полно использовать человеческие ресурсы.

5. Организационно-методическое:

Задачи системы управления персоналом:

  • обеспечение организации квалифицированными кадрами;
  • создание условий, необходимых для эффективного использования знаний, навыков и опыта работников;
  • совершенствование системы оплаты труда и мотивации;
  • повышение удовлетворенности работой персонала всех категорий;
  • предоставление сотрудникам возможностей для развития, повышения квалификации и профессионального роста, стимулирование творческой активности;
  • формирование и сохранение благоприятного морально-психологического климата;
  • развитие методов оценки персонала;
  • управление внутренними перемещениями и карьерой сотрудников;
  • участие в разработке организационной стратегии.
  • документационное сопровождение деятельности сотрудников предприятия;
  • планирование и ведение кадровой работы в подразделениях;
  • руководство кадровой работой.

Принципы построения современно системы управления персоналом:

  • эффективность подбора и расстановки сотрудников;
  • справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не только за индивидуальные, но и за коллективные достижения;
  • продвижение работников в соответствии с результатами труда, квалификацией, способностями, личными интересами, а также потребностями организации;
  • быстрое и эффективное решение личных проблем.

Деятельность служб персонала имеет два направления - тактическое и стратегическое. В рамках первого ведется текущая кадровая работа: анализ состояния персонала и планирование потребностей в сотрудниках, разработка штатных расписаний, проведение набора, оценки и отбора кадров, тестирование, планирование ближайших перемещений и увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и повышение квалификации специалистов, формирование резерва на выдвижение, пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе. Решение этих повседневных вопросов основывается на административных методах.

Обратите внимание!

Главной тактической задачей кадровой службы считается формирование человеческого ресурса: планирование потребности в сотрудниках и организация мероприятий по набору кадров, разрешение конфликтов, проведение социальной политики.

Стратегическая работа служб персонала заключается в формировании кадровой политики предприятия - системы теоретических взглядов, идей, требований, практических мероприятий в области управления персоналом, его основных форм и методов.

Как правило, в территориально распределенных организациях стратегическую функцию берет на себя управляющая компания, тактическую - дочерние структуры и обособленные подразделения. Именно в «центре» определяются основные направления кадровой политики, создаются регламенты (см. Образец документа) и процедуры работы с персоналом, формируется необходимая объединенная отчетность, планируется и анализируется вся деятельность, связанная с HR-управлением крупной организации.

ВНИМАНИЕ, ОШИБКА!

Нередко в компаниях численность службы персонала назначается по желанию владельца, что в корне неверно.

Все задачи HR-службы и, соответственно, направления работы должны определяться спецификой компании. При этом учитываются:

  • размеры предприятия;
  • направление бизнеса (производство, торговля, сфера услуг);
  • стратегические цели организации;
  • стадия развития компании;
  • численность персонала;
  • приоритетные задачи работы с сотрудниками.

Перейдем непосредственно к структуре службы персонала.

Ситуация, когда подразделения компании находятся в разных районах или городах, прямым образом влияет на организационную структуру службы персонала. В этом случае основные функции, как правило, сосредоточены у HR-менеджеров центрального офиса или управляющей компании, а полномочия кадровиков в филиалах строго ограничены рамками своей зоны ответственности.

Структура НR-службы территориально распределенной компании

Создаем службу персонала с нуля

Рассмотрим несколько вариантов должностных «ролей» работников службы персонала в этих условиях.

HR-специалисты. Часто в крупных холдингах, помимо центральной службы персонала, на местах также есть HR-отделы. Их полномочия распространяются на такие функции, как делопроизводство, подбор, адаптация, оценка, обучение работников, либо же они сужены до задач, поставленных службой персонала управляющей компании. А разработка кадровой стратегии и системы стимулирования сотрудников - прерогатива «центра».

HR-дженералисты (от англ. general – общий). Так называют специалистов, работающих в небольших подразделениях предприятия с территориально разрозненной организационной структурой. В этом случае также необходимо внедрять действующие в компании HR-процедуры, но из-за небольшого числа сотрудников филиала создание в нем отдела персонала нерентабельно. Таким образом, все функции по работе с кадрами возлагаются на одного специалиста. Иногда HR-дженералистов также называют проектными HR-менеджерами - в ситуациях, когда перед ними ставят задачу по формированию системы управления персоналом в создающемся филиале или представительстве.

HR-администраторы. Преимущественно администрируют HR-деятельность в компаниях, отдавших HR-функции на аутсорсинг. В обязанности этих специалистов входит координация работы внешних провайдеров по подбору, обучению, кадровому сопровождению. Такой опыт характерен для небольших представительств иностранных предприятий,особенно в начале их деятельности в новом регионе.

Задачи, стоящие перед службой персонала, определяют численность и должностные обязанности сотрудников каждого из подразделений общей HR-службы. Как правило, кадровый отдел управляющей компании состоит из руководителя и нескольких высококвалифицированных менеджеров по персоналу, которые ведут свои направления (набор, мотивация, обучение, развитие и т.д.) в рамках центрального офиса и курируют эти вопросы в дочерних организациях. Если функциональные направления масштабны, и каждым занимается целый отдел, то вся структура имеет право называться департаментом. Директор по персоналу руководит дирекцией, куда входит несколько служб. Что касается кадровых отделов «на местах», то в зависимости от численности персонала в бизнес-единицах и от принятых там процедур, количество и роли R-специалистов могут разниться - от инспектора отдела кадров в небольших филиалах, ведущих только кадровый учет, до полноценного отдела персонала в крупном, территориально обособленном подразделении.

Важно

Единых рецептов нет, надо отталкиваться от всего спектра характеристик конкретной компании. Главное - кадровые менеджеры и отделы персонала «на местах» имеют двойное подчинение: административно - руководителю своей бизнес-единицы, функционально - директору по персоналу управляющей компании (УК).

Следует иметь в виду, что какая бы система организации кадровой службы ни была выбрана, сама процедура создания этой структуры не изменится.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА
Положение о службе персонала УК (фрагмент)

Создаем службу персонала с нуля

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ

Создаем службу персонала с нуля

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль