Регламентируем HR-затраты

1990
Рабочая ситуация В нашей компании принято решение о внедрении бюджетирования. Какие нам необходимо создать общекорпоративные документы и как ввести их в действие?

Решение

Смысл бюджетирования заключается в повышении экономической эффективности и финансовой устойчивости предприятия через координацию усилий всех подразделений и их ориентацию на достижение определенного количественного результата.

Цели бюджетирования:

  • получить прогноз финансово-хозяйственного положения компании;
  • согласовать плановые финансово-экономические показатели;
  • распределить финансовые полномочия и ответственность за результаты финансово-хозяйственной деятельности между руководителями;
  • провести сценарный анализ «Что будет, если ...»;
  • выстроить систему контроля результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Обратите внимание!

Бюджетирование представляет собой составную часть управленческого учета и финансового менеджмента, именно поэтому документы, касающиеся бюджета, разрабатывают сотрудники финансово-экономического блока (даже если обычно в компании все общекорпоративные документы готовит кадровая служба). Для создания документации о бюджетировании формируется проектная группа, в которую может входить сотрудник HR-отдела.

  • получить прогноз финансово-хозяйственного положения компании;
  • согласовать плановые финансово-экономические показатели;
  • распределить финансовые полномочия и ответственность за результаты финансово-хозяйственной деятельности между руководителями;
  • провести сценарный анализ «Что будет, если ...»;
  • выстроить систему контроля результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

Основное условие при подготовке документации,регламентирующей HR-бюджет, - в ней должны быть отражены все основные элементы новой системы, начиная от целей бюджетного управления, завершая ответственностью за исполнение регламента бюджетного управления. Кроме того, важно, чтобы в компании были регламентированы смежные подсистемы управления, а также объекты бюджетирования. Поэтому в тех организациях, где нет четкого описания бизнес-процессов и прочих управленческих регламентов, вводить систему бюджетирования сложно, а порой и невозможно.

Непосредственно к системе бюджетирования относятся положения о бюджетировании, о финансовой структуре и о бюджетном комитете (если он есть в организации). Но в принципе в компании может быть всего один документ, регламентирующий систему бюджетирования, и не столь важно, как он будет называться, но в нем обязательно должны быть описаны все процедуры бюджетного управления.

Словарь

Бюджетирование – процесс планирования и контроля финансово-экономического состояния предприятия с распределением ответственности за результаты работы.

Разделение регламента бюджетирования на несколько документов обусловлено удобством использования. Если детально описывать процесс бюджетирования, то Положение может оказаться слишком объемным, а если в него включить еще и схемы мотивации ЦФО, подробный регламент проведения заседаний бюджетного комитета и т.д., то оно будет просто огромным.

Примерный перечень необходимых документов:

  • Положение о бюджетировании;
  • Положение о финансовой структуре;
  • Положение о бюджетном комитете;
  • Положение о проектах развития;
  • Положения о бизнес-процессах;
  • Положение о финансовой службе;
  • Положения о подразделениях.

Тем не менее в Положение о бюджетировании можно включить описание методики бюджетирования, учетной политики и т.д. Но будет гораздо удобнее ими пользоваться, если вынести их в отдельные документы.

Немаловажный фактор при внедрении системы - иерархический уровень руководителя проекта. Если в этой роли выступит генеральный директор, проект будет двигаться гораздо быстрее, чем под управлением любого другого начальника. Кроме того, необходимо помнить, что состав целей и расстановка приоритетов между ними в значительной степени определяют технологию и последовательность внедрения системы, поэтому формулировки целей и задач должны быть понятными для работников всех уровней. Это позволит избежать декларативного характера внедрения и «саботажа на местах».


Обратите внимание!

Разработка документов, касающихся бюджетирования, может занимать несколько месяцев, но еще один сложный этап - внедрение системы бюджетирования в жизнь компании.

Еще одно условие успешности проекта - соответствие целей и механизмов внедрения и реализации системы уровню развития компании и ее возможностям. До сих пор система бюджетирования не используется массово в российских организациях именно потому, что подобные процессы сложны, зависят от множества факторов и требуют решения большого количества проблем, вскрывающихся с первых шагов внедрения.

Важно

Приведение в соответствие целей и механизмов внедрения и реализации системы уровню развития компании может повлечь практически кардинальную перестройку системы управления, налаживание бизнес-процессов и прочие изменения. И если компания не готова к этому - не имеет достаточно ресурсов, качественного управленческого учета, не настроена на оптимизацию, -то внедрение может потребовать огромных затрат, которые в итоге не принесут никакой пользы.

Задача кадровой службы при внедрении системы бюджетирования, как правило, ограничивается формированием плана обучения персонала. Подготовка сотрудников - это «отправная точка» процесса внедрения: люди получают знания о работе в новых условиях, начинают понимать смысл происходящих перемен. Помимо этого, обучение может существенно снизить вероятность ошибок при переходе к новой системе.

Начинать обучение желательно «сверху» - с топ-менеджеров и собственников (если это необходимо), затем переходить к руководителям среднего звена, ключевым специалистам и далее - ко всем остальным сотрудникам. Обучение как один из способов мотивации позволяет преодолеть у подавляющего большинства работников психологический барьер - чувство «непричастности» к внедрению системы бюджетирования и страх перед всем новым. Возможно включение в группу обучения менеджеров от каждого центра ответственности, что будет способствовать активному участию персонала в управлении предприятием, более грамотной разработке внутренних бюджетов подразделений.

АЛГОРИТМ ДЕЙСТВИЙ

Регламентируем HR-затраты

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль