Создаем HR-бюджет

3368
Рабочая ситуация В нашей компании со следующего квартала приказом «сверху» вводится бюджетирование. Сказали, что все отделы теперь будут составлять бюджеты и жить в их рамках. Информирование практически на нуле, руководство решает все «за закрытыми дверями», поэтому никаких подробностей у нас нет. Никто ничего не понимает. Расскажите хоть, что это такое - бюджетирование, и чего нам в связи с этим ждать?

Решение

Бояться бюджетирования не надо, его появление в жизни компании - это скорее «плюс», чем «минус». Обычно бюджеты вводятся, когда нужно изменить существующую систему финансового планирования из-за ее недостаточной эффективности. Система бюджетирования - один из самых современных инструментов управления организацией,механизм планирования ее финансовой и хозяйственной деятельности в долгосрочном, среднесрочном и краткосрочном периодах. Основная задача системы - составление бюджета и контроль его исполнения по всем направлениям деятельности.

Основные виды и методы бюджетирования

Расчеты, которые ведутся при формировании бюджета предприятия, позволяют в полном объеме и своевременно определить, какая сумма денег необходима для выполнения задач компании, а также источники поступления этих средств (собственные, кредитные, бюджетные или средства инвестора).

Результат финансового планирования отражается в разных бюджетах, которые применяются в зависимости от структуры и размера организации, формы собственности, распределения функций и зон ответственности, профиля деятельности и т.п.

Основные подходы к процессу бюджетирования:

1. «Сверху вниз». Предполагает, что топ-менеджеры осуществляют бюджетирование с минимальным привлечением руководителей среднего и низшего уровней. Такой подход позволяет полностью учитывать стратегические цели компании, не тратить много времени и избегать проблем, связанных с согласованием и агрегированием. Но есть и недостаток - слабая ориентация менеджеров среднего и низшего звеньев на достижение целей.

Словарь

Бюджетирование – метод распределения ресурсов на основе данных, выраженных в количественной форме.

Управление по целям – метод, цель которого заключается в оценке социальной значимости итогов деятельности бюджетополучателей.

Вариант «сверху вниз» обеспечивает согласованность бюджетов разных подразделений и позволяет задавать контрольные показатели по продажам, расходам и т.п. для оценки эффективности работы отделов.

В целом подход «сверху вниз» предпочтителен, однако на практике, как правило, он используется вместе с другими вариантами бюджетирования.

2. «Снизу вверх». Применяется на крупных предприятиях. Руководители служб и отделов составляют собственные бюджеты. Затем они обобщаются (например, в бюджеты цеха, производства, завода) менеджерами среднего и высшего звеньев путем согласования и координации разных бюджетных данных.

ИЗБЕГАЕМ ОШИБКИ!

Подход «снизу вверх» может быть опасен - нередкое завышение начальниками плановых показателей по расходам и занижение их по доходам ради получения незаслуженного вознаграждения.


Обратите внимание!

При использовании бюджетирования «снизу вверх и сверху вниз» руководители топ-уровня должны четко понимать особенности организации, специфику деятельности и иметь способности (и возможности) делать реалистичные прогнозы хотя бы на рассматриваемый период.

Вариант «снизу вверх» предусматривает сбор и фильтрацию бюджетной информации, которая проходит путь от исполнителей к менеджерам нижнего звена и далее к руководству компании. Много сил и времени обычно уходит на согласование бюджетов разных подразделений или бизнес-единиц. Довольно часто представленные «снизу» показатели сильно изменяются руководителями при утверждении бюджета. Данный подход широко распространен ввиду неопределенности перспектив развития рынка в целом и неумения некоторых управленцев заниматься планированием.

3. «Снизу вверх и сверху вниз». Самый сбалансированный метод - позволяет избежать негативных последствий предыдущих подходов: топ-менеджеры дают только целевые установки, а нижестоящие руководители формируют и согласуют бюджет, направленный на достижение целей всей компании.

Классификация бюджетов

1. Долгосрочные и краткосрочные бюджеты.

Одна из целей долгосрочного планирования - определение необходимости вложения средств в выполнение поставленных задач и оценка эффективности этих инвестиций. В западной практике долгосрочным считается бюджет, разработанный на двухгодичный или более длительный срок, а краткосрочным - на период до одного года.

По разным оценкам, в настоящее время в России «горизонт прогнозирования» составляет от полугода до полутора-двух лет. Таким образом, целесообразно расценивать бюджет как краткосрочный, если он рассчитан на квартал или менее продолжительный срок, а долгосрочный - бюджет на полгода или год.

Особенности краткосрочного финансового планирования:

  • период планирования - до одного года;
  • значительная степень детализации и более высокая точность прогнозируемых показателей, чем при долгосрочном планировании;
  • временной интервал планирования - месяц (иногда декада, неделя или день);
  • выполнение задачи краткосрочного плана легче приостановить, поскольку он в основном носит тактический характер.

Для детализации и уточнения долгосрочных планов нужна система краткосрочного планирования (текущего бюджетирования), которая поможет в решении повседневных проблем в работе. Другими словами, ее основная задача - обеспечение бесперебойного процесса производства и реализации продукции, а также финансирования текущей деятельности компании и эффективного использования денежных средств.

Обычно в качестве базового периода при бюджетировании выбирается год, началом которого считается 2 января, а окончанием - 31 декабря. В некоторых случаях бюджет составляется не на календарный или финансовый год, а на 12 месяцев. При этом в конце каждого квартала составляются все бюджетные таблицы на 12 месяцев вперед, также действует гибкая система корректировки бюджетных показателей уже спланированных периодов.

Довольно часто долгосрочное и краткосрочное бюджетирование объединяется в один процесс. В этом случае краткосрочный бюджет составляется в рамках разработанного долгосрочного и поддерживает его, а долгосрочный уточняется по прошествии каждого периода краткосрочного планирования.

2. Постатейные бюджеты.

Предусматривают жесткое ограничение суммы по каждой статье затрат без возможности переноса в другую статью. Например, если в компании было запланировано потратить на рекламу не более 5000 долл. США, то превысить этот лимит невозможно даже при экономии на командировках 15 тыс. долл.

3. Бюджеты с временным периодом.

Неизрасходованный на конец периода остаток средств не переносится на следующий период. Эта разновидность бюджета позволяет лучше контролировать работу топ-менеджеров и использование ресурсов компании, пресекая тенденции к «накоплению остатков».

К «минусам» такого метода относится неравномерность расходования бюджетных средств. Кроме того, в конце периода много сил тратится на инвентаризацию и отчетность.

Факт в тему!

На Западе бюджеты с нулевым уровнем широко используются в правительственных учреждениях и нередко - в коммерческих организациях для обеспечения жесткого контроля и ограничения полномочий менеджеров низшего и среднего уровней. В РФ концепция постатейных бюджетов распространена в коммерческих структурах.

4. Бюджеты с нулевым уровнем и преемственные бюджеты.

Бюджет с нулевым уровнем каждый раз составляется заново, «с нуля». Метод предполагает, что стоящая перед компанией или подразделением цель может быть достигнута при разных объемах расходов, поскольку для каждой цели предлагаются разные программы ее достижения. Причем затраты хотя бы по одной из них должны быть ниже, чем текущие. Проекты бюджета составляются с «чистого листа» без учета плановых и фактических показателей предыдущих бюджетов, что влечет устранение излишних затрат, переходящих из периода в период.

Важно

В противоположность нулевому преемственный бюджет имеет нечто вроде шаблона, куда при очередном составлении бюджета лишь вносятся обновленные показатели, отражающие текущие изменения по сравнению с устоявшимся процессом.

Это намного облегчает процесс бюджетирования, снижая объем усилий и времени на его реализацию. Однако и у преемственного бюджета есть довольно серьезные недостатки, основной из них - опасность образования «застойных участков», которые при составлении бюджета «с нуля» могли бы быть пересмотрены и оптимизированы.

Обратите внимание!

С методологической точки зрения общий бюджет состоит из операционного и финансового бюджетов.

Операционный бюджет отражает планируемые на предстоящий период операции для сегмента или отдельной функции предприятия. Он включает бюджет продаж (бюджет доходов), производственный бюджет, бюджет закупок, бюджет заработной платы и бюджеты условно-постоянных расходов.

Финансовый бюджет – это план, где отражаются предполагаемые источники финансовых средств и направления их использования в определенном периоде. Включает в себя прогнозный отчет о прибылях и убытках, бюджет капитальных затрат, бюджет денежных средств предприятия и подготовленный на их основе прогнозный бухгалтерский баланс.

Минутка для улыбки

Из сопроводительного письма

Вакансия «главный редактор»

Здравствуйте!

Очень хорошо подготовлен к выполнению обязанностей вакансии. Не внимайте цифрам возраста (53 года). Много моложе внешне и внутренне, гиперактивный человек. Хорошее здоровье, мастер спорта по десятиборью.

На высоком профессиональном уровне выполняю обязанности в одном лице: юриста, юрисконсульта, главного бухгалтера, экономиста, начальника отделов кадров, охраны, физической и экономической безопасности, сметно-договорного, психолога, аналитика.

Количество и разнообразие применяемых в компании бюджетов находятся в прямой зависимости от сложности и специфики производственной деятельности. Чаще всего используются:

  • бюджет продаж, или бюджет реализации;
  • бюджет производства;
  • бюджет производственных запасов;
  • бюджет затрат на материалы и энергоресурсы, или бюджет закупок;
  • бюджет накладных расходов или бюджеты общепроизводственных и общехозяйственных расходов;
  • бюджет затрат на оплату труда;
  • бюджет коммерческих расходов;
  • бюджет управленческих расходов;
  • отчет о прибылях и убытках;
  • бюджет текущих затрат;
  • бюджет капитальных затрат
  • бюджеты по центрам ответственности.

Методы бюджетирования

1. Постатейное бюджетирование - традиционный метод: статьи расходов детально обосновываются в соответствии с утвержденной бюджетной классификацией. При этом акцент делается на анализе затрат и целевом использовании средств. Бюджетополучатели составляют сметы своих планируемых расходов, которые анализируются и корректируются распорядителями бюджетных средств. В случае, если общая сумма по сметным заявкам превышает величину запланированных бюджетных доходов, то выделяются приоритетные затраты, а по остальным расходы сокращаются. Серьезный минус этого метода в том, что не анализируется эффективность затрат, и, следовательно, не обосновывается необходимость финансирования бюджетополучателя.

2. Программно-целевое (ориентированное на результат) бюджетирование - более прогрессивное, чем постатейное. Предназначено для того, чтобы при финансовом планировании увязать расходы и отдачу от них, экономическую и социальную эффективность деятельности бюджетополучателя. Примером служат бюджеты инвестиционного проекта, ведомственной целевой программы и ее подпрограмм.

При использовании этого метода учитываются последствия принимаемых решений, сравниваются разные способы достижения целей, выбираются оптимальные варианты бюджета с учетом возможности реализации разных сценариев развития. Кроме того, метод позволяет лучше обосновывать принимаемые решения и контролировать их выполнение.

Следующий шаг в развитии программно-целевого бюджетирования - управление по целям (МВО). Основной недостаток метода - сложность создания системы показателей социальной и экономической эффективности расходов.

Бюджет кадровой службы

Как правило, кадровая служба, наряду с другими подразделениями компании, также составляет бюджет, входящий в общую систему планирования. В него включаются все затраты на персонал, которые разделяются на статьи в соответствии с задачами и видами деятельности отдела. Бояться бюджетирования не стоит. Надо подождать, когда руководство остановится на том или ином виде и методе, и тогда уже учиться этому вместе со всеми линейными менеджерами.

Примерный состав статей затрат на персонал

1. Формирование персонала (наем и адаптация) - затраты на размещение объявлений о вакансиях (печатные СМИ и интернет-ресурсы), на участие в ярмарках вакансий, выплату сотрудникам компании вознаграждения за рекомендацию успешных кандидатов и т.д.

2. Обучение и развитие персонала - расходы на обучение сотрудников во внешних обучающих учреждениях, организацию внутренних тренингов (аренда помещения, оборудования, кофе-брейки и т.д.), на создание обучающих видеофильмов, пособий, приобретение канцтоваров и пр.

3. Содержание персонала - фонд оплаты труда (оклады, доплаты, надбавки, премии), компенсационные выплаты (пособия по беременности и родам, оплата больничных листков, учебных отпусков и т.д.), социальный пакет, корпоративные праздники и другие мероприятия.

4. Охрана труда и медицинские услуги -оплата оформления медицинских книжек, обязательных медицинских осмотров для отдельных категорий персонала, расходы на сертификацию, аттестацию рабочих мест по условиям труда и т.д.

5. Кадровое делопроизводство - оплата трудовых книжек, вкладышей, журналов, почтовые расходы для уведомлений, затраты на оформление иностранных граждан и т.д.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль