Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

12384
Мы, конечно, прекрасно знаем, что график отпусков должен быть утвержден не позднее чем за две недели до начала календарного года (именно так и делаем). Но так уж получается, и наверняка не только у нас, что работники часто просят, просто умоляют, изменить запланированные даты отпуска. У кого-то мужу не дали отпуск в это же время, кто-то билеты не смог купить, кому-то ребенка не с кем на каникулах оставить... В общем, всегда старались идти навстречу. А недавно к нам в компанию пришел новый юрист. Так он утверждает, что раз в законе написано, что график отпусков обязателен и для работника, и для работодателя, то утвержденные даты отпуска без каких-либо форс-мажорных обстоятельств менять нельзя. Так кто из нас прав? И если закон оставляет для нас хоть малейшую возможность учитывать такие просьбы работников, то где следует отразить фактические даты использования отпуска?

Скажем сразу, ваш юрист глубоко заблуждается. Действительно, по закону в общем случае очередность предоставления основного и дополнительного оплачиваемого отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (если такой орган создан). Сделано это должно быть не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ) для принятия локальных нормативных актов. Да, график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Но есть случаи, когда работодатель по заявлению работника может, а иногда даже обязан перенести его отпуск на другое время.

ИМЕЙТЕ В ВИДУ

Работодатель может, но не обязан учитывать пожелания работников при составлении графика отпусков

Что же это за случаи?

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

Случай 1. Взаимное согласие. Даже несмотря на то, что график отпусков - локальный нормативный акт, утверждаемый работодателем и обязательный для обеих сторон трудового договора, если эти стороны договорились, то работник может использовать отпуск в другое время, отличное от определенного в графике.

Еще раз подчеркнем - стороны должны договориться. Причем неважно, кто именно выступит с такой инициативой, главное, что вторая сторона согласна.

НЕЛЬЗЯ!

Изменять утвержденный график отпусков

Если с инициативой выступает работник, то, как правило, он пишет заявление, в котором просит рассмотреть вопрос об использовании им ежегодного отпуска в отличное от указанного в графике отпусков время. Кроме того, желательно, чтобы в заявлении была указана причина, по которой возникла такая необходимость (семейные обстоятельства и другие уважительные причины).

МОЖНО

Использовать отпуск в другое, отличное от указанного в графике отпусков, время

Что касается работодателя, то он может проявить свою инициативу, направив соответствующее предложение работнику.

При этом следует помнить правило, согласно которому запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Как бы работник вас об этом ни просил.

Случай 2. Обязанность работодателя. Закон называет несколько ситуаций, когда изменение фактической даты использования работником отпуска от работодателя не зависит, а является его прямой обязанностью (ч. 1, 2 ст. 124, 260, 286 ТК РФ). Основаниями для этого, как правило, служат заявления работников и документы, подтверждающие законность их требований.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника

Также необходимо помнить о том, что работникам в возрасте до восемнадцати лет ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для них время (ст. 267 ТК РФ).

Полный перечень случаев, когда работодатель обязан изменить по просьбе работника время фактического использования отпуска, см. на сайте www.pro-personal.ru.

НАШ СОВЕТ

Введите в организации практику визирования заявлений работников их непосредственными начальниками

 

Теперь же самое время перейти ко второй части вашего вопроса: где следует отразить фактические даты использования работником отпуска.

Документ 1. Заявление работника. Такое заявление может быть двух видов.

В первом случае в заявлении будет содержаться просьба работника рассмотреть вопрос о предоставлении ему отпуска вопреки утвержденному графику в связи с семейными обстоятельствами или другими уважительными причинами. Принимая решение по такому заявлению, работодатель обычно оценивает указанные причины, ситуацию в организации и структурном подразделении работника, учитывает мнение непосредственного руководителя работника и т. д.

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

В итоге работодатель может согласиться с такой просьбой работника, в резолюции на заявлении отдав распоряжение подготовить проект приказа о предоставлении отпуска (пример 1), но также вправе и отказать работнику. При этом объяснять работнику причину отказа работодатель не обязан.

Работнику своевременно не была произведена оплата ежегодного оплачиваемого отпуска, или он был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала время (с учетом его пожелания). Такое заявление должно содержать соответствующее основание (пример 2), а сам документ, подтверждающий право работника на перенос отпуска, прилагается к заявлению. И неважно, что дата отпуска могла быть уже согласована с работником перед составлением графика. Удобное время для работника может возникнуть или измениться в любое время.

ВАЖНО!

При оформлении табеля учета рабочего времени и личной карточки работника не следует отражать информацию о том, что отпуск предоставлялся не в соответствии с графиком отпусков. В эти документы вносятся фактические даты отпуска

Каждое из двух видов заявлений будет содержать даты, в которые работник просит предоставить ему отпуск.

Документ 2. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику. Этот приказ издается на основании поставленной на заявлении работодателем (руководителем организации) резолюции, которая фиксирует положительное решение по существу заявленной работником просьбы. Оформляется он по унифицированной форме № Т-6 (Т-6а) (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Обутверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). В форме приказа не предусмотрено внесение информации о том, что отпуск предоставлен не в соответствии с графиком отпусков.

Однако, если работодатель посчитает необходимым, он может своим приказом (иным организационно-распорядительным документом) внести, например, в раздел А унифицированной формы № Т-6 дополнительный реквизит, например «Основание (документ, номер, дата): ________ » (см. Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20). В нем необходимо будет указывать документы (например, заявление работника, листок нетрудоспособности и т. д.), на основании которых предоставляется отпуск не в соответствии с утвержденным графиком.

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

Документ 3. Табель учета рабочего времени. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику в табеле учета рабочего времени (унифицированная форма № Т-13) делаются отметки за все фактические дни ежегодного оплачиваемого отпуска в виде буквенного кода «ОТ» или цифрового - 09.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

Работодатель может внести в форму приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска работнику дополнительный реквизит и отражать в нем основания предоставления отпуска не в соответствии с графиком отпусков

Документ 4. Личная карточка работника. Еще одним документом, в котором находят отражение фактические даты использования работником отпуска, является личная карточка работника (раздел VIII унифицированной формы № Т-2).

Документ 5. График отпусков. Только в форме графика отпусков (унифицированная форма № Т-7) предусмотрены графы 8 и 9 «Перенесение отпуска», которые предназначены для внесения информации о перенесении отпуска с указанием основания (документа) и новой даты ежегодного отпуска (пример 3).

Резюме

Фактические даты использования работником отпуска могут отличаться от установленных графиком отпусков.

Таким образом, если запланированная и фактическая даты отпуска не совпадают, в графике отпусков необходимо сделать об этом отметку, указав реквизиты документов, в соответствии с которыми отпуск был предоставлен не по графику.

ПРИМЕР 1

Заявление работника о предоставлении отпуска не в соответствии с графиком отпусков (фрагмент)

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

ПРИМЕР 2

Заявление работника о перенесении отпуска на другой срок (фрагмент)

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?

ПРИМЕР 3

График отпусков (унифицированная форма № Т-7) (фрагмент)

Могут ли фактические даты отпуска отличаться от указанных в графике?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль