Готовь сани летом, или подготавливаем дела к сдачи в архив

6805
Готовь сани летом, или подготавливаем  дела к сдачи в архив
Подготовка дел к передаче на хранение в архив организации обычно проводится в организациях в начале наступившего года. При большом количестве документов, передаваемых в архив, эта работа может занимать несколько месяцев, но в любом случае ее нужно провести в первой половине года.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив организации обычно проводится в организациях в начале наступившего года. При большом количестве документов, передаваемых в архив, эта работа может занимать несколько месяцев, но в любом случае ее нужно провести в первой половине года.

Дела службы кадров готовятся к передаче в архив организации работниками подразделения при методической помощи и под контролем архива или работника, отвечающего за архивное хранение документов, а также экспертной комиссии, действующей в организации наv постоянной основе.

Подготовка дел к передаче на хранение в архив организации включает три этапа.

Этап 1. Отбор дел, подлежащих архивному хранению.

Этап 2. Обработка дел.

Этап 3. Составление описей дел.

Одновременно с этими видами работ проводится отбор документов с истекшими сроками хранения для последующего уничтожения, составление актов о выделении документов на уничтожение, а также само их уничтожение.

В данной статье мы рассмотрим первые два этапа подготовки дел к передаче на хранение в архив организации: отбор дел, подлежащих архивному хранению, и обработку дел.

Этап 1. Отбор документов для передачи в архив организации Работа по подготовке документов к передаче в архив начинается с того, что из всего массива документов, сформированных в службе кадров, отбираются дела постоянного срока хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу. В службе кадров это будут в основном документы по личному составу со сроком хранения 75 лет ЭПК.

Отбор дел для передачи в архив ведется на основании номенклатуры дел службы кадров. Одновременно с этим отбираются документы с истекшими сроками хранения для последующего уничтожения (в каком порядке это делается - рассмотрим в другой публикации).

Этап 2. Обработка дел

Специальная обработка отобранных для передачи в архив организации дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включает:
• полистный просмотр документов дела;
• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов в деле;
• составление листа - заверителя дела;
• составление - в необходимых случаях - внутренней описи документов дела;
• оформление обложки дела.

Полистный просмотр документов дела

Полистный просмотр дел проводится, чтобы проверить, нет ли в данном деле документов, к нему не относящихся, а также все ли документы в деле в наличии. При полистном просмотре из дела изымаются дублетные экземпляры, черновики, проекты документов, проверяется правильность расположения документов.

Кроме того, при просмотре удаляются все металлические скрепления (булавки, скрепки, скобки), поскольку при длительном хранении металлические предметы, соприкасаясь с бумагой, приводят к ее повреждению.

Документы в деле должны располагаться:
• в порядке номеров и (или) по хронологии (дела с приказами по личному составу, протоколами заседаний, докладными (служебными) записками и др.);
• по алфавиту фамилий лиц, к которым относятся документы (дела с личными карточками (формы № Т-2, № Т-2ГС/МС, № Т-4), трудовыми договорами, лицевыми счетами работников);
• в порядке, отражающем процедуру рассмотрения вопроса (дела о награждениях и др.).

Существует и так называемый смешанный порядок расположения документов в деле: он применяется при формировании личных дел.

Подшивка или переплет дела

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в специальную обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов.

Дела постоянного срока хранения, состоящие из документов особой ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Нумерация листов в деле

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы (кроме листа - заверителя дела и внутренней описи) нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами. Номера листов дела проставляются в правом верхнем углу каждого листа документа простым карандашом или нумератором.

Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части раздельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие собой самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа документа.

Сложенный лист (формата A3, А2 и т. д.) разворачивается и нумеруется в правом углу на верхнем поле листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Конверты с вложениями, подшитые в дело, нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Составление листа - заверителя дела

Лист - заверитель (заверительная надпись) - это отдельный лист, помещаемый в конце дела и имеющий установленную форму. В журналах и книгах заверительная надпись оформляется на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе - заверителе дела цифрами и прописью указываются: количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи. Оговариваются особенности нумерации: наличие литерных, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Лист - заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе - заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Составление внутренней описи документов дела

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых обусловлен спецификой документации (особо ценные, личные, судебные, следственные документы и др.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов (например, приказы по личному составу).

Листы внутренней описи, напомним, нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме. Она должна содержать сведения о документе: порядковый номер в деле, регистрационный номер, дата, заголовок, а также о номерах листов документа в деле. Во внутренней описи оформляется итоговая запись, где цифрами и прописью указываются количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается ее составителем.

Если дело переплетено или подшито по какой-то причине без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Оформление обложки дела

Обложка дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в т. ч. по личному составу, оформляется по установленной форме и содержит обязательные реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части), заголовок дела.

Заголовок дела на обложку дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с ЭПК соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и т. п.).

В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела дописывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

В заголовке дела, содержащего копии документов, должно быть указание на их копийность, например: «Приказы общества по основной деятельности. Копии».

На обложке арабскими цифрами указываются крайние даты дела.

23 сентября в online-курсе Кадрового университета мы расскажем, как правильно систематизировать, хранить и уничтожать документы



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль