Проектный подход к решению HR-задач

4255
Среди задач менеджера по персоналу всегда есть такие, которые требуют оперативного решения. Они, как правило, сервисные, периодически повторяющиеся. Однако каждая из них содержит элементы проектной деятельности, а значит, может быть выполнена с помощью проектного подхода.

Допустим, HR-специалисту необходимо подготовить корпоративный праздник для сотрудников территориально распределенных офисов компании. Эту задачу вполне можно рассмотреть как HR-проект - временное мероприятие, предпринятое с целью достижения уникального результата, в котором, помимо внутренних ресурсов (персонала компании), задействованы и внешние (администрация ресторанов и игровых площадок, поставщики напитков и т.п.). В соответствии со стандартом PMBOK прежде чем начать работу по организации праздника, руководителю проекта (HR-менеджеру) необходимо:

  • поставить цели;
  • распределить ресурсы;
  • оценить расходы и распределить финансы;
  • установить ожидаемый результат.

Далее по стандарту руководитель должен сделать следующие шаги:

  • зафиксировать цели (например, повышение лояльности сотрудников компании в условиях финансового кризиса) и ограничения проекта;
  • составить план проекта (декомпозицию целей), т.е. сформировать перечень задач (поиск площадки, организация питания и пр.);
  • по каждой задаче назначить ответственного исполнителя, определить сроки и контрольные точки;
  • зафиксировать бюджет мероприятия и распределить финансы между подзадачами;
  • в зависимости от ожидаемого результата проекта предусмотреть оптимизацию ресурсов и финансов.

Таким образом, в сферу ответственности руководителя проекта входит планирование работы, контроль ее выполнения, формирование проектной команды и управление этим коллективом (при этом не все его члены могут находиться у менеджера в прямом подчинении), взаимодействие с внешними поставщиками услуг и многое другое. А искусство управления проектом заключается в том, чтобы собрать команду и скоординировать человеческие и материальные ресурсы для достижения цели в срок в соответствии с ожидаемым результатом и выделенным бюджетом.

Чтобы убедиться в эффективности проектного подхода, рассмотрим два примера из практики. В одном из них поставленная задача решалась «как получится», в другом – HR-менеджер заранее прошел обучение основам проектного управления и успешно применил полученные знания в практической деятельности.

Пример № 1: обычный подход

Руководство поручило кадровой службе разработать и внедрить в определенные сроки новую систему мотивации для персонала производства. Эта задача находится на стыке сфер ответственности HR-менеджера и директора по производству, поскольку именно руководитель функционального направления обычно хорошо знает, какие моти-вационные инструменты наиболее эффективны для сотрудников его подразделения.

События развивались следующим образом.

HR-менеджер начал собирать сведения об основных производственных KPI, в лучшем случае запрашивая необходимую информацию у директора по производству, в худшем - пытаясь найти ее самостоятельно. Для производственника эта задача менее приоритетна, у него «горит» свой план и не хватает ресурсов. Он одобрял любые предложения HR-менеджера, глубоко не вдумываясь в их суть и надеясь наверстать упущенное потом, когда появится время.

Итог

Сроки сорваны, задача руководства не выполнена, а всю ответственность за это несет HR-менеджер.

После того как HR-менеджер проделал огромную работу по подготовке основных положений новой системы мотивации, выяснилось следующее:

  • KPI, которые были заложены в основу новой системы мотивации, не являются ключевыми/ критичными/ проблемными;
  • сотрудники имеют вполне обоснованные возражения против предлагаемой схемы вознаграждения;
  • сам директор по производству не согласен с большинством идей HR-менеджера, поскольку за время разработки системы мотивации успел осознать возможные отрицательные последствия их реализации и т.п.

Все могло бы быть иначе, если бы с самого начала задача воспринималась как полноценный внутренний проект:

1. Длительность проекта определялась заранее с учетом возможных рисков. В результате этого в плане указывались реальные сроки, а не условно намеченные лишь для того, чтобы отчитаться перед руководством.

2. В круг участников проекта включен не только директор производственного подразделения, но и его формальные и неформальные лидеры, которые обладают собственным взглядом на ситуацию и помогут сотрудникам быстрее адаптироваться к новой системе мотивации.

3. Для каждого участника проекта определена зона ответственности. Все полномочия закреплены распоряжением высшего руководства. Таким образом, приоритет этой задачи для директора по производству и его коллег кардинально меняется. Заранее зная, насколько она значима, они имеют возможность запланировать время и ресурсы на эту непроизводственную активность.

4. Все участники осведомлены о сроках и ожидаемом результате проекта. А его план позволяет каждому из сотрудников расставить промежуточные приоритеты и понять, какого результата ожидают конкретно от него.

Пример № 2: проектный подход

Перед службой персонала поставлена задача: в течение одного квартала создать на базе компании и запустить в работу корпоративный учебный центр. Для ее решения HR-менеджеру нужно сделать следующие шаги:

  • выяснить, какого рода потребности в обучении и развитии сотрудников существуют в разных подразделениях, какими внутренними ресурсами располагает организация, а какие придется привлекать извне;
  • выявить специалистов, способных быть преподавателями и тренерами, наладить работу с ними;
  • вовлечь в процесс создания центра сотрудников разного уровня из множества подразделений, обеспечить их слаженную работу с учетом новизны задачи и сжатых сроков и т.д.

Проектный подход к решению HR-задач

Действия HR-менеджера, который заранее прошел обучение основам проектного управления, представлены в таблице.

Несложно понять, что без формирования проектной команды и четкого планирования внутреннего проекта задача не была бы выполнена в срок. Конечно, проектный подход - не панацея: при его использовании нельзя на 100% гарантировать, что желаемый результат будет достигнут. Однако применение этого подхода в значительной степени повышает вероятность эффективного решения различных задач, в том числе и в HR-области.

Проектный подход к решению HR-задач

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль