Можно ли наказать работника за утерю трудовой книжки?

18528
Горшнева Светлана Вячеславовна
Юрист, главный специалист по правовым вопросам Центра развития кадровых технологий, эксперт журналов «Справочник кадровика», «Всё для кадровика».
Пару месяцев назад ко мне подошел один из наших сотрудников и попросил дать ему на время трудовую книжку. Я где-то читала, что этого делать нельзя, но он так слезно умолял, что я не могла отказать. Выдала на один день. Под расписку. А недавно при встрече спрашиваю его: когда трудовую вернешь? Покраснел, замялся, потом признался, что потерял. Что теперь делать? Лица, назначенного приказом в качестве ответственного за хранение трудовых книжек, у нас нет. Да и не в этом дело. Меня больше волнует, кто будет «крайним» в данной ситуации: сотрудник, который потерял трудовую книжку, или я как работник кадровой службы? Я вообще считаю, что этого сотрудника надо привлекать к дисциплинарной ответственности! И еще. Каким образом теперь вести записи о работе: оформить новую трудовую книжку или сделать дубликат? Единственное, что у меня осталось, – это незаверенная копия потерянной трудовой книжки, вшитая в личное дело работника.

Скажем сразу: в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее - Правила) ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность же собственно за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Поскольку в силу каких-то обстоятельств такого лица в вашей компании нет, это означает только одно: работодатель не организовал должным образом работу по хранению трудовых книжек. А значит, он и будет нести ответственность за утерю трудовой книжки.

Итак, в целях недопущения подобных ситуаций работодатель должен был приказом назначить специально уполномоченное лицо, ответственное за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (ст. 62 ТК РФ)

Давайте разбираться дальше. Вправе ли вы были выдавать оригинал трудовой книжки? Если вы внимательно прочитаете п. 7 Правил, то увидите, что работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки. Аналогичная норма содержится в ст. 62 Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ). Внимание! Копию трудовой книжки или выписку из нее -а не саму трудовую книжку! Единственный случай, когда работодатель обязан выдать работнику оригинал трудовой книжки, - это увольнение (п. 35 Правил, ст. 84.1 ТК РФ).

Так что в вашей ситуации формально виноват не работник, а работодатель, на которого законодателем возложена обязанность по организации хранения трудовых книжек. Из чего делаем вывод - привлечь работника к дисциплинарной ответственности за утерю своей трудовой книжки нельзя.

Другой вопрос, можно ли привлечь к дисциплинарной ответственности вас как сотрудника кадровой службы, который выдал оригинал трудовой книжки ее владельцу. Только давайте уточним: привлечь к ответственности за что? За то, что работник трудовую книжку потерял? Однозначно - нельзя: нет причинной связи между выдачей вами оригинала трудовой книжки и ее потерей работником. Без этого нет состава дисциплинарного проступка, а значит, не может быть и ответственности.

НЕ ЗАБЫТЬ!

Оформить приказ о назначении лица, ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек

А вот за то, что вы выдали работнику оригинал трудовой книжки, к ответственности привлечь могут. При условии, что на вас надлежащим образом возложена обязанность по ведению и хранению трудовых книжек. В соответствии со ст. 192 ТК РФ работодатель имеет право применить дисциплинарное взыскание только за совершение дисциплинарного проступка, под которым понимается неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Но, насколько мы поняли, формально в ваши обязанности обеспечение сохранности трудовых книжек не входит. Получается, что, выдав работнику оригинал трудовой книжки, вы никаких своих обязанностей не нарушили. Значит, не может быть и ответственности за это.

И последний вопрос: что же делать теперь, когда трудовая книжка утеряна?

НЕЛЬЗЯ!

Использовать в качестве документа, устанавливающего трудовой стаж работника, копию трудовой книжки, сохранившуюся в личном деле работника

В соответствии с п. 31 Правил работодатель обязан оформить дубликат трудовой книжки, причем сделать это нужно не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. Когда работник будет писать такое заявление, советуем потребовать от него указать причины и обстоятельства утери трудовой книжки. В этом случае есть шанс, что впоследствии данное заявление может быть учтено при проведении проверки и привлечении работодателя к ответственности за нарушение трудового законодательства РФ.

Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется в соответствии с п. 9 Правил:
• фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
• образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Можно ли наказать работника за утерю трудовой книжки?

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат» (абз. 4 п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 «Об утверждении Инструкции по нарушение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек работодатель несет ответственность, установленную законодательством РФ (ст. 5.27 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях): заполнению трудовых книжек»; далее - Инструкция).

При оформлении дубликата трудовой книжки, в соответствии с п. 32 Правил, в него вносятся:
• сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
• сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

В разделе 7 Инструкции процедура выдачи дубликата трудовой книжки расписана более подробно.

В соответствии с п. 7.2, если работник до поступления к вам в организацию уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работы до поступления в вашу организацию, подтвержденном соответствующими документами.

НАШ СОВЕТ

В заявлении работника об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с ее утратой потребуйте указать причины и обстоятельства, при которых произошла утрата

 

Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и (или) непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Можно ли наказать работника за утерю трудовой книжки?

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (пример).

Получается, что именно работник теперь должен собирать соответствующие документы для подтверждения трудового стажа до работы в вашей организации (при наличии такового), а вы должны ему оказать в этом содействие. Вот только в чем конкретно это содействие работодателя должно выражаться, в Инструкции не установлено. На наш взгляд, это может быть написание писем-запросов в организации по предыдущим местам работы работника, утерявшего трудовую книжку, в целях более оперативного получения информации, т. к. в силу положений ст. 62 ТК РФ у работника могут возникнуть определенные трудности при запросе таких документов у предыдущих работодателей.

Резюме

Привлечь к дисциплинарной ответственности работника, потерявшего оригинал трудовой книжки, нельзя. Так же, как и работника кадровой службы, выдавшего работнику его трудовую книжку, если на него в установленном порядке не была возложена ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек в организации. Взамен утерянной трудовой книжки необходимо оформить дубликат на основании документов о трудовом стаже работника.

При этом ни в Правилах, ни в Инструкции не определен перечень документов, которыми должны подтверждаться соответствующие периоды трудовой деятельности. К таким документам можно отнести заверенные в установленном порядке приказы (распоряжения) по соответствующим кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении), трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, справки с предыдущих мест работы и т. п.

Таким образом, сохраненная в личном деле работника копия его трудовой книжки не может служить документом, подтверждающим трудовой стаж работника.

ПРИМЕР 1

Оформление дубликата трудовой книжки

Можно ли наказать работника за утерю трудовой книжки?Можно ли наказать работника за утерю трудовой книжки?Можно ли наказать работника за утерю трудовой книжки?



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль