Аутсорсинг расчета зарплаты: игра по правилам

4840
Не секрет, что многие проекты по переходу на аутсорсинг заканчиваются неудачей по причине неправильного выбора партнера. Поговорим о критериях, которые помогут руководителям, принявшим решение передать расчет заработной платы сторонней компании, оценить провайдера услуги.

Сегодня только на рынке Москвы более 1000 компаний заявляют, что оказывают качественные услуги по расчету заработной платы. Среди них - бухгалтерские, аудиторские, юридические организации и даже рекрутин-говые агентства. На успешность взаимодействия с провайдером влияет ряд факторов. При этом такие показатели, как размер компании, красивый сайт, любезный персонал, не всегда говорят о том, что сотрудничество окажется выгодным для обеих сторон.

Критерии оценки провайдера

«В первом приближении» провайдер оценивается по его «визитной карточке» в Интернете и по манере общения его работников. Следующий шаг - оценка по рекомендациям, однако и этот критерий служит только одним из индикаторов. Даже если ваши знакомые или партнеры уже пользовались услугами конкретной компании по расчету зарплаты и рекомендуют обратиться туда, следует все проверить самим. Позитивный опыт взаимодействия говорит о многом, но, к сожалению, не гарантирует успешности последующих проектов, равно как и отрицательный результат сотрудничества не означают окончательного «приговора» для провайдера, поскольку помешать могли неожиданные «подводные камни». Поэтому инициатору проекта обязательно нужно провести тендер, в том числе и среди рекомендованных провайдеров.

Процесс выбора компании, предоставляющей услуги по расчету зарплаты, можно разделить на следующие этапы:

1. Первичный отбор по формальным критериям.

2. Запрос коммерческого предложения и анализ условий договора.

3. Личная встреча с представителями провайдера.

4. Окончательный выбор провайдера.

5. Заключение договора.

Остановимся на каждом этапе подробнее.

Первичный отбор по формальным критериям

Компании, которые допускаются к участию в следующем этапе отбора:

  • работающие более двух лет на рынке услуг по расчету заработной платы;
  • имеющие систему страхования ответственности и достаточный лимит возмещения по одному страховому случаю;
  • занесенные в реестр операторов, обладающих правом обрабатывать персональные данные;
  • использующие для расчета зарплаты такое же программное обеспечение, как и компания-заказчик. Это позволит существенно сократить переходный период и упростит передачу данных для ведения бухгалтерского учета;
  • являющиеся членами профессиональных сообществ (Московской торгово-промышленной палаты, Российской торгово-промышленной палаты, различных бизнес-ассоциаций, международных объединений);
  • являющиеся участниками какого-либо официального рейтинга.

Цель данного этапа - за короткое время отобрать от четырех до шести компаний по формальным критериям. Нужно получить информацию, которую легко можно проверить по документам, на сайтах уполномоченных организаций и т.п. Обратите внимание: на данный момент деятельность по аутсорсингу расчета заработной платы не лицензируется.

Первым делом стоит составить расширенный список из 8-10 провайдеров. Способы их выбора могут быть разными. Один из них - отбор на основе рейтинга компаний в области аутсорсинга учетных функций РА «Эксперт» (раздел «Расчет заработной платы»), эта информация опубликовывается на сайте рейтингового агентства. Второй - поиск в Интернете с использованием таких запросов, как «расчет заработной платы», «payroll», «аутсорсинг расчета заработной платы». На изучение сайта каждой организации потребуется не более 15 минут, при этом стоит обратить внимание на дату публикации последней новости, а также оценить, насколько полной и понятной оказалась представленная информация.

Компании, которые не следует допускать к участию в следующем этапе отбора:

  • не предоставившие заполненную анкету или ответившие позже установленного срока;
  • оказывающие услуги по расчету заработной платы менее двух лет (скорее всего, у них нет достаточного опыта, в том числе ошибок и неудач, преодоление которых позволяет создавать эффективные процедуры);

отсутствующие в реестре операторов, обладающих правом обрабатывать персональные данные (с реестром можно ознакомиться на сайте Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор): http://www.rsoc.ru/ personal-data/register);

не имеющие системы страхования ответственности или - при наличии таковой - обеспечивающие недостаточный размер лимита возмещения по одному страховому случаю (проверить данную информацию можно, запросив у провайдера копию страхового полиса. Наличие его - один из основных критериев, т.к. это повышает вероятность покрытия возможных претензий со стороны фискальных органов или сотрудников организации).

Следующий шаг - рассылка выбранным провайдерам анкеты (прил. 1) на адреса, указанные на сайтах. Анкету стоит сопроводить кратким письмом о том, что ваше предприятие проводит тендер среди компаний, оказывающих услуги по расчету зарплаты. В нем нужно сообщить, какое количество сотрудников планируется передать для расчета зарплаты, перечислить этапы тендера (первый из них - отбор по заполненным анкетам, по результатам которого претендентам будет предоставлена дополнительная информация для подготовки коммерческого предложения), обязательно отметить, к какому сроку должна быть заполнена анкета. При этом стоит обратить внимание на скорость реакции на ваш запрос. Кроме того, желательно также направить официальное письмо на бланке организации с подписью руководителя и печатью, а после этого позвонить и прокомментировать свое предложение, что подтвердит серьезность намерений и порядочность заказчика. Таким образом, в выборку попадут именно те провайдеры, которые были проинформированы должным образом и которые захотели участвовать в тендере.

Запрос коммерческого предложения и анализ условий договора

У пяти-шести компаний, выбранных по итогам первого этапа, следует запросить коммерческое предложение и типовой договор. Данный документ важно изучить до личной встречи с представителями провайдера, чтобы она прошла максимально эффективно. На переговорах же следует выяснить, насколько гибко компания подходит к вопросу изменения некоторых положений свого типового договора. Для его оценки можно воспользоваться перечнем ключевых моментов, которые необходимо внести в договор оказания услуг, представленный в приложении 2. Особо стоит выделить пункты, где описывается ответственность провайдера, сроки и размер возмещения ущерба, а также процедура расторжения договора и порядок оплаты услуг.

Оценивая коммерческое предложение, имеет смысл обратить внимание на цену, т.к. это один из важных критериев отбора. Причем некорректно проводить сравнение по такому фактору, как стоимость расчета на одного человека, поскольку провайдеры включают разные услуги в базовый пакет. Необходимо внимательно изучить, что входит в базовый пакет, что - в дополнительный, и вывести среднюю цену.

Низкая стоимость услуг может говорить, с одной стороны, о том, что не все необходимые услуги включены в базовый пакет, а с другой - что расчетный центр компании находится в другом регионе и это позволяет оператору экономить на издержках и предлагать более привлекательную цену.

Личная встреча с представителями провайдера

На встрече с представителями провайдера нужно прояснить следующие вопросы:

  • как организовывается совместная работа в программе по учету кадров и расчету заработной платы менеджера по персоналу компании-заказчика и специалиста по расчету зарплаты со стороны исполнителя;
  • стоимость и сроки переходного периода, так называемого start-up;
  • сколько бухгалтеров по расчету зарплаты будет занято в проекте;
  • как будет проходить обмен информацией;
  • как контролируется процесс оказания услуг;
  • наличие системы контроля качества;
  • процедура замены бухгалтера в случае болезни, отпуска, увольнения;
  • процедура обеспечения конфиденциальности данных;
  • средняя скорость реагирования на запросы;
  • какие трудности могут возникнуть на переходном этапе, какие - в процессе работы;
  • сроки расчета заработной платы;
  • процедура подготовки, согласования и предоставления отчетности;
  • порядок ответов на вопросы персонала о начислении зарплаты.

Аутсорсинг расчета зарплаты: игра по правилам

Важно, чтобы на все эти вопросы у представителей аутсорсинговой компании были четкие ответы.

Кроме того, на встрече нужно подробно остановиться на описании особенностей расчета зарплаты в вашей организации, а также выяснить, смогут ли провайдеры подстроиться под бизнес-процессы заказчика и какие готовые решения они могут предложить.

Окончательный выбор провайдера

Чтобы сделать окончательный выбор провайдера, нужно сравнить предложения компаний -участников тендера и результаты встреч. Также с помощью специальной таблицы (прил. 3) следует сопоставить все факторы, влияющие на организацию работы, скорость реализации проекта и конечную стоимость услуг.

Заключение договора

После того как сделан окончательный выбор, следует запросить у победителя тендера:

  • окончательный вариант договора со всеми правками;
  • схему перехода на аутсорсинг в письменном виде с указанием сроков и ответственных лиц.

Чтобы соблюсти Федеральный закон Российской Федерации от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», обязательно нужно составить приказ о передаче в соответствии с договором на оказание услуг функции расчета заработной платы сторонней организации и ознакомить с ним всех сотрудников под роспись. Кроме того, нужно внести соответствующие изменения в Положение о защите персональных данных.

***

К сожалению, не приходится говорить о единственно верном и абсолютно точном критерии выбора провайдера. Сделать правильный выбор позволяет только совокупность разных факторов - формальных и неформальных, в том числе и впечатления от личного общения с представителями провайдера.

Приложение 1.

Анкета участника тендера по расчету заработной платы

Аутсорсинг расчета зарплаты: игра по правилам

Приложение 2.

Анализ договора

Аутсорсинг расчета зарплаты: игра по правилам

Приложение 3.

Сравнение предложений компаний - участников тендера

Аутсорсинг расчета зарплаты: игра по правилам

Аутсорсинг расчета зарплаты: игра по правилам

Мнение эксперта

Натэлла Бармакова,
преподаватель курса «Управление персоналом» ММВШБ «МИРБИС», независимый эксперт в области управления персоналом, г. Москва

Аутсорсинг расчета зарплаты: игра по правилам

Аутсорсинг расчета зарплаты: игра по правиламАутсорсинг расчета зарплаты: игра по правилам

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль