Образец докладной записки “Довожу до вашего сведения”

59197
Образец докладной записки “Довожу до вашего сведения”
Докладная записка "Довожу до вашего сведения" существенно отличается от служебной записки. В каких случаях работник должен написать именно докладную записку и как ее правильно оформить? Разберем эти вопросы в статье на примере образца докладной записки "Довожу до вашего сведения".

Из этой статьи вы узнаете:

Понятие и цели докладной записки: довожу до Вашего сведения

Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали - снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.

Докладные записки составляются в тех случаях, когда работник хочет:

  • проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение),
  • выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем,
  • а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.

Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.

Виды докладных записок

В зависимости от содержания записки “довожу до Вашего сведения” выделяют несколько ее видов. Направленность докладной также выделяется в отдельные категории. Итак, докладные бывают:

  • инициативные;
  • информационные;
  • отчетные;
  • внешние;
  • внутренние.

Инициативная призвана побудить к действию лицо, которому она адресована. Призвана заставить должностное лицо принять какое-либо решение или издать указ. Поэтому в содержании такого документа должны быть подробно изложены факты, а также рекомендации и предложения по улучшению процессор труда. Для руководителя текст должен быть читаем и понятен, а сформулированные выводы лаконичны.

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Информационная докладная записка преследует несколько иную цель. Она призвана просто передать информацию должностному лицу о случившемся факте или событии. Она должна содержать подробности происшествия или события, а также методы применяющегося труда.

Когда мы читаем “Довожу до Вашего сведения” в отчетном документе, то содержанием его должен выступать отчет о завершенном проекте или проделанной работа. Также может содержаться отчет о выполненном поручении и т.д.

По направленности выделяют внутренний и внешний документ.

Внешняя докладная записка направлена на предоставление информации сторонним организациям, к примеру, руководителю головной компании. Такой документ должен оформляться на фирменном бланке компании и должен содержать все реквизиты исходящей документации.

Проставляется исходящий номер и дата документа, и производится его регистрация в соответствующем журнале. Помимо этого указывается лицо, которому она адресована.

Внешнюю докладную возможно передать как посредством почтовой пересылки, так и передать лично в канцелярию компании, в адрес которой она направляется.

Внутренняя же записка остается в пределах компании.

Образец докладной записки: Довожу до Вашего сведения

Часто докладные составляют не только специалисты, но и рабочие. В процессе они часто допускают исправления и ошибки и не только в оформлении. Для минимизации подобных ситуаций возможно разработать ряд типовых образцов, на основе которых каждый работник сможет грамотно составить документ.

Папку с образцами документов возможно хранить или на информационном стенде или в канцелярии. Главное, чтобы у сотрудников был к ней свободный доступ.

Разработанные шаблоны должны быть утверждены руководителем компании.

Содержание докладной записки “Довожу до Вашего сведения”

В зависимости от содержания докладной записки автор может сформулировать в ней выводы, предложения или ограничиться простым изложением фактов. Исходя из этого структура докладной записки, как правило, представлена следующими смысловыми разделами.

Структура документа довожу до Вашего сведения

Раздел 1. Констатирующий: изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для написания текста.

Раздел 2. Анализирующий: анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы. Данный раздел является рекомендательным - его наличие зависит от конкретных обстоятельств.

Раздел 3. Резюмирующий: описание выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять.

Прежде всего, в докладной записке необходимо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст записки излагается от первого лица единственного числа.

Посмотрите видео по теме:

Довожу до Вашего сведения - избавляемся от слов-паразитов

Не делайте «вступительных речей»: не надо никаких «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что...» и т. д. Лучше начать изложение так: «По Вашему поручению я провела...», «Во исполнение приказа...», «В соответствии с планом...» и т. п.

Избавляйте текст от «слов-паразитов» - они производят не самое приятное впечатление и говорят о недостаточном словарном запасе автора. Не рекомендуем в заключительной части текста писать: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т. п.

В конце записки следует четко указать вносимое предложение (или просьбу), сделать выводы. Заканчивать текст лучше словами: «Считаю необходимым... (целесообразным и т. д.)», «Предлагаю...», «Прошу... (выделить, направить)» и т. п.

Составляя документ, не забывайте, что «краткость - сестра таланта». С учетом занятости адресата он пробежит глазами первую страницу и либо примет решение, либо забудет об изложенных предложениях, на вторую же у него, скорее всего, не хватит времени.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Образец оформления докладной записки: довожу до Вашего сведения

Внутренние докладные записки составляются с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:

  • автор записки - наименование структурного подразделения;
  • наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата документа - дата составления записки;
  • регистрационный (исходящий) номер документа;
  • адресат (должностное лицо, к которому обращаются);
  • заголовок к тексту;
  • текст документа;
  • отметка о наличии приложения (если оно есть);
  • подпись составителя.

Правила оформления докладной записки

Правила оформления докладной записки

Образец докладной записки “довожу до вашего сведения”Увеличить изображение >>>

Правила оформления докладной записки: довожу до Вашего сведения

Правило 1. При адресовании записки должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование структурного подразделения организации указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Правило 2. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание докладной записки. В нем не рекомендуется использовать глагольные конструкции. Заголовок к тексту оформляется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и начинается предлогом «О» или «Об».

Правило 3. Записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или в их сочетании.

Правило 4. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.

Правило 5. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего записку; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Регистрируются докладные записки в специальных регистрационных формах, например в Журнале регистрации докладных и объяснительных записок.

Итак, сегодня мы разобрали основные вопросы, касающиеся докладных записок. Считаем данный инструмент очень удобным в применении, как внутри компании, так и за ее пределами. Составленный документ должен быть лаконичен и отражать суть вопроса. Утвержденные шаблоны помогут избежать ненужных ошибок при ее составлении.

Примеры докладных записок

Докладная записка о планировании времени использования отпусков

Докладная записка о планировании времени использования отпусков

Докладная записка о планировании времени использования отпусковУвеличить изображение >>>

Пример оформления докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте

Пример оформления докладной записки об отсутствии работника на рабочем месте

Пример оформления докладной записки об отсутствии работника на рабочем местеУвеличить изображение >>>

Пример оформления докладной записки о необходимости привлечения к работе в выходной день

Пример оформления докладной записки о необходимости привлечения к работе в выходной день

Пример оформления докладной записки о необходимости привлечения к работе в выходной день)Увеличить изображение >>>

Пример оформления журнала регистрации служебных записок (фрагмент)

Пример оформления журнала регистрации служебных записок (фрагмент)

Пример оформления журнала регистрации служебных записок (фрагмент)Увеличить изображение >>>

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль