АСУП: избежать невозможно?!

3207
Перед каждой компанией, которая растет и развивается, рано или поздно встает задача автоматизации бизнес-процессов, и в частности функций кадрового менеджмента. Но разобраться в существующих HRM-решениях, оценить возможности разных программных продуктов не так просто, как кажется на первый взгляд. Выбор, приобретение, внедрение и адаптация такой системы - ответственный и трудоемкий процесс, на который влияет множество индивидуальных факторов.

HRM-система: на старт... внимание... внедряем!

Если необходимость автоматизированных бухгалтерских систем для абсолютного большинства компаний малого, среднего и крупного бизнеса очевидна, то относительно автоматизированных систем управления персоналом существуют разные мнения. Одни руководители легко соглашаются с идеей «делегировать» решение части HR-задач специализированным программным модулям, которые охватят основные аспекты деятельности службы персонала и позволят ей работать с большими объемами данных в оперативном режиме. Другие считают подобные вложения в HR-департамент избыточными, не оправданными с точки зрения эффективности и возлагают надежды на «стандартный» пакет офисных программ. Однако по мере укрепления рыночных позиций компании ее бизнес-задачи усложняются, соответственно растет и штат сотрудников, появляются стратегические цели в HR-области. Без вспомогательного «софта», учитывающего специфику кадрового менеджмента, служба персонала рискует «захлебнуться в бумаге», а временные затраты на выполнение тех или иных функций «вручную» (например, подготовка отчетов об оценке, ввод данных по итогам различных мероприятий и т.д.) будут все больше.

В успешных компаниях с регулярным менеджментом кадровая служба со временем «перерастает» сугубо учетные функции и входит в число ключевых подразделений, чья деятельность тесно связана с повышением прибыльности. На этом этапе становится очевидной важность автоматизации.

В то же время выбор, приобретение, внедрение и адаптацию АСУ можно отнести к разряду стратегических бизнес-задач. На любом предприятии это сложный и многофакторный процесс, в котором принимают участие целые проектные группы.

Три подхода к выбору HRM-решения

Существует три основных решения задачи автоматизации кадровых процессов: покупка готового программного продукта (отдельного модуля или системы), разработка системы внешним провайдером на основе техзадания с учетом всех индивидуальных параметров, создание (или значительная доработка) готового ПО силами собственного IT-отдела. Какой из этих вариантов в конечном итоге будет выбран и реализован, зависит, во-первых, от целей, которых компания планирует достичь с помощью автоматизации, во-вторых, от наличия необходимых материальных и человеческих ресурсов.

Первый вариант чаще всего организации выбирают в надежде решить четко определенные локальные задачи. При этом речь может идти о внедрении не целостной АСУ, а только одного-двух модулей, например для кадрового администрирования или оценки персонала.

Второй вариант оптимален для крупного предприятия со сложной структурой и множеством подразделений, имеющих разноплановые задачи. В этом случае не только стандартные офисные программы, но и масштабная автоматизированная система с готовыми модулями не охватывает «по умолчанию» всего спектра конкретных задач, не учитывает индивидуальность организации. Тогда автоматизация начинается с подготовки подробного техзадания, по которому в дальнейшем работает провайдер. Этот подход подразумевает тесный контакт представителей провайдера с заказчиком на всех этапах, включая внедрение и адаптацию.

Многие эксперты сравнивают современные HRM-системы, разработанные на основе индивидуального техзадания под конкретного клиента, со своего рода конструктором, где из отдельных «кубиков» собираются рабочие места, заранее определяются формы отчетов, таблиц и т.п.

Третий вариант могут позволить себе реализовать только те компании, которые обладают одновременно и значительными материальными ресурсами, и отличной собственной IT-базой, имеют в штате высококвалифицированных и опытных программистов-разработчиков, в том числе с профессиональными сертификатами. Чаще всего это корпорации с огромным числом сотрудников, имеющие филиалы, как, например, «Вымпелком» (там собственная автоматическая система управления человеческими ресурсами внедрена в 2010 году).

Таким образом, если руководство компании приняло принципиальное решение об автоматизации HRM-процессов, будет реализован один из трех вышеописанных вариантов. Но в любом случае чрезвычайно важно, чтобы HRM-решение по своему функционалу и технологии соответствовало стратегическим целям и масштабам предприятия. «Выбор в пользу решения только для управления персоналом или интегрированной системы в значительной степени зависит от задач компании и в определенном смысле становится продолжением не столько HR-, сколько IT-стратегии всей компании, - поясняет Василий Мурашов, эксперт по внедрению HRM-систем. - Нередко организации целенаправленно ищут возможности заменить разнородные автоматизированные модули интегрированной системой, которая максимально покроет весь необходимый функционал - от стратегического планирования до управления всеми ресурсами предприятия, учета и отчетности».

Диалог с руководством: кадровый учет решает все?

«Простой» кадровый учет на самом деле сфера трудоемкая. Например, типична ситуация, когда деятельность HR-отделов поддерживается теми или иными программными приложениями для автоматизации процессов учета движения персонала, расчета заработной платы и т.д., но при этом кадровые данные подразделений хранятся разрозненно (нередко - на бумажных носителях). Чем крупнее предприятие, тем больше объемы информации. Для того чтобы сформировать отчет или провести тот или иной анализ, связанный с персоналом, приходится потратить много времени и сил.

С точки зрения HR-менеджмента основная «прелесть» централизованной автоматизированной системы заключается в том, что она позволяет сформировать единую информационную среду, своего рода мегахранилище с возможностью моментального доступа к нужным сведениям (см. табл.). АСУ дает возможность формировать сводные отчеты и получать интересующую руководителя информацию быстро, с минимальным риском ошибок. С технологической точки зрения АСУ для потребностей кадрового менеджмента создаются как на отечественных платформах российскими разработчиками, так и на основе зарубежных HR-моду-лей промышленных ERP-систем. И те и другие модули имеют своих «поклонников». Первые обычно хвалят за учет специфики российских кадровых методик, а вторые - за высокую функциональность, возможность реализовывать «сквозные» бизнес-процессы.

АСУП: избежать невозможно?!Юрий Горковенко,
директор по персоналу, компания «Петротек», Москва

Основная HR-функция, требующая автоматизации, - кадровый учет. В настоящее время этот участок в большинстве компаний автоматизирован с помощью 1С и дополнительно связан с бухгалтерским модулем. Это позволяет безболезненно решать вопросы приема, перевода сотрудников, начисления зарплаты, вести кадровое администрирование в небольшом объеме. Остальные процессы управления персоналом, касающиеся оргструктуры, обучения, как правило, требуют применения более сложных систем (SAP, Oracle и др.). Но целесообразность внедрения высокоуровневой АСУ в значительной степени зависит от масштаба компании. Если численность персонала не превышает 50 человек, использование сложных HRM-модулей едва ли оправданно. И наоборот, в крупных организациях, где учет может вестись на тысячу человек и более, все HR-процедуры разумно автоматизировать. Кроме того, важно с самого начала определить главную задачу, которую планируется решать с помощью HRM-системы. Так, для одних предприятий первичны вопросы унификации управленческих схем, расширения «зоны влияния» HR-службы, а для других - снижение трудозатрат на участке кадрового учета. Нельзя сбрасывать со счетов и тот факт, что область управления персоналом всегда автоматизируется «по остаточному принципу» - сначала идут финансы, затем логистика и только потом - функции кадрового учета и управления человеческим ресурсом. Мне доводилось встречать огромные компании, которые планировали обучение и решали другие HR-за-дачи «на руках», без автоматизированных систем. Если HR-департаменту необходимо «пробить» приобретение специализированного ПО, то, как показывает практика, к разговору с собственником нужно серьезно подготовиться: представить расчет снижения трудозатрат на ведение кадрового учета или на организацию обучения и показать выгоду для бюджета, пояснить, как система поможет сэкономить в долгосрочном периоде.

Благодаря HR-информации, своевременно полученной с помощью АСУП, у руководства компании всегда существует наглядная картина состояния человеческих ресурсов организации. Можно легко оценить и достижения, и проблемные участки. К примеру, показатели уровня профессиональной компетенции могут послужить основой для принятия решения об обучении тех или иных сотрудников, а соотношение бюджетных показателей с планируемым повышением зарплаты или начислением бонуса помогает решать задачу построения компенсационных схем.

И все же выгода от внедрения АСУП порой не очевидна собственнику. Тем более что затраты на автоматизацию не ограничиваются стоимостью самого «софта» и его установки на компьютеры. Процесс внедрения зачастую требует замены серверов и оборудования, всегда возникают расходы на адаптацию и доработку. Многое зависит и от условий договора с провайдером.

Сотрудники, которые видят, как автоматизация могла бы ускорить их рабочие процессы, не всегда обладают должным уровнем технической компетентности и авторитетом, чтобы аргументировать необходимость временных и материальных затрат, сопряженных с автоматизацией (особенно если речь идет не о внедрении отдельного модуля, а о полномасштабной системе).

Найти своего провайдера

В настоящее время на рынке присутствует значительное количество компаний-поставщиков специализированного программного обеспечения, и заказчику достаточно сложно сориентироваться. Как из этого многообразия выбрать «своего» провайдера?

Марина Ленкевич, независимый консультант по управлению персоналом, советует первым и основным критерием выбора считать надежность компании, предлагающей программный продукт по автоматизации управления персоналом. «О надежности поставщика говорит не столько его громкое имя, сколько наличие лицензий и сертификатов, сопровождающих программный продукт (необходимо требовать их оригиналы), а также наличие рекомендаций или благодарственных писем от реальных клиентов, - отмечает г-жа Ленкевич. - Наоборот, сотрудничество с ненадежным поставщиком ПО, который не может представить ни подлинников лицензий, ни иных «верительных» грамот, подтверждающих его безупречную репутацию и компетентность, вероятно приведет к потере времени и незапланированным расходам на решение всех проблем при внедрении и адаптации программы.

АСУП: избежать невозможно?!

Конечно, на рынке до сих пор встречается немало «ненадежных поставщиков», предлагающих установку информационных систем без надлежащих сертификатов и лицензий (проще говоря, взломанный, пиратский «софт»). Эти предложения по-прежнему пользуются спросом у ряда российских компаний, так как привлекают, прежде всего, низкой ценой. Но в основном пиратский «софт» имеет хождение в сегменте малого и среднего бизнеса. Крупные и брендовые компании относятся к выбору провайдера крайне щепетильно, поскольку использование нелицензионных программных продуктов подрывает репутацию самого покупателя и, что хуже всего, повышает вероятность утечки коммерческой информации.

При выборе самого программного продукта для нужд HR-подразделений стоит обратить внимание на комплекс универсальных характеристик.Татьяна Климентьева, директор по персоналу Инвестиционной группы АБСОЛЮТ, уверена, что приоритетные требования к кадровому «софту» - наиболее полная автоматизация всех HR-функций с минимальной доработкой, возможность подстроить его под конкретные задачи без участия программистов, а также совместимость с системой бухгалтерского учета. И конечно, большое значение имеет стоимость.

Помимо «частных» требований к программному продукту, на выбор влияют такие важные факторы, как масштаб бизнеса, зрелость бизнес-процессов управления персоналом в компании и объем задач, решению которых должна способствовать система. Нередко важную роль также играет отраслевая специфика.

По словамИгоря Губанова, директора практики систем управления персоналом Департамента корпоративных систем управления компании IBS, чрезвычайно эффективными продуктами в области автоматизации HR-блока выступают системы SAP ERP HCM и Oracle HCM. «Эти масштабные разработки рассчитаны на компании с количеством персонала в несколько тысяч и более. В части отраслей уже традиционно используют SAP, а в некоторых предпочитают Oracle. Малым и средним предприятиям можно выбирать не столь крупные системы, скажем, в багаже нашей компании есть и проекты внедрения систем уровня 1С, Microsoft Dynamics», -поясняет г-н Губанов.

АСУП: избежать невозможно?!

Стоит отметить еще один важный момент. Принимая решение о приобретении и установке той или иной высокоуровневой информационной системы для автоматизации кадровой деятельности, нужно учитывать, что она большая и сложная. Консультанты, работающие в компаниях-провайдерах, нередко сталкиваются с желанием заказчика сэкономить на установке и внедрении. Стоит принять как факт: ее невозможно «самому поставить на компьютер» и «разобраться за выходные, в крайнем случае, за неделю». Просьбы «дайте дистрибутив, я сам установлю и разберусь» поступают регулярно, но не могут иметь другого результата, кроме бессмысленной траты времени.

Попробуем описать алгоритм выбора программного обеспечения для нужд HR-подразделения. Прежде всего, компания должна определить цели, которых планирует достичь с помощью автоматизации сферы управления персоналом, и первоочередные задачи, которые нужно решить в связи с этим. Затем подготовить перечень требований к системе (или программному модулю). Следующий шаг - формирование проектной группы, которая будет заниматься выбором. В нее обязательно должны войти представители как HR-департамента, так и IT-службы.

Большое значение имеет и то, кто выступает инициатором проекта и кому принадлежит «решающее слово». Если это менеджер HR-отдела, преследующий строго определенные цели, то, скорее всего, речь пойдет о приобретении специализированного модуля. Если же решение принимает директор по персоналу или генеральный директор, перед которым стоит задача выбора HRM-программы как важной части ERP-системы предприятия, тогда необходимо комплексное решение «на перспективу» с широкими функциональными возможностями.

Требуются эксперты

Недостаточная компетентность HR-специалистов в области автоматизации - довольно распространенное «узкое» место при внедрении HRM-систем. При этом сотрудники IT-отделов, ревниво относящиеся к своему «рабочему полю», не горят желанием их учить.

Татьяна Климентьева рассказывает: «При адаптации кадрового продукта к нашим потребностям (используем 1С для ведения кадрового учета и ежегодной оценки персонала и E-staff - для подбора персонала) мы столкнулись с тем, что при доработке программы (не системные изменения) возникают проблемы, требующие постоянного внимания программистов. Поэтому стараемся пользоваться версией с минимальными изменениями».

Но «тактика невмешательства» на этапе адаптации не всегда срабатывает. Василий Мурашов считает, что проблема не столько в уровне технической грамотности HR-менеджеров, сколько в неправильном формировании команды внедрения в целом и неверной постановке задач. «В процессе внедрения АСУП естественным образом происходит сближение HR- и IT-департаментов. Менеджеру по персоналу не стоит бояться системы. Но и хороший IT-специалист по внедрению должен иметь знания в области тех процессов, которые автоматизируются», - говорит Василий Мурашов.

Многие проблемы, возникающие при внедрении и на первых этапах взаимодействия сотрудников с новой системой, могут быть разрешены только при непосредственном участии опытного консультанта по АСУ - как внутреннего специалиста компании, так и представителя провайдера (или компании-интегратора).

Участие квалифицированных экспертов в процессе автоматизации кадровой деятельности позволяет не только максимально быстро обучить персонал работе с новым программным обеспечением, но и преодолеть традиционное сопротивление нововведениям. «Значительно ускорить обучение работе с новым «софтом» помогает предварительная установка демоверсий, краткие и четкие инструкции, -поясняет Татьяна Климентьева. - Хороший прием -заранее подготовить одного или нескольких человек (зависит от общего количества сотрудников, которые будут работать с программой), чтобы в процессе внедрения они брали на себя функцию наставников по отношению к коллегам». Для преодоления сопротивления важно показать настоятельную необходимость внедрения HRM-системы, а также ощутимые преимущества от использования новых программных продуктов. Этой цели можно достичь с помощью ознакомительного семинара с участием специалистов HR-департамента, IT-отдела и представителей провайдера.

Автоматизация системы управления персоналом требует не только привлечения квалифицированного партнера по внедрению, но и целенаправленных усилий со стороны HR-менеджмента (и всех сотрудников, поддерживающих внедрение АСУП). Процесс этот в любом случае не будет легким. Однако и усилия, и вложения полностью оправданны: деятельность современной компании не может быть в должной мере продуктивной без эффективного управления человеческими ресурсами. В XXI веке слова «эффективность» и «автоматизация» если не синонимичны, то, во всяком случае, близки по значению.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль