Автоматизация кадровых процессов: анализируй это

3226
В наши дни большинство средних и крупных компаний имеют опыт работы с HRM-системами. Иногда автоматизация касается только основных функций кадрового учета, но все чаще внимание руководителей привлекает возможность полномасштабного внедрения программного обеспечения в сфере управления персоналом. Это сложный процесс, требующий постоянного наблюдения со стороны менеджмента и оценки соответствия HRM-систем тем целям и задачам, которые стоят перед компанией, а также ее корпоративным стандартам.

Список требований: от общего к частному

Внедрение специального программного обеспечения в сферу управления персоналом имеет смысл начинать с оценки практической необходимости этого шага и выбора оптимального масштаба автоматизации кадровых процессов. Этап предварительного анализа можно значительно упростить путем тщательной проработки технических требований к HRM-системам, которая осуществляется в тесном контакте с IT-специалистами компании.

В существующей профессиональной практике кадрового менеджмента список приоритетных требований, предъявляемых к программному продукту, представляется довольно весомым:

  • возможность интеграции системы в имеющуюся в организации программную среду, быстрое внедрение и простота использования (это главное);
  • минимум внутренних ресурсов для ее обслуживания;
  • максимальная независимость уже внедренного продукта от компании-интегратора (его сайта и ресурсов, специалистов). При этом на этапе внедрения и адаптации, наоборот, необходима постоянная техническая поддержка со стороны провайдера;
  • возможность быстрого свободного распространения (установки) софта на рабочие места специалистов удаленных подразделений, также необходим обширный сетевой потенциал продукта;
  • наличие и предоставление электронного редактируемого обучающего контента;
  • возможность самостоятельных локальных изменений в программе и контенте (особенно важно на этапе адаптации), а также загрузки и выгрузки данных в общедоступных электронных редакторах (Word, Excel и т.п.);
  • постепенный переход от частного к общему: модульная (опционная) организация программы с возможностью добавления отдельных модулей и «достройки» системы по мере необходимости;
  • разумная цена - в кризисный и посткризисный период, когда приходится экономить на всем, в том числе на софте и его «апгрейдах», ценовая конкуренция между компаниями, предлагающими специальное программное обеспечение, естественным образом возрастает.

В числе универсальных критериев выбора софта для решения собственных бизнес-задач можно также назвать известность провайдера, наличие у его представителей опыта сотрудничества с предприятиями определенной отрасли, а также опыта внедрения и поддержки программного обеспечения в компаниях, соответствующих уровню заказчика. Но следует учитывать, что в каждом конкретном случае на выбор «кадрового софта» влияет множество индивидуальных факторов (от размера выделенного бюджета до личных предпочтений руководства организации).

ERP-система панацея?

В последнее десятилетие на российском рынке все больше распространяются ERP-системы. Это целые программные комплексы управления предприятием, которые чаще всего применяются в крупных корпорациях. Безусловный «плюс» ERP-систем в том, что они позволяют организовать управленческий учет по всей компании через создание единого информационного пространства.

Однако едва ли стоит воспринимать ERP-систему как панацею и «палочку-выручалочку» для решения всех задач кадрового менеджмента (тем более российского, имеющего свою специфику). Существует и ряд сложностей, и определенные отрицательные моменты при ее использовании.

Так, известны выводы десятилетних исследований, проведенных профессионалами в области менеджмента Вильямом Джойсом и Брюсом Роберсоном. Они изучили бизнес-показатели и управленческие модели 160 компаний. Полученные результаты были опубликованы в Harvard Business Review в июле 2003 г. Авторы подчеркнули, что самое важное для успешного управления предприятием - не само по себе внедрение системы автоматизации (ERP или CRM), а ее безупречное применение на практике, планомерная реализация всех заложенных в программу возможностей. Но нередко случается так, что полноценного использования ERP-системы в компании так и не происходит - например, по причине нехватки менеджерских компетенций у тех, кто занимается ее внедрением, отсутствия регулярного обучения работе с системой, недостаточной «грамотности» персонала в IT-сфере, что приводит к минимизации запросов к уже внедренной системе, ошибкам при обмене данными и т.д.

Поэтому представителям российского кадрового менеджмента, в частности HR-специалистам, важно обосновать целесообразность внедрения ERP-систем на конкретном предприятии. Как показывает практика, возможности многих офисных программных продуктов, используемых в средних и крупных компаниях «по умолчанию», позволяют решить большинство задач, связанных с управлением персоналом, без установки ERP-систем. «Традиционные» кадровые функции вполне успешно были реализованы в программной среде 1C версии 7.7, а новые релизы, начиная с 1С 8.0, позволяют подгружать обновляемые программные модули, связанные с развивающими, обучающими оценочными функциями HR-подразделений.

Есть и другие факторы, побуждающие специалистов относиться к ERP-системам без излишнего восторга. Так, в отчете Panorama Consulting, в котором анализируются успехи и неудачи ERP-внед-рений за 2010 г., говорится, что в период с 2009 г. почти в два раза (с 35 до 61%) увеличилось число проектов с сильно затянутыми сроками и в полтора раза (с 51 до 74%) стало больше проектов, по которым оказался существенно перерасходован бюджет. Эти цифры, конечно же, никоим образом не означают, что ERP-си-стемы «плохи» или бесполезны. Но они подчеркивают огромную важность предварительного анализа внутренней среды предприятия и его реальных потребностей именно в таком типе специализированного программного обеспечения, а также его грамотного пошагового внедрения и адаптации.

Стыковка и внедрение: как избежать конфликтов

Не секрет, что при адаптации программного продукта к потребностям компании зачастую необходимы доработки. Не всегда процесс «стыковки» кадрового софта с другими системами компании проходит мирно и гладко.

Так, на одном из крупных предприятий приобретенный модуль e-learning долго существовал «в параллельных реальностях» с уже имеющимся софтом. Поиск возможности корректного обмена данными о персонале между базами систем превратился в рутинную и утомительную процедуру, и ее так и не удалось полностью реализовать. Между тем этой проблемы не возникло бы, если бы еще до приобретения e-learning-модуля были тщательно проработаны требования его совместимости с другими программными модулями и проведена оценка возможностей взаимной интеграции.

Стоит отметить, что, хотя выбор кадрового софта довольно велик, российские менеджеры в основном консервативны в своих предпочтениях и доверяют, как правило, системам, прошедшим испытание временем. Тем более что внедрение новых версий «старых» программ обычно расширяет возможности и для решения задач по управлению персоналом.

Так, в нашей компании, кроме традиционных функций кадрового учета, осуществляемых с помощью 1С, с успехом реализована система корпоративной оценки персонала на основе приобретенного модуля «1С: Оценка». Благодаря его установке мы получили возможность пользоваться уже имеющимися в программе известными психометрическими методами диагностики, профессионального отбора, оценки мотивации, ролевого поведения, компетенций руководителей.

При адаптации модуля к потребностям компании и нашим HR-задачам мы подготовили, апробировали, ввели в систему и начали использовать более ста профессиональных опросников. Это позволило в сжатые сроки проводить комплексную оценку деятельности практически всех сотрудников холдинга.

При этом результаты сохраняются в нашей информационной базе и могут быть использованы для временного анализа итогов деятельности как отдельных работников, так и целых подразделений. Возможность наглядно представить данные, в том числе и в форме графических профилей, упрощает интерпретацию результатов.

Кроме того, опыт успешного внедрения программы «1С: Оценка» позволил оперативно запустить процесс оценки и аттестации в головных компаниях холдинга. С момента закупки продукта прошел всего 21 день -за это время программа была изучена и адаптирована к нашим возможностям, наполнена соответствующим содержанием и начато ее полноценное использование.

Главной задачей было получить хороший обучающий материал с возможностью его редактирования. Разработчики устанавливаемого софта позаботились об этом заранее, создав достаточно подробный мануал в электронном формате. Поэтому для подготовки организаторов оценки потребовалась только одна встреча. А оцениваемые сотрудники обучались перед началом самого тестирования в течение 30-40 минут, так как интерфейс программы был прост и понятен.

В целом, о какой бы кадровой программе ни шла речь, для успешного внедрения и быстрой адаптации всей системы или отдельных модулей имеет смысл заключать с компанией-интегратором договор о проведении обучающего курса по основам работы с продуктом, созданию электронных мануалов, взаимодействию представителей интегратора со специалистами не только IT-департамента, но и HR-отдела или учебного центра, хорошо знакомыми с бизнес-процессами.

Так, в крупной торговой компании, где я работал ранее, при реализации данной стратегии адаптации программного комплекса к нуждам бизнеса в течение месяца было сделано более 200 доработок, предложенных нашими сотрудниками.

Модуль или система? Идем от задач

Довольно непростой вопрос, с которым нередко сталкиваются менеджеры по персоналу и руководители компаний при выборе кадрового программного обеспечения: остановиться на отдельном модуле, «заточенном» под конкретный блок (например, обучение), или внедрить всю систему целиком, ориентируясь на максимально большой круг задач?

Автоматизированная кадровая система с широким функционалом необходима, прежде всего, крупным предприятиям с региональными подразделениями, с четким кадровым планированием (реализуемым на практике, а не декларативным) и такой организационной структурой, где основные рабочие процессы и формы документов полностью унифицированы. Кроме того, всесторонний охват системой может быть целесообразен при запуске новых глобальных проектов в сфере автоматизации давно существующих согласованных общекорпоративных бизнес-процессов (таких, например, как электронный документооборот).

В остальных случаях для решения основных HR-задач вполне достаточно внедрения отдельных модулей. Почему? Дело в том, что зачастую ресурсы и возможности уже установленных кадровых систем используются лишь на 15-20%. А руководители крупных HR-департаментов не всегда контролируют применение программного обеспечения (более того, они даже не всегда в полном объеме представляют себе возможности HRM-систем).

Для большинства HR-менедже-ров основным (а порой и единственным) требованием к подобным программным продуктам является составление разнообразных онлайн-отчетов, а не создание глобальной программной среды и баз данных. Часто в компаниях разделяется ответственность по программному функционалу среди структурных подразделений HR-департаментов, что тоже не способствует формированию единого взгляда на кадровый софт и его возможности.

***

Подводя итоги, отметим, что существует проблема неэффективного использования HR-ме-неджерами кадровых программных продуктов. Одна из причин такого положения дел - дефицит IT-компетенций у самих специалистов по персоналу. С другой стороны, руководство также недостаточно внимания уделяет внедрению программ и контролю их использования.

Что касается перспектив развития специализированных программных продуктов для нужд HR-отделов, то они, безусловно, есть. Например, для создания интерактивной обучающей и информационной корпоративной среды более предпочтительны технические средства на основе share point, а не варианты, предлагаемые на рынке сегодня.

В недалеком будущем возможен переход от использования КИС (корпоративных информационных систем), от системы записей по классификации Gartner к системам изменений и трансформации, поощряющим появление и внедрение инновационных идей.



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Статья для специалистов по работе с кадрами!

Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение.

Дополнительно Вы сможете:
- прочитать еще 5600 рекомендаций по кадровой и HR-тематике
- скачать 4800 готовых образцов документов
- посмотреть 54 видеолекции по трудовому законодательству

Подарок дня: Справочник должностных инструкций по профстандартам

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль