Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

55346
В любой функционирующей организации присутствует большое количество документов разного рода. В связи с этим они подлежат хранению и уничтожению в установленном порядке. В статье детально рассмотрена процедура уничтожения дел с истекшими сроками хранения. Данное мероприятие должно проводиться специально обученными сотрудниками в точном соблюдении норм права во избежании нарушения законодательства.

Срок хранения как главная категория при уничтожении документов

Не так давно мы разбирались с вопросами подготовки дел кадровой службы к передаче на хранение в архив, а также с тем, как без ошибок составить опись дел по личному составу.

Напомним, что в процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками уничтожения.

Время их хранения документов устанавливаются на основании типовых или ведомственных (отраслевых) перечней документов

С точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются комплексы актов:
• временных (до 10 лет включительно);
• временных (свыше 10 лет), в т. ч. по личному составу;
• постоянного срока хранения.

В данной статье мы поговорим о бумагах, имеющих срок хранения до 10 лет (включительно). Именно они по истечении определенных сроков подлежат ликвидации в установленном порядке.

В первую очередь необходимо знать, что время ликвидации устанавливаются на основании типовых или ведомственных (отраслевых) перечней. Ранее сроки хранения документов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливались на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000).

С 1 октября 2010 г. начал действовать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень), утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Сроки хранения актов, образующихся в деятельности кадровых служб, устанавливаются на основании Перечня и закрепляются в номенклатуре дел организации.

Посмотрите видео по теме:

Правила исчисления сроков хранения в целях уничтожения документов

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их в делопроизводстве. Например, срок хранения дел, законченных в 2010 г., начинает отсчитываться с 1 января 2011 г.

Дела же включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором он составляется. Например, законченные в 2005 г. дела со сроком хранения 5 лет могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2011 г.

Я работаю инспектором отдела кадров уже несколько лет, но мне пока не доводилось иметь дело с архивными документами. Мой начальник в отпуске, а объяснить больше некому. Подскажите, пожалуйста, что такое срок хранения документа «до минования надобности»? Как это понимать?

Срок хранения «до минования надобности» означает, что акты имеют только практическое значение, поэтому время их ликвидации определяется самой компанией. Но согласно Перечню оно не может быть ранее одного года.

Избавление от бумаг происходит в несколько этапов. Рассмотрим эти этапы по порядку.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Выделение актов с истекшими сроками хранения для уничтожения

Документы, имеющие сроки хранения до 10 лет (включительно) (см. таблицу), как правило, в архивы организаций не передаются. Они хранятся в течение установленных сроков в структурных подразделениях. Поэтому их выделение к уничтожению - это задача структурных подразделений.

Перечень кадровых актов со сроком хранения до 10 лет включительно

Номер статьи по Перечню Наименование видов документов Срок хранения Примечание
649 Переписка о приёме, распределении, перемещении, учёте работников 5 л. ЭПК
650 Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников 5 л.
651 Переписка о переводе работников в другие организации 3 г.
652 Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на приём 5 л. ЭПК
655 Лоальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных работников:
а) по месту разработки и утверждения;
б) в других организациях
Пост. 3 г. (1) (1) После замены новыми
661 Характеристики, резюме работников, не вошедшие в состав личных дел 5 л. ЭПК
663 Документы (анкеты, автобиография, листки по учёту кадров, заявления, рекомендательные письма) лиц, не принятых на работу 3 г.
665 Документы (справки, докладные, служебные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления и др.), не вошедшие в состав личных дел 5 л.
668 Командировочные удостоверения 5 л. (1) (1) После возвращения из комангдировки. Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности - 75 л.
669 Документы (служебные задания, отчёты, переписка) о командировании работников 5 л. ЭПК (1) (1) Для долгосрочных зарубежных командировок - 10 л. ЭПК
672 Документы (заявления, справки и др.) претендентов на замещение вакантных должностей 3 г. (1) (1) После проведения конкурса на замещение вакантных должностей
673 Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадровго резерва 3 г.
674 Переписка о прпохождении государственной и муниципальной службы 5 л. ЭПК
675 Переписка по вопросам подтверждения трудового стажа работников 5 л. ЭПК
676 Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок 5 л. (1) (1) При отсутствии приказов - 75 л. ЭПК
677 Переписка об установлении к выплате персональных ставок, окладов, надбавок 5 л.
679 Документы (заявления, протоколы, решения, докладные, служебные записки) по вопросам соблюдения требований к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов 5 л. (1) ЭПК (1) После урегулирования конфликта
681 Уведомления о фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершенеию коррупционных правонарушений; об осуществлении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими 5 л. ЭПК
683

Журналы регистрации

а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения госудаственных служащих и муниципальных служащих к совершению коррпуционных правонарушений;

б) уведомлений об осуществелении иной оплачиваемой деятельности государственными гражданскими служащими и муниципальными служащими;

г) заявлений о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов

5 л.
685

Списки:

д) прошедших аттестацию;

е) подлежащих воискому учёту;

ж) кандидатов на выдвижение по должности;

з) получающих персональные оклады, ставки;

и) обучающиеся без отрыва от производства;

к) работников, ушедших на пенсию

л) лиц, выезжающих за границу

5 л.

3 л.

До замены новыми

10 л. (1)

5 л.

5 л.

5 л.

(1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.
686 Документы (отчёты, акты, сведения) об учёте трудовых книжек и вкладышей к ним 3 г.
687 Переписка об оформлении командировок 5 л. (1) (1) Для зарубежных командировок - 10 лет ЭПК
688 Переписка о получении заграничных паспортов работниками организации 5 л.
689 Переписка (заявки) по оформлению и получению иностранных виз 5 л.
690 Переписка по воинскому учёту работников 3 г.
691 Документы (планы, отчётв) по бронированию граждан, пребывающих в запасе 5 л.
692 Жураналы проверок состояния воинского учёта и бронирования граждан, пребывающих в запасе 5 л.
693 Графики предоставления отпусков 1 г.
694 Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину 3 г.
695

Книги, журналы, карточки учёта:

г) бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;

е) лиц, подлежащих воинскому учёту;

ж) отпусков;

з) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован;

к) выдачи командировочных удостоверений;

л) выдачи общегражданских и заграничных паспортов

5 л.

5 л.

3 г. (1)

3 г.

5 л. (2) 

5 л.

5 л.

(1) После увольнения

(2) В зарубежные командировки - 10 л.

699 Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении 5 л. ЭПК
700

Квалификационные требования:

а) по месту разработки и утверждения;

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

701 Документы (тесты, акнеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных качеств, возможностей работников:

а) по месту разработки;

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

702 Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах 5 л.
703 Списки членов аттестационных, квалификационных, тарификационных комиссий 5 л.
705 Итоговые сводки, сведения, ведомости проведения аттестации, квалификационных экзаменов 5 л.
706 Журналы регистрации, выдачи дипломов, удостоверений, свидетельств о присвоении квалификационной категории 5 л.
707 Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов 1 г.
708 Документы (доклады, справки, информации, расчёты, докладные записки, отчёты) о переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации 5 л. ЭПК
709 Переписка о переподготовке, повышении квалификации работников организации 5 л.
719 Планы повышения квалификации работников:

а) по месту составления и утверждения;

б) в других организациях

5 л.
До минования надобности
720 Отчёты о выполнении планов повышения квалификации работников 5 л.
721 Договоры о повышении квалификации работников 5 л. (1) (1) После истечения срока действия договора
742 Переписка о награждении работников, присвоении почётных званий, присуждении премий 5 л. ЭПК
743 Протоколы вручения государственных, муниципальных и ведомственных наград

Пост.

744 Документы (рекомендации, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:

а) по месту разработки и утверждения;

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

Скачать верхний фрагмент

Скачать средний фрагмент

Скачать нижний фрагмент

Экспертиза актов с истекшим сроком хранения в целях их уничтожения

Выделение актов с истекшими сроками хранения к уничтожению - это результат экспертизы ценности. Она проводится в структурных подразделениях организации по завершении календарного и соответственно делопроизводственного года. Как правило, это происходит в начале (первой половине) наступившего года.

В ходе такой работы осуществляется подготовка дел к передаче в архив. Происходит оформление дел, составление описей на дела. Также выделяется часть из них для ликвидации.

Мы планируем уничтожить дела, срок хранения которых уже истек. Директор поручил мне составить приказ о создании экспертной комиссии. Но я не понимаю, для чего она нужна, как ее формируют и как правильно составить приказ о ее создании?

При создании в учреждении экспертной комиссии (ЭК) необходимо руководствоваться приказом Росархива от 19.01.1995 № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

В состав комиссии обычно включаются наиболее квалифицированные сотрудники организации в количестве не менее трех человек. Кроме того, к работе экспертов можно привлечь архивариуса из окружного архива.

Рекомендуем проводить весь отбор бумаг в присутствии работника архива. Тогда никаких неприятностей с уничтожением у организации в дальнейшем не будет.

ЭК является совещательным органом. Ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации. При необходимости (если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива) решения комиссии утверждаются после их согласования с соответствующим архивным учреждением.

Члены ЭК помогают персоналу службы документационного обеспечения управления осуществлять деятельность, связанную с подготовкой дел к последующему уничтожению. Также они определяют сроки, если в Перечне период уничтожения имеет формулировку «до минования надобности». Члены ЭК рассматривают акты о выделении дел к уничтожению.

Приказ о создании экспертной комиссии - это приказ по основной деятельности.

Пример оформления приказа о создании экспертной комиссии

Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

Увеличить изображение

Правила выделения документов с истекшим сроком хранения для уничтожения

Закрепите порядок выделения актов в локальных нормативных актах. Это можно сделать, например, в инструкции по делопроизводству.

Данный процесс осуществляется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива 06.02.2002). Желательно, чтобы в организациях этот порядок был закреплен в локальных нормативных актах, например в инструкции по делопроизводству.

Выделение проводится только после того, как подготовлены описи на дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения за тот же период времени, подлежащие архивному хранению. Это делается в целях гарантированного сохранения ценной документационной информации.

Выделение к уничтожению документов по личному составу проводится в ином порядке. Это возможно только после того, как упорядочены документы по личному составу с длительными сроками хранения (свыше 10 лет). А также со сроком 75 лет за соответствующий период времени и составлена соответствующая опись (или описи).

Например, если проведена обработка для передачи на архивное хранение дел по 2005 г. включительно, то уничтожены могут быть только те дела, сроки хранения которых истекли в период по 2005 г. включительно.

Документы за период с 2006 г. уничтожать без упорядочения дел по личному составу запрещается. Даже если сроки их хранения к настоящему моменту уже истекли. Уничтожаться могут только копийные и дублетные материалы.

Так получилось, что у нас есть несколько испорченных дел, которые восстановлению не подлежат. Можно ли их уничтожить, и если да, то в каком порядке? Проблема в том, что срок их уничтожения еще не наступил.

Порядок «расправы» с такими делами приведен в различных нормативных актах.

Так, про уничтожение испорченных бланков трудовой книжки и вкладышей в нее сказано в п. 42 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках».

А об уничтожении бланков, применяемых при наличных расчетах, можно прочитать в п. 19 постановления Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 «О порядке осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники». Такие бланки подлежат уничтожению на основании акта об их списании.

   

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Словарь кадровика

Копия документа (от лат. copia – множество) – не имеющий юридической силы акт, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или их часть.

Страховая копия документа – копия важного, ценного или уникального документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала.

Резервная копия документа – запасная копия, употребляемая только в случае надобности.

Шредер – прибор для уничтожения бумаг; шредирование – разрезание на мелкие части.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Уничтожение документов при реорганизации и ликвидации организации

Наша организация сейчас находится в процессе ликвидации. Что нам делать с имеющимися делами? Нужно ли их уничтожать? И если нужно, то как это сделать?

Следует отметить, что при ликвидации организации акты, срок хранения которых к этому времени не истек, уничтожать нельзя. Они должны быть переданы в архив на договорной основе. При этом понадобится опись всех актов.

Акты ликвидируемой организации, сроки хранения которых на момент ликвидации истекли, уничтожаются в общем порядке.

При реорганизации организации документы передаются правопреемнику: они разбиваются по видам, нумеруются и подшиваются в специальные канцелярские папки или переплетаются в хронологическом порядке. На каждую папку составляется лист-заверитель, где указывается количество листов.

При организации работы по выделению документов к уничтожению в акционерных обществах, необходимо учитывать положения Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» и постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг (ФКЦБ) от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Все акты, подлежащие уничтожению, включаются в акт о выделении документов и дел к уничтожению. Он составляется по установленной форме (приложение 2).

Согласование актов о выделении документов к уничтожению

В организациях, передающих документы на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив, акты о выделении документов к уничтожению утверждаются руководителем организации. Это делается после утверждения описей дел постоянного хранения за этот же период архивным учреждением.

Бывают случаи, когда организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива. Тогда бумаги утверждаются руководителем организации после согласования описей и актов экспертной комиссией организации. Акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел за тот же период времени.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Составление акта о выделении документов к уничтожению

Акт о выделении документов к уничтожению, как правило, составляется один на документы всей организации, подлежащие уничтожению.

Работа по отбору сведений для передачи в архив организации и выделению документов проводится в структурных подразделениях.

Поэтому акты по приведенной ниже форме составляются в каждом подразделении. После их передачи в службу делопроизводства там формируется общий акт о выделении документов организации на уничтожение.

Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

Увеличить изображение

Отметки о согласовании акта с ЭК, а в случае передачи документов в государственный или муниципальный архив - с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, будут проставляться в общем акте. Он готовится службой делопроизводства на документы организации, выделенные к уничтожению всеми структурными подразделениями.

В нем разделы отделяются с помощью заголовков, обозначающих названия структурных подразделений.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, - это перечень заголовков дел, подлежащих уничтожению, с указанием их количества по каждому заголовку отдельно и в целом. Так же как и описи на дела постоянного срока хранения и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, акты составляются на основании номенклатуры дел.

В актах указывается индекс дела по номенклатуре дел. Они содержат информацию о сроках хранения документов с указанием номера статьи по перечню, на основании которого проводилась экспертиза ценности документов. По каждому заголовку отдельно указываются годы, за которые отобраны документы к уничтожению.

Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Уничтожение документов с истекшим сроком хранения при отсутствии номенклатуры

В нашей фирме не утверждена номенклатура дел. Как мы должны отбирать дела к уничтожению?

Если в организации нет номенклатуры дел выделение проводится на основании анализа фактически сформированных в организации дел.

Информация о количестве уничтожаемых дел, их составе должна строго соответствовать реальному положению дел.

Дела, включенные в утвержденный руководителем организации акт, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные к уничтожению дела передаются на утилизацию в организации, принимающие вторсырье на переработку.

Сдача дел в переработку оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указывается общее количество дел и их вес. Накладная прикладывается к акту и хранится вместе с ним в деле организации.

Выдержка из нормативного акта

4.4. В целях гарантированного сохранения документационной информации акты о выделении документов к уничтожению составляются только после составления описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться ЭК в едином комплексе и утверждаться руководителем общества.

5.1. Дела, включенные в утвержденный акт дел к уничтожению документов, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте.

5.2. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел хранится в архиве общества в формируемом деле.

Постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Обутверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»

Ответственность за нарушение порядка уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Не так давно я устроилась инспектором по кадрам в небольшую организацию. До этого я работала в огромном холдинге, где у нас была и канцелярия, и архив. С обработкой, хранением и уничтожением проблем не было. «Специально обученные» сотрудники помогали и отобрать дела, и оформить сопроводительные записи.
Но на новом месте работы, как я уже успела убедиться, с документами обращаются недостаточно аккуратно. Ни о какой экспертизе ценности и речи не идет. “Ненужные” бумаги просто рвут и выбрасывают. Но я понимаю, что так поступать ни в коем случае нельзя. Как мне убедить в этом руководство? Предусмотрена ли законом ответственность за нарушение порядка уничтожения?

Вы совершенно правы. Бумаги должны храниться надлежащим образом. А уничтожаться только в том порядке, который мы рассмотрели в настоящей статье.

С одной стороны, ст. 9 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Закон об архивном деле) относит архивные документы организаций к частной собственности.

А с другой - ч. 1 ст. 17 обязывает организации обеспечивать сохранность архивных актов. В. т. ч. сведений по личному составу, в течение сроков их хранения. Эти сроки установлены федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также Перечнем.

В соответствии со ст. 16 Закона об архивном деле соблюдение законодательства об архивном деле в РФ контролируют:

  • федеральные органы государственной власти, в т. ч. специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти,
  • органы государственной власти субъектов РФ,
  • уполномоченные органы исполнительной власти субъектов РФ в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством РФ и законодательством субъектов РФ.

Данные органы проверяют выполнение организациями требований законодательства в области архивного дела. А также обеспечение сохранности, комплектования и использования организациями актов в делопроизводстве.

Согласно ст. 27 указанного Закона юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут:

  • гражданско-правовую,
  • административную,
  • уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Размер санкций за нарушение правилу ничтожения документов с истекшим сроком хранения

Административная ответственность в данном случае предусмотрена ст. 13.20 КоАП РФ. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных актов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
• на граждан - в размере от 100 до 300 руб.;
• на должностных лиц - от 300 до 500 руб.

Уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение

При совершении организацией двух или более правонарушений штрафные санкции взыскиваются за каждое правонарушение в отдельности. При этом следует учитывать, что уплата штрафа не освобождает от обязанности устранить нарушение.

Указанные штрафы не налагаются только в том случае, если будут представлены доказательства, что бумаги утеряны вследствие наступления форс-мажорных ситуаций (кража, пожар, затопление).

Такими доказательствами могут быть, например:

  • справка из милиции о возбуждении уголовного дела по факту кражи,
  • акт пожарного инспектора и т. д.

Однако следует иметь ввиду важный нюанс. Если бумаги сгорели, а в помещении, где они хранились, не была установлена пожарная сигнализация, то форс-мажором эту ситуацию не признают.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль