Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Как уничтожить документы с истекшим сроком

  • 27 апреля 2019
  • 60537
  • Средний балл: 0 из 5

Целые комнаты, заставленные шкафами с локальными актами - не привет из прошлого, а объективная реальность многих современных компаний, особенно больших. Какие старые документы можно уничтожить на законных основаниях? Как правильно это сделать и как оформить? Ответы на эти и многие другие вопросы — в нашей статье.

Какие документы можно уничтожить

Как понять, какое дело старее — то, которому 5 лет, или то, что лежит в архиве уже 71-й год? Обычный человек ответит на этот вопрос, не задумываясь. Бухгалтер или кадровик — обратятся к закону.

В вопросах кадрового и бухгалтерского учета нет понятия «старые документы» — у каждой бумаги есть установленный законом срок хранения. Только когда он истек, можно задумываться о том, чтобы избавиться от документации. Но сначала надо тщательно изучить все бумаги: определить, какие лучше хранить дальше, а какие можно уничтожать.

Срокам хранения посвящены несколько законодательных актов. Вот основные:

  • Федеральный закон №125-ФЗ от 22.10.2004 — об архивном деле.
  • Решение коллегии Росархива от 06.02.2002 — о введении правил работы архивов компаний и организаций.
  • Приказ Министерства культуры №1182 от 31.07.2007 — о типовых архивных документах.
  • Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 — о типовых управленческих актах (для материалов, созданных до 2009 года, действует Перечень Росархива от 06.10.2000).
  • Постановление ФКЦБ №03-33/пс от 16.07.2003 — о документации в акционерных обществах.

Они дают возможность определить, сколько нужно хранить ту или иную документацию. Но не менее важный момент — правильно определить, что обязательный период хранения истек.

Пять популярных документов, от которых кадровикам советуют избавиться. Надо ли?

«Ведите только те документы, которые требует закон. Никакой самодеятельности, если не хотите проблем», — настаивают некоторые специалисты. Следовать ли этим советам, — решать вам. Эксперты журнала "Справочник кадровика" разобрали пользу и угрозы от пяти самых популярных необязательных документов, которые используют 93 процента компаний. Безопасность или удобство — что выберете вы?

Возможность уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения привязана к началу календарного года. Так, в 2019 году можно утилизировать дела со сроками хранения, истекшими до 1 января 2019-го.

Вот какую таблицу можно использовать в 2019 году:

Делопроизводство завершено, год

Время хранения, лет

1943

75

1973

45

2008

10

2013

5

2015

3

2017

1

Описание процедуры уничтожения

Есть материалы, которые нужны компании и после того, как их официальное время хранения истекло. Некоторые вообще представляют историческую или научную ценность. Вот почему вычисление истекших сроков годности — обязательное, но недостаточное условие для выделения документов к уничтожению, надо провести экспертизу ценности. Если важность бумаги подтверждена, ее следует хранить и дальше. Для проведения такой экспертизы собирают специальную комиссию (ЭК).

Очевидно, что нельзя просто сжечь или изрезать шредером бумаги, даже если они уже просрочены по закону. Надо соблюсти определенный процессуальный порядок. Вот основные этапы уничтожения документов с истекшими сроками хранения:

  • Созыв экспертной комиссии. Издание соответствующего приказа.
  • Изучение «просроченных» дел.
  • Формирование списка документации, которую можно ликвидировать.
  • Создание акта о выделении документов к уничтожению.
  • Процедура утилизации.
  • Заполнение второй части акта.

Далее рассмотрим каждый этап более подробно.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Экспертная комиссия: состав и функции

Основная функция экспертной комиссии — выделение к утилизации документации, которую по закону можно больше не хранить. Практика показывает, что постоянно действующая комиссия нужна только на крупных предприятиях, где объемы архивов действительно такие, что их нужно непрерывно «прореживать». На большинстве предприятий ее созывают по мере необходимости

В состав комиссии включают людей, квалификации которых достаточно, чтобы решать: понадобится документация в дальнейшем или нет. Чтобы подстраховаться, можно пригласить представителя Росархива.

Среди обязательных участников:

  • Секретарь, он же архивариус.
  • Председатель. Это может быть глава отдела делопроизводства (административный директор или директор по общим вопросам) либо гендиректор, если на фирме нет подразделения, отвечающего за делопроизводство.
  • Представители ключевых подразделений компании.

Даже если архивариус или делопроизводитель отлично ориентируются в управленческой документации, они могут знать далеко не все о кадровых ЛНА или столкнуться со сложностями при уничтожении бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения. Чтобы соблюсти интересы всех производственных структур, в ЭК включают сотрудников из разных подразделений организации. Это:

  • глава кадровой службы;
  • главбух;
  • начальник юридического департамента;
  • завпроизводством или главный технолог.

Об организации комиссии надо издать приказ, где указать дату создания, состав, план работ. Как правило, дата созыва комиссии совпадает с датой приказа. Подписывает распоряжение руководитель компании.

ЭК — это совещательный орган. То есть ее участники лишь формируют рекомендацию руководителю. Окончательное решение по архивным делам — всегда за главой компании.

Экспертиза документов

Работа комиссии заключается в том, чтобы определить, какие из управленческих или бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению.

Работу следует проводить по двум направлениям:

  1. Убедиться, что сроки действительно истекли. Напоминаем, что это те акты, по которым периоды хранения уже истекли к началу года планируемой утилизации. Дата завершения дела должна значиться на обложке.
  2. Убедиться, что материал при этом не представляет ценности для компании. Специалисты рекомендуют руководствоваться при этом «правилом пяти лет»: если в папку не заглядывали 5 или больше лет, значит, компании она вряд ли пригодится. Если срок истек, но информация все еще востребована, уничтожать не стоит.

Если компания действует давно и комиссия собирается не впервые, этот процесс происходит «по накатанной», причем на проверку попадают только те дела, которые закрылись в прошлом году.

Тем, кому предстоит первая экспертиза ценности информации, предстоит больше работы. Им пригодится пошаговая инструкция.

Стоп-слова в кадровых документах: найдите и исправьте

Первичная экспертиза: особенности

Первая экспертиза, как правило, более масштабна, чем последующие. Это связано с тем, что комиссия начинает работать, когда у компании уже собралось изрядное количество просроченных папок и бумаг. Рекомендован такой порядок работы:

Шаг 1. Подготовка к экспертизе — отбор информации.

На этом этапе комиссия не нужна — ответственные за документацию в подразделениях самостоятельно отбирают дела с завершенным делопроизводством.

Шаг 2. Сортировка по годам.

Это тоже ответственность «на местах». Папки следует рассортировать по годам. Первый раз это действительно трудоемкая работа, но потом этот шаг выполнять не придется, ведь в архиве уже будет порядок. На этом этапе надо также отделить дела, по которым сроки истекли, от тех, которые еще нужно хранить по закону.

Шаг 3. Экспертиза.

Здесь подключается комиссия. Ее участники изучают каждый предложенный к уничтожению акт и решают: имеет он ценность или от него можно избавляться. Одновременно происходит проверка сроков — это делает архивариус.

Когда эксперты признают документ ненужным, все понятно: можно уничтожать. Но что делать, если время уже допускает уничтожение, а эксперт настаивает на ценности материалов? Ответ — хранить так долго, как рекомендует участник ЭК.

Далее необходимо выполнить шаги, которые стандартны для всех экспертиз:

  • Оформить результаты работы ЭК. Для этого создается опись рассмотренных дел и акт о выделении документов к уничтожению.
  • Утвердить разработанные ЛНА. Сначала их согласовывают на заседании комиссии. Затем утверждает руководитель компании.

Приказ об уничтожении документов

Отдельного приказа на ликвидацию документов составлять не надо. Физической утилизации должно предшествовать составление акта о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения. Он содержит:

  • гриф утверждения;
  • название дела или бумаги, подлежащих утилизации;
  • даты делопроизводства (начало и окончание);
  • номенклатурный код;
  • срок хранения;

После согласования и утверждения, все перечисленные бумаги следует физически отделить от остального архива. Например, сложить в отдельный шкаф.

Процесс уничтожения

Главное правило утилизации — после нее материалы не должны подлежать восстановлению. Как бы ни противились сторонники рециркуляции ресурсов, пускать подлежащие уничтожению бумаги на черновики нельзя. Также запрещено выбрасывать их в мусор или рвать на кусочки. Чаще всего применяют один из двух способов — сжигание или измельчение (например, при помощи шредера).

Кстати, измельчение может порадовать защитников природы — результаты утилизации можно сдать как макулатуру, этим позаботившись об охране окружающей среды.

Оба эти варианта предполагают использование специального оборудования: печей, промышленного измельчителя. Если организация такой техникой располагает — отлично. Если нет, придется обращаться к специализированным фирмам.

При этом на первый план выходит несколько важных моментов:

  • Необходимо проследить, чтобы материалы были уничтожены в полном объеме.
  • Нужна гарантия сохранения коммерческой и других тайн.

Эти детали следует предусмотреть, заключая договор на оказание услуг по утилизации. Еще одна мера — требование видеосъемки процесса.

Выбрасывать материалы целиком нельзя еще и потому, что они могут попасть к третьим лицам. Это может нарушить коммерческую тайну, конфиденциальность персональных данных и множество других законодательных норм. А отвечать за это — руководителю и ответственным исполнителям.

Если экспертной комиссии нет

Иногда руководители не видят необходимости создавать отдельную ЭК и требуют, чтобы ответственный секретарь (архивариус) сам организовал утилизацию.

С одной стороны, нарушения тут нет. С другой, на архивариуса ложится повышенная ответственность. Эксперты считают такую ситуацию нехорошей: ошибку совершить легко, а расплачиваться потом дорого. Как быть?

Оптимальное решение — действовать по описанному выше алгоритму, но согласовать акт о выделении документов к уничтожению с руководителями тех подразделений, к которым эти бумаги имеют отношение. Приступать к утилизации без согласования нельзя. Что делать, если руководители отказываются вникать и изучать документацию? Напомнить им об ответственности, о ней мы еще поговорим дальше.

Пять ЛНА, без которых вам не обойтись в 2019 году

Как составить акт об уничтожении документов

Акт об уничтожении описывает весь процесс: от выделения до утилизации. Его форма приведена в Приложении №21 к Правилам организации хранения, учета и использования документации, которые были утверждены приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015.

Акт составляется на листе формата А4 и условно состоит из двух частей.

Первая содержит перечень материалов, которые были выделены к уничтожению. Вот что надо указать:

1 . Название компании (полно или кратко, главное, чтобы по Уставу организации).
2 . Регистрационный номер и дату утверждения.
3 . Сведения об уничтожаемых материалах — таблицей, где все записи пронумерованы:
  • заголовок дела или бумаги;
  • годы, за которые происходит утилизация;
  • номер архивной описи;
  • номер материала в описи;
  • число утилизируемых единиц;
  • период хранения и его основание.

Итоговое число уничтожаемых материалов (бумажные+электронные).

Как отмечалось выше, эту часть рекомендуется утвердить у руководителя до того, как приступить к уничтожению. Вторую — заполнить и утвердить после утилизации.

Вторая часть содержит сведения о том, каким способом и на каком основании уничтожены дела. На случай привлечения стороннего исполнителя здесь указывается вес материалов.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

Установленные законом перечни охватывают практически все стороны деятельности компаний, но всего предусмотреть они не могут. У компаний все равно появляются материалы, которые не удается отнести к тому или иному списку. Как быть? Ответ — пока нет сроков хранения, уничтожать нельзя.

Пункт 2.2.5 Правил работы архивов в организациях предписывает обращаться в специализированные архивные учреждения. Они помогут определить нужный период, только после этого можно решать вопрос об утилизации таких материалов.

Главная новость Сезон отпусков-2019: от чего по новым правилам придется отказаться

Тема номера Шесть поправок в ТК. Как их планирует Минтруд и что делать кадровикам

Также читайте о том, когда суд не позволит уволить за прогул, как задержать работника, который хочет уволиться и как вернуть деньги, которые потратили на квартиру.

Нюансы оформления акта об уничтожении бухгалтерских документов

Ликвидация бухгалтерских документов имеет особенности, на которые следует обратить внимание. Есть ряд дополнительных нормативных актов, которые надо учитывать при определении сроков их хранения. Вот основные:

  • В Налоговом Кодексе, статье 23 сказано, что документы, необходимые для расчета и выплаты налогов, надо хранить 4 года.
  • Закон №402-ФЗ от 06.12.2011 (статья 29) требует, чтобы регистры, документы первичной отчетности, другие акты по бухучету хранились 5 лет.
  • В статье 283 НК отмечено, что установленные сроки действительны для безубыточных предприятий. Если же убыток перенесен, то все документы, которые с ним связаны, надо хранить весь период переноса.

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя.

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Как организовать дела и документы по личному составу в 2019 году

Срок хранения акта

Акт об уничтожении подлежит постоянному хранению. Например, в Постановлении 03-33/пс (статья 5.2) сказано, что в акционерных обществах срока хранения таких ЛНА нет, при смене владельца они переходят к преемнику, а если организация ликвидируется — в городской архив.

Ответственность

Утилизация «просроченных» бумаг — достаточно долгий, трудоемкий процесс. Но какой бы сложной ни казалась процедура, пренебрегать ею не стоит. Статья 13.25 КоАП описывает все виды ответственности за нарушение законодательства о хранении информации. Вот какие штрафы грозят юридическим лицам и АО:

  • 200–300 тысяч рублей для организации;
  • 2,5–5 тысяч рублей для ответственных исполнителей.

Факт нарушения может обнаружиться, например, если инспектор при проверке запросит документ, а он окажется уничтоженным без соответствующего оформления.

Что можно и нельзя хранить в личном деле

Уничтожение электронных документов

Современные реалии таковы, что появляется все больше и больше документации, хранимой на электронных носителях. И хотя оцифрованные материалы занимают меньше места, чем бумажные, иногда возникает необходимость уничтожить и их.

Прежде всего, отметим, что законодательство не разделяет бумажные и электронные материалы при ликвидации. Что касается способов, это может быть классическое сжигание либо специальный — перезапись или стирание. Следует учесть, что:

  • Нельзя уничтожать служебные файлы самостоятельно, без соответствующего акта.
  • Следует уничтожить все копии подлежащего утилизации материала.
  • Надо обеспечить сохранение конфиденциальности данных.
  • Нельзя уничтожать информацию, которая имеет отношение к длящимся судебным делам.

При определении сроков следует руководствоваться положениями закона №125-ФЗ (статья 5) и учитывать требование закона №402-ФЗ (п. 2 статья 9), о том, что средства, проверяющие подлинность электронной подписи и воспроизводящие электронные носители, надо хранить не менее 5 лет.

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.