Вебинары: организация и проведение

6754
Стулов Андрей
начальник учебного центра Управления делами, Банк «Возрождение» (ОАО), г. Москва
Вебинар - обычное учебное мероприятие с единственным отличием от очного занятия: преподаватель и участники находятся на своих рабочих местах, порой значительно удаленных друг от друга. Банк «Возрождение» всего за год накопил достаточный опыт подготовки и проведения вебинаров и теперь готов поделиться им.

Для развития сотрудников в компаниях c широко разветвленной филиальной сетью используются две организационные формы обучения:

1. Очная - преподаватель напрямую взаимодействует в аудитории с участниками семинара, тренинга, лекции, дает необходимые знания, отвечает на вопросы, проводит деловые игры, организует мозговые штурмы и т.д.

2. Дистанционная - сотрудник компании обучается самостоятельно на своем рабочем месте при помощи различного рода учебных материалов: электронных курсов, учебников, конспектов и т.д.

В настоящее время становится популярной форма обучения, объединяющая обе указанные, - вебинар. В ходе вебинара перед преподавателем находится не аудитория, а видео- или веб-камера, и его выступление транслируетсяи принимается участниками в специально оборудованных помещениях или на рабочих местах с помощью компьютеров. Эта форма обучения стала особенно популярной, когда создатели программного обеспечения внесли в интерфейс существенные изменения, встроили различные инструменты, которые применяются при очном обучении: презентации, проверочные тесты, электронные опросы и т.д.

Справка о компании

Банк «Возрождение» ведет свою историю с апреля 1991 г. Сегодня филиальная сеть банка насчитывает 169 офисов и более 600 банкоматов в 20 регионах страны. Численность персонала -более 6000 человек.

В конце 2008 г., когда в банке «Возрождение» верстался бюджет на обучение и выстраивались планы работ на следующий год, перед специалистами Учебного центра банка были поставлены задачи: оптимизация затрат на обучение, дальнейшее совершенствование всей системы обучения персонала банка, внедрение новых эффективных форм занятий, расширение перечня учебных программ. В связи с этим было принято решение о нача ле тестирования программного обеспечения VClass компании WebSoft с целью всестороннего анализа новой для организации формы обучения.

Вебинары в банке стали проводиться в конце 2009 г. Всего за год прошло свыше 60 вебинаров, в которых приняли участие более 2500 работников. Занятия велись один-два раза в неделю, иногда чаще. Темы были разные: «Стандарты обслуживания клиентов банка», «Обзор последних изменений в трудовом законодательстве», «Организация кассовой работы» и др. В зависимости от темы обучения и целевой аудитории в качестве преподавателей выступали специалисты бизнес-подразделений, в ведении которых находятся вопросы, освещаемые на вебинаре.

На основании информации, полученнойврезультате анализа данной формы обучения, и имеющегося на сегодняшний день опыта применения вебина-ров можно констатировать следующее:

  • вебинары не могут заменить тренинги, на которых формируются различные навыки - управления коллективом, взаимодействия с клиентами, работы с возражениями и др.;
  • вебинары - эффективный инструмент для передачи и закрепления знаний, будь то знания банковских продуктов, бизнес-процессов, документооборота, особенностей банкнот и т.д.;
  • качество обучения очного семинара и вебинара сопоставимо;
  • затраты на организацию данного рода обучения практически отсутствуют;
  • время на подготовку и проведение, независимо от размера учебных групп, минимально и составляет от двух до пяти дней.

Что такое вебинар?

Взаимодействие между преподавателем и участниками вебинара происходит при помощи веб-технологий. Диалоговое окно вебинара (см. рис.) разбито на несколько дополнительных окон, и обучаемые могут видеть:

1. Регистрационный лист. При подключении работников к веби-нару программа автоматически вносит их в данный лист, и преподаватель видит участников и знает, сколько их.

2. Изображения преподавателя, участников. Количество видеоизображений ограничено только пропускной способностью интернет-канала. Данная возможность необходима, чтобы:

  • дополнительно контролировать присутствие участников, наблюдать за их эмоциональными реакциями;
  • при проведении тестирования (online-test) при помощи вебинара видеть, что участник отвечает на вопросы самостоятельно.

Вебинары: организация и проведение

3. Презентация или различного рода документы. Вебинар - это не просто видео- или аудиолекция, а полноценное учебное мероприятие. И чтобы оно было успешным, участникам необходимо демонстрировать учебный материал, например:

  • презентацию, где будут показаны основные тезисы выступления преподавателя;
  • схемы бизнес-процессов;
  • визуальные образы. С их помощью, например, в банке «Возрождение» был проведен вебинар по отличительным особенностям новых рублевых банкнот банка России.

4. Интернет-чат. Можно письменно задавать вопросы аудитории. В последнюю версию Vclass разработчики встроили дополнительную функцию - теперь сообщения можно адресовать персонально, определенным участникам. Ее целесообразно использовать тогда, когда вебинар ведут несколько преподавателей, и они обмениваются сообщениями. При этом чат доступен всем участникам.

5. Демонстрация экрана. Так называется возможность всех участников видеть, что происходит на рабочем столе преподавателя, подобно тому, как если бы это была студенческая доска.

6. Рисование. Преподаватель может включить данный инструмент любому участнику, чтобы тот изобразил что-либо на экране, где демонстрируется презентация.

7. Запись. Вебинар можно записать, а затем в любое удобное время его просматривать. Особенно важна данная функция для сотрудников, которые не смогли принять участие в занятии.

Помимо основных окон, на рабочем столе каждого участника имеется панель инструментов, дающая следующие возможности: попросить слова («поднять руку»), включить или отключить веб-камеру и микрофон, продемонстрировать рабочий стол, а также управлять указкой преподавателя.

Организация и проведение вебинара

Проведение вебинара следует разделить на три этапа:

1. Обеспечение технической возможности.

2. Подготовка к проведению.

3. Проведение вебинара.

Обеспечение технической возможности

Для проведения вебинара на центральном сервере организации должно быть установлено специальное программное обеспечение. В банке «Возрождение» имеется единый комплекс ПО компании WebSoft - WebTutor (система управления обучением) и Vclass (управление вебинаром). В базе данных создается учебное мероприятие (вебинар), и после регистрации оно автоматически выводится на веб-портал банка «Обучение и развитие персонала». Там появляется гиперссылка, нажатие на которую откроет новое окно, где будет отображаться нужный вебинар.

На рабочих местах участников вебинара должно быть установлено программное обеспечение: почти любой веб-браузер, но желательно Internet Explorer (IE) последней версии, потому что программный код Vclass оптимизирован именно для браузера IE, а также программа Adobe Flash Player версии 9 или 10. Персональный компьютер участника должен быть оборудован звуковой платой, колонками, микрофоном или гарнитурой (наушники с микрофоном) и веб-камерой.

Подготовка к проведению

Для проведения вебинара организаторам необходимо предварительно:

1. Подготовить учебный материал - презентацию, документы, видеоизображения, рисунки и другую визуальную продукцию, которая будет демонстрироваться во время занятия.

2. Создать учебное мероприятие (вебинар) в программе WebTutor, внеся всю главную информацию о нем в базу данных системы обучения: дату, время начала и завершения, списочный состав тех, кто должен обязательно участвовать в вебинаре. При необходимости предоставить возможность руководителям подразделений самостоятельно добавлять своих подчиненных в перечень участников.

3. «Прикрепить» учебный материал, для чего в ПО Vclass имеются специальные инструменты.

4. Оповестить всех участников о том, когда состоится данное мероприятие. Для этого используется встроенная функция WebTutor - автоматическая рассылка по e-mail приглашений на учебные мероприятия.

5. Оповестить технических специалистов (обслуживающих подразделение сотрудника, который будет участвовать в вебинаре), ответственных за работоспособность компьютеров, о том, что будет проводиться вебинар, и попросить их проверить исправность оборудования и программного обеспечения.

6. За день до вебинара организовать репетицию этого мероприятия с преподавателем, особенно если он ни разу не проводил семинары подобным образом, а также проверить оборудование.

На этом подготовка завершается.

Проведение вебинара

Это важно!

Необходимо учитывать, что длительность вебинара должна быть не более 1–1,5 часа. Одна тема – один вебинар. Более долгое время преподавателю сложно удерживать внимание участников на заданной теме.

Во время вебинара преподаватель всецело поглощен тем, как донести до участников учебный материал, но одновременно через интернет-чат ему может поступать множество вопросов. Сосредоточиться на нескольких процессах сразу достаточно сложно. Поэтому желательно, чтобы у преподавателя был ассистент, который будет помогать ему в работе с вопросами, запуском дополнительных функций.

Что должен знать и делать ассистент:

1. Пользоваться всеми функциями программы Vclass (вебинар). Включать и выключать в нужное время:

  • окна видеотрансляции участников, преподавателя;
  • микрофоны участников;
  • функции электронных опросов.

2. Добавлять в список новых участников, опоздавших с регистрацией до начала вебинара.

3. Поскольку при проведении вебинаров задействованы интернет-технологии, каналы связи, то иногда во время занятий случаются кратковременные сбои. Поэтому на плечи ассистента ложится функция по их устранению.

4. Самому проводить вебинары, быть со-ведущим.

Начало

Преподаватель или ассистент должен подключиться к вебинару за 15-20 минут до назначенного времени, потому что некоторые участники также стремятся зайти на портал заранее. Это аналогично проведению очного занятия, когда все входят в аудиторию еще до начала урока и занимают места. Соответственно подключившиеся участники должны понимать, что идет подготовка, слышать речь преподавателя или ассистента, видеть на экране уже загруженную презентацию. Одним словом, нужно заполнить эфир до того момента, как начнется вебинар.

Первые минуты занятия -«вводные». Нужно задать вопрос аудитории: всем ли хорошо слышно? Попросить ответ написать в чате. Если у кого-либо из участников проблемы со звуком, нужно предложить им обратиться к техническим специалистам.

Далее преподаватель должен представиться, назвать тему вебинара. Кратко описать, о чем пойдет речь, сколько времени он продлится, когда и каким образом можно будет задавать вопросы. Если не все участники знакомы с данной формой обучения, можно рассказать кратко, что такое вебинар, какими инструментами могут пользоваться участники. После чего -приступить непосредственно к занятию.

Опросы

Поскольку участники вебинара будут только слушать преподавателя, то внимание их, вероятно, со временем станет рассеиваться. Чтобы такого не происходило, следует как можно чаще «втягивать» аудиторию в процесс обучения, например с помощью опросов.

Электронные опросы лучше готовить заранее. Но бывают случаи, когда необходимо провести незапланированный опрос, и помощник может организовать его в то время, пока преподаватель объясняет материал. Следует отметить, что процедура эта достаточно проста и технологически выглядит так: ассистент на панели инструментов программы VClass нажимает кнопку «Опросы», после чего осуществляет настройку - выбирает тип вопроса, количество вариантов ответов и т.д. Участникам нужно прочитать вопрос и выбрать ответ. После этого программа сама публикует результаты. Преподавателю остается лишь их прокомментировать.

Чтобы не слишком утомлять обучающихся однообразными процедурами, опросы можно проводить и в другой форме. Например, преподаватель задает участникам вебинара вопрос, но просит их описать свои мнения в чате. В этом случае вариантов ответов гораздо больше, и многие бывают достаточно интересными. Эта процедура длится чуть дольше, но также эффективна.

Ответы на вопросы

При планировании вебинара нужно отвести немного времени на работу с поступившими вопросами участников. Как показывает опыт, для ответов на них достаточно 10-15 минут.

В завершение преподавателю следует поблагодарить слушателей за то, что они смогли принять участие в вебинаре.

Сложности при проведении вебинаров

1. Возникновение технических неполадок. Но их можно избежать, если технические специалисты заранее проверят все необходимое оборудование, состояние интернет-каналов и компьютеров.

Пример

После того как в Учебном центре банка «Возрождение» был установлен центральный сервер, настроено программное обеспечение VClass, разосланы письма в филиалы с информацией о том, что в банке запускается новая форма обучения, первый веби-нар был проведен именно для технических специалистов, ответственных за работоспособность компьютерной техники. На занятии сотрудники Учебного центра рассказали, какие требования предъявляются к вебинарам, что должны знать технические специалисты и т.д. Это помогло свести к минимуму число сбоев при проведении вебинаров в дальнейшем.

2. Во время занятия преподаватель не видит реакции участников на его работу, и это может стать для него источником сложностей. Решением данной проблемы служит предварительная репетиция вебинара, проводимая преподавателем совместно со специалистами учебного подразделения, которые подскажут, где и что в выступлении необходимо исправить.

3. Сотрудники, мало знакомые с подобной формой обучения, могут теряться (особенно если с компьютерной грамотностью у них «слабовато»): иногда у них не получается с первого раза подключиться к вебинару, ответить на электронные вопросы, задать свои вопросы в чате и т.д. Эту проблему поможет решить инструкция для пользователя, где следует указать все шаги по работе с вебинаром. В банке «Возрождение» такой документ был подготовлен к моменту запуска вебинаров в эксплуатацию. Писал его специалист Учебного центра, который в совершенстве изучил процесс организации данной формы обучения.

Основные «плюсы» проведения вебинаров

1. Быстрая подготовка мероприятия.

Пример

Один из вебинаров Учебный центр банка организовал и провел в течение двух рабочих дней с момента получения соответствующего запроса от бизнес-подразделения. За несколько часов был подготовлен учебный материал, а остальное время ушло на оповещение и приглашение участников, репетицию вебинара, создание пяти электронных опросов.

2. Низкая себестоимость. Все затраты можно поделить на два вида:

  • на запуск в эксплуатацию, куда входят расходы на программное обеспечение VClass и центрального сервера, аренду интернет-каналов (как правило, они уже имеются в компании), комплектование рабочих станций звуковым оборудованием (колонками, гарнитурой, веб-камерами и т.д.);
  • на проведение мероприятия. При этом прямых затрат нет, но есть косвенные: стоимость рабочего времени тех, кто отвлечен от основных обязанностей для участия в вебинаре, -обучающихся, преподавателя, его ассистента.

3. Качество обучения. Если на мероприятии преподается учебный материал, организуются опросы, через некоторое время после ве-бинара проводится проверка знаний (тестирование), то тогда ве-бинары по качеству сопоставимы с очными занятиями.

4. В некоторых случаях альтернативы вебинарам просто нет. Если в компании разветвленная филиальная сеть и необходимо внеплановое обучение (например, в случае изменений в банковском законодательстве), то создавать электронный учебный курс - долго, а проводить очные занятия - дорого, и подготовка займет много времени. Поэтому единственная форма обучения, которая решит данную задачу, -вебинар.

Зоны риска

Длительность вебинара должна быть не более 1,5 часа. Если времени на него отводится больше, то эффективность обучения существенно снижается. Участникам сложно долго концентрировать внимание и воспринимать материал только на слух, глядя на статичное видеоизображение.

Преподавателю и ассистенту также трудно контролировать участников, особенно если их более 10. Помогают в этом следующие элементы вебинара:

1. Список участников. Его можно видеть в окне браузера. Если работник подключился, то программа автоматически вносит его фамилию в перечень. Но если человек отошел от компьютера, и при этом не отключился, то он по-прежнему будет считаться участником, хотя фактически его присутствие можно обозначить как мнимое.

2. Видеоизображение. Преподаватель может видеть всех обучаемых, но это, скорее всего, ухудшит качество передаваемой картинки и звука, т.к. увеличится нагрузка на интернет-канал. Однако у участника может и не быть веб-камеры, что осложнит контроль над ним.

Активность в интернет-чате. В банке «Возрождение» при проведении вебинаров практикуется такая форма проверки участников, как просьба написать что-либо по обсуждаемой теме в чате.

И если работник не выполнил задание (например, отошел или отвлекся), можно, включив микрофон, напрямую обратиться к нему и попросить устно ответить на вопрос. Если же сотрудник был зарегистрирован в вебинаре, но не принимал в нем участия, то после занятия необходимо с ним поговорить и уточнить причины его поведения. Данный подход повышает учебную дисциплину.

С помощью вебинара передаются знания, и не более того. Если же необходимо отработать навык, решить сложные задачи, провести групповое обсуждение проблемы, то вебинар для этих целей не подходит.

Несмотря на сложности, для компаний, в которых сотрудники территориально работают далеко друг от друга, вебинар представляется отличным эффективным малозатратным инструментом передачи знаний.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль