Должностные обязанности делопроизводителя

17055
Любая уважающая себя крупная компания должна иметь в штате делопроизводителя. Такой сотрудник должен заниматься организацией четкого документооборота, как внутри компании, так и при взаимодействии со сторонними компаниями. Поэтому крайне необходимо иметь четкую должностную инструкцию делопроизводителя. Его обязанности могут отличаться от компании к компании в зависимости от их размеров и структуры. В огромных корпорациях и гос. учреждениях зачастую вводится не просто должностная единица, а целый отдел канцелярии.

Понятие должностной инструкции делопроизводителя

Под должностной инструкцией понимается локально-нормативный документ компании описывающий обязанности делопроизводителя, основываясь на сфере деятельности и специфике компании, ее размерах. Такой документ разрабатывается внутри компании и должна соответствовать фактически выполняемым функциям сотрудника.

Подобный документ важен не только для работодателя, но и для самого сотрудника. Всегда важно знать за что конкретно отвечает работник и за что с него можно потом спросить. Также и для работника важно понимать что является его обязанностью, а что навязывается ему дополнительно.

Следует понимать, что инструкция делопроизводителя должна разрабатываться не под конкретного сотрудника, а под конкретную должность. Если у Вас в штате несколько подобных штатных единиц, то должностная инструкция для них будет одна.

Если перед Вами стоит задача разграничить обязанности двух сотрудников, то для этого необходимо ввести 2 должности. К примеру, к должности сотрудника, выполняющего более сложные задачи добавить слово “ведущий”. Этот метод позволит и установить различную оплату труда в случае необходимости.

Читайте также:

Порядок внедрения должностной инструкции делопроизводителя

Необходимость в должностной инструкции возникает уже в момент введения соответствующей позиции в штатном расписании.

Должностная инструкция

Процедура принятия состоит из нескольких этапов:

  • написание;
  • утверждение;
  • ознакомление работников.

Майский номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Описание обязанностей делопроизводителя

Чистый лист бумаги всегда тяготит. Поэтому и начать написание различных положений и договоров бывает достаточно сложным. Разработкой такого положения, как правило, занимаются кадровики в купе с юристами.

На сегодняшний день в сети интернет представлено огромное множество вариантов описания обязанностей делопроизводителя. Для применения у Вас на предприятии не достаточно будет просто заимствовать текст. Он должен быть тщательно переработан с учетом специфики Вашей компании. Только в таком виде возможно его применение.

В случае формальной отписки для проверяющих органов теряется весь смысл разрабатываемого документа. При возникновении трудовых споров подобное описание обязанностей делопроизводителя не поможет расставить все точки над “и”.

Еще одним способом будет прибегнуть к профессиональному стандарту. Он был утвержден Приказом Минтруда и соцзащиты РФ № 276Н от 06.05.2015 г. и называется “Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организации”. Он учитывает все актуальные требования российского законодательства в области делопроизводства. В нем содержатся не только должностные обязанности, но и требования, предъявляемые к кандидату на занимаемую должность.

Читайте также:

Утверждение должностной инструкции делопроизводителя

Для введения должностных обязанностей в действие необходимо их утвердить.Утверждение возможно двумя способами:

  1. Выпуск приказа об утверждении должностной инструкции;
  2. Проставление грифа “УТВЕРЖДАЮ” на титульном листе документа.

Первый метод более трудоемкий и целесообразен при утверждении сразу нескольких положений или других локально нормативных актов. Приказ издается в свободной форме на бланке компании и подписывается руководителем. При этом на титульном листе инструкции проставляется отметка: “Утверждено приказом №__ от ….”.

Второй метод является более простым. Гриф “УТВЕРЖДАЮ” проставляется непосредственно на документе, там же ставится подпись руководителя и печать организации.

Документу должен быть присвоен порядковый номер и внесена соответствующая запись в журнал регистрации. Документ вступает в силу с момента его подписания и хранится в отделе кадров.

Внесение изменений в документ производится либо принятием полностью новой должностной инструкции делопроизводителя или путем внесения изменений в действующую редакцию. Вносимые изменения утверждаются тем же методом, что и основной документ.

Читайте также:

Ознакомление работника с обязанностями делопроизводителя

Часть 3 статьи 68 ТК РФ обязывает работодателя знакомить нового сотрудника с положениями, касающимися его работы и выполняемых им функций (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, коллективный договор и т.д.) в том числе и с должностной инструкцией. Это необходимо сделать еще до подписания трудового соглашения между будущим сотрудником и работодателем.

После разъяснения работнику интересующих вопросов он проставляет свою подпись в знак того, что положения им прочитаны и с их содержанием он ознакомлен. Для этих целей в конце документа прикладывается лист ознакомления с инструкцией, где работник указывает ФИО, дату и ставит подпись.

В некоторых компаниях заводят отдельные журналы, предназначенные для проставления отметки об ознакомлении с ЛНА компании. Такие журналы достаточно удобны в применении, так как в одном месте мы можем видеть с какими положениями ознакомлен сотрудник, с какими нет. Составляются они, как правило, в форме таблицы.

Помимо первичного знакомства с положениями персонал необходимо ознакамливать и со всеми вводимыми в них изменениями, а также с введенными новыми положениями.

Читайте также:

Ответственность за отсутствие должностной инструкции делопроизводителя

На сегодняшний день трудовое законодательство не содержит прямого указания для работодателя иметь документ описывающий обязанности делопроизводителя. Таким образом можно сделать вывод, что должностные инструкции являются не обязательными кроме некоторых категорий сотрудников (муниципальные служащие, ряд госслужащих, для работников таможни, высших учебных заведений, частных охранников).

Поэтому и привлечь к ответственности работодателя за их отсутствие нельзя.

Однако этот факт не мешает государственным инспекторам труда настоятельно требовать такой документ при проверках. Для Вашего спокойствия все же рекомендуем разработать такие инструкции для всего персонала. К тому же они значительно облегчат Вам жизнь при возникновении трудовых споров.

Должным образом оформленная и подробная должностная инструкция поможет компании в вопросе повышения производительности труда, ведь сотрудники больше не будут дублировать функции друг друга, а будут выполнять только четко определенный круг работ.

Читайте также:

Образец описания должностных обязанностей делопроизводителя

Структура всех должностных инструкций типовая и состоит как правило из титульного листа и 4 разделов. Титульный лист оформляется в соответствии с нормами делопроизводства. Указывается название компании, название документа, а также место его составления и дату. В верхнем правом углу проставляется гриф “УТВЕРЖДАЮ”.

  1. В разделе Общие положения приводится описание требуемой квалификации работника, последовательность действий при трудоустройстве и увольнении. А также требования предъявляемые к уровню образования и положение сотрудника в компании (рабочий, служащий, специалист), а также устанавливается уровень подчиненности.
  2. Должностные обязанности. Данный раздел является наиболее емким и в нем должны максимально полно быть описаны все обязанности делопроизводителя.
  3. Права. Какими правами работник обладает в процессе его труда, с кем может контактировать и какие документы запрашивать.
  4. Ответственность. Устанавливается в соответствии с трудовым законодательством, возложение ответственности сверх установленной является нарушением и не подлежит к применению.

Читайте также:

Титульный лист должностной инструкции делопроизводителя

Наименование организации

                                                                                                                           УТВЕРЖДАЮ

руководитель организации

_____________И.О. Фамилия

(личная подпись)                     .

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

_________ № ____

делопроизводителя

Место составления ___ ___________ 200__ г.

Глава общие положения должностных обязанностей делопроизводителя

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится приказом руководителя организации по представлению __________ (заведующего канцелярией (отдела документационного обеспечения), иного должностного лица).

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства в организации.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру организации и её подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

4.6.

.

4.7. Основы организации труда.

4.8. Правила эксплуатации вычислительной техники

4.9. Законодательство о труде.

4.10. Правила внутреннего трудового распорядка.

4.11. Правила и нормы охраны труда.

4.12.

.

5. Делопроизводитель в своей деятельности руководствуется:

5.1. Положением о ____ (канцелярии; отделе документационного обеспечения; ином структурном подразделении).

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива в организации.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

5.4.

.

6. Делопроизводитель подчиняется непосредственно ______________________

7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом руководителя организации. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

8.

.

Глава должностные обязанность делопроизводителя

II. Должностные обязанности

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителя организации передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив организации документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Принимает документы на подпись _________ (заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения), иного должностного лица) проверяет правильность их составления и оформления.

9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

11.

.

Права делопроизводителя в должностной инструкции

III. Права

Делопроизводитель имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3. В пределах своей компетенции сообщать __________ (заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения), иному должностному лицу) о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности организации (её структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

6.

.

Ответственность делопроизводителя в должностной инструкции

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.

.

Должность составителя _______________ И.О. Фамилия

(личная подпись)

Наименование должности лица, с которым согласуется документ

______________ И.О. Фамилия

(личная подпись)

___ ______________ 200 __ г.

С должностной инструкцией ознакомлен, копию получил:

Должность ________________ И.О.Фамилия

                   (личная подпись)

___ __________ 200 __ г.

В дело № ___

______________ ___ ____________ 200 __ г.

(личная подпись)



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

Актуально


Рассылка




PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Свидетельство о регистрации электронных СМИ № ФС77-40332 от 23 июня 2010 года


  • Мы в соцсетях
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль