Портал о кадровом деле и делопроизводстве, управлении персоналом

Внутренняя опись документов личного дела: образец 2019

7 мая 2019
67631
Средний балл: 0 из 5
Главный редактор портала pro-pesonal.ru

Кадровик любой организации не раз сталкивается с составлением описи дел по личному составу для дальнейшей передачи в архив. В какой форме вести документ? Каких ошибок стоит избегать? Читайте о порядке подготовки, скачайте образец

Из этой статьи вы узнаете:

Для чего нужна опись

Для начала нужно отметить, что формирование личных дел сотрудников обязательно лишь для госслужащих, а для всех прочих работников нет законодательных норм по этому вопросу. Однако, большинство компаний ведут личные дела персонала по той простой причине, что это удобно и значительно упрощает делопроизводство.

Обычно досье работника выглядит как папка, в которую подшиты копии его документов, представленных при трудоустройстве и образовавшиеся в процессе работы. На основании этих бумаг могут приниматься кадровые решения в отношении сотрудника, поэтому лучше, если состав личного дела будет максимально полным. А для упорядочивания и облегчения поиска сведений удобно составить внутреннюю опись документов личного дела. Это обычный лист с перечнем бумаг, содержащихся в папке. Его заводят одновременно с заведением самого дела, последующие документы фиксируются в хронологическом порядке.

Такой реестр может быть очень полезен при передаче папки в архив, когда требуется полный список передаваемых бумаг. Лицу, ответственному за хранение, следует со всей внимательностью оформлять такой документ, поскольку ему он может пригодиться в первую очередь.

Скачайте документы из статьи

К каким личным делам должна составляться опись

В этом вопросе ориентируемся на приложение к приказу Минкульта №526 от 31.03.2015 (п. 4.19), которое регламентирует полное или частичное оформление дел в зависимости от сроков их хранения в архиве. Личные дела, хранящиеся более 10 лет, должны оформляться полно, что подразумевает составление описи.

«Основные правила работы архивов организаций» от 06.02.2002 (п. 3.6.3) поясняют, что частичное оформление дел подходит для папок временного хранения (до 10 лет) и систематизацию документов в них (т.е. составление внутренней описи) проводить не нужно. Однако, опытные кадровики советуют составить опись к каждому личному делу, даже если этого и не требует закон. Составление ее не представляет никакой сложности, а лишней она никогда не будет.

Какие документы можно и нельзя хранить в личном деле

Знаете ли вы, что в личном деле можно хранить далеко не все документы, которые связаны с сотрудником и его работой? Чтобы провести аудит личных дел ваших сотрудников, используйте чек-лист, составленный экспертами журнала “Справочник кадровика”. Результаты аудита сможете распечатать.

Как составлять внутреннюю опись документов личного дела

Для начала нужно разобраться с тем, кто будет такой реестр составлять. Ответ на вопрос очевиден – тот человек, который ведет личные дела, кадровик, секретарь или сам директор. Важно, чтобы документ был понятен, достоверен и грамотно оформлен.

Удобнее всего вести учет в виде таблички с графами. Первыми записями будут документы (и их копии), полученные от гражданина в день его принятия на работу. Не стоит расписывать их реквизиты, достаточно означить лишь наименование.

В дальнейшем внутренняя опись документов личного дела будет постепенно пополняться новыми записями – копиями приказов, свидетельств о повышении квалификации и получении наград и т.п. Любая информация, которая относится к трудовой деятельности служащего и подтверждена документально, отражается в его личном деле и, соответственно, входит в реестр.

Каждый документ содержится в отдельном файле (листе), которые пронумерованы. Если по какой-то причине одна (или несколько) бумаг изымаются из папки, это необходимо зафиксировать. На место изъятого документа временно вкладывается другой, поясняющий, куда делся основной. Это может быть расписка, копия приказа, либо другой оправдательный документ. Также по возвращении бумаги об этом делается запись.

Как вести личную карточку: готовые ответы на вопросы, которые ставят кадровиков в тупик

Как оформить опись документов личного дела

Нечасто встретишь внутреннюю опись, оформленную от руки с начерченной по линейке табличкой. Обычно форма реестра набирается на компьютере, распечатывается в нужном количестве экземпляров в формате А4. К делу подшивается один экземпляр, но, если служащему понадобится копия, кадровый отдел обязан ее предоставить.

Некоторые сотрудники имеют солидное портфолио, в таком случае перечень всех документов может не уместиться на одном листе. Ничего страшного в этом нет, не нужно переписывать, уменьшая шрифт, следует просто продолжить на втором и последующих листах, нумеруя при этом странички.

Хотя внутренняя опись личного дела в 2019 не всегда является обязательным документом, относиться к ее заполнению нужно внимательно, стараясь не допускать ошибок.

Если компания относится к категории госучреждений, то обязательна к использованию форма из прил. 27 к приказу № 526. Для прочих предприятий утвержденных форм не существует, но самым разумным решением станет применение уже готового бланка из вышеуказанного приказа. Если же руководство сочтет его неподходящим, то можно:

  • составлять в вольной форме каждый раз по необходимости (что громоздко, неудобно и времязатратно);
  • разработать и утвердить ЛНА собственный шаблон.
  • Если бланк реестра составляется самостоятельно, следует учесть, что вверху нужно указать название предприятия, затем заголовок документа и ФИО служащего.

Попробуйте бесплатно, курс повышения квалификации

Документационное обеспечение работы с персоналом

  • Соответствует требованиям профстандарта «Специалист по управлению персоналом»
  • За прохождение — удостоверение о повышении квалификации
  • Учебные материалы представлены в формате наглядных конспектов с видеолекциями экспертов 
  • Доступны готовые шаблоны документов, которые можно скачать и оставить себе для работы

Табличка содержит графы:

  • номер п/п;
  • номер по внутреннему документообороту предприятия (если он имеется);
  • дата;
  • название документа (указать, оригинал или копия);
  • номера листов;
  • примечание (выдача и возврат, состояние документа).

Под таблицей есть такой реквизит, как количество листов. Понятно, что пока человек продолжает работать, и его личное дело может пополняться документами, эта строка не заполняется. Цифра проставляется при передаче дела в архив. Самой последней записью в описи будет автограф лица, ее заполнявшего, с указанием должности.

Что касается хранения перечня, то вопрос этот строго не регламентируется. Можно приклеить его к внутренней стороне обложки, но это затруднит продолжение реестра, если количество листов в нем окажется со временем более одного. Удобно держать опись в самом первом файле папки.

Передавая дело в архив, кадровик перечеркивает строки, оставшиеся незаполненными, во избежание внесения задним числом недостоверных сведений.

Оформить подписку
logo
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
×
Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл

Это бесплатно и займет меньше минуты!

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Зарегистрироваться
Пройдите простую регистрацию за одну минуту и получите бесплатный доступ к прочтению статьи прямо сейчас!!

А еще в подарок за регистрацию мы вышлем Вам одну книгу на выбор от нашего партнера "ЛитРес"

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
или войти через соцсети
Получить доступ
Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Посещая страницы сайта и предоставляя свои данные, вы позволяете нам предоставлять их сторонним партнерам. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.