Опись дел по личному составу: образец ведения документа

59486
Кадровик в любой организации не раз сталкивается с составлением описи дел по личному составу для дальнейшей передачи в архив. В какой форме вести документ? Каких ошибок стоит избегать? В данной статье мы рассмотрим порядок подготовки описей дел по личному составу и представим образец таких документов. Также рассмотрим законодательные требования к данному акту и порядок его оформления.

Понятие описи дел

Составление описей дел и уничтожение дел, сроки хранения которых истекли, - это завершающие этапы работы с документами в делопроизводстве. После них дела, подлежащие хранению, передаются в архив организации.

В процессе делопроизводства в организации создаются дела с различными сроками хранения. Напомним, что с точки зрения сроков хранения в текущем делопроизводстве формируются комплексы документов:

  • временных (до 10 лет включительно);
  • временных (свыше 10 лет), в т. ч. по личному составу;
  • постоянного.

В архив организации передаются только документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения. В связи с этим описи составляются только на эти категории дел.

Как хранятся в организации дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно)?

Опись дел структурного подразделения (сдаточная опись) - систематизированный перечень заголовков дел, отобранных для передачи в архив организации. Он содержит учетные и справочные данные о делах (индекс дела, заголовок дела, крайние даты документов дела, количество листов и др.)

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются - учет этих дел ведется по номенклатуре дел за соответствующий год. В этом случае в графе «Примечание» номенклатуры дел указывается фамилия работника, у которого находится дело и который отвечает за его сохранность.

Посмотрите видео по теме:

Описи дел составляются в структурных подразделениях организации, поэтому их называют описями дел структурных подразделений, а поскольку по ним дела передаются в архив, их еще называют сдаточными описями.

Опись дел структурного подразделения (сдаточная опись) выполняет учетную функцию и одновременно обеспечивает поиск документов.

В структурных подразделениях организации составляются отдельные описи на дела:
• постоянного хранения;
• временного (свыше 10 лет) хранения, в т. ч. по личному составу;
• дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и др.).

В данной статье мы будем говорить о составлении и оформлении описей дел на документы по личному составу.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Требования к составлению описи дел по личному составу

Описи дел структурных подразделений представляются в архив федерального органа не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве

Правила составления описей структурных подразделений изложены в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) и в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее - Методические рекомендации), утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией. Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой их систематизации, т. е. на основе номенклатуры дел.

Каким образом поступать, если в организации нет номенклатуры дел?

Если в организации по каким-либо причинам нет номенклатуры дел, запись составляется непосредственно на основе дел, подготовленных и оформленных для передачи на архивное хранение. В этом случае информация для включения в опись берется непосредственно с обложки дела.

Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

В организации обнаружили, что документы представлены за разные годы, т. е. опись не проводилась несколько лет… Можно ли, например, включить в одну опись документы сразу нескольких временных периодов или следует производить запись по каждому году? И еще: могут ли быть выделены в отдельные документы, скажем, личные дела работников?

Как правило, в единый список включаются документы одного года. Однако в случае, если в организации в течение ряда лет не проводилась работа по подготовке документов и дел к архивному хранению, то допускается включать в опись документы за несколько лет.

Документы по личному составу - в зависимости от их объема, видового состава, особенностей использования - включаются в один или в несколько реестров. В отдельные документы могут выделяться:

  • личные дела,
  • личные карточки уволенных работников,
  • приказы по личному составу или иные документы (при их большом количестве),
  • невостребованные трудовые книжки.

Таким образом, нет каких-либо запретов на выделение или соединение в одном реестре нескольких видов документов. Все остается на усмотрение работодателя и работников кадровой службы.

Пример структуры описи дел по личному составу

Заголовок дела, внесенный в опись, со всей относящейся к нему информацией в соответствующих графах описи называется описательной статьей описи.

Описательная статья описи дел содержит следующие элементы:
• порядковый номер дела (тома, части) по описи;
• индекс дела (тома, части);
• заголовок дела (тома, части);
• дата дела (тома, части);
• количество листов в деле (томе, части);
• срок хранения дела;
• примечания.

Впервые оформляю опись дел по личному составу. В типовой форме описи есть графа «Примечание». Что нужно писать в этой графе?

Графа «Примечание» описи используется для занесения сведений о приеме дел, особенностях их внешнего состояния, об изъятии дел или передаче другим структурным подразделениям со ссылкой на акт, о наличии копий, особенностях их физического состояния, а также о других действиях, производимых с описываемыми документами.

Каждое дело (том, часть, если дело состоит из нескольких томов или частей, в т. ч. сформированное в отдельный том приложение к делу) вносится в реестр под самостоятельным порядковым номером.

Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверить качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел их следует устранить.

Мы подготовили дела по личному составу к передаче в архив еще в прошлом году. Через некоторое время стали составлять описи и обнаружили, что не хватает одной папки. Дело числится по номенклатуре дел, точно помним, что проверяли, как оно сформировано, и откладывали на отдельную полку для последующей передачи в архив... Но вот как сквозь землю провалилось! Что же теперь делать?

Если при подготовке дел к архивному хранению и при составлении описей выявляется отсутствие числящихся по номенклатуре дел, структурное подразделение совместно с экспертной комиссией организации принимает меры по их розыску.

Если розыск не дал результатов, составляется акт (справка) об отсутствии дела. Он подписывается руководителем подразделения и вместе с реестром передается в архив организации.

Перед внесением заголовков дел в опись необходимо проверять качество формирования и оформления дел

Прочитайте полезные статьи по теме:

Основные правила составления описи дел по личному составу

Итак, для того чтобы правильно составить реестр дел по личному составу, необходимо соблюдать следующие правила.

Правило 1. Систематизируйте дела в списке таким же образом, как в номенклатуре дел.

Правило 2. Вносите каждое дело (том, часть) в опись под самостоятельным номером.

Правило 3. Заполняйте графы документа в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела.

Правило 4. Используйте графу «Примечание» для отметок о передаче дел в другое структурное подразделение, об особенностях формирования дел, о наличии копий, физическом состоянии документов и т. д.

Правило 5. При внесении подряд дел с одинаковыми заголовками заголовок первого дела пишите полностью; все остальные однородные дела обозначайте словами «То же». Дополнительные сведения о деле пишите полностью; заголовок воспроизводите в начале каждого нового листа описи также полностью.

   

Номер журнала в подарок!

СКАЧАТЬ НОМЕР

Порядок составления и оформления описи по личному составу

Реестр дел по личному составу составляются по форме, установленной для списков дел структурных подразделений (приложение 1). Он составляется в двух экземплярах:

  • один передается вместе с делами в архив организации,
  • второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии данный акт составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в экспертную комиссию для рассмотрения и согласования.

В форме описи дел по личному составу есть строка «Согласовано с ЭК структурного подразделения». А что делать, если экспертная комиссия не создана? И вообще - нужно ли ее создавать? У нас организация небольшая, работает всего 40 сотрудников.

Подготовка документов к передаче в архив включает экспертизу их научной и практической ценности, оформление дел, составление описи.

Экспертиза ценности документов - это определение их ценности в целях отбора на хранение и установления сроков хранения. Такую экспертизу в организации осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия назначается приказом руководителя организации. В состав ЭК включают не менее трех сотрудников. Секретарем ЭК назначают, как правило, секретаря организации.

Самостоятельные экспертные комиссии создаются в подразделениях, имеющих сложную структуру, большую численность и соответственно большой объем документов и дел. При наличии экспертных комиссий в структурных подразделениях в организации создается центральная экспертная комиссия.

В рассматриваемой ситуации утверждать экспертную комиссию, на наш взгляд, нет необходимости. Ведь численность организации составляет всего 40 человек.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Указание наименования организации в описи дел

В данном документе указывается полное официальное наименование организации. А также сокращенное наименование, если оно было предусмотрено уставом (положением) организации в тот период, за который документы включаются в список.

Могут быть случаи, когда организация в течение данного периода меняла название. Тогда указывается ее последнее наименование на тот период.

Например, ОАО «Энергосбыт» в 2011 г. готовит к передаче на хранение документы по личному составу. В опись дел включаются документы за 2007-2009 гг.. Однако в этот период организация называлась ОАО «Электросеть» и была переименована в ОАО «Энергосбыт» в конце 2010 г. В этом случае необходимо указать наименование организации ОАО «Электросеть».

Под наименованием организации указывается наименование структурного подразделения, документы которого включаются в реестр.

Последовательность включения дел в опись

Заголовки дел, включаемых в список, определенным образом систематизируются.

Если на документы, подготовленные для передачи в архив, составляется один реестр, в каком порядке включать в него дела?

В этом случае дела включаются в опись в следующем порядке:
• приказы (распоряжения) по личному составу;
• списки работников (по годам);
• личные карточки (по годам, в пределах года - по алфавиту);
• личные дела уволенных работников;
• трудовые договоры с работниками, не вошедшие в состав личных дел;
• регистрационно-учетные книги (журналы);
• протоколы конкурсных, квалификационных, аттестационных и иных комиссий (по годам);
• невостребованные трудовые книжки.

Внутри каждой совокупности дела систематизируются по хронологии (периодам, датам). Для таких категорий документов, как личные дела, личные карточки работников, невостребованные трудовые книжки, внутри периода принят алфавитный принцип систематизации документов (по алфавиту фамилий работников).

Лицевые счета работников включаются в список дел бухгалтерии. А акты о несчастных случаях на производстве, как правило, - в реестр дел отдела охраны труда.

Если же в организации нет такого подразделения и данная документация ведется службой кадров, акты о несчастных случаях на производстве включаются в опись дел по личному составу; заголовки этих дел обычно помещаются в конце описи.

В графе описи «№ п/п» проставляется валовой порядковый номер записи (заголовка дела). В графе «Индекс дела» указывается учетный номер дела по номенклатуре дел, вынесенный также на обложку дела.

Заголовки дел, содержащих личные дела (личные карточки) работников, включаются в опись по году увольнения работника. При внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

В опись допускается включать заголовки дополнительно обнаруженных дел

Прочитайте полезные статьи по теме:

Образец заполнения содержательной части описи дел по личному составу

Графы описи (2-6) заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после его номера добавляется слово «последний» (приложение 2).

В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.

Совет
Если в архив передаются личные дела, каждое из которых оформлено как отдельное дело, составьте на них отдельную опись

Допускается включать в опись заголовки дополнительно обнаруженных дел, не включенных в номенклатуру. Их заголовки включаются в опись под литерными номерами в соответствии с принятой схемой систематизации или в конец документа.

Личные дела уволенных работников для передачи на архивное хранение могут формироваться как комплекты, когда в одно дело включается несколько личных дел (приложение 3), но могут составлять и отдельные дела.

Если каждое из личных дел работников при подготовке к передаче в архив оформляется как отдельное, целесообразнее составить на них отдельную запись.

В заголовке дела в описи указывается фамилия, имя, отчество работника (приложение 4). Если фамилии работников совпадают, личные дела систематизируются по алфавиту имен и отчеств.

Таким же образом вносятся сведения о невостребованных персональных документах (трудовых книжках, дипломах, аттестатах и др.) (приложение 5).

В конце документа вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, где указываются (цифрами и прописью): количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Прочитайте полезные статьи по теме:

Прежнее регулирование хранения дел по личному составу

По ранее действовавшему Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000, срок хранения невостребованных личных документов составлял 50 лет.

В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, невостребованные трудовые книжки хранятся 75 лет (ст. 664 (1)).

Данный срок хранения применяется с 2011 г. ко всем документам, которые передаются на архивное хранение, независимо от года, в котором завершилась работа с документами в делопроизводстве.

Литерные номера в описи дел по личному составу

В каких случаях в итоговой записи будут указываться литерные номера?

Литерные номера возникают в описи в том случае, если заголовок дела включается в опись уже после того, как была проведена нумерация описательных статей описи, или если по ошибке два или более дел были обозначены одним номером. Пропущенные номера тоже свидетельствуют об ошибке при нумерации.

Например, статьи описи пронумерованы следующим образом: «... 17, 18, 20 ...». Это означает, что в данном случае «19» - пропущенный номер.

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности (список дел по личному составу подписывает руководитель службы кадров). Далее она согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.

Составляют данный документ в двух экземплярах. Один остается в структурном подразделении. Второй вместе с делами передают в архив организации.

Прочитайте полезные статьи по теме:

Передача описи дел по личному составу в архив организации

При приеме-передаче дел в архив организации сотрудник архива в присутствии работника структурного подразделения проставляет отметки о наличии каждого дела в двух экземплярах описи. В конце каждого экземпляра указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи, а также подписи сотрудника архива и лица, передавшего дела.

Номера описям структурных подразделений присваивает архив организации. По согласованию с архивом на обложках дел мягким черным графитным карандашом проставляют номера дел (томов, частей) по списку.

Каждой описи присваивается свой номер (например, опись № 1 л/с, опись № 2 л/с). Она дополняется заголовком, который раскрывает состав и содержание дел, включенных в нее.

Например, Опись № 3л/с дел по личному составу (личные карточки) за 2003-2005 годы.

В архиве на основании реестров дел структурных подразделений (т. е. сдаточных описей) составляются архивные описи. Они являются архивными справочниками и содержат систематизированные списки единиц хранения архивного фонда. Они предназначены для учета дел и раскрытия их содержания.

Архивная опись выполняет учетную функцию и одновременно обеспечивает поиск документов. Она является основным видом научно-справочного аппарата к документам фонда (коллекции).

Приложение 1

Форма описи дел по личному составу

Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

Увеличить изображение

Приложение 2

Пример оформления описи с несколькими томами дела

Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

Увеличить изображение

Приложение 3

Пример оформления описи дел по личному составу, когда в одно дело включается несколько личных дел

Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

Увеличить изображение

Приложение 4

Пример оформления описи дел по личному составу, когда личные дела сформированы в отдельные дела

Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

Увеличить изображение

Приложение 5

Пример оформления описи дел по личному составу, содержащей невостребованные подлинные личные документы

Опись дел по личному составу: оформляем без ошибок

Увеличить изображение

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией

      Актуально





      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение статьи

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль