Служебные записки: когда составлять и как оформлять

141295
Орлова Елена Васильевна
Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»
Как часто, решая производственные вопросы, вы сталкиваетесь с необходимостью донести до руководства информацию в письменной форме? Объяснить ситуацию, предостеречь от ошибок, пояснить какие-либо обстоятельства. И конечно, нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить их на бумаге. Многие на собственном опыте знают, как бывает трудно написать докладную записку с обоснованием, например, необходимости дополнительной штатной единицы в отделе кадров в связи с возросшим объемом работ. К тому же далеко не всегда понятно, когда, как и зачем нужно составлять ту или иную записку. Вот эти вопросы мы и решили обсудить, чтобы сберечь ваше время и нервы.

Вы пользуетесь профессиональной информацией!

Статья предназначена только для специалистов по кадрам и управлению персоналом.

Зарегистрируйтесь, чтобы читать материал бесплатно.

Разновидностью служебной переписки является внутренняя, которая ведется в рамках организации (в случаях, когда вопрос не может быть решен устно). В этой ситуации составляются служебные записки - докладные или объяснительные. Кроме того, в процессе документирования могут создаваться также пояснительные и аналитические записки.

На первый взгляд особых различий между докладной, объяснительной, пояснительной и аналитической записками вроде бы и нет. Действительно, эти документы близки по своему назначению, все они относятся к информационно-справочным документам, создаваемым для решения оперативных вопросов в самых разных сферах управленческой деятельности. Все записки являются документами, обеспечивающими:
• в общем случае - информационный обмен между структурными подразделениями, в т. ч. между обособленными структурными подразделениями и «головной» организацией;
• в ряде случаев - информационный обмен между подведомственными предприятиями и вышестоящей организацией (учреждением);
• во всех случаях, когда речь идет о пояснительной записке к бухгалтерской отчетности, - информацию для всех заинтересованных внешних и внутренних пользователей бухгалтерской отчетностью компании, включая налоговые органы, органы статистики, банки, собственных акционеров (участников) и любых иных заинтересованных пользователей.

Обратите внимание!
Служебные записки относятся к информационно-справочной документации и носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам

Служебные записки, независимо от разновидности, имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации. Информация, указанная в записках, не содержит распоряжений, ни к чему не обязывает, но способна инициировать определенные управленческие решения, помочь выбрать тот или иной способ управленческого воздействия, а может только быть принята к сведению, и не более того.

Итак, информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия решений или подготовки организационно-правовых и распорядительных документов.

Законодательство не предусматривает каких-либо жестких требований к служебным запискам, поэтому порядок их составления и оформления с учетом специфики организации целесообразно отразить в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству.

Совет
Определите случаи и правила оформления служебных записок в локальном нормативном акте

В таком акте рекомендуем определить:
• все виды записок, создаваемых в компании для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками;
• порядок составления всех видов записок (на бумажном носителе или в электронной форме);
• структуру текста и особенности содержания докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки;
• обязательные реквизиты докладной, объяснительной, аналитической, пояснительной записки и порядок их оформления;
• порядок регистрации всех видов записок;
• сроки хранения всех видов записок. Какие моменты важно не упустить и что следует учесть кадровику при составлении и оформлении той или иной записки, мы расскажем далее. И для наглядности приведем конкретные примеры составления этих документов.

Курс повышения квалификации в подарок всем кадровикам

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Докладная записка - разновидность служебной. Определение «докладная записка» как самостоятельное понятие законодательными актами не установлено.

Докладная записка является информационно-справочным документом, адресуемым, например, непосредственному руководителю или руководителю организации и содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Особенность таких записок заключается в том, что они обеспечивают связь объектов управления по вертикали - снизу вверх, т. е. направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему.

Докладные записки, которые фиксируют определенные события, перечисленные в ч. 2 и 3 ст. 722 ТК РФ, или предупреждают о наступлении таких событий, служат основанием документального оформления временного перевода работника в связи с производственной необходимостью.

В Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299 (далее - ОКУД ОК 011-93), рассматриваемый документ упоминается только один раз - как докладная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286041), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий».

А вот в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень документов с указанием сроков хранения), докладную записку можно встретить в самых разных разделах управленческих документов.

Классификация служебных записок с указанием сроков хранения

Виды записок Номер статьи

Раздел,
подраздел Перечня

Срок хранения
1 2 3 4
Докладные записки
По разработке правил, инструкций, регламентов 29

1. Организация системы управления
1.1. Руководство

5 лет ЭПК
По разработке проектов рекомендаций 30
По разработке проектов уставов, положений 58

1. Организация системы управления
1.2. Организационные основы управления
 

5 лет ЭПК
По основной отраслевой (профильной) деятельности организации 83 Постоянно
Представляемые структурными подразделениями руководству организации 87 5 лет ЭПК
Копии докладных записок, представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды 189 1. Организация системы управления
1.4. Правовое обеспечение деятельности
5 лет после вынесения решения
О снятии документов с контроля и продлении сроков их исполнения 203 1. Организация системы управления
1.5. Документальное обеспечение управления и организация хранения документов
1 год
О соблюдении финансовой дисциплины 332

3. Финансирование деятельности
3.1. Финансирование, кредитование

5 лет ЭПК
О проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч. проверке кассы, правильности взимания налогов и др. 402 4. Учёт и отчётность
4.1. Бухгалтерский учёт и отчётность
5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Об организации труда при совмещении профессий 573 7. Трудовые отношения
7.1. Организация труда и служебной деятельности
5 лет ЭПК
О разрешении рабочих споров 584 5 лет ЭПК
Об учёте рабочего времени 585 3 года
О соблюдении дисциплины труда 587 3 года
О разработке норм выработки и оценок 590 7. Трудовые отношения
7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда
5 лет ЭПК
О контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходования фонда заработной платы 595 5 лет ЭПК
О выполнении актов, предписаний по технике безопасности 603 7. Трудовые отношения
7.3. Охрана труда
5 лет ЭПК
О состоянии условий и применений труда женщин и подростков 610 5 лет ЭПК

О сокращении рабочего дня в связи с тяжёлыми, вредными, опасными условиями труда

636 75 лет ЭПК
Об обеспечении рабочих и служащих специальной одеждой специальной одеждой, обувью, специальным питанием 637 3 года
Не вошедшие в состав личных дел 665

8. Кадровое обеспечение
8.1. Приём, перемещение (перевод), увольнение работников

5 лет
По вопросам соблюдения требования к служебному поведению работников и урегулированию конфликта интересов 679 5 лет ЭПК после урегилирования конфликта
О привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину 694 3 года
О переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации 708

8. Кадровое обеспечение
8.3. Повышение квалификации работников

5 лет ЭПК
О нарушении правил внутреннего трудового распорядка 774

10. Административно-хозяйственные вопросы.
10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

1 год
О выдаче, утрате удостоверений, пропусков, идентификационных карт 779 1 год
О расследовании чрезвычайных происшествий при охране зданий, возникновении пожаров, перевозке ценностей 875 10. Административно-хозяйственные вопросы.
10.4. Обеспечение безопасности организации
5 лет ЭПК
По вопросам пропускного режима организаций 890 5 лет
О предоставлении, распределении жилой площади 926

11. Социально-бытовые вопросы
11.2. Жилищно-бытовые вопросы

5 лет после предоставления жилой площади
Об организации питания работников 957 3 года
Об осуществлении контроля за выполнением условий заключённых соглашений, коллективных договоров, соблюдением работодателем, должностными лицами законодательства 996 12. Деятельность первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)
12.2. Осуществление деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений)
5 лет ЭПК
Объяснительные записки
О фактах обращения в целях склонения государственных гражданских служащих и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений; о соблюдении требований к служебному поведению, регулированию конфликта интересов 680 8. Кадровое обеспечение
8.1. Приём, перемещение (перевод), увольнение работников
Постоянно
Пояснительные записки
К структурам и схемам организации управления 1. Организация системы управления
1.2. Организационные основы управления
Постоянно
К бюджетной отчётности 4. Учёт и отчётность
4.1. Бухгалтерский учёт и отчётность
Годовая - постоянно, квартальная - 5 лет, месячная - 1 год
К передаточным актам, разделительным,  ликвидационным балансам Постоянно
Аналитические записки
О выполнении правил организации:
а) перспективных, годовых;
б) полугодовых, квартальных
294 2. Планирование деятельности
2.2. Текущее планирование
Постоянно, полугодовые и квартальные - 5 лет (при отсутствии годовых - постоянно)

Скачать таблицу

Докладные записки могут составляться по вопросам основной деятельности, по кадровым (перевод работника на другую работу, наложение дисциплинарного взыскания, привлечение к материальной ответственности и т. п.), административно-хозяйственным вопросам и т. п.

Можно предложить классификацию докладных записок, приведенную в таблице ниже.

Классификация докладных записок

Основание классификации Виды докладных записок Особенности содержания записки
По инициатору Инициативные Инициатором записки является автор, её цель - привлечь внимание адресата к какой-либо проблеме и побудить его принять предложение, изложенное в тексте автором
По требованию Записка составляется по устному или письменному требованию руководства
По назначению Информационные Содержит информацию о ходе выполнения каких-либо проектов, работ, составляется с определённой периодичностью (например, записка о состоянии работы по обучению и повышению квалификации персонала)
Отчётные Сообщает о состоянии и ходе выполнения проектов, заданий, планов, укзаний, поручений, работ и т. д., составляется с определённой периодичностью
По адресату Внутренние Направляется внутри компании: руководителю структурного подразделения или главе компании
Внешние Направляется за пределы компании (из дочерней компании в материнскую; из подведомственного учреждения в вышестоящую организацию)

Скачать таблицу

Докладные записки составляются в тех случаях, когда у работника возникает необходимость проявить инициативу в урегулировании какого-либо вопроса (внести предложение), выразить в письменной форме несогласие с решением, принятым руководителем, а также при возникновении разногласий по какому-либо производственному вопросу с другими работниками (структурными подразделениями), не подчиненными по должности, когда проблему можно разрешить только при непосредственном участии руководителя.

Например, докладные записки составляются при внесении предложений об укреплении материально-технической базы конкретного структурного подразделения, о выделении финансирования для каких-либо целей, переводе работника из одного структурного подразделения в другое и т. д. Докладная записка составляется и в том случае, когда работник просит руководителя дать поручение другим, не подчиненным ему лицам.

Словарь кадровика

Исходя из информации, приведенной в толковых словарях, можно предложить следующие определения докладной записки:

1. Письменное сжатое изложение сущности дела, представляемое подчиненным чиновником своему начальству (Малый энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона, 1907-1909).

2. Документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя (Большой бухгалтерский словарь / под ред. А.Н. Азрилияна. - М.: Ин-т новой экономики, 1999).

3. Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя (Краткий словарь видов и разновидностей документов. - М.: Главархив СССР, ВНИИДАД, ЦГДАДА, 1974).

 

Таким образом, докладные записки составляются в основном для решения производственных задач, хотя могут издаваться и по кадровым вопросам (например, о поощрении работника за высокие производственные достижения, о нарушении трудовой дисциплины и т. п.).

Содержание

В зависимости от содержания докладной записки автор может сформулировать в ней выводы, предложения или ограничиться простым изложением фактов. Исходя из этого структура докладной записки, как правило, представлена следующими смысловыми разделами:

Раздел 1. Констатирующий - изложение причин, фактов или событий, послуживших поводом для написания текста.

Раздел 2. Анализирующий - анализ сложившейся ситуации и приведение возможных вариантов решения проблемы. Данный раздел является рекомендательным - его наличие зависит от конкретных обстоятельств.

Раздел 3. Резюмирующий - описание выводов, мнений, просьб или предложений о конкретных действиях, которые, по мнению автора записки, необходимо предпринять.

В прошлом году я окончила университет и поступила на свою первую работу - инспектором отдела кадров. С оформлением кадровой документации мне помогают «старшие товарищи», а вот с перепиской у меня возникают затруднения. В нашей организации «общение» с руководством очень формализовано: по любым вопросам необходимо обращаться письменно, оформлять докладные записки. Подскажите, какими правилами нужно руководствоваться, составляя эти документы?

Прежде всего, в докладной записке необходимо сформулировать свою позицию, а затем привести убедительные доводы в ее пользу. Текст записки излагается от первого лица единственного числа.

Не делайте «вступительных речей»: не надо никаких «Довожу до Вашего сведения», «Обращаюсь к Вам, потому что...» и т. д. Лучше начать изложение так: «По Вашему поручению я провела...», «Во исполнение приказа...», «В соответствии с планом...» и т. п.

Избавляйте текст от «слов-паразитов» - они производят не самое приятное впечатление и говорят о недостаточном словарном запасе автора. Не рекомендуем в заключительной части текста писать: «Вносится на ваше рассмотрение», «Докладывается для принятия решения» и т. п.

В конце записки следует четко указать вносимое предложение (или просьбу), сделать выводы. Заканчивать текст лучше словами: «Считаю необходимым... (целесообразным и т. д.)», «Предлагаю...», «Прошу... (выделить, направить)» и т. п.

Составляя документ, не забывайте, что «краткость - сестра таланта». С учетом занятости адресата он пробежит глазами первую страницу и либо примет решение, либо забудет об изложенных предложениях, на вторую же у него, скорее всего, не хватит времени.

Оформление

Внутренние докладные записки составляются с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенным в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.

Совет
Рекомендуем выполнять положения ГОСТ 6.30-2003, несмотря на то, что они носят рекомендательный характер (абз. 4 п. 1 ГОСТР 6.30-2003, Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»)

К обязательным реквизитам внутренней докладной записки относятся:
• автор записки - наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата документа - дата составления записки;
• регистрационный (исходящий) номер документа;
• адресат (должностное лицо, к которому обращаются);
• заголовок к тексту;
• текст документа;
• отметка о наличии приложения (если оно есть);
• подпись составителя.

При оформлении этих реквизитов следует помнить ряд правил.

Правило 1. При адресовании записки должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование структурного подразделения организации указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Обратите внимание!
Правильное указание реквизитов в информационно-справочных документах влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и официальность

Правило 2. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание докладной записки. В нем не рекомендуется использовать глагольные конструкции. Заголовок к тексту оформляется с помощью отглагольного существительного в предложном падеже и начинается предлогом «О» или «Об».

Правило 3. Записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или в их сочетании.

Правило 4. Отметку о наличии приложения, названного в тексте записки, оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если записка имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров.

Правило 5. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего записку; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Необходимость в докладных записках у нас в организации возникает часто. Работники пишут эти документы, как говорится, кто во что горазд. Нередко результаты такого «творчества» даже стыдно передавать руководителю на рассмотрение. Хотим разработать правила оформления таких документов, как докладные записки. Существуют ли какие-либо требования к расположению текста на листе бумаги?

Реквизиты докладной записки располагаются на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Для составления информационно-справочных документов обычно применяют шрифт Times New Roman, размер 12-14, через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст печатается без помарок и исправлений. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.

При оформлении текста докладной записки на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера проставляются в правой части верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания.

Каждый напечатанный лист записки должен иметь следующие размеры полей:
• левое поле - от 2,5 до 3,5 см (для подшивки документа);
• правое поле - от 1,25 до 2,5 см;
• верхнее поле - не менее 2 см;
• нижнее поле - не менее 2 см. При оформлении докладной записки, как правило, пользуются угловым расположением реквизитов заголовочной части.

Пример оформления докладной записки о несоблюдении техники безопасности

Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Увеличить таблицу

Кстати сказать

Слова-паразиты – лингвистическое явление, выраженное в употреблении лишних и бессмысленных в данном контексте слов вроде «типа», «как бы», «вообще», «собственно», «так сказать», «понимаете ли» и др.

Отглагольное существительное – имя существительное, образованное непосредственно от глагола.
Например: командирование (от направлять в командировку), компенсирование (от компенсировать), обеспечение (от обеспечивать), повышение (от повышать), заключение (от заключать), назначение (от назначать), изживание (от изживать), представление (от представлять), назначение (от назначать), комплектование (от комплектовать) и др.

Угловое расположение реквизитов заголовочной части докладной записки имеет два вида: фланговое и центрированное. При угловом фланговом расположении заголовочные строки бланка записки начинаются от границы левого поля, правый край не выравнивается. При угловом центрированном расположении все реквизиты заголовочной части записки, расположенные в углу листа, выравниваются (центрируются) относительно половины листа документа, т. е. находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа. Угловой вариант считается более рациональным, так как позволяет экономнее использовать площадь листа бумаги: правый угол документа остается свободным для написания резолюции.

Внешняя докладная записка

Внешние докладные записки, т. е. направляемые в другие организации, составляются на бланке письма организации по правилам оформления этого документа.

Пример оформления внешней докладной записки

Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Увеличить изображение

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Объяснительная записка как разновидность информационно-справочного документа хорошо знакома не только сотрудникам кадровой службы, но и другим работникам организации. В большинстве случаев она составляется при нарушении трудовой дисциплины, хотя может создаваться и по вопросам основной деятельности.

Объяснительная записка - это документ, составляемый с целью пояснить отдельные положения основного документа (плана, проекта, отчета, задания, разработки) либо объяснить причины какого-либо события, происшествия, факта, поступка или поведения отдельных лиц (например, при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях дисциплины труда, причинении материального ущерба работодателю).

В ОКУД ОК 011-93 этот документ упоминается только один раз - как объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины (код ОКУД 0286091), которая относится к классу 0286000 «Документация по оформлению дисциплинарных взысканий». В Перечне документов с указанием сроков хранения объяснительная записка тоже упоминается всего один раз.

Согласно ст. 193 ТК РФ письменные объяснения работника обязательно сопровождают документирование привлечения его к дисциплинарной ответственности. На практике работник сообщает причины и обстоятельства совершения дисциплинарного проступка именно в объяснительной записке. Этот документ служит работодателю одним из оснований для оценки тяжести совершенного проступка и обстоятельств, при которых он был совершен.

Содержание

Объяснительная записка, как правило, состоит из двух разделов:
• первый называет факты, послужившие поводом к ее написанию;
• второй излагает причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Текст записки должен быть убедительным и содержать неопровержимые доказательства.

По структуре текста объяснительные записки отличаются от докладных тем, что не содержат выводов и предложений. Объяснительная записка может составляться структурным подразделением или конкретным должностным лицом.

Пример оформления объяснительной записки

Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Увеличить изображение

Оформление

В целях унификации информационно-справочных документов объяснительную записку желательно составлять и оформлять в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов».

В нашей организации заявления и объяснительные работники пишут от руки. Сейчас мы разрабатываем Инструкцию по кадровому делопроизводству и хотим в т. ч. унифицировать документы, оформляемые в процессе трудовых отношений. Можем ли мы обязать сотрудников использовать разработанные и утвержденные бланки заявления и объяснительной записки?

Как заявления, так и объяснительные записки работник чаще всего пишет в свободной текстовой форме от руки. Допускается оформление этих документов машинописным способом. Нередко в организациях используются и типовые бланки, которые могут утверждаться в т. ч. и в качестве приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству, например включаться в Табель и Альбом форм документов отдела кадров.

В случае, когда в организации действуют локальные нормативные акты, которыми утверждены типовые формы документов, создаваемых в различных ситуациях, работники, конечно, должны следовать рекомендациям и оформлять обращения по утвержденным формам. Однако это не значит, что если работник принесет заявление или объяснительную записку, составленную не по утвержденной работодателем форме, то этот документ будет недействительным.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКЛАДНЫХ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ ЗАПИСОК

Вопрос о том, обязательно ли регистрировать докладные и объяснительные записки, в компании возникает довольно часто. По нашему мнению, если изложенный в записке вопрос требует письменного решения, оформляемого резолюцией руководителя организации или иного уполномоченного должностного лица, то эти документы необходимо регистрировать, поскольку они требуют исполнения и использования в информационно-справочных целях.

При регистрации служебных записок, как и других документов, следует соблюдать правило: входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Обычно докладные и объяснительные записки имеют сложный регистрационный индекс, подобный тому, который используется для регистрации исходящих документов. Так, он может состоять из индекса дела по номенклатуре (включает индекс структурного подразделения и номер дела по номенклатуре дел этого подразделения) и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Для регистрации докладных и объяснительных записок могут использоваться специальные регистрационные формы, например, Журнал регистрации докладных и объяснительных записок.

Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Увеличить изображение

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Пояснительная записка - это документ, который сопровождает основной документ (план, отчет) и поясняет содержание отдельных его положений; содержит обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта указа и др.); поясняет причины каких-либо действий, событий, фактов.

В ОКУД ОК 011-93 данный документ не называется, а в Перечне документов с указанием сроков хранения упоминается несколько раз.

Пояснительная записка составляется в произвольной текстовой форме. Порядок ее оформления и состав реквизитов по структурам и схемам организации управления, а также по проектам планов определяются работодателем самостоятельно, например в Инструкции по делопроизводству.

Требования к содержанию и оформлению пояснительной записки к бухгалтерской отчетности установлены документами системы нормативного регулирования по бухгалтерскому учету - Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) и Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ), утв. Минфином России.

Так, пояснительная записка включается в состав бухгалтерской отчетности всех организаций (за исключением отчетности бюджетных организаций, общественных организаций (объединений) и их структурных подразделений, не осуществляющих предпринимательскую деятельность и не имеющих кроме выбывшего имущества оборотов по реализации товаров (работ, услуг), а также субъектов малого предпринимательства). Основание - п. 2 ст. 13 Закона о бухучете, п. 5 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» ПБУ 4/99, утв. приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н, пп. 2 и 3 Указаний об объеме форм бухгалтерской отчетности, утв. приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н.

Ни форма пояснительной записки, ни перечень приводимых в ней сведений, ни степень их детализации нормативными документами по бухгалтерскому учету не установлены. В связи с этим у бухгалтера, который составляет пояснительную записку, с одной стороны, остаются сомнения в том, какие данные и насколько подробно следует изложить в этом документе, с другой - имеется соблазн составить его по минимуму, придерживаясь принципа «есть и ладно». Между тем оформленная впопыхах пояснительная записка к бухгалтерской отчетности может привести к негативным последствиям, а если в ней встречаются неточности или ошибки - тем более.

В ситуации, изложенной в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 01.03.2006 по делу № А05-7652/05-26, противоречие сведений, приведенных в пояснительной записке и в справке - подтверждении основного вида деятельности ФГУП, стало причиной конфликта с отделением ФСС России. Вопрос касался класса профессионального риска и соответственно размера страхового тарифа по взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Как правило, составление пояснительной записки к бухгалтерской отчетности - это компетенция бухгалтерии. Однако в отдельных случаях работники кадровой службы представляют бухгалтерам информацию, необходимую для включения в пояснительную записку, тем самым участвуя в ее составлении.

В частности, речь идет о раскрытии в пояснительной записке информации о прекращаемой деятельности начиная с отчетного года, в котором было принято соответствующее решение, и заканчивая отчетным годом, в котором деятельность фактически прекращена либо решение о прекращении деятельности отменено (п. 15 Положения по бухгалтерскому учету «Информация по прекращаемой деятельности» ПБУ 16/02, утв. приказом Минфина России от 02.07.2002 № 66н).

Пример оформления пояснительной записки к бухгалтерской отчетности

Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Увеличить изображение

Бывают и такие ситуации, когда пояснительная записка должна быть составлена кадровой службой. Например, это требуется при формировании проекта HR-бюджета на соответствующий бюджетный период (в разрезе отдельных бюджетных статей).

Пример оформления пояснительной записки к HR-бюджету (фрагмент)

Служебные записки: когда составлять и как оформлять

Увеличить изображение

АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЗАПИСКА

Аналитические записки обычно содержат информацию о состоянии или проблемах в той или иной сфере деятельности компании. Во многих случаях они используются в процессе планирования или бюджетирования, например при составлении как консолидированного бюджета компании, так и при составлении локальных бюджетов по направлениям деятельности (проектам) на определенный период времени.

В ОКУД ОК 011-93 этот документ не называется, а в Перечне документов с указанием сроков хранения упоминается всего один раз.

Чаще всего аналитическая записка - это документ, содержащий обобщенный материал о каких-либо исследованиях. Целью его написания, как правило, является визуализация, формулирование проблемы или концепции, а также изложение выводов. Обязательно предложение вариантов решения проблемы, базирующихся на доступной информации.

Жестких требований к структуре или объему аналитической записки нет. Обычно она составляется в произвольной форме и имеет значительный объем текста (до нескольких десятков страниц).

Базовый вариант структуры аналитической записки может состоять из следующих частей: аннотация, содержание, введение, основная часть, заключение, подпись исполнителя, приложения.

В марте 2011 г. истек срок трудовых отношений с руководителем нашей организации. На общем собрании учредителей был назначен новый генеральный директор. В течение первых месяцев своей работы гендиректор хочет оценить, как он говорит, «состояние всех дел» в нашей компании, для чего просил все службы предоставить ему аналитические записки по направлениям деятельности. Кадровой службе «достались» аналитические записки о текучести кадров и о состоянии охраны труда и производственном травматизме. Первую записку будет составлять менеджер по управлению персоналом, опыт у нее есть. А мы хоть и попросили помощи у инженера по охране труда, но боимся что-нибудь не учесть. Подскажите, какую информацию необходимо указать в такой аналитической записке?

В аналитическую записку «Состояние охраны и условий труда, производственный травматизм» целесообразно включить следующие разделы:

1. Анализ состояния условий и охраны труда.
1.1 Анализ выполнения плана мероприятий по охране труда.
1.2 Обеспеченность работников средствами индивидуальной защиты, наличие и состояние средств коллективной защиты.
1.3 Результаты проверок, данные документации по охране труда.

2. Анализ состояния производственного травматизма.

3. Состояние выполнения предписаний государственных органов надзора и контроля.

4. Определение приоритетов в деятельности по охране труда и предлагаемые мероприятия по решению проблем безопасности и гигиены труда, снижению уровней профессиональных рисков.

5. Оценка результативности системы управления охраной труда, деятельности по обеспечению охраны труда, трудовой и производственной дисциплины.

6. Проект целевой программы по улучшению условий и охраны труда.

К аналитической записке могут быть приложены документы, содержащие следующие сведения:
• данные о производственном травматизме и профессиональной заболеваемости;
• показатели, характеризующие состояние условий и охраны труда.

Итак, те или иные записки зачастую помогают работникам решить многие проблемы, отстоять свое мнение и доказать эффективность предложений как в стандартных, так и в сложных и даже конфликтных ситуациях. Поэтому к составлению и оформлению любых записок следует относиться весьма серьезно. Надеемся, что наши рекомендации вам помогут.

Читайте в этом месяце
    Узнать подробнее >>>


    Ваша персональная подборка

      Подписка на статьи

      Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

      Рекомендации по теме

      Самое выгодное предложение

      Самое выгодное предложение

      Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

      Живое общение с редакцией




      PRO-personal.ru: сайт для специалистов по кадрам и управлению персоналом

      Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции сайта. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

      Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-64204 от 31.12.2015

      
      • Мы в соцсетях
      Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
      Извините, что прерываем ваше чтение

      Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права наших экспертов, многие статьи на сайте находятся в закрытом доступе для незаарегистрированных пользователей.
      Зарегистрируйтесь, чтобы продолжить чтение. Это займет меньше минуты.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      И читать продолжение
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль
      Зарегистрируйтесь на сайте и скачайте файл!

      Это бесплатно и займет всего одну минуту! Вам станут доступны для скачивания более 2000 форм и образцов документов.

      У меня есть пароль
      напомнить
      Пароль отправлен на почту
      Ввести
      Я тут впервые
      Ваш подарок придет на указанный при регистрации Email
      Введите эл. почту или логин
      Неверный логин или пароль
      Неверный пароль
      Введите пароль